매우 명백한 실행 과제를 만드는 방법

프로젝트 킥오프 미팅이 성공적으로 마무리되었으며, 팀원들이 미팅에서 결정한 모든 사항을 실행할 준비가 되었습니다. 하지만 미팅이 끝나면 무엇을 해야 하는지 정확히 어떻게 알 수 있을까요? 

이때 명확하게 전달된 실행 과제가 중요한 역할을 합니다.

실행 과제란 무엇인가요?

실행 과제는 프로젝트를 목표로 이동시키기 위해 다른 이해관계자와의 미팅에서 생성되는 작업입니다. 프로젝트의 목표를 달성하는 데 도움이 되는 실행 지향적인 할 일 목록이라고 생각하세요. 실행 과제는 더 큰 실행 계획이나 할 일 목록의 일부일 수 있으며, 효과적인 미팅만큼이나 프로젝트 관리에 중요합니다. 

실행 과제는 미팅에서 내린 결정을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 회의 실행 과제는 결과물 또는 자산의 양식을 취할 수 있습니다. 후속 이메일 발송과 같은 간단한 작업부터 새로운 광고 캠페인을 위한 간트 차트 작성과 같은 전체 프로젝트에 대한 계획 수립까지 다양할 수 있습니다. 미팅 안건을 사용하여 다음 단계를 명확히 하기 위해 어떤 실행 과제를 수행해야 하는지 추적하세요.

실행 과제를 사용하면 어떤 이점이 있나요?

프로젝트 매니저로서 프로젝트의 진행 상태를 추적하고 싶다면 실행 과제를 모니터링하여 팀에 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

실행 과제는 프로젝트를 체계적으로 관리하는 데 도움이 됩니다

훌륭한 프로젝트 매니저는 모든 구성원이 다음 단계에 대해 동일한 이해를 가질 수 있도록 미팅이 끝난 후 실행 과제 목록을 보냅니다. 일부 프로젝트 매니저는 작업을 분류하는 방법으로 회의록이나 회의 메모를 기반으로 실행 과제를 정리합니다. 이러한 방식으로 실행 과제를 작성하면 회의 안건의 특정 논의 사항에 해당하는 실행 과제를 명확하게 나타낼 수 있습니다.

실행 과제는 팀원에게 책임감을 부여합니다

미팅 중에 내려지는 결정은 많습니다. 실행 과제는 이러한 결정과 관련된 할 일을 논의하는 동안 실시간으로 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다. 실행 과제 목록을 작성하고 회의 후 작업 소유자에게 후속 조치를 취하는 전담 담당자가 있으면 팀 전체가 자신이 담당하는 작업을 정확히 파악할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 실행 과제를 자동화하여 미팅이 진행됨에 따라 실시간으로 각 팀원에게 할당할 수도 있습니다. 

실행 과제를 통해 진행 중인 작업을 추적할 수 있습니다

실행 과제 추적은 팀의 업무량을 관리하는 데 유용한 도구입니다. 실행 과제를 추적하면 관리자는 팀이 어떤 업무를 수행하고 있는지, 더 많은 업무를 수행할 여력이 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 팀에 시간제 근로자가 있거나 대리 업무와 같이 시간 단위로 업무를 할당하는 경우, 각 실행 과제를 완료하는 데 걸리는 시간을 추적할 수 있습니다. 정기적으로 완료된 실행 과제를 추적하면 향후 유사한 프로젝트를 배정할 수 있으며, 필요한 리소스의 양을 파악할 수 있습니다.

실행 과제 기록 템플릿에서 실행 과제를 다시 기록하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 완료된 업무, 보류 중인 업무, 각 후속 조치의 책임자를 간단하게 확인할 수 있습니다.

실행 과제 생성: 3가지 W

실행 과제에는 세 가지 핵심 요소가 있습니다. 이 세 가지 요소는 누가 항목을 담당하는지, 정확히 무엇을 해야 하는지, 언제 해야 하는지에 대한 명확성을 제공합니다.

누가

이 실행 과제의 담당자는 누구인가요? 이 특정 작업에 대해 질문이 있는 경우 누구에게 문의해야 합니까? RACI 차트를 사용하여 작업 소유자가 누구인지, 의사 결정 과정에 참여하는 사람이 누구인지 정확히 알 수 있는 좋은 기회입니다.

무엇을(What)

작업 설명에 따라 어떤 실행 과제가 진행되고 있나요? 강력한 실행 과제는 동사로 시작합니다. 작업 이름 자체가 실행 과제로 시작되면 무엇을 해야 하는지에 대한 모호함이 없습니다. 예를 들어, '콘텐츠 캘린더'를 실행 과제로 작성하는 대신 '콘텐츠 캘린더 주제 브레인스토밍하기'를 작성해 보세요. 이 예시에서는 '브레인스토밍'이라는 동사가 수행해야 할 작업을 명확하게 설명하기 때문에 콘텐츠 캘린더에서 수행해야 할 작업에 대한 모호함이 없습니다. 

작업을 작성할 때는 실행 과제를 완료하는 데 도움이 되는 배경 정보가 있는지 고려하세요. 이 작업을 완료하기 위해 담당자에게 필요한 중요한 문서나 참고 자료가 있나요? 작업에 필요한 모든 중요한 정보를 한 곳에서 관리하면 편리할 뿐만 아니라 업무 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 이를 통해 팀원들이 작업을 완료하기 위해 필요한 정보를 주고받는 일을 줄일 수 있습니다.

