Så här väljer du den bästa programvaran för projekthantering

Använd en programvara för projekthantering. Visst, alla verktyg kommer förmodligen att hjälpa dig, men om du tar dig tid att hitta rätt verktyg för ditt team kommer du att kunna nå dina mål konsekvent och bli mer framgångsrik.

Om det är första gången du tittar på programvara för projekthantering kan det kännas ganska överväldigande att välja ett verktyg. Du kanske fortfarande undrar varför du ens behöver en programvara för projekthantering, och än mindre vad du behöver. Dessutom finns det hundratals alternativ och funktioner att överväga, vilket gör det svårt att veta var man ska börja. Det är därför vi på Asana har skrivit den här guiden. Med den lär du dig att:

• få en mer slutförd bild av de utmaningar som ditt team står inför så att du kan beskriva dina behov bättre

• förstå hur en programvara för projekthantering kan hjälpa till, så att du inte slösar bort din tid på att prova verktyg som inte passar

• definiera de kriterier du bör tänka på när du utvärderar verktyg, så att du vet vilka funktioner som är viktigast för ditt team.

Vad är en programvara för projekthantering?

En projekthanteringsprogramvara är ett digitalt verktyg som är utformat för att hjälpa team att planera, organisera och hantera sina projekt effektivt. Den erbjuder en centraliserad plattform där teammedlemmar kan samarbeta, kommunicera via meddelanden och följa upp förloppet för uppgifter och leveranser. Genom att använda en programvara för projekthantering kan team effektivisera sina arbetsflöden, automatisera rutinuppgifter och se till att projekten slutförs i tid och inom budget.

Bra programvara för projekthantering erbjuder en rad funktioner, till exempel tilldelning av uppgifter, spårning av deadlines, fildelning och -lagring, resurshantering och rapportering. Många verktyg erbjuder också intuitiva dra-och-släpp-gränssnitt, anpassningsbara paneler, projektöversikter och att göra-listor för att förbättra användbarheten och produktiviteten. Dessa projekthanteringsfunktioner gör det möjligt för team att dela upp komplexa projekt i hanterbara uppgifter, tilldela ansvar till teammedlemmar och följa förloppet i realtid.

Med rätt projekthanteringsverktyg kan team eliminera förvirring, minska förseningar och förbättra de övergripande projektresultaten.

Varför behöver jag ett projekthanteringsverktyg?

Hur ser du till att teammedlemmarna vet vilket arbete som behöver göras? Vem är ansvarig för det? Och när ska uppgifterna vara klara? Projektplanering och organisering av alla dessa grundläggande komponenter och detaljer är ett måste för komplexa projekt – och avgörande för att teamet ska lyckas. Ändå är det fortfarande en av de största utmaningarna för små team och Business.

Så hur kan du avgöra om du skulle ha nytta av en programvara för projekthantering? Här är fyra anledningar till varför ditt team kan behöva en projekthanteringsapp:

• Alla i teamet använder olika system för att hantera arbetet, så teamets projekt, underuppgifter, fildelning och meddelanden är utspridda över flera olika samarbetsverktyg.

• Teammedlemmarna vet inte vad de ska arbeta med, vad deras prioriteringar är eller hur de ska ta reda på det, så de slösar mycket tid (och förmodligen din också) på att fråga och söka efter svar i dokument och kalkylark.

• Din process för att kommunicera prioriteringar och begära uppdateringar i realtid innebär oftast att hålla möten, skicka e-post eller manuellt revidera komplicerade kalkylark.

Teammedlemmar missar regelbundet slutdatum och milstolpar. På grund av allt ovanstående.

Grundläggande projekthantering

För att ett projekt ska bli framgångsrikt måste varje teammedlem stödja det. Men hur kan de göra det om de inte vet vad som förväntas av dem, vilka deadliner och milstolpar de behöver uppfylla eller var de kan hitta den information de behöver?

Du måste organisera arbetet på ett och samma ställe

Programvara för projekthantering är en behållare för allt ditt teams arbete som gör det möjligt att organisera allt på ett och samma ställe. Tänk på det som ett arkiveringssystem där all viktig information som teamet behöver för att lyckas – projekt och uppgifter som behöver utföras, tilldelade personer, slutdatum, prioriteringar, filer – har sin plats.

