11 gratis mallar för projektplaner som får ditt projekt att lyckas

Alla älskar när projekten löper på smidigt: det finns en tydlig plan, alla vet vad som måste göras och när deadliner är, och projektet slutförs i tid och inom budgetramarna. Men vad händer om det är du som har till uppgift att planera och leda projektet?

Det tar tid att planera ett projekt, och det krävs ofta mycket manuellt och repetitivt arbete för att komma igång – saker som att skapa avsnitt, utarbeta malluppgifter och distribuera information till intressenter och samarbetspartner. Med mallar för projektplaner kan du minska det arbetet, så att du och dina teammedlemmar kan börja leverera direkt. En bra projektmall gör det inte bara lättare att starta ett projekt – den ger dig också rätt förutsättningar att lyckas med alla projektutformningar som följer.

Vad är en projektmall?

En projektmall är en fördefinierad struktur som ger dig de byggstenar du behöver för att starta ett projekt utan att börja från noll. Beroende på vilket verktyg du använder kan mallen innehålla avsnitt, exempeluppgifter, uppgiftsmarkeringar och automatiserade arbetsflöden. Med en projektmall får du ett försprång och kan lägga mer tid på själva arbetet istället för att planera.

Hur underlättar mallar projektplaneringen?

En projektplan är en ritning över de viktigaste komponenterna som teamet behöver känna till för att framgångsrikt kunna genomföra sina projektmål. En bra projektplan beskriver dina projektleveranser, projektets omfattning, projektschemat och en tydlig projekttidslinje. En bra plan bör framför allt innehålla dessa sju viktiga projektdelar:

• Mål

• Framgångsvärden

• Intressenter och roller

• Budget

• Milstolpar och leveranser

• Tidslinje och schema

• Kommunikationsplan

Det är inte alla projektmallar som har alla dessa element inbakade. En bra projektmall innehåller dock exempeluppgifter som hjälper dig och ditt team att planera projektleveranser, tillgodose projektets behov och komma igång på rekordtid.

Hitta rätt projektmallsverktyg

Kvaliteten på det verktyg du använder för att bygga upp din projektmall är lika viktig – om inte viktigare – än kvaliteten på själva mallen. Det finns en mängd olika projekthanteringsverktyg byggda för att hjälpa team med projektplanering, men vissa verktyg erbjuder mer flexibilitet och samarbetsmöjligheter än andra.

Du vill naturligtvis ha ett verktyg som erbjuder kostnadsfria och enkla projektmallar – men din önskelista bör inte sluta där. Ett bra mallverktyg ska vara tillräckligt flexibelt för att ditt team ska kunna planera komplexa projekt hela vägen från den första leveransen till det slutliga projektmålet.

Asana är ett arbetshanteringsverktyg där ditt team kan samordna teamprocesser och projekt. Till skillnad från enklare mallverktyg hjälper en plattform för arbetshantering teamet att inte bara genomföra enskilda projekt, utan även skapa upprepbara processer och pålitliga system som fungerar för alla projekt.

11 kostnadsfria och enkla mallar för projektplanering

Oavsett om du är en erfaren projekthanterare eller planerar ditt första projekt, kan rätt mall göra stor skillnad. Här är elva kostnadsfria mallar för projektplaner som hjälper dig att få igång ditt nästa projekt på nolltid.

1. Enkel projektmall: kom igång

Inget projekt är det andra likt, men varje projektplan har vissa grundläggande delar. Tydliga mål, resultat och tidslinjer ger projektplanen struktur och hjälper dig att dela upp ett stort projekt i mindre, genomförbara steg.

Se till att samla ditt projektteam tidigt och tydligt definiera var och ens roll. Prova vår enkla projektplansmall för att organisera ditt projekt i planerat arbete och milstolpar – det gör det enkelt att se prioritetsnivåer och uppgiftsstatus.

2. Mall för produktmarknadsföring: planera din nästa lansering

Chefer för produktmarknadsföring har många ansvarsområden: marknadsundersökningar som blir bas för produktstrategin, utformning av budskap och positionering och lansering av nya produkter på marknaden. De är ofta också de facto projektledare för en produktlansering och samordnar produkt-, marknadsförings- och kreativa team.

Istället för att uppfinna hjulet på nytt för varje lansering kan du använda vår marknadsföringsmall för produktlansering för att skapa planen. Den innehåller steg som att sätta upp lanseringsmål och definiera en kanalstrategi, så att inga viktiga steg i produktlanseringen glöms bort.

3. Mall för innehållskalender: håll publiceringsdeadliner

Att hantera en innehållskalender är ett pågående projekt som kräver att du håller koll på många delar: tilldela skribenter arbete, producera visuella tillgångar och samordna granskningar och redigeringar. Varje innehåll som skapas är som ett eget miniprojekt med tydligt definierade steg.

Vår innehållskalendermall hjälper dig att hantera allt innehåll du skriver, redigerar och publicerar på ett och samma ställe – hela vägen från idé till slutförande.

4. Mall för marknadsföringskampanj: kartlägg din plan

Planering och genomförande är nycklarna till en bra marknadsföringskampanj. Men om du hanterar en kampanj för första gången kan det kännas överväldigande att hålla koll på alla delar: vilka tillgångar behöver skapas, vem ska skapa dem och vad händer om något glöms bort?

Med vår kampanjprojektmall kan du kartlägga hela kampanjplanen och hantera det dagliga genomförandet tillsammans med ditt team. Använd den för att spåra tillgångar och leveranser, planera din kanalstrategi och hålla kampanjen på rätt spår.

