Cost control 101: Optimize your project expenses

成本控制是任何財務策略的重要組成部分。 在監控公司財務狀況時，如何才能維持在預算範圍內？ 

就像個人預算一樣，您可以做各種事情，例如分類支出、確定團隊花費最多的領域，以及找到限制每個領域支出的方法。 成功完成所有這些事情，就是控制預算並增加利潤的關鍵。

成本控制的基本原則與企業和個人預算類似。 在本文中，我們將解釋什麼是成本控制，以及成本控制如何融入成本管理系統。 

什麼是成本控制？

成本控制涉及識別和減少支出，以增加公司利潤。 成本控制可以在專案層級或全公司範圍內進行。 在這裡，我們將重點介紹如何將成本控制流程應用於專案或專案群組。

身為專案經理，您將使用成本控制來監控您的資源管理計劃，並在發現超支時採取行動。 

當您超出專案預算時，報告工具也有助於識別這一點。 假設您為新專案聘請的自由職業設計師編輯圖片的時間比預期長得多。 一旦您確定了這項成本，您可能會決定在下一個專案中聘請內部設計師，以降低成本並提高效率。

為什麼成本控制很重要？

您的團隊是否難以維持在範疇或預算內？ 這就是成本控制發揮作用的地方。 即使您的團隊確實在預算範圍內，成本控制也可以幫助您進一步減少預算，從而增加收入。 

它透過顯示 Business 版中哪些領域的成本最高以及這些領域中發生的費用，從而深入解析公司的整體支出。 成本控制可能首先發生在專案層級，以降低個別專案的成本，從而提高公司的整體利潤。 

成本控制的關鍵因素

瞭解影響專案成本的關鍵因素對於有效的成本控制至關重要。 透過實施強大的成本管理系統並部署成本控制方法，可以優化專案支出並簡化工作流程。

一起來仔細看看一些最關鍵的成本因素：

勞動力成本

在大多數專案中，勞動力成本是一項重大支出。 這包括參與專案的員工的薪資、福利和其他相關成本。 控制勞動力成本涉及確保為專案指派適當數量的具備適當技能的人員，並有效利用他們的時間。

材料成本

材料成本也可能是專案費用而產生的主要因素。 這包括原材料、組件和專案所需的任何其他實體項目。 有效的成本控制需要仔細規劃和監控材料的採購和使用，以最大限度地減少浪費和超支。

實施採購管理系統並與供應商進行談判，可以顯著節省成本。

實際成本

實際成本是指專案的實際支出金額，而非預估或預算成本。 即時追蹤實際成本是識別專案預算差異的關鍵，並進行必要的調整，以使專案在財務上保持進展順利。

使用成本會計指標和成本控制系統有助於監控實際成本並防止成本超支。

成本差異

成本差異是專案或任務的實際成本與預算成本之間的差異。 分析成本差異有助於專案經理確定成本高於或低於預期的領域，以便他們調查原因並採取糾正措施。

定期審查成本績效指標並將其與基準進行比較，有助於將專案維持在預算範圍內。

投資報酬率 (ROI)

ROI 是衡量專案或投資盈利能力的指標。 它比較了相對於最初投資金額的收益或損失金額。 在成本控制方面，考慮投資報酬率有助於確定支出的優先順序，並確保專案實現積極的財務成果。

有效的成本控制措施和計劃可以改善專案的底線和整體財務績效。

有效的成本控制技巧

成本控制最初可能發生在公司內部的更高層級，但通常會在專案層級向前推進。 在專案層級，您可以評估每個專案的實際成本，並有效地管理這些成本。

若要更好地控制公司內部的成本，請嘗試這五個步驟：

1. 規劃您的預算

第一步是規劃預算，以便您可以詳細了解成本估算並有效分配資源。 制定詳細的專案計劃將導致成本差異降低，或初始預算與實際支出之間的差異減少。 預算範本可以幫助您從一開始就清楚地規劃成本，從而更輕鬆地分配資源，並在專案推進時追蹤支出。

在規劃預算時，請包含以下內容：

• 專案所需的團隊成員人數

• 專案預計完成所需時間

• 專案所需的材料

在計算專案所需的時間和材料時，請嘗試為您的預算留出一些空間，以便在需要時進行擴展。 總有可能發生意外的專案風險，您需要延長專案時間軸或請求額外資源。

2. 監控所有支出

專案成本控制的下一步是監控專案支出的發生。 如果您即時注意到成本差異，就更容易採取修正措施。 如果您直到專案已完成時才發現超出預算，那麼錯過的時間和錢都已經無法挽回了。 此時，您唯一能做的就是將這些資訊用作未來專案的經驗教訓。 

