什麼是 IT 專案管理？

IT 專案經理是具有適應性和足智多謀的領導者。 將複雜的專案帶到終點線並非易事，但合適的領導者會一次又一次地做到這一點。 

作為 IT 專案經理，您為消費者打造易於使用且靈活的技術，同時追蹤團隊成員的進度。 我們想知道，您是如何做到這一切的？ 我們猜想您的秘密是IT 專案管理軟體。 

擁有正確的 IT 管理軟體可能是專案成功的關鍵。 我們的指南概述了什麼是 IT 專案管理，並提供了管理 IT 專案的提示。  

什麼是 IT 專案管理？

IT 專案管理是管理、規劃和開發資訊科技專案的流程。 IT 專案存在於各種產業中，包括軟體開發、資訊安全、資訊系統、溝通、硬體、網路、資料庫和行動應用程式。

IT 專案開發人員負責交付產品或服務，而經理則負責 IT 專案管理。 經理負責溝通期望，並確保專案進度正常且符合預算，以確保 IT 專案順利進行。

IT 專案的 5 個階段是什麼？

作為 IT 專案經理，您可以使用 IT 專案管理的五個階段，更有效地完成複雜的任務。 每個階段都有不同的里程碑，推動專案生命週期向前發展。 無論您是管理敏捷專案的衝刺還是流程推出，都可以使用以下五個階段規劃您的下一個專案。

1. 啟動

在啟動階段，確定專案的需求並建立專案提案。 專案對團隊和整個公司來說也必須是可行的。 在此階段，在繼續推進之前，請務必確認專案值得分配時間和資源。

2. 規劃

規劃階段是您作為 IT 專案經理與團隊之間的協作投入量。 專案規劃涉及設定預算、識別風險，以及為您希望達成的目標建立明確的目標。 

藍圖範本可協助您規劃目標，以便在整個專案生命週期中參考。 

3. 執行

執行階段是團隊為專案設定交付項目的階段。 IT 專案經理扮演著關鍵角色，指派任務以達成里程碑，並維持所有團隊成員之間的開放式溝通。 

使用團隊協作軟體，確保每個人都能就人、事、時達成共識。 由於專案在開發過程中經常發生變化，因此您可能需要在執行期間重新審視專案計劃。 

4. 監控

在執行階段，請使用 IT 專案管理軟體即時追蹤團隊的進度。 這包括監控專案本身的時間、成本、範疇、品質和風險。 使用專案藍圖，您可以評估專案是否與專案提案和目標保持一致，或在必要時進行修正。 

5. 結案

專案已完成後，結案階段就會開始。 在此階段中，請確保所有工作均已完成、核准並轉交給適當的團隊。 此外，也請務必花點時間回顧專案期間學到的任何經驗教訓，並確定哪些方面進展順利，哪些方面進展不順利。結案階段至關重要，因為它使您的團隊能夠審查和改進未來的方法。 

IT 專案經理的工作是什麼？

作為 IT 專案經理，您必須知道如何與組織中的每個人進行溝通。 您將與 IT 部門的成員密切合作，但您也可能負責與其他團隊討論您團隊的工作。

• 確保產品功能：每個 IT 專案的目標都是要交付能滿足客戶需求的功能性產品。 如果專案出現問題，IT 專案經理是第一個聯絡窗口，因此您必須將功能優先於其他一切。 

• 將任務指派給團隊成員：在確定團隊成員在專案中的角色和職責時，專案經理是團隊的首選人選。 作為 IT 專案經理，請花點時間瞭解 IT 團隊，以便有效指派任務。

• 追蹤進度和績效：每個專案開始後，專案管理專業人員必須追蹤團隊績效、專案時間軸、預算以及專案在實現目標方面的表現。 IT 專案經理可以使用專案管理軟體來評估能力並協助專業發展。

• 帶領與專案關係人進行的敏捷會議：專案關係人通常會受到專案結果的影響。 這可能是資深管理人員、客戶或產品測試人員。 作為 IT 專案經理，您將與專案關係人進行溝通，並向他們提供專案的定期狀態報告。  

IT 專案經理面臨的挑戰

作為 IT 專案經理，您將面臨許多挑戰，但有了正確的管理工具，您就能對自己快速解決問題的能力充滿信心。 

時間與預算

時間和預算是您在 IT 專案管理中可能面臨的最大挑戰。 如果沒有為專案設定現實的期限，您可能會交付品質低於預期的產品或服務。 

沒有完成專案所需的資源也會讓團隊和客戶蒙受損失。 您可以在規劃階段中優先考慮這些項目，從而減少時間和預算方面的挑戰。 

• 情境：高階管理層希望您的團隊在一個月內完成全公司的軟體遷移，但您需要額外一個月的時間，因為您的團隊規模太小且經驗不足，無法在指定的時間範圍內完成遷移。

• 解決方案：使用 IT 專案管理軟體，讓讓高階管理層隨時掌握團隊的可用性和經驗。 這樣，管理層在指派 IT 專案時就能準備更實際的時間軸。

範疇潛變

當專案關係人持續新增要求和交付項目，使專案的原始目標黯然失色時，就會發生範疇潛變。 這可能會使專案偏離軌道，並需要不斷調整。 

為了降低範疇潛變的頻率，請從一開始就設定強而有力的專案目標，制定變更管控流程，並在每個步驟中盡可能與專案關係人進行溝通。 

• 情境：您的初始專案目標是改善公司總部的室外 Wi-Fi，以便員工和訪客可以在任何地方工作。 在專案執行期間，專案關係人要求您將室外 Wi-Fi 覆蓋範圍擴展到街對面的營運中心，並允許下載功能。 

