Så här skapar och hanterar du en projektkalender för att ge ditt team förutsättningar för framgång

Känns det ibland som om du arbetar i vilda västern, där kaoset härskar? Här är några tecken: arbetet är silofördelat och okoordinerat. Delar av projekt hänger inte ihop och deadliner missas ofta. Du har liten eller ingen insyn i teamets arbetsbelastning, vilket leder till dubbelarbete på grund av dålig kommunikation. Den goda nyheten är att många av de här problemen kan lösas med hjälp av en projektkalender.

Först och främst kan du vara lugn, du är inte ensam om att ha det svårt. Data från 2019 års Pulse of the Profession-undersökning visar att organisationer slösade bort nästan 12 procent av sina projektinvesteringar förra året på grund av dåliga resultat. Projekthantering kan hjälpa dig att få ordning på saker och ting.

Ännu bättre, du kan tämja din vilda arbetsdag genom att införliva en projektkalender – en viktig del av projekthanteringsprocessen som kommer att minska bortkastad tid och resurser. Oavsett om du samlar ihop allt för en innehållsplan, en översikt över evenemang eller en produktlansering, kommer du att känna dig som sheriffen i stan när du vet vad som redan har hänt och vad som kommer härnäst i ditt projekt.

Vad är en projektkalender?

En projektkalender ger dig en överblick över hela projektschemat så att du kan se när olika projektuppgifter ska vara klara. Med en bra kalender för projektplanering på plats håller du dig informerad och vet exakt vad du ska göra i dag, nästa vecka och framåt. Det hjälper enskilda medarbetare att planera i förväg och organisera arbetet kring sina viktigaste projekt. Eftersom alla i projektteamet har åtkomst till projektkalendern kan alla enkelt se vad som behöver slutföras nu och vad som väntar runt hörnet.

Så här använder man projektkalendrar i projekthantering

Projektkalendrar är ett utmärkt sätt att tilldela specifika uppgifter, samordna med teamet och dela upp komplexa projekt i en att göra-lista. Vanligtvis skapar man en projektkalender under projektplaneringen. Sedan kan du använda kalendernan resurs för uppgiftshantering, teamsamarbete och ändringar i arbetsflödet.

Typer av projektkalendrar

Vad är det första du tänker på när du hör ordet projektkalender? Tänker du på ett Microsoft Excel-kalkylblad som är formaterat för att se ut som en kalender?Tänker du på ett kalenderhanteringssystem som Google Kalender? Eller kanske tänker du utanför ramarna och föreställer dig en kalender i ett projekthanteringsverktyg.

Det finns olika sätt att skapa en projektkalender, och en del av ditt jobb som projektledare (även om det inte är din officiella titel) är att hitta ett system som fungerar för ditt team. Här är en snabb förhandsvisning av för- och nackdelarna med tre vanliga verktyg för att skapa en projektkalender:

För- och nackdelar med att skapa en projektkalender i Excel

Det kanske mest traditionella sättet att skapa en projektkalender är att bygga den i Excel. I den här projektkalendern i kalkylbladsformat ändrar du Excels rader och kolumner för att få dem att se ut som en traditionell månadskalender.

Fördelar:

• Ditt team har förmodligen redan tillgång till det här verktyget och vet hur man använder det.

• Excel har mallar för projektkalendrar så att du inte behöver börja från början.

• Du kan expandera och minimera celler beroende på hur mycket information du lägger till i projektkalendern.

Nackdelar:

• Eftersom Excel inte är byggt specifikt för projektkalendrar kan det vara svårt att fånga upp och spåra genomförbart arbete med det här verktyget.

• Det är svårt att inkludera detaljer, filer och annat kompletterande arbete som ditt team kan behöva få tillgång till.

• När du har skapat en projektkalender i Excel kan det vara svårt att omformatera eller ändra den visuella presentationen.

För- och nackdelar med att skapa en projektkalender i Google Kalender

Ett annat sätt att skapa en projektkalender är att göra det i teamets kalenderhanteringssystem, till exempel Google Kalender. I den här typen av projektkalender använder du kalenderhändelser för att representera kommande arbete.