設定專案里程碑是監控專案期間支出的好方法。 在每個里程碑，您都可以評估支出，並確保專案維持在範疇內。 然後，如果您注意到任何特定里程碑的成本超支，您可以確定如何在未來降低成本。

3. 使用變更管控系統

在專案規劃階段設定明確的專案目標很重要，但為了確保您達成這些目標，您可能需要一個變更管控流程。 

變更管控是一套步驟，用於管理專案進行中來自專案關係人的任何變更。 這有助於防止範疇潛變，因為您可以在變更發生時做好準備，並相應地調整專案。 

設定變更管控系統的步驟包括：

• 啟動：當專案關係人請求變更專案時，變更管控流程就會開始。 實際請求可能會有所不同，從時間軸延期到新的專案交付項目不等。 

• 評估：專案經理或部門主管審查請求的基本資訊，例如所需資源、請求的影響以及請求應傳遞給誰。 若變更請求通過初始評估，則會進入分析階段。

• 分析：在分析階段，適當的專案主管會核准或拒絕請求。 某些情況下，可能會有一個變更管控看板，專門用來管控任何變更核准事宜。 專案主管核准或拒絕請求，並通知團隊。 根據專案的規模，專案負責人還可以在變更日誌中記錄變更，以確保所有專案關係人都能瞭解。

• 實施：實施變更的情況會因專案所處階段而異，但通常包括更新專案時間軸和交付項目，以及通知專案團隊。 您應該評估專案範疇，以確保任何時間軸變更不會對預期的目標產生巨大影響。 

• 結案：記錄、傳達並實施請求後，即可結案。 制定正式的結案計劃會很有幫助，這樣所有團隊成員都能知道資訊的儲存位置，並可在未來參考。

當您妥善控制專案變更時，您也更有機會控制成本。 準確預測專案的預算和成功需要從頭到尾進行謹慎的管理。 過程中總會有不可避免的小問題，但建立系統來應對這些偏差可能至關重要。 

4. 管理您的時間

時間管理是一種重要的成本控制方法，因為當專案的總時間增加時，專案的總成本也會增加。 遵循預估的專案排程是維持專案預算的最佳方式之一。 

實施時間管理策略，以提高生產力，並幫助團隊成員按時、按預算完成工作。 

以下是一些時間管理提示：

• 時間箱：時間箱是一種目標導向的時間管理策略，需要您在「時間箱」內完成工作。 例如，若您需要撰寫一篇部落格貼文，您可以建立一個兩小時的時間箱用於編寫大綱。 然後休息一下，您可以再建立三個小時的時間箱用於開始撰寫初稿。

• 時間段：時間段與時間箱類似，但它並非給每一個單獨的任務安排特定的時間，而是為相關工作安排行事曆中的固定時間段。

• 番茄工作法：與時間箱和時間段類似，番茄工作法可協助您在短時間內處理工作，然後在工作段落之間休息。 工作 25 分鐘，然後休息 5 分鐘，重複四次。 然後，在第四次工作段落之後，再休息 20-30 分鐘。

• 吃掉青蛙： Mark Twain 有句名言：「如果你的工作是吃一隻青蛙，最好將其作為早上第一件事完成。」 食蛙法時間管理策略就是從這句名言中汲取靈感，鼓勵先處理大型或複雜的任務，然後再處理不太重要或不太緊急的工作。

• 帕雷托法則：通常被稱為「80/20 法則」，它有一個基本規則：將 20% 的時間花在 80% 的工作上。 如果您能以相對較快的順序完成 80% 的任務，您就可以挪出工作日中的時間，處理需要佔用 80% 時間的 20% 的工作。

• 儘管去做法 (GTD) ： David Allen 在 2000 年代初期發明了儘管去做法。 根據 Allen 的理論，儘管去做法的第一步是將所有需要完成的事情都寫下來。 透過釋放腦力並藉助任務管理工具，您就可以專注於採取行動，而無需記住需要做什麼。

