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摘要
若您曾經為規劃專案任務或持續追蹤相依性而苦惱，PERT 圖表可以幫助您解決這個問題。PERT 圖表又稱為 PERT 圖，是一種用於排定、組織和規劃專案中任務的工具。
PERT 即計劃評估與審核技術 (Program Evaluation and Review Technique)，可針對專案時間軸提供可視化表示方式，並詳列出單獨的任務。這類圖表與甘特圖類似，但結構不同。此圖表顯示從專案開始日期到結束日期的步驟。在本文中，我們將介紹這五個步驟、向您展示一個範例，並解釋如何有效運用 PERT 圖表來發揮您的優勢。
PERT 圖表如何發揮作用
PERT 圖表是一種網路圖工具，將專案任務對應為節點，並使用箭頭將其連結，以顯示相依性。這種視覺化方法可協助專案經理建立切合實際的排程、估計時間軸，並在工作開始前向專案關係人傳達計劃。
建立類似 PERT 圖表的專案藍圖，可有助於完成一些專案規劃活動，其中包括：
從領導層處取得排程與時間軸簽核
向專案關係人傳達專案目標
可視化規劃複雜專案及其相依性
預估完成單獨任務所需的時間
若要充分利用您的 PERT 圖表，首先需要瞭解完成圖表所需的步驟，以及如何可視化繪製您的圖表。
PERT 圖表的沿革與起源
計劃評核術 (PERT) 是美國海軍在 1950 年代末發展出來的，用來管理複雜的 Polaris 導彈專案。其目標是簡化具有許多變動部分的大型計劃的規劃和排程。
PERT 與關鍵路徑法 (CPM) 同時創建，在繪製任務相依性方面有著類似的重點。儘管早期團隊以手繪方式製作 PERT 圖表，但如今已改用軟體建立，使其成為管理時間軸不確定的複雜工作的現代團隊不可或缺的工具。從航太工程到軟體開發，PERT 持續在各產業中協助團隊掌握專案排程。
什麼是寬裕時間 (Slack/Float)？
在 PERT 分析中，寬裕時間 (又稱浮時) 是指某項任務可以延遲多久，而不會影響整體專案的完成日期。計算方式為該任務的最晚開始時間減去最早開始時間。
寬裕時間為零的任務位於關鍵路徑上，這代表任何延遲都會直接推遲整個專案。辨識這些零寬裕任務可協助專案經理優先分配資源，並將注意力集中在最關鍵的工作上。相對地，擁有正值寬裕時間的任務則提供一定程度的排程彈性。
試用 Asana 與 Lucidchart 的整合如何製作 PERT 圖表
若您想提前完成期限，建立 PERT 圖就是最佳方式。本指南將逐步引導您建立 PERT 圖表，以便您輕鬆以視覺化方式呈現每個任務、相依性和期限。
1. 明確專案任務
建立 PERT 圖表的第一步是專案啟動與規劃階段，在此階段中，您要定義將塑造時間軸的關鍵專案任務。在表明任務的相依性之前，請花點時間收集必要的詳細資料，例如：
及早奠定這個基礎，可確保您在繼續推進之前，已做好準備連結相依任務，並建立明確的專案範疇。
2. 定義任務相依性
任務相依性即必須先完成的任務或里程碑，才能開始手頭上的任務。相依任務是 PERT 方法的核心部分，通常被稱為邏輯順序，且常用於工作細目結構中。
建立相依性有助於正確追蹤工作，確保任務已完成，並建立清晰的溝通，尤其是針對複雜的專案。若沒有明確定義的相依性，就很難規劃時間軸並預估整體專案持續時間。
PERT 圖表會以連結任務並為其編號的方式可視化相依性。雖然不像工作細目結構那麼詳細，但它提供了任務關係和所需工作的清晰概述。
請閱讀：職場有效溝通的 12 個提示3. 連結專案任務
任務相依性建立後，請透過連結專案任務來開始建立您的 PERT 圖表。這些連結方式包括以箭頭表示任務，以節點表示事件或里程碑。
例如，在您的節點 (以帶數字的圓圈或方形表示) 中放置上層事件，同時畫出任務箭頭表示完成事件所需的相依性。這種網路圖版面配置提供一種簡單的結構，便於專案關係人輕鬆理解。
在某些情況下，您可能會需要加入虛擬活動 (Dummy Activity)，以虛線箭頭表示。虛擬活動不代表實際工作，而是用來正確呈現任務之間的邏輯相依關係，確保圖表準確反映專案流程。
4. 預估專案時間範圍
