Управление затратами по проекту: определение, этапы и преимущества

Когда речь идёт об управлении проектами, мало что важнее, чем контроль затрат. Особенно когда проект сложный, расходы могут стремительно расти быстрее, чем вы ожидаете. Менеджерам проектов необходимо активно управлять затратами, чтобы не выходить за рамки бюджета.

Что такое управление затратами?

Управление затратами — это процесс оценки, составления бюджета и контроля затрат по проекту. Процесс управления затратами начинается на этапе планирования и продолжается в течение всего срока реализации проекта, поскольку менеджеры постоянно анализируют, контролируют и корректируют расходы, чтобы гарантировать, что проект не выйдет за рамки утверждённого бюджета.

Почему управление затратами так важно?

Вы когда-нибудь задумывались о том, что происходит, когда проект значительно превышает бюджет? Последствия могут быть серьёзными — от напряжённых отношений с клиентами до финансовых потерь. Рассмотрим пример:

Перед небольшой командой разработчиков программного обеспечения была поставлена задача создать приложение для клиента. На полпути они поняли, что проект быстро превышает первоначальный бюджет. Они столкнулись с общей дилеммой: продолжить работу в соответствии с планом и покрыть дополнительные расходы или пересмотреть свой подход.

Внедрив строгие стратегии управления затратами, команда смогла определить области, в которых расходы стремительно росли. Они оптимизировали процессы управления проектами, определили приоритетность основных функций и пересмотрели условия с субподрядчиками. Такой подход не только позволил вернуть проект в рамки бюджета, но и улучшил рабочие отношения с клиентом, который оценил прозрачность и приверженность к созданию ценности.

Этот пример показывает, как эффективное управление затратами может превратить потенциально катастрофическую ситуацию в историю успеха.

Как создать план управления затратами

Управление затратами — это непрерывный и динамичный процесс. Однако в любом плане управления затратами можно найти четыре основных элемента или функции:

• Планирование ресурсов

• Оценка затрат

• Бюджетирование затрат

• Контроль затрат

Поскольку могут возникать новые расходы и корректироваться область проекта, специалисты по управлению затратами должны быть готовы выполнять все четыре функции в любой момент жизненного цикла проекта. Ваш рабочий процесс будет зависеть от потребностей проекта.

Ниже мы более детально рассмотрим каждый из этих четырёх элементов и объясним, что требуется от специалиста по управлению затратами на каждом этапе.

Планирование ресурсов

Самый первый шаг в любом процессе управления затратами — это планирование ресурсов, когда менеджер по затратам анализирует объём и спецификации проекта, чтобы выяснить, какие ресурсы потребуются для его реализации.

Ресурсом может быть что угодно, что помогает вам завершить проект, включая инструменты, деньги, время, оборудование и даже членов команды. Чтобы создать максимально точный план ресурсов, проконсультируйтесь непосредственно с руководителями команд и заинтересованными сторонами о том, какие ресурсы им понадобятся в ходе проекта. Люди с практическим опытом в каждом отделе проекта лучше понимают, какие ресурсы потребуются. 

Для этого вам понадобится следующее:

• Чётко поставленные цели проекта

• Дорожная карта проекта общего уровня или иерархическая структура работ (WBS) в зависимости от сложности проекта

• Предварительный план управления ресурсами

• Обоснование области проекта

Оценка затрат

Когда у вас будет список необходимых ресурсов, следующим шагом будет оценка их стоимости. Ключ к этому шагу — собрать как можно больше информации о ценах, чтобы можно было сделать обоснованную оценку затрат.

Для материальных ресурсов, таких как инструменты, расходные материалы и оборудование, получите реальные ценовые предложения от продавцов, чтобы обосновать свою смету. Использование программного обеспечения для управления запасами может упростить этот процесс, предоставляя данные о ценах и информацию о поставщиках в режиме реального времени.

Чтобы получить реалистичное представление о стоимости работ, запросите расценки у нескольких потенциальных подрядчиков. Помните, что между моментом составления сметы и моментом приобретения этих элементов может пройти некоторое время, поэтому следует предусмотреть запас на случай роста цен. 