在考慮成本控制時，將注意力集中在生產力上似乎有悖常理，但專案績效是現金流程的根源。 如果您的團隊效率不高，您的專案將無法在期限前完成。 如果您的專案未能在期限前完成，則會花費更多資金。 如果您的專案成本更高，您的公司現金流程就會減少。  

5. 追蹤實獲值

持續追蹤您的實現價值，有助於預測專案的財務結果。 這種成本控制方法需要一些成本會計知識，但它可以幫助您瞭解變動成本何時會產生，並最終防止未來專案中發生差異。

實現價值是專案中實際已完成的工作量。 若要追蹤實現價值並查看您是否進展順利，您需要將已完成的工作百分比乘以專案預算。 您可以使用以下步驟追蹤實獲價值：

• 步驟 1：以百分比的形式確定每個任務的完成度。

• 步驟 2：確定計劃價值 (PV) 或您預算的排定工作成本。 這是指派用於完成排定工作的授權預算。

• 步驟 3：確定實獲價值 (EV) 或已執行工作的預算成本。 這是實際已完成的任務量。 

• 步驟 4：取得實際成本 (AC) 或已完成工作的實際成本。 這是已完成工作所花費的金額。

• 步驟 5：從實際成本中減去實獲值，計算出成本差異 (CV) (CV = EV – AC)。

• 步驟 6：彙整結果。

前三個步驟需要從您的專案中收集成本資訊，而最後三個步驟則需要進行計算和分析。 成本差異代表專案的成本狀態。 

在控制成本時，您的成本差異是一種衡量標準，可讓您知道專案的績效是否符合其預算。 負的 CV 表示專案超出預算。

成本控制方法

有各種成本控制方法和技術可用於估算、監控和管理專案費用。 以下是一些最常見的成本控制方法：

因素預估

此方法涉及根據類似專案的歷史資料來估算成本。 它使用專案規模、複雜程度和持續時間等因素來計算預期成本。 因素估算是一種快速瞭解專案成本的方法，但可能不如其他方法準確。

使用成本預估範本和工具有助於簡化因素預估流程。

參數預估

參數估算使用統計建模，根據關鍵專案參數來估算成本。 此方法涉及確定主要成本驅動因素，並建立一個將其與總成本相關聯的數學模型。 雖然參數估算比因素估算更複雜，但可能更準確，特別是對於大型專案而言。

