결과를 이끌어내는 실행 계획 만들기

목표를 세우는 것은 기분 좋은 일일 수 있습니다. 결국, 달성하고자 하는 것을 정의하는 것이니까요. 그러나 명확한 실행 단계가 없으면 목표가 큰 도움이 되지 않습니다. ​​실행 계획은 실행 단계를 나열하여 목표를 달성하는 방법을 정확히 파악할 수 있도록 해주는 널리 사용되는 프로젝트 관리 기법입니다. 

이 명확한 로드맵을 단계별로 작성하는 방법과 실행 계획을 최대한 활용하기 위해 활용해야 하는 다른 도구를 소개하겠습니다. 자, 이제 자세히 살펴보겠습니다.

실행 계획이란 무엇인가요?

실행 계획은 목표 달성을 위해 완료해야 하는 작업이나 단계의 목록입니다. 효과적인 실행 계획은 회사의 이니셔티브를 위한 관리 계획과 같은 역할을 하며, 이러한 더 큰 목표를 성공적으로 달성하기 위해 필요한 단계를 간략하게 설명합니다. 목표 설정 프로세스를 거친 후에는 각 목표를 달성하기 위한 구체적인 작업과 기간이 포함된 실행 계획을 수립하세요. 

실행 계획은 누구에게 필요한가요?

실행 계획은 단계별 계획 프로세스가 필요한 모든 사람에게 유용합니다. 실행 계획을 작성할 때는 프로젝트 목표를 달성하기 위해 어떤 조치를 취할 것인지에 대한 세부 정보를 정확히 작성합니다. 이러한 계획은 할 일을 정리하고 목표를 달성하는 데 필요한 정보와 리소스를 확보하는 데 도움이 될 수 있습니다.

실행 계획은 전략적 계획 수립에 자주 사용됩니다. 전략적 계획은 조직 전체가 달성하기 위해 노력하는 3~5년 목표입니다. 전략적 계획을 수립한 뒤에는 실행 계획을 사용하여 전략적 목표를 실행할 방법을 간략하게 설명할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에 전반적인 전략적 목표를 달성하기 위해 완료해야 하는 모든 개별 작업을 추적할 수 있는 프레임워크를 제공할 수 있습니다.

하지만 전략적 계획 수립 이상의 실행 계획을 세울 수 있습니다. 이 도구를 사용하여 체계적인 방식으로 특정 목표를 달성하세요. 다음을 설정해 보세요.

• 비즈니스 실행 계획

• 마케팅 실행 계획

• 시정 실행 계획

• 영업 실행 계획

• 프로젝트 동작 실행 계획

• 개인 개발 실행 계획

어떤 유형의 실행 계획을 수립하든 작업 관리 소프트웨어에서 작성해야 합니다. 이렇게 하면 실행 과제와 타임라인을 팀과 쉽게 공유하여 진행 상태를 추적할 수 있습니다. 수동으로 상태를 업데이트하고 불분명한 결과물을 전달하는 대신, 팀은 목표를 달성하는 데 필요한 모든 것을 한 곳에서 파악할 수 있는 일원화된 정보 소스를 갖출 수 있습니다. 

이제 팀의 효율성과 책임감을 높이는 실행 계획을 수립하는 방법을 살펴보겠습니다.

실행 계획을 세우기 위한 6단계

1단계: SMART 목표를 설정합니다

목표를 설정할 때 명확성은 가장 중요한 요소입니다. SMART 목표 방법을 사용하면 목표가 명확하게 정의되고 달성할 수 있습니다. 이 전략의 이점을 누리려면 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하고, 현실적이며, 기한이 정해진 목표를 설정하세요.

예를 들어, 목표는 과도한 지출(구체적) 없이 4개월(기한) 내에 현재 프로젝트(측정 가능)를 제공하는 것일 수 있습니다. 이 목표가 사용 가능한 리소스를 기반으로 달성 가능하고 현실적이라고 가정한다면, 이는 스스로에게 설정할 수 있는 훌륭한 SMART 목표입니다.

2단계: 작업 식별하기

이제 목표가 명확하게 정의되고 기록되었으므로 목표를 달성하기 위해 취해야 할 단계를 식별해야 합니다. 마일스톤과 궁극적인 목표를 달성하기 위해 팀이 완료해야 하는 모든 작업을 식별합니다.

다음은 다양한 유형의 목표에 대한 작업이 포함된 몇 가지 실행 계획 예시입니다.

목표: 6월까지 팀을 7명에서 9명으로 확대합니다.

작업:

• 인사팀과 만나 채용 캠페인에 대해 논의합니다.

• 지원자를 추적할 수 있는 템플릿 프로젝트를 만듭니다.

• 일주일에 세 번의 면접을 예약합니다.

