Cost control 101: Optimize your project expenses

Контроль затрат — важная часть любой финансовой стратегии. Как при мониторинге финансов компании оставаться в рамках бюджета? 

Как и в случае с личным бюджетом, можно использовать разные методы, например классифицировать расходы, определить области, на которые ваша команда тратит больше всего денег, и найти способы ограничить расходы в каждой из них. Успешное выполнение всех этих действий позволяет контролировать бюджет и увеличивать прибыль.

Основные принципы контроля затрат одинаковы для корпоративных и личных бюджетов. В этой статье мы объясним, что такое контроль затрат и как он вписывается в систему управления затратами. 

Что такое контроль затрат?

Контроль затрат — это выявление и сокращение расходов в целях повышения прибыли компании. Контроль затрат может осуществляться на уровне проекта или всей компании. В этой статье мы сосредоточимся на том, как можно применять процесс регулирования затрат к проекту или группе проектов.

Как менеджер проекта вы будете использовать контроль затрат, чтобы отслеживать план управления ресурсами и принимать меры, когда заметите перерасход. 

Инструмент отчётности также может быть полезен для определения того, когда вы превышаете бюджет проекта. Предположим, что внештатный дизайнер, которого вы привлекли к новому проекту, потратил на редактирование изображений гораздо больше времени, чем ожидалось. Как только вы определите эти затраты, вы можете принять решение о найме штатного дизайнера для вашего следующего проекта, чтобы снизить затраты и повысить эффективность.

Почему контроль затрат так важен?

Вашей команде трудно уложиться в объём работ или бюджет? Вот здесь и вступает в игру контроль затрат. Даже если ваша команда укладывается в бюджет, контроль затрат поможет вам еще больше сократить бюджет, что приведет к увеличению дохода. 

Он предоставляет аналитику общих расходов компании, показывая, какие области обходятся дороже всего и какие расходы возникают в этих областях. Контроль затрат может сначала осуществляться на уровне проекта, чтобы снизить затраты на отдельные проекты в надежде, что компания сможет увеличить общую прибыль. 

Ключевые факторы контроля затрат

Понимание ключевых факторов, влияющих на стоимость проекта, имеет важное значение для эффективного контроля затрат. Внедрение надёжной системы управления затратами и методов их контроля позволяет оптимизировать расходы по проекту и упростить рабочие процессы.

Давайте более подробно рассмотрим некоторые из наиболее важных факторов затрат:

Затраты на оплату труда

Затраты на оплату труда являются значительными в большинстве проектов. Они включают заработную плату, льготы и другие сопутствующие расходы на персонал, участвующий в проекте. Контроль затрат на оплату труда предполагает назначение нужного количества людей с соответствующими навыками и эффективное использование их времени.

Стоимость материалов

Материальные затраты также могут быть основным фактором расходов по проекту. Они включают сырьё, компоненты и любые другие физические элементы, необходимые для проекта. Эффективный контроль затрат требует тщательного планирования и мониторинга закупок и использования материалов, чтобы свести к минимуму отходы и перерасход.

Внедрение системы управления закупками и переговоры с поставщиками могут привести к значительной экономии средств.

Фактическая стоимость

Фактическая стоимость — это реальная сумма, потраченная на проект, в отличие от сметной или бюджетной стоимости. Отслеживание фактических затрат в режиме реального времени имеет ключевое значение для выявления отклонений от бюджета проекта и внесения необходимых корректировок для поддержания финансовой стабильности проекта.

Использование показателей учёта затрат и системы контроля затрат может помочь отслеживать фактические затраты и предотвращать их перерасход.

Отклонение затрат

Отклонение затрат — это разница между фактической и бюджетной стоимостью проекта или задачи. Анализ отклонений затрат помогает менеджерам проектов выявлять области, где затраты выше или ниже ожидаемых, чтобы они могли исследовать причины и предпринять корректирующие действия.

Регулярный анализ показателей эффективности затрат и их сравнение с базовыми показателями поможет удержать проект в рамках бюджета.

Рентабельность инвестиций (ROI)

ROI — это показатель рентабельности проекта или инвестиций. Он сравнивает сумму полученных или потерянных денег с первоначально инвестированной суммой. В рамках контроля затрат учёт рентабельности инвестиций помогает определить приоритетность расходов и обеспечить положительный финансовый результат проекта.

Эффективные меры и инициативы по контролю затрат могут улучшить итоговые результаты проекта и общие финансовые показатели.

