NCAA 運用 Asana 將內容消費量提高達 4 倍之多

重點摘要

挑戰

• 管理大規模、複雜專案的效率低下，使團隊不堪重負，並影響生產力、期限和工作品質。

• 對過時系統和彼此無關聯工具的相依性導致資訊分散，進度也因而放緩。 

• 可視度不足阻礙了領導層追蹤進度和有效分配資源的能力，導致決策速度放緩。

• 孤立的營運架構使跨團隊協作變得困難，隨著專案變得更加複雜，這造成了擴展的障礙。

• 流程文件中的缺漏使得機構知識難以保留，為業務連續性和到職流程帶來挑戰。

解決方案

• 集中式工作管理提供單一、統一的平台，用於整個 NCAA 的跨職能協作。

• 整合Google Drive、Slack、Teams 和 SharePoint 等工具，可建立順暢的工作流程，使跨平台分享資料變得更輕鬆。

• 目標設定與追蹤功能可提升可視度和資料驅動的決策。

• 流程標準化和工作流程自動化可簡化跨部門工作，確保一致性和可擴展性。

• 適用於所有文件的單一事實來源可簡化知識分享和到職流程，使交接更順暢，並協助新進員工更快上手。

成果

• 提升規劃和執行複雜大型專案的效率。

• 加快每年超過 80 場大學冠軍賽的交付速度。

• 2024 年巴黎奧運會活動的規模是 2020 年東京奧運會的 4 倍，超越了績效目標。

• 內容製作量提升 2,770%，使受眾曝光量提升 1,440%。

• 為領導提供即時深入解析，使工作與更廣泛的組織目標保持一致。

• 更快解決問題，並改善跨團隊的決策。

• 改善跨職能協作，確保專案執行更順暢。

• 減少錯過期限的情況，並提高跨部門的透明度。

• 集中機構知識，以確保連續性並加速到職。

NCAA 的徹底轉型

當新的領導層開始將 NCAA 的協作方式現代化時，該組織明白他們需要一個解決方案來連結團隊並簡化複雜的流程。 當時，NCAA 內部的部門更像是獨立的實體，而不是一個凝聚的單位，而較大的跨職能專案則面臨因工具脫節和流程不一致而造成的瓶頸。 

為了支援轉型，領導者強調 Asana 如何將每日任務連結至更大的組織目標、與現有工具無縫整合，以及將流程標準化。 錦標賽團隊成為早期採用者，透過建立範本來管理跨各種任務和團隊的 84 場錦標賽，展示了 Asana 的潛力。 他們的早期成功激勵了整個 NCAA 更廣泛地採用。 團隊在整個組織中分享其工作流程和成功經驗，協助將 Asana 確立為協作的基礎工具。

現在，Asana 成為整個組織中各團隊的中央中心，打破孤島，並實現跨部門專案的無縫管理。 這項轉型為跨職能協作樹立了新的標準，並為溝通團隊奠定了穩健的基礎，以便他們擴大 2024 年奧運會活動的投入量。

當我加入 NCAA 時，跨職能協作出了問題，尤其是在不同部門需要分享專業知識時。 團隊不習慣合作，導致協調方面存在重大缺口。 實施 Asana 幫助我們彌補了這些差距。”

適用於行銷活動管理的 Asana

擴展 2024 年巴黎奧運會的內容建立

為巴黎奧運會舉辦的 2024 年奧運會選手和帕運會選手 Made Her e 宣傳活動，標誌著 NCAA 溝通團隊的規模達到嶄新層次。 領導設定了一個雄心壯志的目標：相較於 2020 年東京奧運會，內容製作和受眾參與度增加三倍。 巴黎活動需要跨部門、跨地點和外部合作夥伴的協作，而工具互不連結和流程不一致使這項挑戰變得更加複雜。

Asana 為將這些團隊聚集在一起奠定了基礎。 Asana 作為活動的中央樞紐，將工作流程標準化，並連結不同時區的團隊。 該平台充當了活動的連結，讓每個人維持資訊同步，並協助團隊合作，大幅提升活動的觸及範圍和影響力。 

成效卓著：NCAA 將巴黎活動的規模擴大至東京的 4 倍，產出的內容增加了 2,770%，受眾曝光次數增加了 1,440%。 這項成功為協作和創新樹立了新標準，使 NCAA 獲得 Asana 的Best in Class Work Innovation Award。

針對 2024 年巴黎奧運會活動，我們必須大幅提升投入量。 Asana 是無縫整合團隊、工作流程及時區的連結紐帶。”