Помимо создания резерва для каждой отдельной статьи затрат, вам также необходимо добавить буфер в размере 5–10% от общей суммы затрат для покрытия непредвиденных расходов. Если вы впервые работаете с этой командой, узнайте, составлял ли предыдущий менеджер по затратам отчёты о бюджете по завершении прошлых проектов. 

Вы можете посмотреть, насколько окончательные затраты предыдущих проектов отклонились от первоначальных оценок, и использовать эти данные о затратах в качестве оценки, чтобы определить, какую маржу вам нужно включить в свой отчет о сметной оценке.

На этапе оценки вам понадобится следующее:

• график проекта или диаграмма PERT, в зависимости от сложности проекта;

• Список ожидаемых результатов проекта

• Чётко определённые показатели успешности

Бюджет затрат

Теперь, когда у вас есть общие оценки потребностей проекта и требований к ресурсам, можно приступать к работе над бюджетом проекта. Бюджет проекта — это подробный план того, сколько вы планируете потратить в ходе проекта, на что и когда. 

В зависимости от сложности проекта, «когда» может существенно повлиять на стратегию управления затратами. Для многолетних проектов можно указать распределение затрат, чтобы в первый год было потрачено не более 30% бюджета и т. д. Это поможет предотвратить перерасход средств в будущем.

На этом этапе вам понадобятся:

• Документ о бюджете проекта 

• Анализ заинтересованных лиц проекта

Контроль затрат

Основная часть процесса управления затратами состоит из контроля затрат. Это процесс регистрации и учёта затрат по мере выполнения проекта, внесения корректировок и оповещения заинтересованных сторон о возникающих проблемах. Цель этапа контроля затрат — сравнить фактические затраты по проекту с первоначальными бюджетами и сметой и предпринять меры, чтобы проект оставался как можно ближе к плану.

Частота, с которой вы будете это делать, зависит от вашего проекта. Иногда вам нужно будет просматривать затраты в реальном времени. В других случаях можно делать это ежемесячно или даже ежеквартально. По мере необходимости делитесь обновлениями о затратах в отчётах о статусе проекта, чтобы вся команда проекта была в курсе происходящего.

Имейте в виду, что любые изменения в области проекта повлияют на его бюджет и затраты, поэтому внимательно следите за расползанием границ проекта. Если стоимость проекта слишком сильно отличается от запланированной, сообщите об этом заинтересованным сторонам, чтобы вы могли заранее составить план действий.

На этом этапе вам понадобятся:

• Инструмент для управления проектами

• Инструмент для универсальной отчётности

Учёт затрат после завершения пр��екта

После завершения проекта приходит время рассчитать отклонение затрат и оценить, насколько ваш проект отклонился от первоначального бюджета и сметы. Какова общая стоимость проекта? Как ваши фактические затраты соотносятся с предполагаемыми? 

Успешный проект завершается с бюджетом, близким к прогнозируемому (но не превышающим его). Если вы потратили слишком много денег, то либо недооценили бюджет проекта, либо у вас было слишком много непредвиденных расходов. В этом случае проведите совещание по итогам проекта, чтобы оценить, почему это произошло, и предотвратить это в будущем.

С другой стороны, тратить слишком мало из бюджета тоже не идеально. Вы не просто так оценивали эти затраты, и если вы значительно ушли в минус, то ваш процесс составления бюджета был неточным. Запишите эту информацию в качестве исторических данных и учитывайте её при реализации будущих проектов, чтобы повысить точность оценки затрат.

Как рассчитать затраты по проекту

Чтобы проект оставался прибыльным и не выходил за рамки бюджета, важно иметь чёткое представление о том, как рассчитывать затраты. 

У менеджеров проектов есть множество методов управления затратами, и выбор лучшего из них зависит от конкретных потребностей и объема вашего проекта. Учитывайте такие факторы, как сложность проекта, предсказуемость задач, ожидания клиентов и уровень гибкости, необходимый для достижения целей по затратам и эффективности.