Эффективные методы регулирования затрат

Контроль затрат может начинаться на более высоких уровнях компании, но часто переходит на уровень проекта. На уровне проекта можно оценить фактические затраты и эффективно управлять ими.

Чтобы лучше контролировать расходы в компании, попробуйте выполнить следующие пять шагов:

1. Планируйте бюджет

Первый шаг — спланировать бюджет, чтобы получить детальную оценку затрат и эффективно распределить ресурсы. Составление подробного плана проекта приведет к снижению отклонений по затратам или меньшему разрыву между первоначальным бюджетом и фактическими расходами. Шаблон бюджета поможет вам четко определить затраты с самого начала, упростив распределение ресурсов и отслеживание расходов по мере выполнения проекта.

При планировании бюджета учитывайте следующее:

• количество участников команды, необходимых для проекта;

• Предполагаемое время, необходимое для завершенного проекта

• Материалы, необходимые для проекта

При расчёте времени и материалов, необходимых для проекта, постарайтесь оставить в бюджете место для расширения. Всегда есть вероятность, что возникнут неожиданные риски, и вам придётся продлить сроки проекта или запросить дополнительные ресурсы.

2. Контролируйте все расходы

Следующий шаг к контролю затрат по проекту — это мониторинг расходов по мере их возникновения. Если вы заметите отклонения в затратах в реальном времени, вам будет проще предпринять корректирующие действия. Если вы не заметите, что превысили бюджет, пока проект не будет завершенный, то деньги уже будут потрачены. Всё, что вам останется, — это использовать эту информацию в качестве урока для будущих проектов. 

Хороший способ контролировать расходы во время проекта — установить важные этапы. На каждом важном этапе можно оценивать свои расходы и следить за тем, чтобы проект оставался в рамках бюджета. Если на каком-либо важном этапе вы заметите перерасход средств, можно будет определить, как сократить расходы в будущем.

3. Используйте системы контроля изменений

Важно установить чёткие цели проекта на этапе его планирования, но для их достижения может потребоваться процесс контроля изменений. 

Контроль изменений — это набор шагов, которые управляют любыми изменениями, поступающими от заинтересованных сторон в процессе реализации проекта. Это помогает предотвратить разрастание объёма, потому что вы можете быть готовы к изменениям по мере их возникновения и соответствующим образом корректировать проект. 

Этапы настройки системы контроля изменений:

• Инициирование: процесс контроля изменений начинается, когда заинтересованное лицо запрашивает изменение проекта. Фактический запрос может быть разным: от продления сроков до добавления новых ожидаемых результатов проекта. 

• Оценка. Менеджер проекта или руководитель отдела рассматривает запрос на предмет базовой информации, такой как необходимые ресурсы, влияние запроса и то, кому следует его передать. Если запрос на изменение проходит первоначальную оценку, он переходит на этап анализа.

• Анализ: на этапе анализа соответствующий руководитель проекта одобряет или отклоняет запрос. В некоторых случаях может существовать доска по управлению изменениями, которая отвечает за подтверждение любых изменений. Руководитель проекта утверждает или отклоняет запрос и уведомляет команду. В зависимости от размера проекта руководитель проекта также может задокументировать изменение в журнале изменений, чтобы все заинтересованные стороны проекта были в курсе.

• Внедрение: внедрение изменений будет выглядеть по-разному в зависимости от того, на какой стадии находится проект, но обычно оно заключается в обновлении хронологий и ожидаемых результатов проекта, а также в информировании его команды. Нелишним будет оценить область проекта и убедиться, что любые изменения в сроках не окажут существенного влияния на запланированные цели. 

• Закрытие. После того как запрос был задокументирован, распространён и исполнен, его можно закрывать. Полезно иметь официальный план закрытия, чтобы все участники команды знали, где хранится информация, и могли обратиться к ней в будущем.

Когда вы правильно контролируете изменения в своих проектах, у вас больше шансов контролировать и расходы. Точное прогнозирование бюджета и успеха проекта требует тщательного управления от начала до конца. На этом пути всегда будут неизбежные сбои, но наличие систем для подготовки к этим отклонениям может иметь решающее значение. 

4. Управляйте своим временем

Управление временем — важный метод контроля затрат, поскольку увеличение общей продолжительности проекта приводит к росту его стоимости. Соблюдение предполагаемого графика проекта — один из лучших способов удержаться в рамках бюджета. 

Внедрите стратегии управления временем, чтобы повысить продуктивность и помочь команде завершить работу вовремя и в рамках бюджета. 

