Målstyrning (MBO): definition och process

Idiomet ”det krävs en hel by” syftar på idén att framgång härrör från samarbete. Som projektledare upplever du det här på egen hand. Du förlitar dig på din by – eller ditt team – för att slutföra projekt. Företag förlitar sig också på kollektivet för att uppnå sina mål. Men hur kan teammedlemmarna hålla sig motiverade att arbeta mot andras mål? 

Målstyrning (MBO) är en strategisk metod för att öka företagets prestanda genom att anpassa företagets och teamets mål. I den här artikeln förklarar vi hur MBO-processen fungerar. Vi kommer också att diskutera för- och nackdelar med att använda MBO-modellen.

Vad är målstyrning (MBO)?

Målstyrning (MBO) anpassar teammedlemmarnas mål till företagets mål så att teammedlemmarna känner sig mer motiverade och inkluderade på jobbet. MBO-modellen, som Peter Drucker först publicerade i sin bok The Practice of Management från 1954, betonar också användningen av rapporteringsverktyg och prestationsutvärderingar för att övervaka teammedlemmarnas prestationer. 

MBO använder objektiva standarder för att mäta teammedlemmars och företags prestationer. Objektiva standarder beskriver vad som är rättvist, rimligt eller acceptabelt i ett avtal. Du kan använda de här standarderna för att bedöma teammedlemmarnas produktivitet och identifiera möjliga förbättringar inom teamet. MBO fungerar eftersom en del av MBO-processen innebär att ledningen och teammedlemmarna anpassar sig till och kommer överens om dessa objektiva standarder.

MBO-processen i fem steg

MBO-tekniken består av fem steg. Att implementera den här processen innebär att skapa organisatoriska mål och omvandla dessa mål till en uppsättning individuella mål som teammedlemmarna kan följa.

1. Definiera organisatoriska mål

Det första steget är att definiera organisationens mål. Som projektledare kan det vara din uppgift att tillsammans med andra skapa företagsmål eller att översätta företagsmål till ditt team på ett begripligt sätt. Du kan använda en mall för Business-mål för att strukturera dina specifika mål i det här skedet.

2. Översätt organisationens mål  till mål för anställda

När du har definierat företagets mål använder du en hierarkisk metod för att omvandla företagets mål till individuella mål för varje teammedlem. Se till att du använder ramverket för smarta mål för att säkerställa att teammedlemmarnas mål är mätbara och uppnåeliga.

När teammedlemmar har personliga mål som leder upp till större företagsmål förstår de hur de passar in i helheten. Enligt vår forskning har endast 26 % av anställda en tydlig förståelse för hur deras individuella arbete relaterar till företagets mål och endast 16 % säger att deras företag är effektivt när det gäller att sätta upp och kommunicera mål.

3. Övervaka prestanda och förlopp

När dina teammedlemmar arbetar mot sina specifika mål måste du övervaka deras prestationer. Du kan följa varje teammedlems förlopp genom att samla in framgångsvärden från projekthanteringsverktyget och utvärdera om mål och nyckelresultat (OKR) uppfylls. Att övervaka anställdas prestationer hjälper dig också att bedöma teammedlemmarnas produktivitet.

4. Utvärdera anställdas mål och förlopp

Du kan utvärdera teammedlemmarnas framsteg genom att skapa prestationsutvärderingar. Med prestationsutvärderingar kan du ge personlig feedback på vad varje teammedlem gör bra och var de kan förbättra sina individuella mål så att de kan bidra bättre till företaget som helhet. Det här steget i prestationshanteringen är viktigt eftersom det betonar effektiv kommunikation mellan ledningen och teamet. Teammedlemmar kan se fram emot prestationsutvärderingar eftersom feedback kan öka teamets produktivitet.

5. Ge feedback och belöningar

Det sista steget i MBO-systemet är att belöna teamet för deras prestationer. Det ökar teammoralen och håller teamkollegor motiverade att arbeta hårt under nästa MBO-process. 

Du kan belöna ditt team på både interna och externa sätt. Du kan främja inneboende motivation genom att utmana teammedlemmar, uppmärksamma deras hårda arbete, se till att de känner tillhörighet och erbjuda teambyggande aktiviteter. Med de här åtgärderna hjälper du teammedlemmarna att utveckla självförtroende och motivation.  

Extrinsiska belöningar kan inkludera beröm, en betald bonus, en löneökning, kampanjer, extra ansvar i deras nuvarande roll eller betald ledighet. Belöningarna kan vara materiella eller immateriella, men de kommer sannolikt att motivera teammedlemmarna att fortsätta arbeta mot sina individuella mål och företagets mål.