Почасовая оплата

Расчёт затрат по проекту на почасовой основе предполагает оплату объёма выполненной работы, измеряемого в часах. Этот метод особенно эффективен для проектов с гибким или неопределенным объемом работ, поскольку он обеспечивает адаптируемость по мере выполнения проекта. 

Например, рассмотрим проект по разработке программного обеспечения. Стоимость команды разработчиков рассчитывается исходя из количества часов, затраченных на проект. Если команда работает 100 часов в месяц по ставке 100 долларов в час, стоимость проекта за этот месяц составит 10 000 долларов. Этот метод обеспечивает гибкость и позволяет эффективно учитывать изменения в объёме работ по проекту.

Фиксированная ставка

Фиксированная ставка или фиксированная цена предполагает предварительное согласование общей стоимости проекта. Этот метод идеально подходит для проектов с чётко определённым объёмом и результатами. Это дает обеим сторонам четкое представление об общей стоимости.

Представьте себе маркетинговую кампанию. Агентство и клиент договариваются о фиксированной цене в размере 20 000 долларов США за всю кампанию. Эта цена охватывает все аспекты проекта, от планирования до выполнения. Преимущество здесь заключается в предсказуемости бюджета, поскольку клиент точно знает, сколько будет стоить проект, независимо от затраченного времени и ресурсов.

Затраты плюс

Метод «затраты плюс» предполагает взимание фактических затрат на проект плюс наценку или дополнительную плату. Этот подход часто используется в долгосрочных проектах, где затраты невозможно точно оценить в самом начале. Он обеспечивает покрытие всех затрат по проекту и включает в себя маржу прибыли.

Например, в строительном проекте подрядчик взимает плату за фактические затраты (например, материалы и рабочую силу) плюс фиксированный процент в качестве прибыли. Если затраты на материалы и рабочую силу составляют 50 000 $, а согласованная наценка — 20 %, общая сумма, которую заплатит клиент, составит 60 000 $. Этот метод управления затратами согласовывает интересы клиента и подрядчика, поскольку обе стороны стремятся к оптимальной эффективности затрат.

Ценообразование на основе ценности

Ценообразование на основе ценности фокусируется на ценности или выгоде, которую получает клиент, а не на стоимости самого проекта. Этот метод оценки идеально подходит для проектов, в которых результат имеет высокую воспринимаемую ценность независимо от фактической стоимости реализации.

Рассмотрим сценарий, в котором консалтинговая фирма помогает клиенту увеличить годовой доход. Если стратегии консультанта приведут к увеличению выручки на 1 миллион долларов, консультант может взимать плату в размере, например, 10% от этой суммы, то есть 100 000 долларов. Ценообразование на основе ценности гарантирует, что цена будет отражать реальную ценность.

Эффективные методы управления затратами по проектам

Одной из самых постоянных проблем, с которыми сталкиваются команды в различных отраслях, является контроль и предотвращение перерасхода бюджета. Это не только истощает финансовые ресурсы, но и может привести к снижению качества, срыву сроков и даже провалу проекта. 

Эффективное управление затратами — ключ к решению этой проблемы, поскольку оно гарантирует, что проекты будут реализованы в рамках выделенных бюджетов при сохранении высоких стандартов качества и эффективности.

Выбор лучшего метода управления затратами — ключ к решению этих финансовых проблем. Для дальнейшей оптимизации затрат команды могут использовать автоматизацию, программное обеспечение для управления и панели задач, которые предлагают анализ затрат в режиме реального времени, денежный поток и визуализацию будущих затрат. В конечном итоге это будет способствовать успеху вашего проекта.

Оценка сверху вниз

В рамках нисходящей оценки сначала определяется общая стоимость проекта, а затем из этой суммы вычитаются отдельные затраты. Этот подход полезен на ранних этапах планирования проекта, когда подробная информация ещё недоступна. Он позволяет быстро получить приблизительное представление о стоимости проекта.

Например, в новом проекте по разработке программного обеспечения менеджер проекта может оценить общую стоимость проекта в 200 000 долларов США на основе предыдущих аналогичных проектов. Затем эта общая стоимость разбивается на более мелкие сегменты, такие как проектирование, кодирование, тестирование и развертывание, на каждый из которых выделяется часть общего бюджета. Этот метод эффективен для создания предварительного фреймворка затрат и принятия решений на ранних этапах проекта.

