專案成本管理：定義、步驟和優勢

在專案管理方面，沒有什麼比控制成本更重要的事情了。 特別是當專案複雜時，開銷可能會讓您的成本比您預期的更快飆升。 專案經理需要採取積極主動的成本管理方法，以確保預算進度正常。

什麼是成本管理？

成本管理是一種估算、編列預算和控制專案成本的流程。 成本管理流程始於規劃階段，並持續到專案的整個持續時間，因為經理會持續審查、監控和調整支出，以確保專案不會超過核准的預算。

為什麼成本管理很重要？

您是否曾想過，當專案顯著超出預算時會發生什麼情況？ 後果可能很嚴重，從與客戶的關係緊張到財務損失。 讓我們來看個例子：

一個小型軟體開發團隊的任務是為客戶建立自訂應用程式。 在過程中，他們意識到專案很快就超出了初始預算。 他們面臨一個常見的困境：按計劃繼續並吸收額外成本，或重新評估其方法。

透過實施嚴格的成本管理策略，團隊能夠確定支出激增的領域。 他們簡化了專案管理流程，優先考慮基本功能，並與分包商重新協商條款。 這種方法不僅使專案重新回到預算範圍內，而且還改善了他們與客戶的工作關係，客戶對他們的透明度和對交付價值的承諾表示讚賞。

這種情況凸顯了有效的成本管理如何將潛在的災難性情況轉化為成功的案例。

如何建立成本管理計劃

成本管理是一個持續且流動的過程。 然而，任何成本管理計劃中都有四個主要元素或功能：

• 資源規劃

• 成本預估

• 成本預算

• 成本控制

由於可能會出現新的支出，且專案範疇可能會有所調整，因此成本經理需要做好準備，在專案生命週期中的任何時候都能執行所有四項功能。 您的工作流程會因專案需求而異。

在這裡，我們將更詳細地分解這四個元素，並說明每個階段對成本經理的要求。

資源規劃

任何成本管理流程的第一步都是資源規劃，即成本經理審查專案範疇和規格，以確定專案所需的資源。

資源是指有助於您完成專案的任何事物，包括工具、金錢、時間、設備，甚至團隊成員。 若要建立最準確的資源計劃，請直接與團隊負責人和專案關係人協商，瞭解他們在專案期間需要哪些資源。 在每個專案部門都有實務經驗的人員，會更瞭解需要哪些資源。 

在此步驟中，您需要：

• 明確定義的專案目標

• 高階專案藍圖或工作細目結構 (WBS) ，具體取決於專案的複雜程度

• 暫定的資源管理計劃

• 專案範疇陳述

成本預估

一旦您有了必要資源的清單，下一步就是估算採購它們的成本。 此步驟的關鍵是收集盡可能多的定價資訊，以便您可以做出明智的成本估算。

針對工具、用品和設備等有形資源，請從賣家那裡取得實際報價，以便為您的成本估算提供資訊。 使用庫存管理軟體可以提供即時定價資料和供應商資訊，從而簡化此流程。

對於勞動力成本，請從潛在承包商那裡獲得多個價格報價，以幫助您實際瞭解所需工作的實際成本。 請記住，從您進行估算到購買這些項目之間可能會經過一段時間，因此您應該留出一些空間，以防價格上漲。 

除了為每個單獨的成本建立緩衝之外，您還需要在總成本中增加 5–10% 的緩衝，以應對意外開支。 如果這是您第一次與此專案團隊合作，請瞭解先前的成本經理是否在過去的專案結束時產生了預算報告。 

您可以查看先前專案的最終成本與初始預估值的偏差程度，並使用此成本資料作為設定基準，以估算您需要在估算報告中建立多少利潤。

在估算階段，您需要：

• 專案排程或PERT 圖表，具體取決於專案的複雜程度

• 專案交付項目清單

• 清楚定義的成功指標

成本預算

現在您已經對專案需求和資源需求進行了大致估算，可以開始制定專案預算了。 您的專案預算是一份詳細的計劃，說明您計劃在專案期間花費多少、用於何處以及何時會用到。 

根據專案的複雜程度，「何時」可能會對您的成本管理策略產生重大影響。 對於多年期專案，您可能需要指定成本分配，以便第一年使用的預算不超過 30% 等。 這樣可以防止後續的成本超支。