Fördelar:

• Ditt team har förmodligen redan åtkomst till det här verktyget och vet hur det används.

• Eftersom de flesta kalenderhanteringssystem har kapacitet att visa olika kalendrar samtidigt kan du visa din personliga kalender och företagets kalender för arbetsaktiviteter samtidigt.

• Kalenderhändelser har vanligtvis en titel och en beskrivning, så du kan använda händelsetiteln för att representera uppgiftstiteln och lägga till ytterligare sammanhang i händelsebeskrivningen.

Nackdelar:

• Kalenderhanteringssystem som Google Kalender skapades för att visa händelser, inte uppgifter och leveranser.

• Att ha flera ”händelser” för uppgifter på en och samma dag kan snabbt bli överväldigande.

• Att försöka visa kommande uppgifter i samma verktyg som du använder för möten kan kännas rörigt och oorganiserat.

För- och nackdelar med att använda ett projekthanteringsverktyg för din projektkalender

Projekthanteringsverktyg är byggda med robusta funktioner för att hjälpa dig och ditt team att samordna och genomföra de mest ambitiösa projekten. Med ett projekthanteringsverktyg kan teamet visualisera projektet på olika sätt, till exempel med kalendrar, Kanban-tavlor och tidslinjer.

Fördelar:

• Projekthanteringsverktyg ger dig en överblick över alla uppgifter i projektet, men låter dig också klicka på varje uppgift för att få mer information, sammanhang och relevanta bilagor.

• Du kan enkelt integrera din projektkalender med dina favoritverktyg, så att ditt team har alla filer och allt sammanhang de behöver för att utföra sitt arbete på ett och samma ställe.

• I ett projekthanteringsverktyg kan du växla mellan olika vyer för att se samma projektinformation, till exempel projektkalendrar, Kanban-tavlor, att göra-listor och tidslinjer. På så sätt kan intressenter visualisera arbetet på det sätt som fungerar bäst för dem.

Nackdelar:

• Ditt team kanske inte är bekant med ett projekthanteringsverktyg.

• Tvärfunktionella intressenter måste ha åtkomst till verktyget för att kunna se projektkalendern.

Skapa en kalender för projekthantering

Nu sätter vi igång! Vi rekommenderar att du använder ett projekthanteringsverktyg för att skapa dina projektplaneringskalendrar. Med ett projekthanteringsverktyg får du en mängd värdefulla funktioner som gör det möjligt att:

• Skapa och flytta uppgifter enkelt.

• Justera slutdatum.

• Tilldela uppgiftsägare.

• dela material och specifika resurser för varje uppgift

• Öka och effektivisera kommunikationen.

• Se hela teamets arbete på ett och samma ställe

• Växla mellan flera vyer på hög nivå, såsom kalender, Gantt-diagram, Kanban-tavla eller tidslinje

• Nå varje deadline

• Lägga till uppgiftsberoenden och automatiseringar för att minska tiden du lägger ned på att jobba om jobb

• Skapa ett arbetsschema med tilldelade personer och underuppgifter

• Dra nytta avintegreringar med vanliga appar.

Okej, låt oss återgå till att skapa din faktiska kalender. Här är de konkreta åtgärder du bör vidta:

1. Kartlägg stegen. Bestäm vad som behöver hända från början till slut för att projektet ska bli slutfört. Identifiera eventuella beroenden. Oroa dig inte för tidpunkten ännu.

2. Fastställ startdatum och slutdatum. Ta nu en helhetsbild av stegen och lägg till realistiska datum för varje steg för att skapa en grundläggande kalender.

3. Identifiera intressenter. Tilldela varje steg till rätt teammedlem och tydliggör ansvarsområden.

4. Justera vid behov. Din projektkalender är ett levande dokument. Kontrollera den ofta för att se statusuppdateringar i realtid och flytta runt arbetet när projektplanen utvecklas.