標準化工作流程使內容製作擴大 2,770%

• 行銷活動經理在共用專案中監控與內容建立相關的數千個任務，讓領導者能夠全面掌握所有正在進行的工作。

• 團隊使用接收表單，在一處位置收集來自內部和外部專案關係人的內容提交。 所有必要資訊都會預先擷取，以簡化啟動流程。 

• 任務範本將所有行銷活動資產 (從社交貼文到資訊圖表) 的端到端工作流程標準化。 這個可重複的流程可減少錯誤、加快製作速度，並確保交付的一致性。

• 子任務將複雜的生產步驟拆解，分配給多位協作者，因此角色、時間和交付項目始終清晰明確。

• 預設規則可將手動步驟自動化，有助於在全球團隊之間完美推進工作。 

針對東京奧運會，我們撰寫了 12 篇專題文章。 針對巴黎奧運會，我們建立了 117 篇。 我們大幅擴展，因為有了 Asana，我們已經準備就緒。”

集中行銷活動管理，改善協調與交付 

• Asana 可作為所有行銷活動管理任務的單一事實來源，減少混淆不清，並更輕鬆地發現相依性，避免瓶頸。

• 經理使用自訂專案檢視，將進行中的工作可視化，並根據其特定需求呈現最相關的資訊。

• Slack 和 Outlook 整合可確保跨現有技術的即時溝通和通知，因此每個人都不會錯過任何事情。 

• 即時對話和後續行動會在任務中擷取，從而減少應用程式切換，並記錄團隊所需的情境。

由於人員分處不同時區和國家，Asana 扭轉了局面。我們的團隊可以登入，確切瞭解專案的進度，並立即知道接下來需要完成的工作。”

即時報告可實現更明智、更迅捷的決策

• 行銷活動經理使用專案集，一目了然地查看所有行銷活動工作，協助他們快速追蹤進度、發現相依性並排定工作優先順序。

• 透過更準確的即時工作資料檢視，領導階層可做出明智決策，並在整個活動期間將資源分配最佳化。

• 全域自訂欄位將關鍵指標的收集標準化，以確保一致性，並可輕鬆篩選所有專案並進行報告。

Asana 讓我們的領導團隊能夠即時掌握行銷活動的各個層面。 我們首次能夠看到日常任務與更宏大目標之間的連結，並立即發現最需要資源的地方。 這種明晰（度）使我們能夠更快做出以資料為依據的決策。”

Asana 進行活動策劃

為錦標賽執行帶來架構和可視度

NCAA 的冠軍賽團隊管理 NCAA 90 場冠軍賽中的 84 場，從場地選擇、場地合約到售票、行銷和轉播物流，協調每一個細節。 

在使用 Asana 之前，團隊依賴實體活頁夾和互不連結的數位工具來管理錦標賽的規劃和執行，這個流程缺乏一致性。 現在，Asana 作為單一事實來源，在同一處連結任務、時間軸和溝通，使協調工作和維持業務連續性更加輕鬆。 

藉助 Asana，我們簡化了管理錦標賽的方式，將所有工作集中在單一平台上。 這使我們能夠專注於執行卓越的活動，同時在多年來和團隊成員之間保持連續性。”