På så sätt vet teammedlemmarna exakt var de kan hitta det de behöver, och alla är tydliga med de ansvarsområden de behöver uppfylla. När du överväger olika verktyg bör du utvärdera följande:

• Projekt- och uppgiftsstruktur. Hur delar varje verktyg upp projekten i sina komponenter? Det handlar inte om hur du visualiserar arbetet, utan om informationshierarkin. Kan du till exempel dela upp stora uppgifter i mindre uppgifter (det vill säga underuppgifter)?

• Uppgiftsinformation. Vilken information innehåller varje uppgift? Är strukturen för uppgifter konsekvent från projekt till projekt?

Du måste fastställa tydligt ägarskap och ansvar för arbetet

Den projekthanteringslösning du väljer bör hjälpa dig och ditt team att enkelt utse tilldelade personer, visa hur arbetet är sammankopplat och berätta när det händer. Vi rekommenderar att du letar efter de här funktionerna:

• Tilldelad person för uppgiften. Kan du enkelt tilldela en ägare till varje uppgift? Är det tydligt vem som är ansvarig för arbetet? Det här är ett måste om du vill främja större ansvarstagande i hela teamet och se till att alla uppfyller deadliner.

• Uppgiftsberoenden. Genom att visa beroenden mellan uppgifter kan teammedlemmar se vilket arbete andra behöver slutföra först (och var de kan hitta det) innan de kan komma igång.

• Startdatum och slutdatum. Naturligtvis måste du ange tydliga slutdatum, men alla uppgifter är inte likadana – vissa tar längre tid än andra. Du kanske också vill ange startdatum. Det ger teamet större klarhet om när arbetet pågår och hur lång tid det kommer att ta. Startdatum hjälper också alla att lättare prioritera arbetet.

Med ett bra system för att organisera grundläggande information – vilket arbete som behöver göras, vem som gör det, när det händer och när det ska vara klart – kommer alla att ha större framgång med att hålla arbetet i fas och nå deadlines. Och sedan kan du börja förbättra teamets arbete inom andra områden också.

Välja programvara för projekthantering

När du väljer den bästa programvaran för projekthantering för ditt team är det viktigt att överväga en rad faktorer som kan påverka din framgång. Från funktioner för teamsamarbete och anpassningsalternativ till skalbarhet, prissättning och mobil tillgänglighet – om du utvärderar de här viktiga aspekterna kan du välja rätt projekthanteringsverktyg för att effektivisera dina arbetsflöden, öka produktiviteten och säkerställa projektets framgång.

1. Funktioner för teamsamarbete

Dagens team är under enorm press att göra mer med mindre, arbeta snabbare än någonsin tidigare och förbättra kvaliteten på sitt arbete. Ett effektivt samarbete är absolut nödvändigt, men det är fortfarande svårt att arbeta tillsammans. Varför?

En anledning är att team alltför ofta inte delar en arbetsyta – en plats där de kan planera, hantera och kommunicera om sina mål, projekt, uppgifter, filer och mycket mer. Istället är deras arbete utspritt över flera olika verktyg, vilket hindrar ett effektivt samarbete på flera olika sätt.

Centraliserad teamkommunikation

Att använda e-post eller andra appar för att dela arbete leder till oändliga trådar som bara ger sammanhang till mottagarna – om de ens kan hitta det de behöver. Teammedlemmar slösar tid på att söka efter relaterad kommunikation, feedback och annan information de behöver för att förstå sitt arbete, ofta bara för att upptäcka att det är gömt i någon annans inkorg.

Oavsett om du ger feedback, delar statusuppdateringar eller ställer frågor bör ditt projekthanteringsverktyg samla all kommunikation på ett och samma ställe och koppla den direkt till de projekt och uppgifter den är associerad med. Några funktioner att hålla utkik efter:

• Kan du kommunicera i ett sammanhang, där arbetet finns? Se till att du kan kommentera uppgifter, @omnämna andra teammedlemmar och integrera med andra kommunikationsappar som du gillar att använda. De här funktionerna hjälper till att effektivisera arbetet och hålla teamkommunikationen på ett och samma ställe så att alla har det sammanhang de behöver när de behöver det.

• Kan man samarbeta asynkront? Eftersom många företag erbjuder mer flexibla arbetsarrangemang är det viktigt att teammedlemmar och intressenter håller sig uppdaterade om arbetet oavsett var de befinner sig. Använd ett molnbaserat verktyg och leta efter funktioner som gör att du kan följa och få aviseringar om de projekt och uppgifter som är viktiga för dig.