在此階段，您需要：

• 專案預算文件 

• 專案關係人分析

成本控制

成本管理流程的大部分由成本控制組成。 這是隨著專案進展記錄和核算成本、進行調整以及在問題發生時提醒專案關係人的流程。 成本控制步驟的目標是將實際專案成本與原始預算和預估進行比較，並採取措施確保專案盡可能與計劃保持一致。

您審查此內容的頻率取決於您的專案。 有時候，您可能需要即時審查成本。 在其他情況下，您可能會每月甚至每季度檢查一次。 如有必要，請透過專案狀態報告分享成本更新，以便整個專案團隊維持資訊同步。

請記住，專案範疇的任何變更都會影響專案預算和成本，因此請密切關注範疇潛變。 如果專案成本與您預算的偏差太大，請告知專案關係人，以便您可以主動制定行動計劃。

在此階段，您需要：

• 專案管理工具

• 通用報告工具

專案後成本會計

專案結束後，就該計算成本差異，並評估專案與原始預算和估算值的偏差程度。 專案的總成本是多少？ 您的實際成本與預估成本相比如何？ 

成功的專案在接近 (但低於) 預測的專案預算時結束。 如果您花費了太多錢，那麼您要麼低估了專案預算，要麼有太多不可預見的費用。 如果發生這種情況，請舉行專案事後反思會議，以評估發生這種情況的原因，並防止其在未來發生。

另一方面，預算支出過少也不是理想的情況。 您估算這些成本是有原因的，如果您的預算顯著低於預算，那麼您的成本預算流程就是不準確的。 請將此資訊記錄為歷史資料，並在未來的專案中加以考慮，以便在成本估算階段提高準確性。

如何計算專案成本

為了確保您的專案保持盈利並維持在預算範圍內，請務必充分瞭解如何計算專案成本。 

專案經理有多種成本管理方法可供選擇，選擇最佳方法取決於專案的具體需求和範疇。 請考慮專案複雜度、任務可預測性、客戶期望以及實現成本績效目標所需的彈性等因素。

每小時

按小時計算專案成本，需要為已完成的工作量支付費用，以小時為單位。 此方法對於範疇靈活或不確定的專案尤其有效，因為它允許隨著專案的進展而進行調整。 

例如，考慮一個軟體開發專案。 開發團隊的成本是根據他們在專案上花費的小時數計算的。 如果團隊每月工作 100 小時，每小時 100 美元，則該月的專案成本為 10,000 美元。 這種方法提供了靈活性，並且可以有效地適應專案範疇的變化。

固定費率

統一費率或固定價格方法涉及預先同意專案總成本。 此方法非常適合範疇和交付項目明確的專案。 這使雙方都能清楚瞭解總成本。

想像一個行銷活動。 代理商和客戶同意整個行銷活動的固定價格為 20,000 美元。 此價格涵蓋專案的所有層面，從規劃到執行。 這種方法的優點是預算的可預測性，因為無論使用的時間和資源如何，客戶都能確切地知道專案的成本。

成本加成

成本加成法涉及收取專案的實際成本加上加價或額外費用。 這種方法通常用於長期專案，因為在開始時無法準確估算成本。 這確保所有專案成本都得到涵蓋，並包含利潤率。

例如，在建築專案中，承包商會收取實際產生的成本 (如材料和勞動力) 加上固定百分比的利潤。 如果材料和勞動力成本為 $50,000，且約定的加價為 20%，則客戶的總費用為 $60,000。 這種成本管理方法使客戶和承包商的利益保持一致，因為雙方都致力於實現最佳的成本績效。

價值導向定價

價值導向定價著重於客戶獲得的價值或效益，而非專案本身的成本。 無論實際交付成本如何，這種估算方法非常適合結果具有高感知價值的專案。

試想一個情境，一家顧問公司正在幫助客戶增加年收入。 如果顧問的策略導致收入增加 100 萬美元，顧問可以根據收入增加的百分比收取費用，例如 10%，即 10 萬美元。 價值取決定價可確保定價反映所提供的價值。