Вот несколько советов по управлению временем:

• Таймбоксинг : стратегия управления временем, ориентированная на достижение целей путём выполнения работы в ограниченных временных рамках. Например, если вам нужно написать статью для блога, можно будет создать двухчасовое окно на составление наброска. Затем, после перерыва, можно будет создать ещё одно трёхчасовое окно для работы над первым черновиком.

• Принцип блокирования времени похож на стратегию таймбоксинга, но вместо планирования конкретного времени под каждую отдельную задачу применяется блокировка определённых периодов в своём Календаре, отведённых на выполнение той или иной работы.

• Метод помидора: как и в случае таймбоксинга и блокирования времени, метод помидора помогает выполнять работу в короткие сроки с перерывами между рабочими сеансами. Работайте по 25 минут, а затем делайте пятиминутные перерывы четыре раза. После четвёртого интервала сделайте перерыв подольше, от 20 до 30 минут.

• Съешьте лягушку: как говорил Марк Твен, «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Стратегия управления временем по методу поедания лягушки берёт начало от этой цитаты и призывает решать крупные и сложные задачи, прежде чем приступать к менее важной или менее срочной работе.

• Принцип Парето. Его часто называют «правилом 80/20», поскольку он основан на одном основополагающем правиле: на выполнение 80% работы вы тратите 20% времени. Если 80% задач удастся закончить относительно быстро, то на выполнение оставшихся 20% работы у вас будет 80% рабочего времени.

• Доведение дел до результата (GTD): Дэвид Аллен изобрел этот метод в начале 2000-х годов. По мнению Аллена, в качестве первого шага на пути к достижению поставленных целей сначала нужно зафиксировать все актуальные дела. Поручив это инструментам управления задачами и тем самым высвободив ресурсы мозга, вы сможете сосредоточиться на реальных действиях, а не на запоминании того, что нужно сделать.

Может показаться нелогичным сосредотачивать внимание на продуктивности, когда речь идёт о контроле затрат, но эффективность проекта лежит в основе денежного потока. Если ваша команда не продуктивна, ваш проект не будет выполнен в срок. Если проект не будет выполнен в срок, это будет стоить больше денег. Если ваш проект стоит больше денег, у вашей компании меньше денежный поток.  

5. Отслеживайте освоенную стоимость

Отслеживание освоенного объёма поможет вам спрогнозировать финансовый результат проекта. Этот метод контроля затрат требует некоторых знаний в области бухгалтерского учёта, но он может помочь вам понять, когда возникнут переменные затраты, и в конечном итоге предотвратить отклонения в будущих проектах.

Освоенная стоимость — это объём работы, фактически завершенный в рамках проекта. Чтобы отслеживать освоенную стоимость и видеть, успеваете ли вы за графиком, нужно умножить процент завершенной работы на бюджет проекта. Чтобы отслеживать освоенную стоимость, выполните следующие действия:

• Шаг 1. Определите, насколько завершено каждое задание, в процентах.

• Шаг 2. Определите плановую стоимость (PV) или заложенную в бюджет стоимость запланированных работ. Это утверждённый бюджет, выделенный на выполнение запланированных работ.

• Шаг 3. Определите освоенную стоимость (EV) или заложенную в бюджет стоимость выполненных работ. Это фактически завершённая часть задачи. 

• Шаг 4. Определите фактическую стоимость (AC) или фактическую стоимость выполненных работ. Это сумма, потраченная на уже выполненную работу.

• Шаг 5. Рассчитайте отклонение затрат (CV), вычитая заработанную стоимость из фактических затрат (CV = EV – AC).

• Шаг 6. Скомпилируйте результаты.

Первые три шага требуют сбора информации о затратах по проекту, а последние три — расчётов и анализа. Отклонение затрат отражает состояние затрат по проекту. 

При контроле затрат CV является показателем, который уведомит вас, если ваш проект работает со скоростью, соответствующей его бюджету. Отрицательное значение CV указывает на то, что проект превышает бюджет.

Методы контроля затрат

Существуют различные методы и приёмы контроля затрат, используемые для оценки, мониторинга и управления расходами по проекту. Ниже приводятся некоторые из самых распространённых методов регулирования затрат.

Факторная оценка

Этот метод предполагает оценку затрат на основе исторических данных аналогичных проектов. Для расчёта ожидаемых затрат используются такие факторы, как размер, сложность и продолжительность проекта. Факторная оценка — это быстрый способ получить приблизительное представление о затратах, но он может быть не таким точным, как другие методы.

