Hur du skapar en mall för projekttidslinje i 7 steg

En projekttidslinje är en visuell översikt som visar projektets uppgifter, milstolpar och deadlines längs en tidsaxel. Den gör det enkelt att se hur alla delar av planen hänger ihop - och är en av de största fördelarna med projekthantering. Med en bra mall för projekttidslinje slipper du kaotiska att-göra-listor och oöverskådliga kalkylark.

I den här guiden går vi igenom sju steg för att skapa en projekttidslinje - oavsett bransch, avdelning eller jobbtitel. Följ stegen nedan och lär dig hur du bygger projekttidslinjer som ger kontroll och gör det enkelt att skapa din egen mall för projekttidslinjer.

1. Skapa en projektsammanfattning

För att hålla alla intressenter i samma linje bör varje projekt börja med en projektsammanfattning. Den fungerar som en översikt som förklarar projektets övergripande syfte, mål, milstolpar och vision. Här är några frågor som sammanfattningen bör besvara:

• Vilka är målen för projektet, både interna och externa?

• Vilka interna och externa intressenter är del av projektet? Vilka är deras roller?

• Vad är tidsramen för projektet?

• Vilka är de viktigaste milstolparna för projektet?

Vi kan föreställa oss det här steget med ett verkligt exempel. Du är ansvarig för att planera årets uppskattningsmiddag för klienterna. Det personliga målet för evenemanget är att vara så organiserad, produktiv och effektiv som möjligt. Det första steget är att skapa en tydlig sammanfattning för evenemanget. Svaren på de fyra frågorna ovan kan se ut så här:

2. Skapa en att-göra-lista

För att projekttidslinjen ska fungera behövs en lista över allt som måste hända under projektets planeringsprocess - ända fram till den sista inlämningen, oavsett om det är en rapport eller ett evenemang. Tänk stort, men även på de små detaljerna. Alla uppgifter som hjälper till att slutföra projektet i tid och inom budget ska vara med på listan.

I det här skedet behöver du inte oroa dig för ordningsföljden på stegen eller när de ska vara klara - det tar vi hand om senare.

Till exempel kan uppdelningen av vår uppskattningsmiddag för klienter se ut så här:

• Skriv en evenemangsplan.

• Slutför budgeten.

• Bekräfta platsen för evenemanget.

• Välj catering.

• Välj temat för evenemanget.

• Designa kreativa koncept för evenemanget.

• Skapa en sida för svar på o.s.a.

• Skicka inbjudningar.

• Annonsera evenemanget.

• Beställ reklammaterial.

• Testa ljud och bild.

• Slutför presentationer.

• Förbered allt material för reklam och marknadsföring.

• Checklista för evenemangsdagen.

Längre och mer komplicerade steg kan delas upp i mindre underuppgifter. Det hjälper till att förstå stegets verkliga omfattning, se till att inga små detaljer glöms bort och göra det lättare att komma igång.

I vårt evenemangsexempel skulle steget "Välj catering" kunna delas upp i mer lättsmälta delar:

• Skapa en lista över möjliga cateringfirmor.

• Få offerter från alla cateringfirmor.

• Jämför offerter och menyer.

• Träffa utvalda cateringfirmor.

• Välj cateringfirma.

• Slutför kontraktet.

3. Gör en uppskattning av hur lång tid varje steg kommer att ta

När det finns en fullständig lista över varje steg i projektet är det dags att uppskatta hur lång tid varje steg tar. Hitta en balans mellan att ge teamet tillräckligt med tid för att slutföra uppgifterna och att hålla sig inom den övergripande tidsramen. När tidsåtgången för varje uppgift är känd går det att planera och ordna uppgifterna på rätt sätt för att skapa en tydlig projektöversikt.

Vi fortsätter med vårt evenemangsexempel. Här tittar vi på steget "Välj catering" tillsammans med alla underuppgifter och bedömer hur lång tid de individuella uppgifterna kommer att ta.

Välj catering (nio veckor)

• Skapa en lista över möjliga cateringfirmor (en vecka).

• Få offerter från alla cateringfirmor (tre veckor).

• Jämför offerter och menyer (en vecka).