언제

미팅의 실행 과제는 언제 완료된 상태여야 하나요? 마감일을 설정할 때는 다른 프로젝트 종속성 과 작업 소유자의 현재 업무량을 고려해야 합니다. 팀과 프로젝트 모두에 대해 현실적인 타임라인을 설정하는 마감일인가요?

명확한 실행 과제의 예시

실행 과제는 매우 중요하지만, 미팅 후 해야 할 일을 명확하게 설명하는 방법을 배우려면 연습이 필요합니다. 다음은 팀이 실행 과제를 생성하는 방법의 몇 가지 예시입니다.

엔지니어링 실행 과제 예시

개발팀이 치명적인 버그를 발견했습니다. 팀 미팅에서 가능한 해결책을 논의한 후, Daniela가 몇 달 전에 비슷한 버그를 수정했고 문제를 더 잘 이해하고 있기 때문에 Daniela가 버그를 수정하기로 팀이 결정합니다. 그녀는 2주 후 있을 다음 제품 업데이트까지 버그 수정을 완료된 것입니다.

실행 과제: 버그 패치.

• 작업 소유자: Daniela

• 마감일: 오늘부터 2주 후.

HR 실행 과제 예시

인사팀은 앞으로 몇 달 안에 더 많은 팀원이 합류하기 전에 온보딩 프로세스를 표준화하려고 합니다. 팀은 온보딩 프레젠테이션 개요를 협업하여 완료된 것으로 결정합니다. 신규 입사자가 시작하기 2주 전에 마감일을 설정합니다. 그 후, Kabir는 신규 입사자가 시작되기 일주일 전에 개요를 기반으로 프레젠테이션 슬라이드를 완료된 것입니다.

실행 과제 #1: 온보딩 프로세스 프레젠테이션 개요 작성하기. 

• 작업 소유자: 인사팀

• 마감일: 신규 입사자 입사 2주 전

실행 과제 #2: 팀이 만든 개요를 기반으로 한 온보딩 프레젠테이션 슬라이드 완료

• 작업 소유자: Kabir

• 마감일: 신규 입사자 입사 1주 전

디자인 실행 과제 예시

마케팅 팀과 디자인 팀이 모여 브랜드 리디자인의 첫 번째 라운드에 대한 피드백을 공유합니다. 마케팅 팀이 초기 디자인에 대한 피드백을 제공하면 디자인 팀은 2주 안에 미팅에서 논의된 피드백을 반영합니다.

실행 과제: 브랜드 재디자인 1차 라운드 편집.

• 작업 소유자: 브랜드 재디자인 팀

• 마감일: 8월 10일 - 다음 미팅 날짜

실행 과제 생성 시 흔히 발생하는 실수

실행 과제가 잘 수행되면 팀의 워크플로에 도움이 되고, 작업 목록에서 할 일을 제거하고, 프로젝트 진행을 가속화할 수 있습니다. 그러나 실행 과제가 명확히 정의되지 않으면 큰 골칫거리가 될 수 있습니다. 

실행 과제를 생성할 때 피해야 할 몇 가지 일반적인 실수는 다음과 같습니다.

모호한 실행 과제

작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보가 없는 경우, 해당 작업을 시작할 수 없습니다. 대신, 정보를 얻거나 이해관계자에게 후속 조치를 취해야 하며, 이는 귀중한 시간을 소모합니다.  Asana의 조사에 따르면, 지식 근로자는 업무 시간의 60%를 회의, 상태 확인, 정보 검색과 같은 일을 위한 일에 할애하고 있습니다. 작업에서 '무엇'을 명확하게 정의하면 수행해야 할 일에 대한 혼란을 방지할 수 있어 이해관계자 간의 불필요한 오해를 방지할 수 있습니다.

마감일 미설정

마감일을 설정하지 않으면 작업이 무한정 연기되어 누락될 수 있습니다. 실행 과제가 프로젝트를 완료하는 데 필수적이라면 정확한 마감일을 설정하는 것이 중요합니다. 실행 과제는 마감일이 없으면 빠르게 잊혀질 수 있습니다.

팀원에게 작업을 배정하지 않음

작업을 명확한 소유자에게 배정하지 않으면 작업이 지연될 수 있습니다. 무언가를 완료해야 한다는 것을 알고 있지만 자원하는 사람이 없으면 이를 완료할 수 있는 가장 적합한 사람에게 배정하세요. 이 사람이 이 작업을 수행할 수 있는 작업 수용량이 없는 경우, 팀의 현재 업무량을 파악하는 것은 이 실행 과제를 완료할 수 있는 사람을 찾는 좋은 방법입니다.

'누가' 작업을 수행할지 정의하면 작업이 처리되지 않는 일을 방지할 수 있습니다. 작업이 누군가에게 배정되면 적어도 한 명은 작업을 완료해야 한다는 것을 알게 됩니다.

Asana로 실행 과제 정리하기

실행 과제를 만드는 것은 간단하지만, 업무가 한 곳에 모두 있지 않을 때는 팀과 공유하는 것이 어려울 수 있습니다. 이럴 때 좋은 업무 관리 툴이 유용합니다.