• 解決方案： IT 專案管理可以在一開始就提供明確的專案目標，這樣您的專案關係人就能知道在這個專案中可以完成哪些事情。 例如，他們會明白，要求擴展室外 Wi-Fi 覆蓋範圍是合理的，而要求下載功能則過於廣泛。

溝通不暢

由於 IT 專案經理是團隊成員、部門和專案關係人之間的橋樑，若沒有組織化的流程來讓每個人都能隨時掌握最新資訊，則溝通不暢可能會成為一個挑戰。 使用 IT 專案管理工具優先進行溝通，帶領團隊走向成功。 

• 情境：您的公司同意與當地學校合作，透過增加技術的使用，改善學校的學習空間。 專案涉及安裝 Wi-Fi 並向學校捐贈 100 台電腦，但您的資深經理認為您只捐贈了 10 台電腦。

• 解決方案：在專案開始時優先進行溝通。 使用 IT 管理工具分享頻繁的專案狀態更新，可以確保每個人在專案生命週期中都能資訊同步。 

風險管理

管理資訊科技專案的風險是啟動階段中必要的步驟。 在此階段，您必須制定替代計劃，以防您的初始目標落空。 如果您沒有在前端管理風險，當事情發生時，您將很難及時補救。 

• 情境：您的團隊為醫院的患者建立了一個線上排程入口網站。 您預測一切都會順利進行，因此當程式中的錯誤導致心臟病患者去看婦科醫生、神經病患者去看泌尿科醫生時，您會感到震驚。

• 解決方案：透過適當的風險管理，制定計劃以快速有效地解決錯誤。 修復錯誤也意味著重新評估和識別修復所帶來的潛在新風險。 風險分析是 IT 專案管理的重要組成部分，請嘗試使用風險管控表在風險發生之前加以識別。 

不斷變化的技術

複雜的 IT 專案可能需要數月或數年才能已完成。 IT 專案管理的一項挑戰是隨著專案的進行，跟上技術轉型的步伐。 您最初的 IT 專案範疇必須具有彈性，以便在專案開發期間客戶的需求發生變化時能夠應對。 

• 情境：您的團隊承接了一個長期專案，旨在改善汽車中的 GPS 系統。 在執行此專案時，GPS 電話應用程式推出，讓駕駛員能夠即時查看交通狀況。 您的 GPS 系統並未包含交通資訊，而納入此功能將大幅延長您的專案長度。 

• 解決方案：科技變革無法阻擋，因此您的 IT 專案必須具備彈性。 在此範例中，您的團隊需要決定專案調整是否為良好的商業策略，以便與先進的 GPS 電話技術競爭。

IT 專案管理工具的類型

IT 專案管理工具可以讓您的專案團隊從專案啟動到結束都井井有條且資訊充足。 這些工具有助於可視化每位團隊成員在專案中的角色，並即時顯示專案的進度。

針對所有類型的 IT 專案：

• RACI 表： RACI 代表負責者、當責者、指導者和知悉者。 使用 RACI 表，您可以在執行專案時明確團隊成員的角色和職責。 針對每個任務或交付項目，指定哪些團隊成員或專案關係人是執行者、當責者、指導者或知悉者。 這些圖表可用於所有類型的 IT 專案，因為團隊成員的職責總是需要加以說明。  

對於具有任務相依性的專案：

• 甘特圖：甘特圖以亨利·甘特 (Henry Gantt) 的名字命名，是一種用於說明專案時間軸的水平圖表。 圖表上的每個長條都代表專案中的任務，而每個長條的長度則代表時間。 甘特圖可幫助團隊將需要完成的工作可視化，並瞭解任務之間的相互影響，就像瀑布一樣。 如果您的專案涉及許多相依任務(即任務之間相互依存)，那麼這是一個很棒的工具，因為您的團隊成員可以看到任務是否以及在哪些地方重疊。 

對於需要進行小幅、漸進式變更的任務的專案：

• 工作流程看板：工作流程看板顯示每個任務所處階段的工作細目結構。 在 IT 專案管理中使用工作流程看板，有助於您的團隊平衡工作職責，並查看其他團隊成員的可用工作量。 當您的專案需要進行小幅度、漸進式變更的任務時，工作流程看板就能發揮作用。 這些任務看板可讓團隊將任務分解為核對清單和進度階段。 

IT 專案管理的範例有哪些？

資訊科技團隊正在開發一款新的 iPhone 應用程式，以幫助員工在工作中打卡。 在整合 iPhone 應用程式的專案提案時，IT 專案經理會與應用程式建立者進行協商，同時也會考慮終端使用者的需求。 

在此 IT 專案範例中，我們將使用專案管理的五個階段來開發 iPhone 應用程式。

• 啟動階段：第一步是提出問題。 深入瞭解應用程式將如何協助解決問題。 思考這款 iPhone 應用程式如何為員工和僱主提供解決方案。 在指定的時間和預算內，您的團隊是否能夠建立此應用程式？

• 規劃階段：接下來，您將開始規劃階段。 為此，請確定製作應用程式所需的預算，並評估團隊中誰可以處理應用程式的編碼。

• 執行階段：執行 iPhone 應用程式計劃最重要的部分是確定您的整體專案目標。 在此範例中，您的專案目標是：「此時間追蹤應用程式的目標是為員工提供一種易於存取的方式來記錄其工作時間，並幫助僱主追蹤其團隊的生產力。」

• 監控、控制和結束階段：使用IT 專案管理工具監控團隊的進度。 藉助有效的專案管理軟體，您可以在結束階段回顧資料。 

使用專案管理軟體簡化 IT 專案

強大的 IT 經理將確保您的 IT 專案順利運行、進度正常且預算合理。 作為 IT 經理，您是否正在尋找將任務自動化的方法？