• Träffa utvalda cateringfirmor (två veckor).

• Välj cateringfirma (en vecka).

• Slutför kontraktet (en vecka).

Enligt tidsplanerna kommer processen att välja en cateringfirma att ta totalt nio veckor. Genom att arbeta bakåt går det att avgöra när det specifika steget behöver starta och fylla i datumen i projekttidslinjen.

4. Kartlägg beroenden

När man genomför ett projekt kan vissa steg pågå samtidigt - särskilt om de som ansvarar för de överlappande uppgifterna tillhör olika team. Man kan dock inte påbörja eller slutföra efterföljande steg förrän ett föregående steg är klart. Med andra ord är vissa steg beroende av att andra slutförs först. Det går till exempel inte att beställa mat innan cateringfirman är vald. Det är en av många anledningar till att en tidslinje är så viktig. Genom att visuellt se varje steg, hur de överlappar varandra och hur lång tid varje steg tar, går det att hålla sig på rätt spår.

Det är också dags att välja vem som ska ansvara för varje steg. Att så tidigt som möjligt fastställa vem som ansvarar för vilka delar av projektet hjälper till att identifiera och lösa konflikter med tidsplanering och resurser - och undvika framtida överraskningar och förseningar. I steg 6 får du lära dig hur man delar projekttidslinjen med de inblandade så att ansvaret blir kristallklart.

En av uppgifterna i vårt evenemangsexempel är att skicka ut inbjudningar. Även om det steget verkar enkelt behöver flera andra saker hända innan det ens går att tänka på att skicka ut inbjudningar. Inbjudningarna måste utformas, och designen kan inte påbörjas förrän temat för evenemanget är valt. Den ena uppgiften måste vara klar innan den andra påbörjas. Till exempel:

Evenemangstema (teamet för evenemangsplanering) > Designkoncept (Linda) > Välj design (teamet för evenemangsplanering) > Skapa inbjudningar (Linda) > Skicka inbjudningar (Tilda)

Det är värt att ta sig tid att kartlägga varje beroende och sekvensen för varje uppgift. Alla bitar i projektpusslet börjar snabbt falla på plats. Det är också viktigt att bestämma vem som ska göra vad. Vem ska färdigställa temat för evenemanget? Vem ska skapa inbjudningarna? Vänta inte med att tilldela en uppgift tills det är dags att påbörja den - förbered allting i god tid för att undvika konflikter och motgångar.

Den goda nyheten är att det går att göra inbjudningarna och välja cateringfirma samtidigt (som du kan se på projekttidslinjen).

5. Skapa tidslinjen

Börjar du få en bild av hur projekttidslinjen skulle kunna se ut? Det är inte så praktiskt att ha den bilden (och alla uppgifter och slutdatum) i huvudet, men det är fullt realistiskt att skriva ner det på en skärm. Den första impulsen kan vara att öppna ett Excel-kalkylark eller en PowerPoint - men vänta ett ögonblick. Eftersom ingen av dem är utformad för att planera och hantera projekt kommer du att stöta på utmaningar som går att undvika genom att välja ett bättre verktyg.

Välj i stället ett projekthanteringsverktyg som är utformat för att skapa och hantera projekttidslinjer - såsom Asana. Det sparar inte bara tid att skapa en tidslinje (eftersom du slipper försöka hacka sammanfogade celler eller lägga till formler för att omvandla ett kalkylark till en projekttidslinje), det ger också möjlighet att fortsätta hantera tidslinjen efter att projektet har startat. Specialiserade projekthanteringsverktyg gör det möjligt att enkelt anpassa tidslinjen medan arbetet pågår och informera intressenterna om ändringar och framsteg.

Med rätt verktyg kan du koppla tidslinjen till det underliggande arbetet och hålla den alltid uppdaterad. Det kan vara skillnaden mellan ett projekt som fungerar som planerat och ett som går i stöpet.

