리소스 배정이란? 리소스 할당 방법 배우기

프로젝트 계획의 가장 중요한 요소에 대해 생각할 때, 무엇이 떠오르나요? 프로젝트의 주요 목표, 이러한 목표를 달성하기 위한 타임라인, 프로젝트 내에서 달성할 수 있는 범위를 생각할 것입니다. 

그러나 이러한 요소 중 하나를 달성하는 것은 한 가지에 달려 있습니다. 바로 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스입니다. 

프로젝트 관리에서 리소스 배정은 프로젝트 팀이 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 예산, 툴 또는 팀원 등 자산을 확보할 수 있도록 해줍니다. 리소스를 효과적으로 할당하면 일정과 예산에 맞춰 프로젝트 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

리소스 배정 계획을 작성해 본 적이 없다면 이 글은 당신을 위한 것입니다. 리소스를 효과적으로 할당하기 위한 5단계를 안내해 드리겠습니다. 그런 다음 일반적인 리소스 할당 문제에 대한 미리 보기와 이를 해결하기 위해 할 수 있는 일을 확인하세요.

리소스 배정이란? 

리소스 배정 은 사용 가능한 리소스를 파악하여 이니셔티브에 할당하는 프로세스입니다. 효과적인 리소스 배정은 팀의 목표를 지원하는 동시에 프로젝트 리소스의 효과를 극대화하는 데 도움이 됩니다. 리소스 배정 계획을 세우려면 팀원, 툴, 예산 등을 포함하여 프로젝트 결과물을 달성하는 데 필요한 적절한 리소스를 식별해야 합니다.

리소스란 무엇인가요? 

리소스 는 프로젝트를 완료된 데 도움이 되는 모든 것입니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 팀 멤버

• 예산

• 프로젝트 타임라인

• 아이디어, 지적 재산 또는 특정 기술

• 장비

• 툴 또는 소프트웨어

• 일을 위한 일을 줄이는 자동화된 프로세스

리소스 할당은 누가 담당하나요? 

리소스 할당을 담당하는 사람은 조직의 규모에 따라 다르지만, 일반적으로 프로젝트의 의사 결정을 담당하는 개인이 담당합니다. 소규모 회사의 경우 일반적으로 프로젝트 매니저 또는 팀 리더가 예산, 리소스 일정, 프로젝트 업무를 관리합니다. 

대기업에서는 프로젝트 매니저와 프로젝트 예산 소유자가 서로 다른 경우가 많습니다. 따라서 리소스를 할당하기 전에 중요한 프로젝트 이해관계자 또는 프로젝트 스폰서의 승인이 필요할 수 있습니다. 

누가 리소스를 할당해야 할지 모르겠다면 다음 두 가지 질문을 스스로에게 던지고 가장 적합한 사람을 식별하세요.

• 예산은 무엇이며 누가 승인하나요? 도구, 기술, 프리랜서, 장비에 대한 예산이 필요합니다. 

• 팀의 우선순위는 무엇이며, 이 이니셔티브에 참여할 시간이 있는 사람은 누구인가요? 인적 자원을 할당하기 전에 각 팀원의 작업 수용량과 우선순위를 고려해야 합니다. 팀원들이 최고의 역량을 발휘하고 최고의 성과를 낼 수 있도록 어떻게 도울 수 있을까요?

각 팀원의 업무량을 파악할 수 있는 업무량 관리 툴 을 사용하여 팀원의 작업 수용량을 확인하고, 예정된 프로젝트를 미리 파악하고, 번아웃이 발생하기 전에 이를 식별하세요. 

리소스 배정의 이점

효과적인 리소스 배정은 단순한 작업 그 이상입니다. 리소스를 효율적이고 현명하게 사용하도록 보장하여 프로젝트 관리를 개선할 수 있는 전략적 접근 방식입니다. 이를 통해 사용 가능한 리소스와 작업의 일관성을 높이고, 워크플로를 원활하게 하며, 프로젝트 제약을 보다 효과적으로 처리할 수 있습니다. 

결과적으로 프로젝트가 예산 범위 내에서 원하는 품질 표준에 따라 제때 완료된 가능성이 높아져 프로젝트의 전반적인 성공에 직접적으로 기여합니다.