標準化工作流程簡化錦標賽執行 

• 每項錦標賽都以結構化的專案範本為起點，確保所有 84 項賽事的一致性。 這些範本是針對四種主要的錦標賽類型量身定制：團隊運動、個人運動、室內運動和戶外運動。

• 每個範本都預先建立了必要任務，例如完成現場考察、與媒體協調以及確定標牌計劃，從而提供可靠的架構，同時為每個活動的獨特需求提供彈性。

• 每個專案都與 NCAA 更廣泛的組織目標連結，使團隊能夠輕鬆瞭解其工作如何為更廣泛的目標和長期優先事項做出貢獻。

• 在每個專案中，任務會指派給特定的團隊成員，從而清楚說明誰負責何事，並讓工作保持正常進度。 

• 與每個任務相關的對話都在任務的評論區段進行，所有相關檔案都直接附加到任務中，從而避免溝通分散和資訊遺失。  

• 自訂欄位擷取截止日期、錦標賽類型和任務狀態等關鍵詳細資料，提供結構化資料，並將其提供給特定專案的儀表板。

• 這些儀表板為領導提供專案進度、潛在瓶頸和資源工作量的即時深入解析，協助他們根據需要進行調整。 

• 在新賽季開始時，團隊會複製前一年的專案，繼承任務、工作流程和指派，以維持連續性，同時允許進行必要的更新。 

即時可視度推動明智決策

• 儀表板提供專案進度的快速概覽，協助團隊領導者應對挑戰、做出明智的資源配置決定，並讓專案進展順利。 

• 此外，團隊經理可以輕鬆將整個專案範疇可視化，例如參與的協作者人數和進行中的任務。 這種明晰（度）有助於他們在需要時為額外的人員配置或支援提供充分的理由。

Business 版連續性確保長期營運成功

• Asana 將機構知識集中於一處，使新員工更容易到職，並從之前團隊成員離開的地方無縫接續。

• 由於所有工作都集中在一處，因此交接無縫接軌，確保無論誰加入或離開專案，團隊都能在不受干擾的情況下繼續推進工作。

• 領導會議和業務審查的日程在 Asana 中進行管理，將所有討論主題、決策和後續追蹤保留在一個易於存取的位置。

適用於人力資源部 (HR) 及人員營運的 Asana

在人力資源部 (HR) 打造明晰度和協作

NCAA 的人力資源部 (HR) 團隊在支援整個組織的員工方面發揮關鍵作用，從招聘和員工到職，到管理其績效和福利。過去，該部門是以孤島式的方式運作，每位團隊成員都擁有特定的職能。 由於缺乏共享的知識或協作，當有人休假時，工作就會停滯不前，而其他部門則無法以可視化的方式瞭解人力資源部 (HR) 流程或其在其中的角色。

為了解決這些挑戰，人力資源部 (HR) 團隊採用 Asana 來改善協調和流程一致性。 透過建立清晰的共享工作流程，Asana 讓人力資源部 (HR) 團隊更輕鬆地協作，協助其他團隊瞭解其在人力資源部 (HR) 流程中的角色，並讓工作不受延遲地持續推進。

期望的明晰（度）在過去一直是一項挑戰。 當結果不符合期望時，這會令人感到沮喪，而這通常是因為沒有清楚溝通。 Asana 透過消除情緒，並使期望可見且具體，協助管理工作中的人為因素。 這樣一來，團隊更容易專注於進展順利的工作，並為此慶祝。”

適用於人力資源部 (HR) 流程的單一事實來源可提供透明度和當責  

• 人力資源相關專案被拆解成明確的階段和任務，使人們能夠輕鬆查看誰負責什麼，以及接下來要進行哪些工作。

• 此結構有助於整個企業的團隊瞭解其在人力資源部 (HR) 流程中的角色，並為期望提供共同的參考點。

• 將所有內容集中在單一平台中，更容易瞭解哪些工作進展順利，哪些地方需要關注，從而提高明晰度和當責。

人才招募工作流程提高招聘的可視度

• 招聘專案集可追蹤空缺職位，顯示有多少空缺職位，以及這些職位在招聘流程中的進度。

• 人才取得範本概述招聘流程的每個步驟，確保人力資源部 (HR)、招聘經理和其他專案關係人之間的資訊同步。

• 透過更透明的流程，整個組織可以更清楚地瞭解招聘所涉及的內容，以及不同團隊如何做出貢獻。

結構化的到職流程確保員工體驗順暢無阻

• 到職範本提供了一個結構化的流程，從新僱員入職的那一刻開始，一直到他們的前 90 天。

• 任務按時間軸分解：開始日期前兩週、第一天，以及 30 天、60 天和 90 天里程碑，協助經理和新進員工按部就班推進。

• 關鍵的到職任務 (例如提供筆記型電腦、準備用品、辦公室導覽和介紹) 會內建於工作流程中，並指派給人力資源部 (HR) 團隊成員、招聘經理和新進員工的團隊，從而明確職責。

結論

為長期成功奠定基礎

隨著 NCAA 期待未來的活動和計劃 (包括 2028 年奧運會)，他們致力於擴大 Asana 的跨部門使用。 展望未來，該組織計劃擴大自動化的使用，以改善工作流程，利用 Asana 的報告功能為策略提供資訊，並探索將 AI 整合至其大規模跨職能專案的方法。

Asana 將繼續扮演關鍵角色，確保 NCAA 的營運持續。 透過記錄流程並根據組織工作流程建立範本，NCAA 正在促進協作，並減少對孤立專業知識的依賴，確保團隊能夠順暢地推展工作。

透過將 Asana 定位為工作的中央中心 (一個每個部門和專案都相互連結的「Asana 城」)，NCAA 正在建立一個面向未來的組織，隨時準備好為學生運動員賦能，並在球場內外為他們的旅程提供支援。

Asana 在活動期間成為我們的首頁，所有內容都在那裡。 現在，我們正在將其建構為我們所稱的「Asana City」，其中包含我們工作流程每個部分的社區和家。 這是一切連結的地方。”