• Kan du arbeta när du är på språng? Se också till att verktyget du väljer har en mobilapp så att du kan hålla koll på arbetet från din telefon eller surfplatta.

En enda arbetsyta för teamet

När planer, uppgifter, filer och kommunikation inte är centraliserade blir de isolerade. Team saknar en central referenskälla, vilket gör det svårt att söka efter innehåll, koppla samman arbete mellan olika team och projekt eller samarbeta asynkront. Teammedlemmar blir isolerade och slösar bort tid på att dubblera varandras arbete.

Projekthanteringsprogramvara samlar teamets alla projekt och uppgifter på ett och samma ställe, så att du smidigt kan planera, hantera och kommunicera om arbetet. Här är några frågor att ställa och funktioner att hålla utkik efter när du utvärderar olika alternativ:

• Kan du ladda upp digitala filer till tillhörande projekt och uppgifter? Det bör vara enkelt för ditt team att hantera digitala tillgångar så att ingen slösar tid på att söka efter eller duplicera filer. Det är en grundläggande nyckel till bättre samarbete, så se till att lösningarna du överväger låter dig ladda upp filer från datorn, förutom att erbjuda obegränsat lagringsutrymme.

• Kan du integrera med de verktyg du redan använder? Ditt team bör också enkelt kunna ansluta till andra verktyg som de använder varje dag, såsom Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive. De här integreringarna är viktiga för att enkelt hantera delade filer och hjälpa teamet att arbeta mer produktivt.

• Kan du enkelt dela, ansluta och söka efter arbete? För att öka transparensen bör ditt team enkelt kunna hitta det de behöver genom att visa offentligt tillgängliga projekt och uppgifter. Det eliminerar informations- och datasilor, gör det möjligt för team att lättare anpassa sig till mål och hjälper teammedlemmar att undvika att dubblera varandras arbete.

2. Anpassningsalternativ

Många företag anställer professionella projektledare och till och med företagsprojektledningsteam för att övervaka arbetet. Och ofta använder de en komplicerad programvara som är utformad för deras individuella behov, inte för ett teams behov.

I mindre organisationer måste ibland alla hantera projekt utan att ha någon specialutbildning. Faktum är att många teammedlemmar idag är ”oavsiktliga projektledare” som står inför många gemensamma utmaningar:

• Team arbetar med olika typer av projekt som de anser kräver olika verktyg för att hanteras.

• Projektplaner ändras. Men att revidera dem orsakar förvirring, många brådskande uppgifter och får arbetet att spåra ur.

• Team tar ofta itu med samma typer av projekt (till exempel en produktlansering eller introduktion av nyanställda), men har inte standardiserat sina processer för att komma igång snabbare, så de slösar bort mycket tid på att upprepa samma rutinuppgifter.

• Teammedlemmar har ofta olika arbetssätt och vill ha verktyg som uppfyller deras individuella preferenser.

Ett bra projekthanteringsverktyg hjälper teamet att fokusera på det arbete som får verksamheten att växa. Det bör ge flexibilitet att hantera alla teamets projekt, anpassa sig till förändringar snabbt och enkelt och spara tid på rutinarbete. Här är några viktiga funktioner att hålla utkik efter:

Olika vyer

Hur du och ditt team vill visualisera arbetet är en viktig faktor att tänka på. Vissa verktyg erbjuder en mängd olika alternativ, och vissa gör det inte. Ett team som till exempel fokuserar på projekt med deadlines kanske vill visualisera arbetet på en tidslinje eller kalender för att se och förstå vilka steg som ingår, vilka uppgifter som är beroende av andra och när arbetet pågår.

Men för ett projekt som spårar pågående arbete kanske teamet föredrar en Kanban-tavla, en lista eller en annan vy.

Att ha fler än ett alternativ för att visualisera arbetet innebär naturligtvis att teamet kan välja vad som bäst passar varje projekt och deras egna individuella preferenser.

Anpassade fält

Med anpassade fält kan du spåra all slags information på ett sätt som bäst passar ditt team och enskilda projekt. Du kan till exempel använda ett fält för att ange prioriteten för varje uppgift i ett projekt (hög, medel eller låg) eller ange vilket steg arbetet befinner sig i (pågående, väntar på godkännanden, osv.). Anpassade fält ger ditt team oändliga alternativ för att bättre hantera och rapportera om arbete.