• 간소화된 워크플로: 리소스를 적절하게 할당하면 워크플로가 더욱 간소화됩니다. 프로젝트의 각 단계가 필요한 프로젝트 요구 사항과 일치하도록 하여 지연을 줄이고 효율성을 높입니다.

• 병목 현상 완화: 리소스 사용량을 예측하고 계획함으로써 병목 현상이 프로젝트 일정에 영향을 미치기 전에 이를 식별하고 완화할 수 있습니다. 이러한 선제적 접근 방식은 프로젝트를 계획대로 진행하여 고객 만족도를 높입니다.

• 간소화된 프로젝트 관리: 대시보드 사용을 자동화와 결합하면 스프레드시트와 같은 기존 방법을 능가합니다. 대시보드는 리소스 배포 및 활용에 대한 시각적이고 직관적인 개요를 제공하며, 자동화는 추적 및 할당 프로세스를 간소화합니다. 이러한 조합은 전반적인 프로젝트 관리 효율성을 향상, 실시간 조정 및 보다 정보에 입각한 의사 결정을 가능하게 합니다.

• 리소스 최적화: 잘 짜여진 리소스 할당 전략은 프로젝트 성공의 핵심입니다. 이를 통해 프로젝트의 목표와 일정과 일치하여 가장 필요한 곳에서 최고의 리소스를 활용할 수 있습니다. 물리적 자원과 인적 자원을 최적으로 활용함으로써 프로젝트는 목표를 달성하고 고객의 기대에 부응할 가능성이 더 높습니다.

리소스를 효과적으로 할당하는 방법

효과적인 할당 전략은 프로젝트의 목표와 우선순위를 파악하고 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 필요에 맞는 리소스를 수집합니다. 리소스 배정은 프로젝트 초기에 고려해야 하며, 프로젝트 계획 단계에서 리소스를 배정하는 것이 가장 이상적입니다. 

1. 프로젝트의 마지막을 염두에 두고 시작합니다

프로젝트의 우선순위, 중요성, 리소스 할당 방법을 이해하려면 먼저 프로젝트의 목표를 개략적으로 설명해야 합니다. 이는 모든 프로젝트의 첫 번째 단계입니다. 프로젝트 목표는 프로젝트 종료 시점까지 달성하기로 계획한 달성 가능하고, 기한이 정해져 있고, 구체적인 목표입니다.

아직 조율하지 않았다면 다음을 조율하세요.

• 프로젝트의 주요 목표와 목적

• 프로젝트의 주요 결과물

• 관련 마일스톤

• 개략적인 타임라인 또는 프로젝트 로드맵

2. 사용 가능한 리소스를 확인합니다

리소스 할당에서 리소스는 프로젝트 목표를 달성하는 데 도움이 되는 모든 것입니다. 프로젝트의 필요에 따라 여기에는 프로젝트 팀과 프로젝트 결과물을 달성하는 데 필요한 모든 도구, 예산, 장비 또는 기술이 포함됩니다. 

실제로 리소스를 할당하기 전에 사용 가능한 리소스를 파악하세요. 다음과 같은 몇 가지 종속성을 주의해야 합니다.

• 프로젝트의 우선순위 수준은 무엇인가요? 이는 리소스를 어떻게 확보해야 하는지에 영향을 미칩니다. 회사의 OKR에 기여하는 모든 사람이 참여하는 프로젝트인가요, 아니면 우선순위가 낮은 이니셔티브인가요? 프로젝트 우선순위에 대한 내부 계층 시스템을 마련하여 각 프로젝트에 인력을 배치하는 방법을 안내하세요. 

• 이 프로젝트를 진행할 수 있는 사람은 누구인가요? 팀의 작업 수용량을 살펴보고 팀이 무엇을 하고 있는지 파악하세요. 이 프로젝트가 현재 업무보다 더 중요한 경우 리소스 균형을 맞추세요. 새로운 작업을 수용하기 위해 우선순위를 낮추거나 일정을 변경할 수 있는 부분이 있는지 확인하세요. 