Skapa en tidslinje i Asana

Använd Asanas tidslinje för att skapa din egen projektplanering:

1. Skriv in alla projektsteg som uppgifter i en lista.

2. Lägg till start- och slutdatum för varje uppgift.

3. Lägg till en uppgiftsägare för varje uppgift.

4. Fastställ beroenden mellan uppgifterna.

5. Klicka på vyn "Tidslinje" för att se listan omvandlas till en tidslinje.

Tips: Om du redan har skapat planeringen i ett kalkylark kan du importera det snabbt i Asana genom att använda integreringen för CSV-importör och gå direkt till steg fyra.

Gratis och redigerbara mallar för projekttidslinjen

Det enklaste sättet att sätta igång ett projekt snabbt är att börja med en gratis, redigerbar projektmall. Du kan också utgå från en dedikerad mall för projekttidslinje som redan är förberedd med rätt struktur. Nedan finns ett par projektmallar skapade av Asana som du kan använda direkt. Varje projekt börjar som en listvy, men klicka på fliken "Tidslinje" för att omvandla den till en tidslinje:

• Mall för marknadsföring av produktlansering.

• Mall för evenemangsplanering.

• Mall för produktplan.

• Mall för allmän projektplanering.

6. Dela den med intressenterna

Minns du listan med alla projektets intressenter från sammanfattningen i början av processen? Nu när tidslinjen är byggd är det viktigt att dela den med alla inblandade. Ju enklare deras del av projektet blir, desto lättare blir det att samarbeta och hålla sig till tidslinjen.

När du använder ett projekthanteringsverktyg för att skapa tidslinjen går det snabbt och enkelt att dela den. Glöm e-postmeddelanden och mängder av dokument - på nolltid kommer intressenterna att veta vem som gör vad och när.

När det gäller evenemanget för klientuppskattning vill vi dela tidslinjen med alla som är involverade i hela projektet, inte bara med dem som har det omedelbara ansvaret. Vem som helst kan när som helst spåra sin del av projektet och dess beroenden utan att behöva be om information.

7. Hantera och anpassa projektet direkt

Om du någon gång har jobbat med ett projekt vet du att saker och ting inte alltid blir som planerat. När du är beredd på att anpassa dig är dock inte ändringarna så svåra att hantera. Tidslinjer är inte bara perfekta för planering - de hjälper också till att anpassa sig när förseningar och ändringar oundvikligen inträffar.

Att flytta runt uppgifter behöver inte vara skrämmande eller avbryta hela projektet. Om en del av projektet försenas ger tidslinjen klarhet i hur resten av projektet kommer att påverkas. Därefter går det att flytta runt uppgifter så att projektet som helhet kan fortsätta framåt på ett produktivt sätt.

Som The Balance Careers påpekar kan projektändringar hanteras inom sina egna specifika steg, men när ändringen är slutgiltig är det dags att uppdatera tidslinjen. Eftersom tidslinjer snabbt blir inaktuella när planerna ändras kan ett projekthanteringsverktyg, snarare än e-post eller kalkylark, erbjuda fler fördelar. Som projektägare är det ditt ansvar att kommunicera till alla intressenter vad den enda informationskällan är (tidslinjen) och se till att den alltid är uppdaterad.

• Vidta åtgärder omedelbart. Uppdatera tidslinjen så snart ändringen bekräftas för att återspegla den.

• Meddela intressenterna. Alla som påverkas av ändringen av tidslinjen bör förstå hur det påverkar dem och kunna se ändringen visuellt på projekttidslinjen.

• Fastställ påverkan. När tidslinjen har uppdaterats går det att se om det finns tidsperioder som är överfulla och intressenter som har för många uppgifter. Kan en uppgift flyttas för att få mer tid? Kan någon annan ta över ansvaret eller hjälpa till?

Vi kan avsluta vårt evenemangsexempel genom att föreställa oss att cateringfirman för klienternas uppskattningsmiddag är vald. Kontraktet är på väg att slutföras när ett meddelande kommer om att cateringfirman har blivit dubbelbokad. Tyvärr måste en ny cateringfirma hittas.

Med en tidslinje är det enkelt att justera slutdatum för alla uppgifter eller teammedlemmar som påverkas av ändringen. Det positiva här är att flera av de första uppgifterna redan är avklarade, vilket syns på tidslinjen. Även om det är ett frustrerande problem så känns det mer hanterbart eftersom tidslinjen har hållit oss organiserade och i fas.