목표: 2분기 말까지 회사 전체를 위한 새로운 업무 관리 소프트웨어를 선택하고 도입합니다.

작업:

• 예산 신청.

• 2분기 롤아웃 계획을 수립합니다.

• 팀원을 위한 교육 일정을 잡습니다.

목표: 5월에 5k 자선 행사를 개최하여 지역 푸드 뱅크를 위해 $15,000를 모금합니다.

작업:

• 자원봉사자 찾기 및 책임 소재 결정하기

• 마케팅 자료 및 홍보 계획 준비

• 후원자 확보

3단계: 리소스 할당

모든 작업의 개요를 설명한 뒤에는 팀원, 프로젝트 예산 또는 필요한 장비와 같은 리소스를 할당할 수 있습니다. 팀 멤버에게 특정 작업을 배정하거나, 예산을 신청하거나, 유용한 도구를 수집하는 등 지금이 계획하고 준비할 때입니다.

때로는 실행 계획을 실행하기 전에 모든 리소스를 할당할 수 없습니다. 작업을 진행하기 전에 먼저 자금을 신청하거나 경영진의 승인을 받아야 할 수도 있습니다. 이 경우 리소스를 계획의 실행 과제로 설정하여 나중에 처리할 수 있습니다.

4단계: 작업의 우선순위 지정하기

팀이 우선순위를 이해하면 먼저 해야 할 일과 필요한 경우 일정을 변경해야 할 일을 알 수 있습니다. 실행 계획은 고정된 것이 아니므로 팀의 역량을 강화하는 가장 좋은 방법은 어떤 작업이 우선순위가 높은지, 어떤 작업이 좀 더 유연한지 알려주는 것입니다.

이를 명확히 하기 위해 우선순위와 순서에 따라 모든 실행 과제를 정렬하세요.

• 우선순위: 중요한 작업과 덜 중요한 작업.

• 순서: 다른 작업을 시작할 수 있도록 완료된 작업의 순서.

실행 과제를 정리하고 우선순위를 지정할 때 일부 실행 과제가 다른 실행 과제에 종속되어 있음을 알 수 있습니다. 즉, 이전 작업이 완료된 후에야 작업을 시작할 수 있습니다. 이러한 종속성을 강조 표시하고 우선순위를 정할 때 순서를 고려하세요. 이렇게 하면 병목 현상이 줄어들고 덜 중요한 실행 과제가 우선순위가 높은 항목을 지연시키는 장애물이 제거됩니다.  

5단계: 마감일과 마일스톤 설정

팀이 무엇을 목표로 하는지 알면, 업무를 효과적으로 우선순위에 둘 수 있는 배경 정보와 훌륭한 업무를 수행할 수 있는 동기를 가질 수 있습니다. 팀원은 자신의 업무가 더 큰 목표에 어떻게 기여하는지 직접 이해하면 더 많은 동기를 부여받는 경향이 있습니다.

처음부터 팀원의 참여를 유도하려면 모든 실행 과제에 마감일을 지정하고 마일스톤을 정의하세요. 마일스톤은 활동이 완료된 시점이나 새 단계가 시작되는 시점을 나타내는 프로젝트 타임라인의 특정 지점을 표시합니다.

타임라인이나 간트 차트 를 만들어 우선순위가 지정된 작업, 마일스톤, 마감일을 더 잘 파악하세요. 타임라인은 실행 계획의 모든 작업의 시작일과 종료일을 시각적으로 추적하는 방법으로도 사용됩니다. 이를 기준으로 팀이 업무를 계획대로 진행할 수 있도록 할 수 있습니다.

6단계: 실행 계획을 모니터링하고 수정합니다

변화를 파악하고 적응하는 능력이 훌륭한 프로젝트 매니저를 만듭니다. 팀의 진행 상태를 모니터링하고 필요한 경우 계획을 수정하는 것이 중요합니다. 반복되는 문제가 팀의 속도를 늦추는 경우, 시정 조치 계획 템플릿을 사용하면 근본 원인을 정확히 찾아내고 문제를 개선할 수 있습니다.

다행히도 실행 계획은 한 번 수립되면 절대 바뀌지 않는 것이 아닙니다. 우선순위 또는 마감일이 변경될 가능성이 있는 경우 이를 추적하는 가장 좋은 방법은 업무 관리 소프트웨어 와 같은 동적인 툴을 사용하는 것입니다. 이렇게 하면 실시간으로 할 일과 종속성을 업데이트하고, 팀이 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고, 실행 계획을 계속 진행할 수 있습니다. 또한 실행 기록 템플릿을 사용하여 완료된 항목, 보류 중인 항목, 검토 후속 항목을 기록할 수 있습니다. 팀이 로그 템플릿을 사용하면 시간이 지남에 따라 책임을 추적하고 데이터에 기반하여 계획을 업데이트할 수 있습니다.