Anpassningsbara mallar

Många verktyg erbjuder ett bibliotek med projektmallar för att hjälpa dig att komma igång, men se till att du kan anpassa dem efter dina specifika behov och spara dina egna också. På så sätt kan du standardisera och förfina processer för de projekt och uppgifter som ditt team rutinmässigt hanterar.

3. Enkel att ta i bruk och implementera

I en idealvärld kommer ditt team att snabbt och enkelt börja använda det projekthanteringsverktyg du väljer. Tyvärr är det ofta komplicerat och utmanande att implementera nya appar eller programvaror, så du bör ta dig tid att förstå vad det innebär att introducera verktyget – för dig och ditt småföretag.

Kostnadsfri provperiod

Kan du prova en gratis version med ditt team i några veckor eller mer så att alla kan testa avancerade funktioner? Eller ännu bättre, erbjuder plattformen en kostnadsfri version utöver betalda abonnemang?

Se till att du kan testa verktyget och även hantera projekt från början till slut som en del av din provperiod. När den kostnadsfria versionen tar slut kan du bedöma om du har kunskapen som krävs för att använda projekthanteringsplattformen på ett framgångsrikt sätt på lång sikt.

Utbildningsverktyg och support

Utvärdera hur användarvänligt verktyget är att lära sig för att avgöra hur snabbt alla kan komma igång. Erbjuder företaget handledning, demor, kurser, supportdokument och guider som teamkollegor kan använda på begäran? Kan du få hjälp av ett team för användarframgång? Se till att använda några av de här resurserna under den kostnadsfria provperioden för att se om de hjälper dig att lära dig hur man använder programvaran för projekthantering.

Enkel implementering

Hur lång tid tar det att skapa en arbetsyta? Hur lång tid tar det att skapa projekt? Kan du importera arbete från kalkylblad eller dokument eller använda en mall för att komma igång direkt? Även om dessa funktioner för portfoliohantering inte är en garanti för att ditt team kommer att anamma dem, kan de göra det mycket lättare för dig att komma igång med att använda och testa verktyg snabbt.

Användarvänlig upplevelse

Är gränssnittet intuitivt och går det att dra och släppa? Kan alla dina teammedlemmar (inte bara projektledare med specialutbildning) använda det? Förutser designen vad användarna kan behöva göra och gör det enkelt för dem att vidta åtgärder? Var noga med att notera de åtgärder du vidtar oftast och hur enkla de är att hitta, förstå och använda.

Anpassningsbar mall

Innehåller projekthanteringsprogramvaran anpassningsbara mallar för vanliga arbetsflöden och processer så att teamet snabbt kan skapa nya projekt och automatisera rutinuppgifter? Kan du anpassa dem efter teamets specifika behov? Se till att använda en mall eller två för att avgöra om de hjälper ditt team att bli mer produktivt och lägga mer tid på viktigt arbete.

4. Skalbarhet och prissättning

Okej, dags för nästan allas minst omtyckta ämne: pengar. Som de flesta team har du förmodligen en budget, så du vill förstå kostnaderna. Du bör också se till att verktyget du väljer kan skalas med ditt team när det växer. Du vill inte välja en lösning bara för att några år senare upptäcka att du behöver något annat eftersom ditt team har fördubblats i storlek eller priset har blivit för dyrt.

Flexibel prissättning

Ett litet team som precis har börjat med en programvara för projekthantering har mycket andra behov än ett större team med erfarna användare. Många leverantörer erbjuder abonnemang baserat på samma eller liknande faktorer, till exempel storleken på ditt team eller tillgängliga funktioner, så att du kan välja det abonnemang som ger dig mest valuta för pengarna. Se också till att du enkelt kan uppgradera när det är dags.

Förutsägbara prisplaner

Förstår du hur priset för det abonnemang du väljer bestäms – är det per plats (person)? Ett fast pris? Månadsavgift? Något annat? Det hjälper dig att ta reda på vilka verktyg som kan bli för dyra när ditt team växer.

5. Rapporterings- och analysfunktioner

En stor del av projekthanteringen är att rapportera om förloppet. Du behöver veta hur projekten fortskrider så att du kan justera projektplaneringen och resurshanteringen efter behov. Intressenter vill veta om projektet kommer att levereras i tid eftersom de förmodligen räknar med att det ska nå specifika mål och milstolpar. Och när projektet är klart vill du och andra naturligtvis också veta hur det har gått.