Vanliga frågor om projekttidslinjer

Att veta hur man skapar en välorganiserad tidslinje är ett perfekt första steg till att förstå hur man använder den här typen av tidslinje på bästa sätt, men du kanske fortfarande har några frågor. Här är svaren på de vanligaste frågorna om projekttidslinjer:

Vilken är skillnaden mellan en tidslinje och ett Gantt-diagram?

Gantt-diagram fokuserar mer på arbetsflöden och uppgiftsberoenden. De är mer linjära och tar inte hänsyn till förändringar eller flera saker som händer samtidigt. Tidslinjer är mer flexibla och anpassar sig lätt till ändringar i projektplanerna. De gör det möjligt att enkelt uppdatera arbetsflödet. Båda fungerar som visuella verktyg.

Hur kan man spåra förlopp, särskilt om man hanterar flera projekt?

Det är svårt att göra i kalkylark, men enklare i ett projekthanteringsverktyg. Det finns flera vyer för att kunna se ett projekt i taget, eller så kan man använda en portfoliovy för att hantera flera projekt samtidigt.

Med andra ord går det att se när det finns mer tid för att jobba på specifika uppgifter, och vid full kapacitet kan planeringen justeras efter behov för att jämna ut teamets arbetsbörda.

Hur gör man en enkel projekttidslinje?

Att skapa en enkel projekttidslinje behöver inte vara komplicerat. Följ de här stegen:

1. Definiera projektets mål och omfattning.

2. Lista alla uppgifter som behöver slutföras.

3. Uppskatta tidsåtgången för varje uppgift.

4. Ordna uppgifterna i kronologisk ordning och markera beroenden.

5. Välj ett verktyg - till exempel Asana - och lägg in uppgifterna med start- och slutdatum.

Det viktigaste är att börja enkelt och sedan bygga ut tidslinjen efter behov.

Har Excel en mall för projekttidslinje?

Ja, Excel har inbyggda mallar för projekttidslinjer och Gantt-diagram. De kan fungera för enklare projekt, men har begränsningar. Kalkylark saknar automatisk uppdatering av beroenden, realtidssamarbete och möjligheten att enkelt justera tidslinjen när planer ändras. Ett dedikerat projekthanteringsverktyg som Asana erbjuder dessa funktioner och gör det enklare att hålla tidslinjen uppdaterad under hela projektets livscykel.

Vad är ett exempel på en projekttidslinje?

Ett bra exempel är evenemangsplaneringen som beskrivs i den här artikeln. Den visar hur en uppskattningsmiddag för klienter planeras steg för steg - från att skapa en projektsammanfattning och lista uppgifter till att kartlägga beroenden och dela tidslinjen med teamet. Varje steg har uppskattade tider och tydliga ansvarsområden, vilket gör det enkelt att följa projektets förlopp visuellt.

Hur skapar man en projekttidslinje i PowerPoint?

I PowerPoint kan du skapa en tidslinje med SmartArt-grafik eller genom att manuellt rita former längs en horisontell axel. Det fungerar för presentationer, men har samma begränsningar som Excel - tidslinjen är statisk och kräver manuella uppdateringar. För pågående projekthantering fungerar ett verktyg som Asana bättre, eftersom tidslinjen uppdateras automatiskt när uppgifter ändras.

Skapa nästa projekttidslinje utan att tveka

Det räcker inte att bara komma på en projektplan. Skillnaden mellan en projektplan och ett projektschema visar varför det också är viktigt att bestämma hur planen ska genomföras. Att skapa en tidslinje - gärna med en bra mall för projekttidslinje - över hur planen kommer att utvecklas är avgörande för planeringsfasen och gör också projekthanteringen effektivare.

Den här steg-för-steg-processen för att bygga projekttidslinjer kommer att hålla dig på rätt spår och minska stressen. Prova den, anpassa den till verksamheten och dela den med teamet!

Om projekttidslinjerna ska nå ännu längre kan du skapa nästa tidslinje med Asana.

Testa Asana gratis