此時需要使用關鍵路徑法 (CPM)以及 PERT 方程式預估整體專案時間範圍。關鍵路徑即成功完成整個專案所必須完成任務的最長序列。
目標是找到最長的任務序列，以預估最短的專案持續時間。PERT 分析中的時間預估基於：
樂觀預估時間： 完成任務所需耗費的最短時間。
悲觀預估時間： 完成任務所需耗費的最長時間。
最有可能的預估時間： 完成任務所需耗費的最合理時間長度。
使用 PERT 計算，您可以透過 PERT 公式預估任務持續時間和完成時間。PERT 公式如下：
預期時間 = (O + (4 × M) + P) ÷ 6
可以使用分鐘、小時、天甚至是週來衡量。
PERT 計算範例：
例如，若某個任務的樂觀預估時間為 30 分鐘，悲觀預估時間為 60 分鐘，最有可能的時間長度是 45 分鐘，則計算方式為：
(30 分鐘 + (4 × 45 分鐘) + 60 分鐘) ÷ 6 = 45 分鐘。
完成每項任務的 PERT 估算後，沿著關鍵路徑將其相加，以確定整體專案時間軸。
5. 管理任務進度
建立 PERT 的最後一步就是管理進度，直到專案完成。這包括追蹤任務相依性、解決瓶頸，以及確保所有專案里程碑都能實現。
專案管理中的 PERT 圖表應隨變更發生而即時更新。搭配變更管控流程，有助於追蹤修改並維持清晰的溝通。
所有任務都已完成後，請在一處共用的位置封存專案材料，以便輕鬆存取過去的 PERT 分析範例。
閱讀：為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要PERT 圖表範例
現在，您已瞭解如何製作 PERT 圖表，不妨來建立您的專屬圖表。由於每個專案的複雜程度和時間範圍各不相同，因此您的 PERT 圖表可能會稍有不同。不過，核心結構仍維持不變。
若要開始，請依循以下步驟：
畫出標上數字的節點：這些代表主要專案事件，也稱為上層任務。完成後，這些節點將共同構成完整的專案。您的 PERT 圖表範例中任務數目可以是任意值，但 10 會是一個不錯的起點。
將您的節點與任務連結：使用箭頭來說明任務相依性。這些任務必須已完成，才能繼續推進每個里程碑。雖然您的 PERT 範例應有明確的開頭和結尾，但隨著相依性分支，中間可能會變得更加複雜。
附解答的 PERT 圖表範例
以下是一個 PERT 範例，以網站發佈專案為例，示範如何計算關鍵路徑。假設您的專案包含兩條主要路徑：
路徑 A：內容撰寫 (3 天) → 設計審核 (2 天) → 上線部署 (1 天) = 6 天
路徑 B：SEO 分析 (2 天) → 關鍵字優化 (2 天) → 上線部署 (1 天) = 5 天
路徑 A 是較長的序列 (6 天)，因此它就是關鍵路徑。路徑 B 上的任務則擁有 1 天的寬裕時間，代表它們可以略微延遲而不影響整體完成日期。
不同產業的 PERT 圖應用
PERT 圖表的應用範圍遠不止網站專案。在軟體開發專案管理中，團隊使用 PERT 圖表來規劃衝刺 (Sprint) 階段的任務順序，識別哪些開發工作必須先完成才能進入測試。
在建築工程領域，PERT 圖表可協助專案經理安排基礎施工、結構搭建和內部裝修的時程，確保每個階段的相依性都清楚明確，避免工期延誤。
PERT 圖表範本應包含哪些內容？
PERT 圖表範本通常包含幾個關鍵元素，有助於組織專案活動並將其可視化。這是常用術語及其定義的細目：
節點： 節點表示專案事件，即組成整個專案的主要部分。例如，在網站設計專案中，可使用節點表示新的標誌設計。
任務： 任務是完成節點所需的特定行動。例如，若某個節點表示新的標誌設計，則任務可能涉及建立三個標誌初稿。
相依性： 任務相依性表示任務之間的關係，這表示某一個任務必須已完成，另一個任務才能開始進行。例如，在撰寫文案並獲得核准之前，無法發佈登陸頁面。
不附資源的相依性： 有些相依性存在，但沒有直接的任務連結。例如，雖然產品發佈和登陸頁面可能是相關的，但它們不一定有特定的相依任務。
建立 PERT 圖表範本最簡單的方法是什麼？使用專案管理工具。它可協助您表明任務的相依性、密切關注專案時間軸，並在瓶頸造成延遲之前及時發現。