För att enkelt skapa användbara paneler som du kan använda och dela med ledarskap och intressenter måste verktyget du väljer spåra den projektinformation du bryr dig om. Som vi nämnde vill du spåra varje arbetsuppgift, när den ska vara klar och vem som är ansvarig för den. Därifrån kan du också spåra information såsom prioritet, fas och kanal för att skapa specifika rapporter om dessa kriterier.

Här är några funktioner att hålla utkik efter i de bästa programvarorna för projekthantering:

• Statusuppdateringar i realtid: Är projektet i fas, i riskzonen eller blockerat? Genom att dela regelbundna statusuppdateringar via aviseringar kan teamkollegor få en översikt över projektets status. Se till att det verktyg du väljer har en dedikerad plats i varje projekt för att dela statusuppdateringar så att de är lätta att hitta och referera till.

• Förloppsspårning i realtid: När arbetet är slutfört bör projekthanteringsverktyget automatiskt spåra förloppet åt dig. På så sätt vet du hur mycket arbete som har slutförts, om några uppgiftsberoenden blockerar en annan och vad som återstår att göra vid en viss tidpunkt.

• Delbara rapporter: Få meningsfulla projektinsikter genom att skapa och dela rapporter med ledarskap och teammedlemmar baserat på de data du spårar. Utöver standardrapporter bör du se till att programvaran för projekthantering som du väljer låter dig skapa anpassat fält och rapporter från den information som är viktigast för dig.

6. Datasäkerhet och skyddsåtgärder

Eftersom du hanterar teamets projekt i det här verktyget måste du känna dig säker på att ditt arbete är säkert. Oavsett företagets krav finns det några administrations-, data- och säkerhetsfunktioner som du bör hålla utkik efter i ett projekthanteringsverktyg.

Adminkontroller

Se till att verktyget du väljer har adminkontroller så att du kan lägga till, hantera och ta bort anställda och gäster när du behöver. Du kan också ange lösenordskrav såsom styrkeriktlinjer, tvåfaktorsautentisering, SSO eller SAML för att hålla dina data säkra. Slutligen bör du se till att verktygets datahanteringsfunktioner, till exempel att exportera och ta bort data efter behov, matchar dina behov.

Sekretessbehörigheter

Vissa projekt innehåller arbete som är mer känsligt. Se till att ditt projekthanteringsverktyg låter dig ställa in sekretessbehörigheter, till exempel offentliga eller privata, för projekt och specifika arbetsuppgifter så att endast rätt personer kan se dem.

Olika åtkomstnivåer

Att hantera projekt i ett samarbetsverktyg ökar synligheten för arbetet, men det öppnar också upp för oavsiktliga ändringar om åtkomsten inte hanteras noggrant.

Välj ett verktyg som gör det möjligt att ge olika åtkomstnivåer, till exempel redigeringsåtkomst eller kommentarsåtkomst, till medlemmar baserat på deras roll och engagemang i projektet. Många medlemmar behöver till exempel bara se projektinformation och kommentera uppgifter, men inte redigera dem.

Allmän produktsäkerhet

För att säkerställa att projekt- och användardata är säkra finns det några allmänna säkerhetsfunktioner du behöver. Se till att dataöverföringen är krypterad, att regelbundna säkerhetstester och nätverksskanningar utförs, att verktyget följer vanliga ramverk för integritet och att det har alla säkerhetscertifieringar som krävs av ditt IT-team.

7. Integrering med befintliga verktyg

När du väljer en programvara för projekthantering bör du överväga hur väl den integreras med dina befintliga verktyg och arbetsflöden. Den bästa programvaran för projekthantering bör erbjuda en rad integreringar och tillägg, så att du kan ansluta till populära appar och tjänster som du redan använder, till exempel:

• Slack för kommunikation

• Google Drive eller Dropbox för fillagring och delning

• Salesforce för hantering av kundrelationer

• Zapier för automatisering och länkning av flera appar

Sömlös integrering säkerställer att ditt team kan fortsätta arbeta effektivt utan att behöva växla mellan flera plattformar. Leta dessutom efter en programvara för projekthantering som erbjuder inbyggda fillagringsfunktioner, så att du kan förvara alla dina projektrelaterade dokument och tillgångar på ett centraliserat ställe. Det eliminerar behovet av separata lagringslösningar och effektiviserar teamets arbetsflöde.