실행 계획 vs. 계획 B vs. 프로젝트 계획 vs. 할 일 목록

실행 계획은 다른 모든 계획 및 목록과 정확히 어떻게 다를까요? 이러한 계획을 명확히 하기 위해 이러한 계획이 무엇인지, 팀의 작업량을 극대화하기 위해 어떤 계획을 언제 사용해야 하는지 설명하겠습니다.

실행 계획 vs. 계획 B

실행 계획과 플랜 B라는 용어가 같은 의미로 사용되는 것을 들어보셨을 것입니다. 그러나 실제로는 실행 계획과 플랜 B는 완전히 다른 유형의 계획입니다. 구분하는 방법은 다음과 같습니다.

• 실행 계획은 실행 사항을 매우 상세하게 설명하므로 팀이 목표를 달성하기 위해 어떤 단계를 밟아야 하는지 정확히 알 수 있습니다.

• 플랜 B는 원래 계획이 실패할 경우 팀이 적용할 수 있는 대체 전략인 보조 실행 계획입니다. 내부적인 문제 때문이든 외부적인 요인 때문이든, 최악의 시나리오에 대비하기 위해 플랜 B를 마련하는 것은 훌륭한 방법입니다.

실행 계획 vs 프로젝트 계획

프로젝트 계획 은 실행 계획보다 조금 더 복잡합니다. 프로젝트 계획은 팀이 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 핵심 요소를 나타내는 청사진입니다. 프로젝트 계획에는 다음 7가지 요소가 포함됩니다.

1. 목표 및 프로젝트 목표

2. 성공 지표

3. 이해관계자 및 역할

4. 범위 및 예산

5. 마일스톤 및 결과물

6. 타임라인 및 일정

7. 커뮤니케이션 계획

프로젝트 계획을 수립한 후에는 실행 계획을 사용하여 팀이 작업을 실행하고 목표를 달성하는 방법을 개략적으로 설명하고 문서화하세요. 이를 통해 팀의 모든 구성원이 자신의 책임이 무엇인지, 언제까지 무엇을 해야 하는지 파악할 수 있습니다.

실행 계획과 할 일 목록의 차이점

할 일 목록은 일반적으로 하나의 공통된 목표로 이어지지 않는 단일 작업을 작성하는 데 사용됩니다. 할 일 목록은 매일 변경될 수 있으며 실행 계획보다 훨씬 덜 체계적입니다. 실행 계획은 특정 단계를 따르며, 모두 공통의 목표를 완료하는 데 필요한 작업을 포함합니다.

실행 계획을 성공적으로 실행하는 방법

실행 계획을 세우는 방법을 알고 있지만, 이를 성공적으로 실행하려면 올바른 도구를 사용하고 올바르게 사용해야 합니다. 실행 계획이 효과적인지 확인하는 5가지 팁을 소개합니다.

작업 관리 소프트웨어 사용

모든 작업과 타임라인을 하나의 일원화된 정보 소스에 보관하여 실행 계획을 간소화하세요. Asana 와 같은 작업 관리 소프트웨어는 보류 중인 작업을 추적하고, 작업 소유권을 선언하고, 종속성을 할당하고, 실시간 또는 비동기적으로 팀과 연결할 수 있기 때문에 실행 계획에 적합합니다.

템플릿 사용 또는 생성

메모, 상태, 우선순위, 소유권 등 모든 실행 과제를 나열하는 템플릿을 만들거나 사용하세요. 프로젝트 유형에 맞는 템플릿을 만들면 이를 여러 번 재사용할 수 있습니다.

실시간 알림 설정 및 종속성 지정

모든 실행 과제에 마감일이 지정되어 있고 종속성이 할당되어 있는지 확인하세요. 이렇게 하면 팀이 항목이 준비되면 대응하고 다른 항목이 어떤 항목에 종속되어 있는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 

완료된 실행 과제에 체크 표시하기

실행 과제가 완료된 후에는 확인 표시하세요! 모든 사람이 볼 수 있고 실시간으로 진행되도록 하여 다음 실행 과제를 담당하는 사람이 최대한 빨리 업무를 시작할 수 있도록 하세요.

늦거나 보류 중인 작업 논의

문제가 발생하거나 지연되는 경우, 팀과 상의하여 잠재적인 병목 현상을 파악하고 실행 계획을 계획대로 진행할 수 있는 해결책을 찾으세요. 실행 계획에 직접 메모를 추가하거나 통화를 설정하여 더 복잡한 문제를 논의할 수 있습니다.

준비를 마쳤으니 실행 계획을 세우세요

벤자민 프랭클린이 말했듯이 “계획하지 못한다면, 실패할 계획입니다.” 실행 계획을 수립하면 집중력을 유지하고 목표를 실현하는 데 도움이 됩니다.