Exempel på målstyrning

Ett exempel på MBO i praktiken skulle vara ett företag som har ett kvartalsvis mål att tjäna 30 % av de totala intäkterna från marknadsföringsinsatserna. För att uppnå det här målet delar de upp det i personliga mål för varje teammedlem. 

• De digitala marknadsförarna i teamet har som personliga mål att säkra tre nya marknadsföringskunder under kvartalet. 

• Cheferna följer teammedlemmarnas prestationer under kvartalet för att identifiera hur varje teammedlem planerar att uppnå sitt personliga mål och om de gör framsteg mot målet. 

• Om en teammedlem når sitt mål i slutet av kvartalet belönas hen med en bonus.

För- och nackdelar med MBO

Efter att Drucker först introducerade MBO blev det en populär ledningsteknik på 1960- och 1970-talen. Den utbredda användningen av modellen har dock minskat sedan dess när företag har testat nya ledarstilar. Vissa företag använder fortfarande MBO, men det finns argument för och emot. 

Fördelar med MBO

De som förespråkar MBO-metoden anser att användningen av den här typen av ledning inom ett större system skapar en enklare ledningsstruktur. Andra fördelar är:

• Ökad teamproduktivitet: När teammedlemmar har personliga mål har de större klarhet i varför deras arbete är viktigt. Som ett resultat ökar deras motivation och produktivitet. 

• Förbättrad teamkommunikation: MBO-modellen kan förbättra teamkommunikationen och skapa en mer öppen arbetsmiljö eftersom teammedlemmarna förstår företagets mål och vet att deras personliga mål är i linje med dessa mål. 

• Personliga mål för teammedlemmar: Eftersom MBO-systemet anpassar målen för varje teammedlem och gör det till en prioritering för teammedlemmarna att nå sin högsta potential, förstår alla i företaget hur deras arbete påverkar.

Nackdelar och begränsningar med MBO

Motståndare till MBO anser att modellen riskerar att förbise företagets etik och värderingar genom att lägga så mycket fokus på individuella mål. Andra nackdelar är:

• Prioritering av målsättning framför strategisk planering: Att prioritera personliga mål för teammedlemmar kan ske på bekostnad av långsiktig strategisk planering. Företag som lägger mycket tid på att sätta upp mål kan ha mindre tid att fokusera på företagskultur, operativa frågor och andra viktiga områden. 

• Ökad press på teammedlemmar att nå mål: Eftersom MBO fokuserar på individen kan teammedlemmar känna för mycket press att nå sina mål. Det kan vara en nackdel med MBO eftersom teammedlemmar kan bli överarbetade i den här typen av arbetsmiljö, vilket kan leda till låg kvarhållning och låg moral. 

• Konkurrens mellan teammedlemmar: Det extrinsikt fokuserade belöningssystemet som ingår i MBO kan främja konkurrens mellan teammedlemmar, vilket kan komma i vägen för att skapa en hälsosam arbetsmiljö. En sund teamdynamik på arbetsplatsen bör innefatta teamarbete och att stödja varandra för att nå personliga mål och företagsmål. 

Jämförelse mellan MBO och andra ramverk för målsättning

MBO är bara ett av flera populära ramverk för målsättning som används i moderna företag. Här kan du läsa om vad som skiljer den åt från andra välkända metoder.

Målstyrning (MBO) jämfört med undantagsstyrning (MBE)

MBE fokuserar på att identifiera och åtgärda avvikelser från standardprestanda, medan MBO-strategin betonar att sätta upp och uppnå specifika mål. MBE är mer inriktad på att upprätthålla ett status quo och ingripa när problem uppstår, medan MBO proaktivt sätter upp mål för att driva prestationsförbättringar.

MBO vs SMART-mål

SMART-mål är en strukturerad metod för målsättning som anger att målen ska vara specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna. MBO delar de här principerna, men är ett mer omfattande ramverk som inkluderar kaskadmål, förloppsövervakning och prestandautvärdering.

MBO jämfört med mål och nyckelresultat (OKR)

OKR-ramverket, som populariserades av Google, har likheter med MBO-metoden när det gäller att sätta upp mål och mäta förlopp. OKR lägger dock större vikt vid att definiera mätbara nyckelresultat och genomföra regelbundna uppföljningar för att spåra prestationer mot dessa mätvärden.

Välja rätt ramverk för målsättning

Valet av ramverk för målsättning beror på faktorer såsom företagskultur, bransch och ledarstil. Överväg följande när du väljer en metod:

• Anpassning till företagets värderingar och mål

• Nivå av anställdas engagemang och självständighet.