8. Mobil tillgänglighet och lyhördhet

I dagens snabba Business-miljö är mobil tillgänglighet nyckeln när du väljer programvara för projekthantering, särskilt för distansteam. Välj en programvara för projekthantering som erbjuder:

• inbyggda mobilappar för iOS och Android

• Ett responsivt webbgränssnitt för Mac- och PC-användare

• Realtidsuppdateringar och synkronisering på alla enheter

• säker åtkomst för distansarbetande teammedlemmar

Åtkomst för distansteam

Med mobil åtkomst kan ditt team hålla kontakten, uppdatera uppgifter och samarbeta i projekt var som helst och när som helst. Det är särskilt viktigt för distansteam, eftersom det säkerställer att alla kan bidra och hålla sig informerade, oavsett var de befinner sig. Med mobilvänlig programvara för projekthantering kan du säkerställa att ditt distansteam förblir produktivt och engagerat, även när de arbetar från olika delar av världen. Mobilappar bör erbjuda viktiga funktioner, såsom:

• uppgiftshantering och tilldelning

• kommunikation och meddelanden

• Fildelning och samarbete

• Aviseringar och påminnelser

• Säker inloggning och dataskydd för fjärråtkomst

Dessa projekthanteringsfunktioner gör det möjligt för ditt team på distans att hantera sin backlog, hålla koll på sina projekt och samarbeta effektivt när de är på språng, vilket gör dem till ett viktigt övervägande för moderna distribuerade team.

Typer av projekthanteringsprogram

Det finns flera olika typer av programvaror för projekthantering, som alla är utformade för att tillgodose olika behov och metoder. Några av de vanligaste typerna inkluderar:

Programvara för Gantt-diagram 

Programvara för Gantt-diagram är ett populärt val för projektledare som behöver visualisera projektscheman och beroenden. Den här typen av programvara gör det möjligt för användare att skapa en tidslinjevy av sina projekt, där uppgifter representeras som horisontella staplar och beroenden visas som länkar mellan dem. Gantt-diagram är särskilt användbara för projekt med komplexa scheman och flera intressenter.

Programvara för agil projekthantering 

Programvara för agil projektledning är utformad för att stödja agila metoder, såsom Scrum och Kanban. Dessa verktyg fokuserar på flexibilitet, samarbete och iterativ utveckling. De innehåller ofta funktioner som backlog-hantering, sprintplanering och burndown-diagram för att hjälpa team att prioritera uppgifter, spåra förlopp och anpassa sig till förändringar snabbt.

Programvara för portföljhantering 

Programvara för portfoliohantering är utformad för att hjälpa organisationer att hantera flera projekt och program samtidigt. Den här typen av programvara ger en översikt på hög nivå över alla pågående initiativ, vilket gör det möjligt för chefer att fördela resurser, spåra budgetar och anpassa projekt till strategiska mål. Verktyg för portfoliohantering innehåller ofta funktioner som projektprioritering, riskbedömning och ekonomisk prognos.

Scrum-programvara 

Scrum-programvara är en underkategori av agila projekthanteringsverktyg som är särskilt utformade för att stödja Scrum-ramverket. Dessa verktyg hjälper team att planera och genomföra sprintar, spåra backlog-punkter och genomföra retrospektiv. De innehåller ofta funktioner som sprinttavlor, användarberättelser och hastighetsspårning för att hjälpa team att kontinuerligt förbättra sina processer och leverera värde till intressenter.

Projekthanteringsverktyg för programvaruutveckling 

Programvaruutvecklingsprojekt har unika krav, såsom versionskontroll, buggspårning och kodgranskning. Projekthanteringsplattformar som är utformade för programvaruutvecklingsteam integreras ofta med populära utvecklingsverktyg som Git och Jenkins för att effektivisera arbetsflöden och säkerställa kodkvalitet. De här verktygen kan också stödja agila metoder, såsom Scrum och Kanban, för att hjälpa team att leverera programvara stegvis och anpassa sig till förändrade krav.

Bästa praxis för att använda programvara för projekthantering

Om du vill få ut mesta möjliga av din programvara för projekthantering bör du överväga följande bästa praxis.

1. Välj rätt verktyg för ditt team 

Välj en programvara för projekthantering som passar teamets behov, metoder och befintliga verktyg. Tänk på faktorer som användarvänlighet, anpassningsalternativ och integreringsmöjligheter för att säkerställa en smidig införandeprocess.