• 사용할 수 있는 예산 이나 툴은 무엇인가요? 프로젝트에 예산이 배정되어 있나요? 이 작업을 완료된 위해 투자하거나 개발해야 하는 추가 도구가 있나요? 

• 추가적으로 필요한 리소스는 무엇인가요? 이 프로젝트를 수행하기 위해 교차 기능 팀원이 필요하나요? 또는 매우 독특한 스킬이나 새로운 장비와 같은 비정상적인 리소스가 이 프로젝트의 성공에 필요한가요?

• 리소스 배정 계획을 승인하는 사람은 누구인가요? 본인이 아닌 다른 사람이 예산, 툴 또는 팀 업무량을 담당하는 경우, 해당 담당자와 확인하여 이 리소스 배정 계획이 적절한지 확인하세요. 리소스 배정 프로세스 중에 추가로 참여해야 하는 프로젝트 이해관계자가 있나요? 

3. 프로젝트 범위 정의

새로운 프로젝트의 범위를 정하려면 먼저 프로젝트의 목표, 마감일, 프로젝트 결과물을 이해해야 합니다. 이를 통해 프로젝트의 필요 사항을 파악하여 일정과 예산에 맞춰 목표를 달성할 수 있습니다. 

명확한 프로젝트 범위는 요구 사항과 결과물이 사전에 설정한 프로젝트 범위를 넘어설 때 발생하는 범위 변동 을 방지하는 데도 도움이 됩니다.

4. 프로젝트 계획 생성 및 공유

이제 사용 가능한 리소스에 대한 감각을 가졌으니, 해당 정보를 더 큰 팀에 공개하세요. 프로젝트 팀을 프로젝트 킥오프 미팅에 초대하고 다음을 공유하세요.

• 프로젝트 계획

• 관련 프로젝트 마일스톤

• 프로젝트 일정

• 주의해야 할 작업 종속성

업무 관리 소프트웨어로 이 모든 업무를 추적하세요. 프로젝트 팀이 이 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스를 파악하고 변경 사항이 있을 경우 이러한 정보를 위한 일원화된 정보 소스를 갖추는 것이 중요합니다. 중앙 집중식 업무 관리 시스템을 사용하면 프로젝트 우선순위를 명확히 하여 모든 사람이 업무의 맥락을 이해할 수 있습니다. 이렇게 하면 변경 사항이 발생할 경우 가장 중요한 업무에 따라 우선순위를 다시 지정할 수 있습니다. 

5. 프로젝트 진행 상태 모니터링

프로젝트가 진행되면 예기치 않은 리소스 할당이 발생할 경우에 대비하여 프로젝트 진행 상태를 모니터링하세요. 프로젝트가 아무리 잘 계획되어 있더라도 상황은 변할 수 있습니다. 팀원이 휴가를 가거나, 고객이 답변을 늦추거나, 비즈니스 목표가 변경될 수 있습니다. 프로젝트 진행 상태를 실시간으로 추적하여 필요한 경우 조정할 수 있습니다.

일반적인 리소스 배정 문제

리소스 배정이 올바르게 수행되면 목표를 달성하고, 영향력을 높이고, 리소스 활용도를 극대화하는 데 도움이 됩니다. 리소스 할당은 진행하면서 더 잘할 수 있지만, 이제 막 시작했다면 몇 가지 일반적인 문제와 이를 피하는 방법을 소개합니다. 

번아웃 및 과도한 할당

리소스 할당 프로세스에서 가장 어려운 점 중 하나는 과로와 번아웃을 피하는 것입니다. 특히 여러 프로젝트 에서 업무량을 명확하게 파악하지 못하면 의도치 않게 특정 프로젝트에 리소스를 과도하게 할당하기 쉽습니다. 장기간��� 과로는 생산성, 참여, 전반적인 프로젝트 성과의 저하로 이어질 수 있습니다.

번아웃을 방지하려면 작업 수용량 계획을 세워 업무 분배를 평가하고 프로젝트 요구 사항을 충족할 수 있도록 리소스를 효율적으로 할당하세요. 리소스 관리 소프트웨어 를 사용하여 업무량의 균형을 유지하고 팀원들이 과도한 업무에 압도되지 않도록 할 수도 있습니다. 2020년에 지식 근로자의 71%가 번아웃을 경험한 만큼, 업무량을 효과적으로 모니터링하는 것은 장기적인 프로젝트 성공에 매우 중요합니다.