Использование шаблонов и инструментов оценки затрат может помочь упростить процесс факторной оценки.

Параметрическая оценка

Параметрическая оценка использует статистическое моделирование для оценки затрат на основе ключевых параметров проекта. Этот метод предполагает определение основных факторов затрат и создание математической модели, которая связывает их с общими затратами. Хотя параметрическая оценка сложнее факторной, она может быть более точной, особенно для крупных проектов.

Внедрение параметрической оценки в процесс контроля затрат может повысить точность прогнозирования.

Количественный фактор

Количественные факторы — это измеримые аспекты проекта, которые могут влиять на фиксированные затраты, например количество участников команды, объём необходимых материалов или продолжительность выполнения конкретных задач. Анализ этих количественных факторов может помочь в более точной оценке и контроле затрат.

Использование программного обеспечения для контроля затрат и систем бухгалтерского учёта позволяет автоматизировать отслеживание и анализ количественных факторов, что приводит к более эффективному контролю затрат.

Оценка на основе ресурсов

Этот подход предполагает разбивку проекта на отдельные задачи и ресурсы, необходимые для каждой из них. Он предполагает оценку количества каждого ресурса (например, человеко-часов, материалов, производственных затрат) и умножение на удельную стоимость этого ресурса.

Оценка на основе ресурсов может быть очень точной, но требует детального планирования проекта. Интеграция оценки на основе ресурсов в жизненный цикл управления проектами может помочь оптимизировать распределение ресурсов и контролировать затраты.

Удельная ставка

Метод удельных ставок позволяет рассчитать производственные затраты на основе стоимости единицы работы, например, стоимости часа труда или единицы материала. Этот метод прост и может быть полезен для проектов с повторяющимися задачами или чётко определёнными удельными затратами.

Внедрение стратегий контроля затрат на основе удельных ставок помогает отслеживать и контролировать переменные затраты, связанные с производством и другими расходами предприятия.

Примеры контроля затрат

Реальные примеры эффективного контроля затрат демонстрируют, как компании могут успешно управлять расходами и поддерживать рентабельность своих проектов. Изучая эти примеры, мы можем извлечь ценные уроки и лучшие практики, которые можно применять в различных отраслях и типах проектов.

Пример 1. Оптимизация производственных затрат

Перед крупной строительной компанией стояла задача завершенного строительного проекта стоимостью в несколько миллионов долларов в рамках ограниченного бюджета. Чтобы обеспечить эффективное управление затратами, команда:

• Использовала оценку на основе ресурсов для создания подробного бюджета проекта.

• Назначила специалиста по контролю затрат для ежедневного мониторинга расходов по проекту.

• Проводила еженедельные совещания по анализу затрат для анализа финансовых показателей и принятия решений на основе данных.

Результаты оказались впечатляющими:

• Проект был завершенный с экономией 5% от первоначального бюджета.

• Детальное отслеживание затрат позволило команде быстро выявлять и решать проблемы.

• Регулярное общение и совместная работа позволили всем оставаться в курсе дел и нести ответственность.

Пример 2. Управление регулярным перерасходом средств по проектам 

Компания среднего размера, занимающаяся разработкой программного обеспечения, столкнулась с частым перерасходом средств по своим проектам. Чтобы решить эту проблему, они:

• Внедрила гибкие методологии, разбив проекты на более мелкие и управляемые «спринты».

• Внедрила регулярные встречи по обзору спринта для отслеживания хода работ, обсуждения проблем и анализа финансовых показателей.

• Инвестировала в обучение менеджеров проектов гибким процессам управления финансами.

Результаты оказались впечатляющими:

• В течение первого года компания снизила средний перерасход средств с 20% до менее чем 5%.

• Проекты стали более предсказуемыми и простыми в управлении, что повысило удовлетворённость клиентов.

• Команда стала более адаптируемой и быстро реагировала на изменения.

Эти примеры контроля затрат показывают, что управление затратами требует детального планирования, регулярного мониторинга, чёткого общения и готовности адаптироваться по мере необходимости. Внедрив эти практики в процессы управления проектами, компании могут улучшить свои финансовые показатели и повысить ценность для своих клиентов.