您也可以將 PERT 圖表範本與Lucidchart 等可視化工具配對。此外，許多團隊也使用 Excel、Visio 或其他線上繪圖軟體來建立 PERT 圖表。選擇合適的 PERT 圖軟體時，請考慮是否支援即時協作和與專案管理平台的整合。搭配 Asana 與 Lucidchart 的整合，您的團隊成員可以即時協作、調整專案排程，並讓所有事項保持進展順利。
試用 Asana 與 Lucidchart 的整合PERT 圖表對比甘特圖
PERT 圖表與甘特圖之間雖然有著幾項關鍵的差異，卻常常讓人混淆。以下是簡單比較：
功能 | PERT 圖表 | 甘特圖 |
視覺格式 | 流程圖 (網路圖) | 長條圖 (水平時間軸) |
最適合 | 規劃與時間預估 | 在執行期間追蹤任務 |
顯示相依性 | 是，作為主要重點 | 有限制 |
版面配置 | 具備彈性，可自訂 | 結構化、組織整理 |
使用時機 | 專案開始前 | 整個專案生命週期 |
決定哪一種適合自己時，可留意以下幾個關鍵功能：
PERT 圖表是一種流程圖，而甘特圖則是一種長條圖： 甘特圖採用傳統的長條圖方法。PERT 圖表不太結構化，而且會依專案而有不同的版面配置。
甘特圖更具組織性，而 PERT 圖表則更具自訂性： 甘特圖以更結構化的方式組織工作。PERT 圖表可以有簡單版面配置自訂的空間，更好地滿足高階專案的需求。
PERT 圖表可在專案開始前使用： 它們常用作專案啟動期間的可視化指南。專案經理隨後可使用甘特圖或工作細目結構在執行期間規劃任務。
甘特圖更常用於在專案生命週期中追蹤任務，而 PERT 圖表則更擅長在初始規劃階段進行時間規劃。兩者可分別使用，也可結合使用。
使用 PERT 圖表的時機
當您需要評估時間軸、識別資源需求或確定專案關鍵路徑時，請使用 PERT 圖表。以下是 PERT 為正確選擇的情況：
若要確定關鍵路徑： PERT 圖表其中一種區別於其他方法的重要功能，就是其確定專案關鍵路徑的能力。將專案整體時間軸可視化時，這一點尤為重要。
評估資源： 藉助 PERT 獨一無二的功能，您可以輕鬆顯示哪些任務需要資源，哪些任務不需要。此舉可透過在早期取得這類資訊並使其可存取，節省您與專案關係人的時間。
預估時間： 由於 PERT 圖表可考量單獨任務持續時間及整體專案持續時間，因此在初始專案規劃階段中，這是瞭解預期時間軸的絕佳工具。
總體而言，對於簡單的專案計劃，建立 PERT 圖是一個可以輕鬆與團隊成員分享的不錯選擇。可使用此圖表快速分享資源和時間軸。
PERT 圖表的優缺點
與任何專案管理工具一樣，PERT 圖表有其各自的優缺點。瞭解這些優缺點有助於您判斷它是否適合您的專案。
PERT 圖的優點
清晰的視覺化： 它們提供整個專案的清晰視覺化圖，使任務順序和相依性更易於理解。
改善預測： 透過使用樂觀、悲觀和最有可能的時間預估，PERT 有助於建立更切合實際的專案時間軸。
相依性分析： 圖表清楚地突顯任務相依性，幫助團隊確定關鍵路徑和潛在瓶頸。
更好的溝通： PERT 圖是一種有用的工具，可用於以簡單、可視化的格式向專案關係人傳達專案計劃和時間軸。
PERT 圖的缺點
可能具有主觀性： 時間估計是基於團隊的預測，這可能具有主觀性，若未經仔細考慮，可能會導致不準確的時間軸。
建立過程複雜： 對於任務眾多的大型專案，建立和維護 PERT 圖表可能很耗時。
專注於期限，而非資源： PERT 圖表主要專注於專案時間軸，本身並不考慮資源管理或預算。
需要準確的時間預估： PERT 公式的準確性取決於輸入的時間預估值。對於全新或前所未有的任務，團隊可能缺乏足夠的歷史資料來提供可靠的預估。
大型專案的圖表複雜度： 當專案包含大量任務和相依性時，PERT 圖表可能變得非常複雜，難以閱讀和維護。
運用 PERT 圖表提前規劃
PERT 圖可協助您準確規劃下一個專案。透過清晰的版面配置和時間軸預估，您的團隊就會有任務方向，並且為可能遇到的任何事情做好準備。
無論是管理跨部門的產品發佈，還是協調多個團隊的軟體開發專案，PERT 圖表都能幫助您看見全局、掌握關鍵路徑，並提前發現潛在的排程風險。
準備好更進一步進行專案規劃了嗎？開始使用 Asana，將時間軸可視化，追蹤任務相依性，並即時掌握專案進度。
試用 Asana 與 Lucidchart 的整合
