華盛頓特區聯隊藉助 Asana 每年節省 697 個工作日

重點摘要

挑戰

• 跨職能協作，尤其是有關活動當日執行和跨部門計劃的協作，受到溝通受阻和所有權不明確的阻礙。

• 跨業務及部門營運缺乏一致性，導致流程效率低下。

• 跨專案和部門的可視度有限，導致難以追蹤進度，也難以依據組織優先事項進行調整。

解決方案

• 將 Asana 作為所有業務營運的集中化工作管理平台加以實施，以統一的系統取代試算表和零散的電子郵件對話，從而提升明晰度、當責和效率。

• 為比賽當天的執行和部門請求建立標準化範本和自動化工作流程，使傳統流程現代化，同時減少手動作業和情境切換。

• 透過自訂表單和專案追蹤，建立明確的所有權和可視度，消除重複，簡化交接，並實現更快、更協調的執行。

成果

• 使用 Asana 每年節省 697 個工作日，預估可節省 195,600 美元的成本

• 在自動化和簡化工作流程的推動下，節省的時間同比增長了 488%

• 專案交付速度加快，錯過期限的情況減少，執行更具可預測性

• 100% 的 Business 版員工積極使用 Asana，從而建立一致的全組織工作方式

• 週期性狀態會議減少了 25%，騰出數百個小時用於更有價值的工作

• 跨職能協作顯著增加，促進一致性，並提高跨團隊參與度

2025 年工作創新獎得主

D.C. United 因在俱樂部營運的各個方面轉變工作完成方式而獲得 Asana 的「最佳工作創新獎」(北美地區)。 透過以標準化、自動化的工作流程取代紙本核對清單和零散的電子郵件對話，俱樂部重新定義了類比產業中的協作。 結果：節省了數百個工作日，同比節省了大量時間，並大幅減少了定期會議。 從比賽日的執行到贊助的履行，每個部門現在都在共用的系統中工作，從而加快交付速度、提高參與度，並建立一個更敏捷、更一致的組織。

Asana 改變了我們在 D.C. United 和 Audi Field 所有部門的營運和協作方式。 我們看到內部一致性、透明度和當責提升到一個新的層次，直接提高了我們的生產力，以及俱樂部各業務部門之間的跨職能協作。”

Asana 活動策劃

完美的比賽日執行，不再有最後一刻的手忙腳亂

比賽日營運是 D.C. United 球迷體驗和品牌形象的核心。 從人員配置和促銷到售票、球迷參與度計劃、贊助啟動，完美執行至關重要。 但在 Asana 出現之前，這些工作依賴於零散的電子郵件和紙本核對清單，增加了遺漏詳細資料和臨時出現問題的風險。

為了提升比賽日的執行力並實現策略目標，華盛頓聯隊在 Asana 中實施了一套統一的自動化系統。 現在，每個詳細資料都會使用範本化的賽事進行專案和自動化工作流程提前規劃，這些專案和工作流程可及早標記風險，並確保每個團隊都能維持步調一致。

跨專案範本建立完整的賽事進行時間表

• 每場主場比賽都使用標準化專案範本建立，其中包含可重複的任務，例如活動進行、門票連結、特別活動和啟動，以及創意資產。

• 在每個比賽專案中，從開門到賽後清理，比賽日的每個面向都已規劃完畢，任務分配給設施、分析、票務、娛樂、安全、行銷和客服等部門。

• 每個比賽專案都位於一個總體專案集中，讓團隊能夠掌握整個賽季的情況，並確保不會遺漏任何內容。

• 跨專案歸屬使所有相關部門都能看見重疊的職責，從而減少盲點，並消除臨時出現的意外情況。

自動化可降低風險並加快回應時間

• 規則會自動標記逾期或未完成的任務，並在問題升級之前觸發即時通知。

• 針對優質體驗 (例如中場表演或 VIP 活動) 的專屬工作流程，可確保這些高度曝光的時刻得到追蹤、負責和無誤執行，且領導層在每個步驟中都能掌握最新情況。

贊助啟用已簡化且沒有錯誤

• 贊助履行和啟動是具有複雜要求的關鍵營收驅動因素，在 Asana 中進行端到端管理，確保每個交付項目都得到追蹤，且不會發生任何遺漏。

• 合作夥伴透過表單提交啟用請求，系統會自動將任務傳送至正確的團隊，並觸發核准工作流程。

• 自訂範本指導每次啟用，從比賽日核對清單到 VIP 參與者追蹤和物流，確保每個步驟都按順序完成，且每次交接都有自動通知。

• 即時儀表板可讓合作夥伴團隊和贊助商瞭解交付項目、時間軸和阻礙因素，從而加快交付速度。

• 這種結構化方法使得錯過啟用的情況幾乎為零，執行速度更快，並且能夠在不增加人手的情況下處理更大的工作量。

在整個組織中推動 Asana 使用，改善了重大計劃 (例如比賽日) 期間的協作，現在每個部門都能清楚瞭解其工作與大局的連結，確保提供一流的球迷體驗。 ”

用於工作請求和接收的 Asana

將臨時請求轉化為結構化行動

隨著 D.C. United 的成長，跨團隊的傳入請求數量和緊急程度也隨之增加。 從平面設計、電子郵件活動到社交媒體貼文和活動支援，工作通常是分開請求的，幾乎沒有背景資訊或可視度。 若沒有標準化的接收流程，團隊就會面臨重複、延遲和遺漏交付項目的問題。

如今，Asana 為每個部門提供了經簡化的請求系統。 標準化的表單從一開始就確保了明晰度，而自動化的分類和核准工作流程則可快速將工作分配給適當的團隊。 行銷、合作夥伴和社群參與度團隊也直接在 Asana 中管理行銷活動和內容行事曆，使其更容易就高曝光度活動和一次性促銷的優先順序取得一致共識。

表單從一開始就確保明晰（度）

• 特定於部門的表單可在著手前就先取得重要的背景資訊，減少來回溝通，並實現更快的處理速度。

• 已完成的表單會自動產生任務，並通知合適的團隊，確保不會遺漏任何請求。

• 與全組織計劃相關的行銷活動 (例如大型比賽活動) 都在 Asana 中進行規劃，並具有跨部門的完整可視度。

• 透過儀表板，每個部門都能瞭解其工作如何向上銜接至更宏大的品牌計劃，從而改善協調和當責。

Asana 如何改變我們組織的一個突出範例是我們如何簡化行銷請求流程。 以前，平面設計、電子郵件行銷活動和社交媒體貼文等任務是分開請求的，由於所有權不明確，通常需要多次追蹤。 藉助 Asana，我們將這些請求集中到單一工作流程中，該工作流程會自動標記所有相關專案關係人，從而建立可視度，並大幅縮短交付時間。 ”

結論

建立可擴展成功的遊戲計劃

D.C. United 不僅僅是使用 Asana 進行營運，更是重新定義營運。 隨著所有部門的採用深化，他們設想未來的情況是，專案集和策略架構有助於將個人工作與全公司目標保持一致，為每位員工提供更清晰的方向、即時可視度以及更強烈的所有權感。 透過繼續擴大 Asana 的使用範圍，華盛頓特區聯隊正在為一個更具敏捷性、一致性和責任感的組織奠定基礎，為在球場上和整個企業中取得勝利做好準備。

最終，Asana 不僅提升了我們的最終工作成果，還幫助我們更好地瞭解我們在做什麼、為什麼要做，以及當我們保持一致時可以共同實現什麼。 ”