사후 검토(After Action Reviews, AAR)란?

해야 할 일이 많으면 전환 시간이 거의 없이 한 프로젝트에서 다음 프로젝트로 이동할 수 있습니다. 다른 사람들은 마감일을 준수하기 위해 여러분에게 의존합니다. 즉, 업무를 계획대로 진행하기 위해 신속하게 업무를 수행해야 합니다. 하지만 마감 기한을 맞추는 것보다 더 중요한 것이 있습니다. 바로 프로젝트 성과입니다. 

최고의 성과를 내기 위해서는 되돌아볼 시간이 필요합니다. 이렇게 하면 과거의 프로젝트를 활용하여 향후 프로젝트를 개선할 수 있습니다. 사후 검토(After Action Reviews, AAR)는 프로젝트 간 전환을 제공하고 계획대로 진행되는 일과 그렇지 않은 일을 평가할 수 있는 순간을 제공합니다.

사후 검토란 무엇인가요?

사후 검토(AAR)는 프로젝트나 이벤트를 요약하여 어떤 일이 일어났는지, 왜 그런 일이 일어났는지, 어떻게 개선할 수 있는지 이해하는 데 사용되는 도구입니다. 올바르게 사용하면 프로젝트와 팀의 강점이나 우려 사항을 강조할 수 있습니다. 

AAR은 다음과 같은 인사이트를 제공합니다.

• 팀 커뮤니케이션: 팀이 업무를 효과적으로 수행할 수 있는 방식으로 커뮤니케이션하고 있나요?

• 활용률: 마감일까지 작업을 완료할 수 있는 팀원이 충분한가요?

• 프로젝트 리소스: 프로젝트 결과물을 생산하기 위해 충분한 리소스를 사용할 수 있고 올바르게 할당했나요?

• 역할 및 책임: 팀원이 자신의 역할과 책임을 올바르게 수행하고 협력하여 업무를 수행하고 있나요?

AAR은 프로젝트가 끝날 때 수행되며, 유사한 워크플로나 기능으로 향후 프로젝트를 개선하는 것이 목적입니다. 예를 들어, AAR을 통해 전략이 부실하여 팀이 리소스를 할당하는 데 어려움을 겪었다는 사실을 알게 된다면 향후 프로젝트를 위해 새로운 할당 전략을 개발할 수 있습니다.

AAR의 4가지 부분은 무엇인가요?

사후 검토는 프로젝트 워크플로처럼 취급할 수 있는 네 부분으로 구성된 프레임워크입니다. 프레임워크의 각 단계에는 실행 가능한 성찰과 개선을 용이하게 하는 고유한 단계가 있습니다. 

AAR의 네 가지 단계는 다음과 같습니다.

1. 디자인: AAR의 주요 세부 정보를 식별합니다.

2. 준비: 프로젝트에 대한 리서치를 수집하고 AAR 활동을 계획합니다.

3. 실행: AAR에 대한 성찰과 분석에 대해 자세히 알아봅니다.

4. 배포: 결과를 분류하고 보고서를 작성하고 실행 계획을 수립합니다.

아래 단계에 따라 AAR의 각 단계를 자세히 살펴보고 프로젝트의 전반적인 성과에 대한 인사이트를 얻으세요. 

1. 디자인

디자인 단계는 AAR에 구조를 부여할 수 있는 기회입니다. 프로젝트는 여러 부분으로 구성되어 있으므로 개선 방법을 찾을 때 어떤 접근 방식을 취할지 파악하는 것이 중요합니다. 

범위와 목표를 정의하세요.

AAR에서 모든 팀원, 이해관계자, 예산 항목, 마일스톤을 분석할 필요는 없습니다. AAR에서 최대한의 인사이트를 얻으려면 범위를 정의하고 달성하고자 하는 주요 목표를 설정하세요. 검토 프로세스를 시작할 때는 찾고자 하는 것이나 얻고자 하는 교훈에 대한 기본적인 아이디어를 가지고 있을 것입니다. 이러한 아이디어를 목표로 삼으세요. 

