Prioritization matrix

Mengetahui cara menangani tugas tidak selalu mudah. Dari mana sebaiknya Anda memulai? Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa Anda berfokus pada tugas penting terlebih dahulu? Pertanyaan-pertanyaan ini (antara lain) mungkin muncul saat Anda memprioritaskan tugas—jika Anda tidak tahu cara menjawabnya, Anda mungkin akan membuang waktu pada pekerjaan yang salah. 

Templat matriks prioritisasi dapat membantu menyederhanakan pengambilan keputusan Anda. Dengan membuatnya di Asana, Anda dapat dengan mudah mengatur tugas berdasarkan upaya dan dampak bisnis—dan membuat rencana tindakan yang memprioritaskan pekerjaan terpenting Anda. 

Apa itu matriks prioritisasi?

Matriks prioritas adalah alat manajemen tugas yang digunakan untuk mengategorikan tugas berdasarkan dampak dan upaya. Dengan memungkinkan Anda melihat dampak bisnis dan total upaya yang diperlukan dari setiap tugas, matriks prioritisasi membantu Anda menentukan item yang harus ditangani terlebih dahulu—jadi Anda dapat yakin selalu berfokus pada pekerjaan yang tepat.

Matriks prioritas bisa sederhana atau kompleks, tergantung jumlah tugas. Matriks prioritas dasar dapat dibagi menjadi beberapa kategori berikut:

• Pekerjaan dengan dampak tinggi dan upaya rendah: Kerjakan sekarang

• Pekerjaan berdampak tinggi dan berupaya tinggi: Kerjakan berikutnya 

• Pekerjaan dengan dampak rendah dan upaya rendah: Kerjakan nanti 

• Pekerjaan dengan dampak rendah dan upaya tinggi: Jangan lakukan 

Jika Anda tidak yakin tugas apa yang harus ditangani terlebih dahulu—atau di mana pekerjaan harus sesuai dalam jadwal—matriks prioritas membantu Anda memutuskan rencana tindakan.  

Apa itu templat matriks prioritisasi?

Templat matriks prioritisasi adalah sumber daya yang dapat digunakan kembali yang memungkinkan Anda untuk memprioritaskan daftar tugas dengan cepat. Karena templat dapat diduplikat, Anda tidak perlu membuang waktu membuat ulang templat baru di awal setiap hari, minggu, atau bulan. Sebaliknya, cukup salin templat, tambahkan tugas, dan mulai prioritaskan. 

Apa manfaat templat matriks prioritisasi?

Templat matriks prioritisasi digital memudahkan Anda untuk memprioritaskan pekerjaan berdasarkan dampak dan upaya. Dipadukan dengan fitur seperti tag kustom berkode warna dan berbagai tampilan, templat matriks prioritisasi memudahkan Anda untuk melihat hal yang akan datang selanjutnya.

Dengan templat matriks prioritisasi digital, Anda dapat:

• Menentukan pekerjaan yang paling berdampak tinggi untuk tim dan organisasi Anda.

• Menambahkan tugas ke matriks dengan mudah, serta menarik dan melepaskan tugas ke bagian lain saat prioritas berubah. 

• Memastikan Anda mengalokasikan sumber daya dengan benar tepat dan berfokus pada pekerjaan yang memberikan manfaat paling besar bagi bisnis. 

• Menghapus pekerjaan awal pembuatan templat dari awal setiap hari atau minggu.  

• Membagikan matriks Anda kepada pemangku kepentingan proyek, jadi semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang cara Anda memprioritaskan pekerjaan.

• Mengatur tanggal mulai untuk tugas yang telah Anda deprioritaskan. 

• Menugaskan anggota tim untuk mendelegasikan pekerjaan yang diprioritaskan. 

• Membuat kerangka kerja berulang untuk digunakan tim lain, jadi semua orang di seluruh organisasi dapat memprioritaskan pekerjaan yang berdampak paling besar.

Bagaimana cara menggunakan templat matriks prioritisasi?

Templat matriks prioritisasi sederhana akan membantu Anda membuat rencana tindakan berdasarkan tingkat upaya yang diperlukan untuk setiap tugas dan dampak tugas tersebut terhadap bisnis.

Untuk memulai, tambahkan dua tag kustom ke templat—satu untuk upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan satu untuk dampak penyelesaian tugas terhadap bisnis. Ini mungkin terlihat seperti:

• Dampak tinggi dan upaya rendah

• Dampak tinggi dan upaya tinggi 

• Dampak rendah dan upaya rendah 

• Dampak rendah dan upaya tinggi 

Selanjutnya, buat bagian dalam templat yang menunjukkan tindakan yang disarankan untuk setiap tugas berdasarkan upaya dan dampak. Contohnya:

• Kerjakan sekarang: Bagian ini untuk tugas berdampak tinggi dan berupaya rendah yang akan sangat bermanfaat bagi bisnis tanpa memakan banyak waktu Anda. Misalnya, menandatangani dokumen pegawai baru.

• Kerjakan berikutnya: Bagian ini untuk tugas dengan dampak tinggi dan upaya tinggi—tugas yang membutuhkan banyak waktu, tetapi juga sangat penting untuk bisnis. Misalnya, membuat proposal strategi klien.

• Kerjakan nanti: Bagian ini untuk pekerjaan berdampak rendah dan berupaya rendah, yang mencakup pekerjaan yang tidak berdampak pada organisasi, tetapi masih layak dilakukan karena tidak memakan banyak waktu. Misalnya, mengatur daftar kontak klien Anda.

• Jangan lakukan: Bagian ini untuk pekerjaan berdampak rendah dan berupaya tinggi—pekerjaan yang tidak berdampak besar pada bisnis dan memakan banyak waktu Anda. Misalnya, mengoreksi ulang dokumen perpesanan strategis yang sudah disetujui oleh bagian kreatif.  

Setelah Anda membuat templat dengan tag dan Bagian kustom ini, templat akan mudah digunakan. Cukup ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat salinan templat matriks prioritisasi dasar.

2. Ubah nama templat Anda (misalnya, "Matriks prioritas untuk minggu 9 Januari").

3. Tambahkan semua tugas yang sesuai ke templat. 

4. Tetapkan tag kustom ke setiap tugas yang menunjukkan upaya dan dampak. 

5. Tarik dan lepas tugas ke bagian yang sesuai (lakukan sekarang, lakukan berikutnya, lakukan nanti, jangan lakukan). 

6. Tambahkan tanggal mulai dan anggota tim ke setiap tugas, jika ada. 

Fitur dan aplikasi terintegrasi Asana 

Asana mudah terintegrasi dengan alat bisnis Anda saat ini untuk mempermudah kolaborasi lintas tim. Selain itu, fitur terintegrasi kami—seperti bidang kustom dan beberapa tampilan proyek—memungkinkan Anda menyesuaikan templat matriks prioritisasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

Fitur terintegrasi

1. Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang memperlihatkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

2. Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

3. Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

4. Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat Tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan Tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

1. Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

2. Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

3. Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda. 

4. Outlook. Saat item tindakan masuk via email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri Anda atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain. 

Pertanyaan Umum