2. Upprätta tydliga processer och arbetsflöden 

Definiera tydliga processer och arbetsflöden för att använda programvaran för projekthantering, inklusive hur man skapar uppgifter, tilldelar ansvar och uppdaterar förloppet. Se till att alla teammedlemmar förstår och följer dessa processer konsekvent.

3. Utnyttja automatisering och integreringar 

Dra nytta av automatiseringsfunktioner och integreringar i projekthanteringsprogramvaran för att effektivisera återkommande uppgifter och minska manuell datainmatning. Använd till exempel automatiska aviseringar för att hålla teammedlemmarna informerade om uppdateringar och integrera med tidsspårningsverktyg för att övervaka förlopp och produktivitet.

4. Uppdatera och kommunicera förloppet regelbundet 

Uppmuntra teammedlemmarna att regelbundet uppdatera sina uppgifter och framsteg i projekthanteringsprogrammet. Använd tidslinjevyn för att visualisera projektscheman och identifiera potentiella hinder eller beroenden. Kommunicera förlopp och uppdateringar till intressenter med hjälp av inbyggda rapporterings- och panelfunktioner.

5. Förbättra och anpassa kontinuerligt 

Använd programvarans analys- och rapporteringsfunktioner för att identifiera förbättringsområden och optimera processerna. Samla regelbundet in feedback från teammedlemmar och intressenter för att säkerställa att programvaran uppfyller deras behov och anpassa användningen därefter.

Vilken programvara för projekthantering kommer ditt team att använda?

Ja, det är en stor uppgift att välja rätt projekthanteringsverktyg för ditt team. Och det är inte ett beslut som ska fattas snabbt eller lättvindigt. Vi hoppas att den här guiden har hjälpt dig att bättre förstå teamets utmaningar och beskriva dina behov. Nu kan du begränsa listan över verktyg som du och ditt team kan prova, till exempel Asana.

Vanliga frågor: Projekthanteringsprogram

Vilken är den bästa kostnadsfria programvaran för projekthantering?

Asana erbjuder en av de mest robusta kostnadsfria versionerna bland populära programvaror för projekthantering. Det kostnadsfria abonnemanget innehåller funktioner som uppgiftshantering, projektmallar, verktyg för teamsamarbete och mycket mer. Även om andra verktyg som Trello, ClickUp och Slack också erbjuder gratisversioner, sticker Asanas gratisabonnemang ut som ett kraftfullt alternativ till enklare verktyg som Excel. Asanas betalda abonnemang erbjuder ännu mer funktionalitet och är konkurrenskraftigt prissatta, men den kostnadsfria versionen är fortfarande ett utmärkt val för dem som söker den bästa kostnadsfria programvaran för projekthantering.

Vilket är det vanligaste projekthanteringsverktyget?

Asana är en av de mest väletablerade och mest använda projekthanteringsplattformarna, som används av team i olika branscher för sina omfattande funktioner för arbetshantering och tillförlitlighet. Andra populära projekthanteringsappar inkluderar Microsoft Project, Zapier och Jira. Men Asanas omfattande användarbas och beprövade meriter gör det till en toppkonkurrent bland de vanligaste projekthanteringsprogrammen.

Vilken programvara för projekthantering är enklast att använda?

Asana får ofta beröm för sin exceptionella användarvänlighet, vilket gör det till ett toppval bland de mest användarvänliga programvarualternativen för projekthantering. Den intuitiva designen gör det möjligt för team att snabbt anpassa och effektivisera sina projekthanteringsprocesser. Även om andra programvaror för projekthantering, såsom Basecamp, Smartsheet och Monday.com, också är kända för sina användarvänliga gränssnitt, rankas Asanas användarvänlighet konsekvent bland de bästa.

Vilken är den bästa programvaran för projekthantering för små Business?

Asana är ett bra val för små Business på grund av dess skalbarhet, överkomliga pris och omfattande funktionsuppsättning. Kombinationen av funktioner, användarvänlighet och pris gör det till en av de bästa programvarulösningarna för projekthantering för små Business som vill optimera sitt arbetsflöde och samarbeta effektivt. Asanas Business-teamabonnemang är särskilt väl lämpat för småföretag och erbjuder avancerade funktioner såsom tidsspårning, tidrapporter, fakturering med mera. Även om andra projekthanteringsplattformar som Airtable, Wrike och Zoho Projects också tillgodoser behoven hos små team, är Asana fortfarande ett toppval för små Business som söker pålitlig och effektiv programvara för projekthantering.