Как улучшить контроль затрат в вашем Business

Для улучшения контроля затрат в вашем Business требуется многогранный подход, включающий планирование, мониторинг, общение и постоянное совершенствование. Ниже перечислены некоторые шаги, которые можно предпринять для улучшения контроля затрат в вашей организации:

• Четко определите область проекта и цели, чтобы избежать разрастания объема и ненужных затрат. Убедитесь, что все заинтересованные стороны согласны с тем, что входит в проект, а что нет.

• Создавайте подробные и точные бюджеты проектов, используя соответствующие методы оценки. Учитывайте все потенциальные затраты и предусматривайте непредвиденные расходы.

• Возложите ответственность за контроль затрат на конкретных участников команды и следите за тем, чтобы они выполняли свои обязанности. Убедитесь, что все понимают свою роль в управлении затратами.

• Внедрите системы для регулярного отслеживания и контроля фактических затрат по сравнению с бюджетом. Используйте эти данные для раннего выявления отклонений и оперативного принятия корректирующих мер.

• Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы автоматизировать и оптимизировать процессы контроля затрат. Это поможет сократить количество ошибок, сэкономить время и обеспечить прозрачность финансовых показателей проекта в режиме реального времени.

• Проводите постпроектные обзоры, чтобы определить извлечённые уроки и области для улучшения контроля затрат. Делитесь этой аналитикой со всей организацией, чтобы постоянно совершенствовать методы управления затратами.

• Обучите менеджеров проектов и членов команды методам контроля затрат и лучшим практикам. Инвестируйте в развитие навыков финансового управления своей команды.

• Формируйте культуру осознанности и ответственности за затраты во всей организации. Поощряйте всех думать о том, как их действия влияют на затраты по проекту, и вознаграждайте инициативы по экономии средств.

Помните, что эффективный контроль затрат — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс. Он требует постоянного внимания, дисциплины и готовности адаптироваться по мере изменения обстоятельств. Внедрив контроль затрат в свою организационную культуру и процессы, вы можете повысить рентабельность проекта, конкурентоспособность и общие финансовые показатели.

Контроль затрат и управление затратами

Люди часто путают контроль затрат с управлением затратами, но это разные термины, которые следует правильно определять и понимать. Контроль затрат — это небольшой процесс в рамках более крупной системы управления затратами. 

В то время как контроль затрат включает в себя определение и сокращение расходов для увеличения прибыли, управление затратами — это общий процесс оценки, составления бюджета и контроля затрат по проекту.

В управлении затратами вашей компании, скорее всего, задействовано много людей. В зависимости от размера вашей команды, над планированием ресурсов и составлением бюджета могут работать разные люди. 

Чтобы правильно контролировать затраты, команды должны отслеживать расходы на разных уровнях компании. Это позволяет тщательно анализировать каждую часть бюджета компании. 

Отслеживание и сокращение расходов по проекту с помощью контроля затрат

Мониторинг данных о затратах для снижения расходов по проекту — утомительный процесс, но управление затратами имеет решающее значение для рентабельности. 

Лучший способ управления затратами — просматривать всю необходимую информацию на кастомизируемой панели задач. Таким образом, вы можете использовать автоматизацию для управления проектами и контроля затрат в одном месте.

Часто задаваемые вопросы о важности контроля затрат

В чём разница между контролем затрат и их сокращением?

Контроль затрат предполагает управление расходами, чтобы проект оставался в рамках бюджета, в то время как снижение затрат направлено на активное сокращение расходов. Контроль затрат — это разумное расходование средств, а снижение затрат — это сокращение расходов в целом.

Как контроль затрат связан с качеством проекта?

Эффективный контроль затрат способствует повышению качества проекта, обеспечивая достаточные ресурсы для критически важных мероприятий, связанных с качеством. Однако следует избегать сокращения расходов способами, которые напрямую подрывают качество.

Какую роль играет общение в контроле затрат?

Четкое и регулярное общение жизненно важно для эффективного контроля затрат. Менеджеры проектов должны сообщать информацию о бюджете и эффективности затрат участникам команды, заинтересованным сторонам и клиентам. Члены команды должны сообщать о потенциальных проблемах с затратами или изменениях, которые могут повлиять на проект.

Может ли контроль затрат быть чрезмерным?

Чрезмерный или жёсткий контроль затрат может быть контрпродуктивным, приводя к недальновидным решениям, которые подрывают качество проекта, задерживают необходимую работу или демотивируют команду. Эффективный контроль затрат обеспечивает баланс между строгостью, необходимой для поддержания финансовой стабильности проекта, и гибкостью, позволяющей адаптироваться к меняющимся обстоятельствам.