將參數估算納入成本控制流程中，有助於提高預測準確性。

定量因素

定量因素是專案中可衡量的面向，可能會影響固定成本，例如團隊成員數量、所需材料量或特定任務的持續時間。 分析這些量化因素有助於更精確地估算和控制成本。

使用成本控制軟體和會計系統可以自動化追蹤和分析量化因素，從而實現更有效的成本控制。

基於資源的預估

此方法透過將專案分解為個別任務和每個任務所需的資源來估算成本。 這涉及估算每種資源的數量 (例如工時、材料、生產成本)，並乘以該資源的單位成本。

基於資源的估算可能非常準確，但需要詳細的專案規劃。 將基於資源的估算整合到專案管理生命週期中，有助於優化資源分配和控制成本。

單位費率

單位費率法是根據每單位工作的成本來計算生產成本，例如每小時勞動力成本或每單位材料成本。 這種方法很簡單，對於具有重複任務或明確單位成本的專案很有用。

納入單位費率成本控制策略有助於監控和控制與生產和其他 Business 版費用相關的變動成本。

成本控制範例

有效成本控制的實際範例展示了公司如何成功管理支出並維持專案的獲利能力。 透過研究這些案例，我們可以學到寶貴的經驗教訓和最佳作法，並將其應用於各行各業和專案類型。

範例 1：簡化生產成本

一家大型建築公司面臨著在緊縮預算的情況下已完成價值數百萬美元的建築專案的挑戰。 為了確保有效管理成本，團隊：

• 使用基於資源的估算來建立高度詳細的專案預算。

• 指派專門的成本控制人員，每天監控專案支出。

• 每週舉行成本審查會議，以分析財務績效並做出資料驅動的決策。

結果令人印象深刻：

• 專案已完成，比原始預算低 5%。

• 詳細的成本追蹤使團隊能夠快速識別並解決問題。

• 定期溝通和協作使每個人都保持一致和負責。

範例 2：管理常規專案超支 

一家中型軟體開發公司正在努力解決其專案中經常出現的成本超支問題。 為了解決這個問題，他們：

• 採用敏捷方法，將專案分解為較小、可管理的「衝刺」。

• 定期召開衝刺審查會議，以便追蹤進度、討論挑戰並審查財務績效。

• 投資於對專案經理進行敏捷財務管理流程的訓練。

影響是顯著的：

• 在第一年內，該公司將平均成本超支從 20% 降至 5% 以下。

• 專案變得更具可預測性且更易於管理，從而提高了客戶滿意度。

• 團隊變得更具適應性，並能更快地因應變化。

這些成本控制範例說明了管理成本需要詳細規劃、定期監控、清晰的溝通以及根據需要進行調整的意願。 透過將這些做法嵌入其專案管理流程，公司可以提升其財務績效，並為其客戶提供更多價值。

如何改善您的 Business 版成本控制

要改善 Business 版中的成本控制，需要採取多方面的方法，包括規劃、監控、溝通和持續改進。 以下是您可以採取的一些步驟，以加強組織中的成本控制：

• 建立明確的專案範疇和目標，以避免範疇潛變和不必要的成本。 確保所有專案關係人就專案中包含和不包含的內容達成一致。

• 使用適當的估算方法建立詳細、準確的專案預算。 考慮所有潛在成本，並為意外支出建立應變計劃。

• 將成本控制的責任指派給特定的團隊成員，並要求他們承擔責任。 確保每個人都能瞭解自己在管理成本方面的角色。

• 實施系統，定期追蹤並監控實際成本與預算的對比情況。 使用此資料及早識別差異，並及時採取修正措施。

• 使用專案管理軟體將成本控制流程自動化並簡化。 這有助於減少錯誤、節省時間，並提供專案財務的即時可視度。

• 進行專案後審查，以確定在成本控制方面的經驗教訓和需要改進的領域。 在整個組織中分享這些深入解析，以持續改進您的成本管理實務。

• 為專案經理和團隊成員提供成本控制技術和最佳作法的訓練。 投資於發展團隊的財務管理技能。

• 在整個組織中培養成本意識和責任感文化。 鼓勵每個人思考他們的行動如何影響專案成本，並獎勵節省成本的舉措。

請記住，有效的成本控制不是一次性的事件，而是一個持續的過程。 這需要持續的關注、紀律和隨情況變化而適應的意願。 透過將成本控制嵌入您的組織文化和流程中，您可以提高專案的盈利能力、競爭力和整體財務績效。

成本控制與成本管理

人們經常將成本控制與成本管理混為一談，但這些是不同的術語，應該得到正確的定義和理解。 成本控制是大型成本管理系統中的一個較小的流程。 

成本控制涉及識別支出並減少這些支出以增加利潤，而成本管理則是估算、預算和控制專案成本的整體流程。

您公司的成本管理營運中可能涉及許多人。 根據團隊的規模，您可能會有不同的人負責資源規劃和預算編制。 

為了妥善控制成本，團隊必須監控公司內部各層級的支出。 這樣，公司預算的每個部分都能得到充分的關注和分析。 

透過成本控制監控並減少專案支出

監控成本資料以減少專案支出是一個繁瑣的過程，但成本管理對於盈利能力至關重要。 

管理成本的最佳方式是，在可自訂的儀表板中檢視您所需的所有資訊。 這樣一來，您就可以使用自動化在同一處處理專案管理和成本控制。

常見問答：成本控制的重要性

成本控制和成本降低有何不同？

成本控制涉及管理支出，以便將專案維持在預算範圍內，而成本降低則著重於主動削減成本。 成本控制是指明智地支出，而成本降低則是指整體支出減少。

成本控制與專案品質有何關聯？

有效的成本控制可確保為關鍵的品質相關活動提供足夠的資源，從而提高專案品質。 然而，應避免以直接損害品質的方式削減成本。

溝通在成本控制中扮演什麼角色？

清晰且定期的溝通對於有效的成本控制至關重要。 專案經理必須將預算資訊和成本績效傳達給團隊成員、專案關係人和客戶。 團隊成員需要溝通可能影響專案的潛在成本問題或變更。

成本控制是否可能過度？

過度或嚴格的成本控制可能會適得其反，導致短視的決策，從而損害專案品質、延遲必要的工作或打擊團隊的積極性。 有效的成本控制在嚴格維持專案財務進度與適應不斷變化的環境之間取得平衡。