리소스 종속성

프로젝트의 성공은 종종 여러 진행 중인 작업에 달려 있지만, 예기치 않은 변경 사항은 최고의 계획조차도 방해할 수 있습니다. 주요 작업이 지연되면 병목 현상이 발생하여 관련 업무에 영향을 미칠 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 실시간으로 종속성을 추적하고, 잠재적인 부족과 지연을 조기에 발견하고, 필요에 따라 리소스를 조정할 수 있습니다. 이러한 유형의 자동화는 막바지에 예상치 못한 일을 방지하고 프로젝트를 계획대로 진행하는 데 도움이 됩니다.

낮은 리소스 활용도

많은 팀원들이 하루 중 상당 부분을 파일 검색, 승인 추적, 도구 간 전환과 같은 관리 업무에 할애하여 전략적 계획 수립에 할애할 시간이 거의 없습니다. 리소스 활용률은 팀의 시간이 수익성을 높이는 업무에 얼마나 효과적으로 사용되는지를 측정합니다.

리소스를 극대화하는 것은 더 열심히 일하는 것이 아니라 더 스마트하게 일하는 것입니다. 영향력이 큰 작업의 우선순위를 정하고 불필요한 관리 업무를 줄이면 팀원들이 정말 중요한 업무에 집중할 수 있습니다. 리소스 관리 툴을 활용하면 워크플로를 간소화하고 효율을 개선하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 리소스 배정을 위한 팁

리소스 할당 결정을 내리는 데 익숙하지 않은 많은 팀은 운영을 간소화하고 프로젝트를 크리티컬 패스에 유지하는 방식으로 최상의 리소스를 식별하고 배포하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 이로 인해 병목 현상과 장애가 발생하여 프로젝트의 성공을 위태롭게 할 수 있습니다.

다음 주요 전략에 따라 운영을 간소화하고 리소스 할당 프로세스를 최적화하세요.

1. 리소스 가용성과 위치를 일치시키세요

• 지리적 필요성과 리소스 가용성을 고려하여 프로젝트 위치를 현명하게 선택하면 팀을 성공으로 이끌 수 있습니다.

• 현지에서 자재를 조달하여 물류를 간소화하면 운송 시간을 줄이고 비용을 절감할 수 있습니다.

• 공급망의 역학 관계를 주시하여 리소스 할당 전략을 세밀하게 조정하고 잠재적인 문제에 대비하세요.

2. 자동화 및 프로젝트 관리 툴 활용

• 팀의 업무량과 전문성을 기반으로 작업 배정을 자동화하여 리소스 관리 소프트웨어가 힘든 일을 처리하도록 하세요.

• 자원 일정 예약 및 평준화를 위한 적절한 툴을 도입하여 원활한 운영을 유지하세요. 자재 가용성에 대한 실시간 업데이트를 통해 언제든지 보유한 자원을 파악하고 예기치 않은 부족을 방지할 수 있습니다.

• 프로젝트 성공과 고객 만족이라는 정말 중요한 일에 더 많은 시간을 할애하세요. 그렇지 않으면 속도가 느려질 수 있는 일상적인 프로세스를 자동화하세요.

3. 실시간 데이터를 사용하여 의사 결정을 내리세요

• 대시보드와 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 주요 지표를 모니터링하고 리소스 할당 전략을 실시간으로 조정하세요.

• 업무 분류 체계의 인사이트를 활용하여 지연을 방지하고 가장 필요한 곳에 리소스를 배치하세요.

• 프로젝트 요구 사항이 변화함에 따라 계획을 조정하여 리소스를 최대한 활용하면 유연성과 효율성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

효과적인 리소스 배정으로 더 나은 프로젝트로 이어집니다

리소스 배정은 첫날부터 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있도록 지원합니다. 리소스 계획 프로세스 초기에 리소스 가용성을 관리하여 무엇을 지원할 수 있는지, 프로젝트 목표를 어떻게 달성할 것인지 정확히 파악하세요.  

리소스 배정의 의미와 정의에 대해 자주 묻는 질문