有效的專案成本管理方法

各行各業的團隊面臨的最持久的挑戰之一是控制和防止預算超支。 這些超支不僅會耗盡財務資源，還可能導致專案品質受損、時程延遲，甚至專案失敗。 

有效的成本管理是應對這一挑戰的關鍵，因為它確保專案在分配的預算範圍內交付，同時保持高標準的品質和效率。

選擇最佳的成本管理方法是正面應對這些財務挑戰的關鍵。 為了進一步優化成本，團隊可以利用自動化、管理軟體和儀表板，提供即時成本分析、現金流程和未來成本可視化。 這最終將有助於您的專案取得成功。

由上而下法估算

由上而下估算是一種先估算整體專案成本，然後從總成本中推導出個別成本的方法。 這種方法在專案規劃的早期階段是有益的，因為當時尚未提供詳細資訊。 它可以快速且粗略地瞭解專案的成本。

例如，在新的軟體開發專案中，專案經理可能會根據先前的類似專案估算專案總成本為 20 萬美元。 然後將此總成本分解為設計、編碼、測試和部署等較小的部分，每個部分都分配了總預算的一部分。 這種方法有助於提供初步的成本架構，並指導早期的專案決策。

由下而上法估算

由下而上的估算是由上而下法的反向。 這包括先估算專案的個別任務或組成部分，然後將其加總以獲得專案總成本。 這種估算方法更為準確且可靠，特別是對於範圍明確的專案，因為它考慮了詳細的成本資訊。

考慮一個建築專案，其中專案的每個部分 (例如地基鋪設、框架、管道和電氣工程) 都根據詳細分析單獨進行估算。 在估算所有這些組成部分後，將成本加總以確定整體專案預算。 自下而上的估算非常適合需要精確控制專案成本各個方面的團隊。

實獲價值管理

實績價值管理 (EVM) 是一種複雜的成本管理方法，它結合了範疇、時程和成本方面的專案績效衡量。 EVM 提供專案進度及其與原始專案規劃一致性的全面檢視。

例如，在大型基礎結構專案中，EVM 將用於追蹤以下內容： 

• 預算工作成本 (BCWS)

• 已完成工作的實際成本 (ACWP)

• 已完成工作的預算成本 (BCWP) 

透過比較這些數字，專案經理可以衡量專案的成本績效，並在必要時採取修正措施。

三點估算

三點估算是透過考慮三種情況來確定更現實的估算： 

1. 最樂觀 (最佳情況) 

2. 最悲觀 (最壞情況) 

3. 最有可能 

這種成本管理方法提供了一系列可能的結果，從而提高專案的可預測性和成本績效。

舉例來說，以新產品開發專案為例。 專案經理可能會估計設計階段可能需要 30 天（樂觀）、45 天（最有可能）或 60 天（悲觀）。 使用這三個點，他們計算出平均或加權平均持續時間，這有助於設定現實的時間軸和預算。

成本管理常見問題

專案成本管理的第一步是什麼？

專案成本管理的第一步是定義專案預算的基準。 這包括確定與專案相關的所有潛在成本和輸入，包括勞動力、材料、設備和任何其他費用。 建立基準線至關重要，因為它為專案生命週期中的支出監控和控制提供了架構。

成本管理的 5 個功能是什麼？

成本管理的五個關鍵功能是：

1. 成本估算：確定完成專案所需的總成本。

2. 成本預算：將整體成本估算分配給個別工作項目，以建立衡量績效的基準。

3. 成本控制：監控專案支出並實施措施，使成本維持在核准的預算範圍內。

4. 現金流程管理：確保有足夠的現金流程來滿足專案需求，這對於維持專案動能至關重要。

5. 採購管理：管理商品和服務的採購，確保以最佳成本獲得所有商品和服務，並滿足專案需求。

什麼是專案管理中的成本管理？

專案管理中的成本管理是規劃、估算、編列預算和控制成本的流程，目的是在核准的預算範圍內完成專案。 這涉及衡量和監控專案活動和支出的持續流程，並實施必要的調整，以確保專案的財務資源得到有效利用。 

透過成本管理提升專案績效

成本管理有許多變動的部分。 但只要您的團隊能夠看到專案成本，就能防止成本超支，並確保每次都能在預算內完成專案。