이해관계자 식별:

이해관계자는 사후 검토 프로세스에 참여하는 사람뿐만 아니라 얻는 인사이트의 영향을 받는 모든 사람입니다. 여기에는 팀원, 고객, 해당 프로젝트의 이해관계자, 프로젝트 경영진이 포함될 수 있습니다. AAR을 진행할 때 이 사람들을 염두에 두면 다양한 관점을 얻을 수 있습니다. 

2. 준비

준비 단계에서는 AAR 프로세스의 대부분을 수행하기 위해 정보와 자료를 수집합니다. 이 단계에서는 설계 단계에서 식별한 프로젝트의 부분을 분석할 때 어떤 활동과 질문을 할지에 대해 팀과 논의해야 합니다.

리서치 실시:

준비 단계의 리서치 부분에는 팀이 AAR의 다음 단계에서 질문에 답할 수 있도록 프로젝트 자료를 수집하는 것이 포함됩니다. 팀이 프로젝트의 예산과 리소스를 관리하는 방식에 AAR을 집중하는 경우, 예산 제안서에 액세스하고, 사용된 공급업체를 조사하고, 구매 영수증과 예산 커뮤니케이션 로그를 가져오는 것이 좋습니다.

워크숍 자료 수집:

팀은 문제의 AAR 프로젝트와 주제에 가장 적합한 워크숍 활동을 브레인스토밍할 수 있습니다. 더 큰 프로젝트 타임라인에서 문제점을 찾고 있다면 이벤트 스토밍이나 문제점 매핑이 도움이 될 수 있습니다. 이러한 활동을 하려면 화이트보드와 점착 메모지가 필요합니다. 또한 'What, So What, Now What?' 게임을 해볼 수도 있습니다. 많은 자료가 필요하지 않습니다. 이러한 성찰 모델은 팀이 해결책을 찾기 위해 여러 수준의 성찰을 거치는 데 도움이 됩니다.

3. 실행하기

실행 단계는 AAR 논의와 분석을 시작하는 단계입니다. 이 시점에서 AAR 세션에서 논의할 내용, 주제를 분석하는 방법, 관련자가 누구인지 파악해야 합니다.

워크숍 및 분석 수행:

• 두 번째 단계에서 수집한 자료를 사용하여 프로젝트 워크숍을 시작하세요. 이벤트 스토밍을 하는 경우, 점착 메모지로 가상의 타임라인을 따라 주요 이벤트와 작업을 배치합니다. 이벤트의 순서를 논의하고 타임라인을 따라 잠재적인 문제점을 식별하세요. 고충점 매핑을 하는 경우, 이러한 지점을 x축과 y축 그리드에 표시합니다. y축은 고충점, x축은 작업량을 나타냅니다. 

네 가지 주요 질문하기:

모든 AAR에서 답변해야 할 네 가지 주요 질문이 있습니다. 

1. 어떤 일이 일어날 것으로 예상했나요?

2. 실제로 어떤 일이 발생했나요?

3. 잘 진행된 점은 무엇이며, 그 이유는 무엇인가요?

4. 무엇을 어떻게 개선할 수 있나요?

이러한 질문에 답변함으로써 프로젝트 주제를 완전히 요약하고 개선 방법을 이해할 수 있습니다.

4. 보급

프로젝트 주제를 워크숍으로 다룬 후 네 가지 주요 질문에 답변했다면 이제 결과를 공유할 차례입니다. 마지막 단계는 정보를 요약하고 향후 실행 가능한 권장 사항을 제공하는 실행 후 보고서를 작성하는 것입니다. 

결론 도출:

작업 후 보고서를 작성하면 향후 프로젝트에서 참조할 수 있습니다. 이 보고서를 사용하여 잘된 점, 그렇지 않은 점, 취해야 할 시정 조치에 대한 결론을 도출할 수 있습니다. 예를 들어, 예산 제안서를 작성할 때 프런트엔드 조사를 충분히 하지 않아 예산을 초과했다는 결론을 내릴 수 있습니다.