Восходящая оценка

Оценка снизу вверх — это обратная сторона подхода сверху вниз. Сначала оцениваются отдельные задачи или компоненты проекта, а затем они суммируются для получения общей стоимости проекта. Этот метод оценки более точен и надежен, особенно для проектов с четко определенным объемом работ, поскольку он учитывает подробную информацию о затратах.

Рассмотрим строительный проект, в котором каждая часть, например закладка фундамента, возведение каркаса, водопроводные и электромонтажные работы, оценивается индивидуально на основе подробного анализа. После оценки всех этих компонентов затраты суммируются для определения общего бюджета проекта. Восходящая оценка идеально подходит для команд, которым необходим точный контроль над каждым аспектом затрат по проекту.

Управление освоенным объемом

Управление освоенным объёмом (EVM) — это сложный подход к управлению затратами, который сочетает в себе измерения эффективности проекта с точки зрения объёма, графика и стоимости. EVM обеспечивает всестороннее представление о ходе выполнения проекта и его соответствии первоначальному плану.

Например, в крупном инфраструктурном проекте EVM будет использоваться для отслеживания следующего: 

• Бюджетная стоимость запланированных работ (BCWS)

• Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР)

• Сметная стоимость выполненных работ (BCWP) 

Сравнивая эти цифры, менеджеры проектов могут оценить эффективность затрат и при необходимости принять корректирующие меры.

Трехточечная оценка

Трёхточечная оценка используется для определения более реалистичной оценки с учётом трёх сценариев: 

1. Самый оптимистичный (наилучший вариант) 

2. Самый пессимистичный (наихудший вариант) 

3. Наиболее вероятный 

Этот метод управления затратами предусматривает ряд возможных результатов, которые могут повысить предсказуемость и экономическую эффективность проекта.

Возьмём, например, проект по разработке нового продукта. Менеджер проекта может предположить, что этап проектирования займет 30 дней (оптимистичный), 45 дней (наиболее вероятный) или 60 дней (пессимистичный). Используя эти три точки, он рассчитывает среднюю или средневзвешенную продолжительность, которая помогает установить реалистичные сроки и бюджеты.

Часто задаваемые вопросы об управлении затратами

Каков первый шаг в управлении затратами по проекту?

Первым шагом в управлении затратами по проекту является определение базового уровня бюджета. Это включает в себя определение всех потенциальных затрат и ресурсов, связанных с проектом, включая оплату труда, материалы, оборудование и любые другие расходы. Создание базового плана имеет важное значение, поскольку он обеспечивает фреймворк для мониторинга и контроля расходов в течение жизненного цикла проекта.

Каковы 5 функций управления затратами?

Пять ключевых функций управления затратами:

1. Оценка затрат: определение общей стоимости, необходимой для завершенного проекта.

2. Бюджетирование затрат: распределение общей сметы по отдельным элементам работ для создания базового уровня для измерения производительности.

3. Контроль затрат: мониторинг расходов по проекту и реализация мер по удержанию затрат в рамках утверждённого бюджета.

4. Управление денежным потоком: обеспечение достаточного денежного потока для удовлетворения потребностей проекта, что имеет решающее значение для поддержания его динамики.

5. Управление закупками: управление закупками товаров и услуг, обеспечивающее получение всего необходимого по наилучшей возможной цене и в соответствии с потребностями проекта.

Что такое управление затратами в управлении проектами?

Управление затратами в управлении проектами — это процесс планирования, оценки, составления бюджета и контроля затрат с целью завершения проекта в рамках утверждённого бюджета. Оно включает в себя непрерывный процесс измерения и мониторинга деятельности и расходов по проекту, а также внесение необходимых корректировок для обеспечения эффективного использования финансовых ресурсов проекта. 

Повышение эффективности проекта с помощью управления затратами

Управление затратами состоит из множества динамичных компонентов. Но если ваша команда имеет представление о затратах по проекту, вы можете предотвратить перерасход средств и каждый раз завершать проект в рамках бюджета.