5. Mall för byråhantering: lyckas med ditt nästa samarbete

Ibland behöver du vända dig till en marknadsföringsbyrå eller kreativ byrå för att genomföra ett projekt. Oavsett om det handlar om en reklamkampanj, en uppfräschning av varumärket eller ett forskningsinitiativ börjar ett framgångsrikt samarbete med en tydlig plan och en tät kontinuerlig samordning – något som snabbt kan bli en utmaning om ni samarbetar främst via e-post.

Med vår mall för att hantera projekt med en extern byrå kan du skriva din kreativa sammanfattning, hålla koll på leveranser, pågående arbete, prioritetsnivåer och budgetar på ett och samma ställe – så att ni kan fokusera på att producera bra arbete tillsammans.

6. Mall för användarundersökning: organisera projekt för användarundersökningar

Användarundersökningar är en viktig del av produktutvecklingsprocessen. Det är under den här fasen som produktchefer och forskare inom användarupplevelse lär sig mer om kundernas behov och mål och får fram insikter som öppnar upp helt nya produktmöjligheter.

Att leda ett forskningsprojekt kräver mycket planering: hitta undersökningsdeltagare, samla in data, analysera resultaten och generera rekommendationer. Vår mall för användarundersökningar gör det enkelt att definiera forskningsmål och frågor tillsammans med teamet och att hålla ordning på observationerna, så att insikterna inte glöms bort i ett dokument eller kalkylark.

7. Mall för sprintplanering: hantera agila team

Sprintplanering hjälper agila projekt- och teknikteam att prioritera arbetet och avgöra vem som har kapacitet att ta sig an uppgifter. Sprintplanering, tillsammans med dagliga standup-möten och sprintretrospektiv, är del av en större scrum-struktur.

Ditt team behöver tillgång till en mängd projektdata: information om produkten, vem som arbetar med vad, status, prioritetsnivå och deadlines. Med vår mall för sprintplanering får du ett ramverk som hjälper dig att hantera allt detta – samtidigt som du frigör tid för teamet att agera snabbt och leverera ofta.

8. Mall för styrelsemötesagenda: för mötesprotokoll

Att planera ett produktivt styrelsemöte kräver förberedelse. Styrelsen behöver ett enkelt sätt att planera, dela och lagra viktig information för kommande och framtida möten – utan att behöva lägga extra tid på att samordna via e-post eller leta i kalkylark.

Vår agendamall för styrelsemöten hjälper dig att dela din mötesagenda i förväg, skriva ner åtgärder under mötet och registrera viktig dokumentation som tidigare mötesprotokoll eller referensdokument.

9. Mall för arbetsförfrågningar: förenkla intagsprocessen

Arbetsförfrågningar kan snabbt gå överstyr när de skickas in på olika sätt och i olika format. För att se till att inga förfrågningar glöms bort behövs en central plats för att spåra och hantera dem. Och för att förenkla arbetsflödet för teamet behöver ni också en intagningsprocess som garanterar att ni får samma information i varje förfrågan.

Oavsett om du tar emot kreativa förslag, arbetsorder eller IT-förfrågningar är det viktigt med en central plattform. Vår mall för arbetsförfrågningar i kombination med Formulär säkerställer att du får med alla viktiga uppgifter direkt när förfrågningar lämnas in.

10. Försäljningsplansmall: sätt upp starka mål

Din försäljnings- och operationsplan bör inte vara ett dokument som du skapar i början av försäljningscykeln och sedan lägger åt sidan. För att dina försäljningsteam ska kunna skapa och bibehålla en stabil grund behöver de ha tillgång till en strukturerad försäljningsplan.

Med en effektiv mall för försäljningsplaner får du ett enkelt och centraliserat sätt att registrera teamets mål, målgrupp, intäktsmål, strategier och hinder. Prova vår mall för försäljningsplaner och få den struktur du behöver för att förbereda varje del av din försäljningsplan.

11. Checklista för nyanställda: standardisera inskolningen

Chefer lägger ner mycket tid och kraft på att hitta den bästa kandidaten, och ibland blir förberedelserna inför den nyanställdas ankomst lidande. Men för att alla nyanställda ska få bästa möjliga upplevelse bör du standardisera inskolningsprocessen och ge varje personalansvarig förutsättningar att lyckas.

En checklista för nyanställda är en standardiserad process som alla ledare kan följa. Den bör innehålla grundläggande saker som varje chef bör göra: välkomstmeddelanden, enskilda möten med teammedlemmar, installationskrav från IT-avdelningen och mer. Genom att standardisera den allmänna inskolningsupplevelsen med vår checklistamall kan du maximera chanserna att lyckas för både chefer och nyanställda.

Anpassade projektmallar

Ibland har ditt team specifika arbetsflöden som inte passar in i en standardmall. I sådana fall kan du omvandla tidigare avslutade projekt till egna mallar – till exempel genom att skapa en mall för projektomfattning som passar just ert behov, samtidigt som du behåller detaljer som projektuppgifter, viktiga milstolpar och projektfaser. När du väl har en gedigen projektplan är nästa steg att omvandla den till en återanvändbar mall.

Med ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan du omvandla ett avslutat projekt till en mall med bara några klick. Välj start- och slutdatum för projektet så kan du börja ditt nya projekt utifrån en solid, skräddarsydd projektplan.

Vanliga frågor om mallar för projektplaner

Bättre projektmallar för bättre projektplanering

Att starta ett nytt projekt kan vara stressigt, särskilt om det är du som ansvarar för att planera och hantera det. Oavsett vilken typ av projekt du leder – produktlansering, marknadsföringskampanj eller något helt annat – ger mallar för projektplaner dig en utgångspunkt så att du inte behöver bygga upp en plan från grunden. Och när du använder ett arbetshanteringsverktyg som Asana tillsammans med en projektmall från Asana, kommer ditt projekt garanterat att hålla sig på rätt spår.