실행 계획 만들기:

AAR을 마무리할 때, 앞으로 더 잘할 수 있는 방법에 대한 해결책을 제시하세요. 솔루션이 향후 모든 프로젝트에 적용되는 것은 아니지만, 더 높은 수준의 준비로 새로운 프로젝트에 참여하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 실행 계획에는 세부적인 예산 제안 계획 프로세스나 리소스 할당 전략이 포함될 수 있습니다.

많은 팀이 사후 검토와 배운 점 템플릿 또는 프로젝트 보고 템플릿 을 함께 사용하여 향후 프로젝트에서 인사이트를 쉽게 추적하고 재사용할 수 있도록 합니다.

작업 후 검토의 예시

다음은 소셜 미디어 캠페인 프로젝트에 대한 후행 검토의 예시입니다. 이 AAR 보고서는 팀이 프로젝트의 예산과 자원을 어떻게 처리했는지 검토합니다. 

이 후처리 검토 템플릿에는 팀이 AAR 구조를 살펴보고, 워크숍을 준비하고, 네 가지 주요 질문에 답할 수 있는 섹션이 있습니다. 

실행 후 검토 템플릿

다음 프로젝트를 위한 가이드로 아래의 후처리 검토 템플릿을 사용하세요.

이 문서는 회원님과 팀의 동반자로서 역할을 해야 합니다. 대면 또는 가상으로 AAR을 수행할 때, 질문에 답하고 해결책을 찾기 위해 해당 주제에 대해 적극적으로 논의하세요.

AAR의 이점

팀원에게 개선 방법을 알려주는 것보다 과거 프로젝트의 사례를 통해 개선 방법을 보여주는 것이 더 효과적입니다. 이를 보여줌으로써 솔선수범하고 팀과 신뢰를 쌓을 수 있습니다. 

AAR에서 얻은 인사이트를 실천에 옮기면 팀의 역동성과 함께 업무가 개선되는 것을 확인할 수 있습니다. 

AAR의 이점은 다음과 같습니다.

• 혁신에 영감을 줍니다: 팀이 이전에 실수가 발생한 부분을 이해하면 개선을 위한 창의적인 해결책을 도출할 수 있습니다.

• 더 나은 의사 결정으로 이어집니다: 시간을 들여 성찰하면 리더와 팀이 앞으로 나아가는 데 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

• 과거 실수 식별: AAR은 과거 프로젝트를 검토하고 실수나 잘못 처리된 문제점을 식별할 수 있는 기회를 제공합니다.

• 팀 시너지 창출: AAR의 워크숍 특성으로 그룹이 함께 협력하여 가치 있는 실행 계획을 수립할 수 있는 기회를 제공합니다. 이는 긍정적인 시너지입니다.

• 향후 프로젝트 개선: AAR의 궁극적인 목표는 향후 프로젝트를 개선하는 것입니다.

AAR을 사용하면 배울 수 있다는 것이 주요 이점입니다. 과거로부터 배울 때 미래를 위한 더 많은 기술을 습득할 수 있습니다. 지속적인 개선의 한 형태인 AAR은 과거의 비효율성을 제거하여 작은 변화를 만드는 데 도움이 되며, 이는 궁극적으로 크고 장기적인 개선으로 이어집니다.

업무 관리 소프트웨어로 AAR 촉진

팀 협업은 AAR에 매우 중요하며, 팀이 함께 개선하면서 서로에게 많은 것을 배울 수 있습니다. 프로젝트 보고를 간소화하려면 업무 관리 툴에 검토 템플릿과 후속 실행 계획을 배치하세요. 이렇게 하면 자료를 공유하고 프로젝트 정보를 쉽게 입력할 수 있습니다. Asana로 AAR 워크플로를 만들고 프로젝트가 얼마나 원활하게 개선되는지 확인하세요.