Dela din projektkalender med intressenter när den väl har skapats så att alla är samordnade och förstår vad som förväntas av dem under de kommande dagarna, veckorna eller månaderna. Uppmuntra ditt team att använda projektkalendern varje dag för att kommunicera sina framsteg och dela dokument.

10 tips för att hantera en projektkalender

Som med alla Business-verktyg finns det en bästa praxis för att använda en projektkalender. Här är några tips som hjälper dig att hantera din projektkalender mer effektivt:

1. Gör det inte för komplicerat. Var tydlig och se till att lägga till detaljer (ägare, slutdatum, projektdetaljer, referensmaterial, osv.).

2. Använd färgkodning för enkel visuell konsumtion.

3. Kopiera uppgifter vid behov. Många uppgifter och uppgiftstyper upprepas. Dra nytta av det och kopiera uppgifter eller krav i stället för att börja om från början varje gång.

4. Se till att arbetsbelastningen i teamet är balanserad. Försök att identifiera vem som kan vara överbelastad och vem som kan vara underutnyttjad, och justera projektkalendern vid behov.

5. Spåra och övervaka regelbundet. Du kan snabbt identifiera vilka leveranser som inte skickades ut på de avsedda datumen genom att titta på din projektkalender.

6. Anpassa efter hand. Med projekthanteringsverktyg kan du dra och släppa för att enkelt ändra datum.

7. Skapa projekttidslinjer som visar varaktigheten för varje enskild uppgift eller arbetsmoment i projektet.

8. Ställ in projektmilstolpar. På så sätt kan du mäta förlopp och dela framgångar.

9. Dela din kalender med intressenter. I stället för att svara på flera frågor om projektets status kan du hänvisa alla intressenter till projektets kalendervy.

10. Skapa projektkalendermallar som du kan återanvända för framtida arbete.

3 exempel på en projektkalender

Projektkalendrar är oändligt variabla för att passa alla projekt. Den flexibiliteten är en stor del av deras attraktionskraft. Men de är också återanvändbara. Om du har en projekttyp som tenderar att upprepas kan du skapa en mall för en projektkalender som du kan använda igen och spara tid i framtiden.

Här är några exempel på projektkalendrar:

1. Redaktionell kalender

En redaktionell projektkalender håller innehållsproduktionen i fas genom att hantera allt innehåll på ett ställe och visa viktiga datum och deadliner i ett visuellt format. Det är enkelt att komma åt uppgifter och slutdatum. Tilldela uppgifter till intressenter (författare, redigerare, designer och till och med utgivare) och tilldela varje artikel ett publiceringsdatum så att du vet vad som kommer ut och när. Hantera hela din innehållsplan med den här mallen.

2. Projektplan för marknadsföring

Oavsett om ditt marknadsföringsprojekt handlar om ett kommande evenemang eller en kampanjenlansering är en projektkalender med uppgifter avgörande för att lyckas. Effektiv projekthantering med en projektkalender gör det möjligt för marknadsförare att centralisera kommunikation, samarbeta och skapa repeterbara processer. Kartlägg din marknadsföringsplan, inklusive datum, ägare och typer av initiativ (t.ex. PR, sociala medier). Marknadsföringsvärlden förändras hela tiden, och det innebär att deadlines måste flyttas fram och datum justeras för att hålla marknadsföringsplanen uppdaterad. Använd en mall för att skapa klarhet och ansvarstagande i hela marknadsföringsteamet.

3. Produktöversikt

Skapa och uppdatera din produktöversikt på en central plats: din projektkalender. Här kan du kommunicera tidslinje och strategi samtidigt som du håller koll på flera produktlinjer på ett och samma ställe. Du kan också dela din översikt för att få feedback och stöd. Ha alltid en tydlig överblick över dina business- och produktprioriteringar med den här projektkalendermallen.

Gör ditt arbetsliv enklare

Det är en klok person som använder verktyg på bästa sätt. En projektkalender är bara ett enkelt sätt att göra ditt dagliga arbete smidigare och effektivare.