• Fokus på individuella prestationer kontra teamprestationer

• Frekvens av förloppsgranskningar och feedback

• integrering med system för prestationsbedömning och belöningar

Oavsett vilket ramverk som väljs innebär effektiv målsättning att tydligt definiera mål, anpassa dem till företagets mål och regelbundet övervaka förloppet för att säkerställa framgång. Genom att jämföra och anpassa element från olika tillvägagångssätt kan organisationer utveckla ett målsättningssystem som bäst passar deras unika behov och driver långsiktiga prestationer.

Implementera effektiv målstyrning

Att implementera ett framgångsrikt MBO-program kräver noggrann planering och genomförande. Följ de här stegen för att säkerställa en effektiv MBO-process i din organisation:

1. Definiera organisatoriska mål

Börja med att klargöra företagets övergripande strategiska mål. De bör vara specifika, mätbara och i linje med företagets uppdrag och vision. Involvera viktiga intressenter för att säkerställa stöd och en gemensam förståelse för de övergripande målen.

2. Fördela målen till avdelningar och individer

Dela upp organisatoriska mål i specifika mål för varje avdelning och anställd. Se till att de här målen är uppnåeliga, relevanta för arbetsroller och bidrar till de övergripande företagsmålen. Involvera anställda i målformuleringsprocessen för att främja ägarskap och ansvarstagande.

3. Fastställ mätvärden och milstolpar

Bestäm hur framsteg och framgång ska mätas för varje mål. Definiera tydliga mätvärden, KPI:er eller OKR:er som gör att du kan följa upp resultat. Ställ in delmål för att hålla igång arbetet och möjliggöra kurskorrigeringar vid behov.

4. Implementera regelbundna förloppsgranskningar

Planera in regelbundna uppföljningar mellan chefer och deras team för att diskutera förlopp, identifiera hinder och göra nödvändiga justeringar. Dessa prestationsbedömningar bör vara stödjande och fokusera på problemlösning snarare än på skuld.

5. Utvärdera den anställdes prestationer och ge feedback

Genomför formella prestationsbedömningar med jämna intervall (t.ex. kvartalsvis eller årligen). Utvärdera individuella och teamets prestationer mot de definierade målen. Ge konstruktiv feedback och uppmärksamma framgångar. Använd de insikter som erhållits för att informera framtida målsättningscykler.

6. Anpassa belöningar och erkännanden till måluppfyllelse

Koppla belöningar, bonusar och kampanjer till uppnåendet av individuella mål och teammål. Detta hjälper till att förstärka vikten av MBO-processen och motiverar anställda att förbli engagerade och drivna.

7. Främja en stödjande arbetsmiljö

Uppmuntra öppen kommunikation, samarbete och ett tillväxttänkande. Tillhandahåll resurser, utbildning och stöd för att hjälpa anställda att nå sina mål. Utvärdera och åtgärda regelbundet eventuella hinder för framgång, såsom motstridiga prioriteringar eller otillräckliga verktyg.

Genom att följa de här stegen och kontinuerligt förfina din MBO-process kan du utnyttja kraften i den här ledningstekniken för att driva framgång för organisationen, öka de anställdas prestationer och förbättra arbetstillfredsställelsen och bibehållandet.

Sätt upp mål och uppnå företagets mål med MBO

MBO är som mest effektivt när det används som en del av en mer omfattande ledningsplan. När teammedlemmar har mål som är kopplade till företagets uppdrag känner de sig mer motiverade att samarbeta. Med en programvara för målspårning kan du hjälpa ditt team att hålla sig i fas med sina mål och hjälpa dem att uppnå målen i realtid.

Vanliga frågor: Målstyrning (MBO)

Vilka är de tre typerna av MBO-mål?

De tre typerna av MBO-mål är strategiska mål (långsiktiga mål i linje med företagets uppdrag), taktiska mål (kortsiktiga mål som stöder strategiska mål) och operativa mål (dagliga mål som håller igång verksamheten). Målen bör vara uppnåeliga och bidra till övergripande kundnöjdhet.

Är MBO-processen tidskrävande?

Även om den inledande installationen av ett MBO-program kan kräva en viss tidsinvestering, uppväger de långsiktiga fördelarna ofta den inledande insatsen. Genom att tydligt definiera mål och effektivisera målsättningsprocessen kan MBO faktiskt spara tid och öka effektiviteten på lång sikt.

Vilka är de fyra stegen i målstyrning?

De fyra stegen i målstyrning är: att sätta upp mål, utveckla handlingsplaner, övervaka förloppet och utvärdera prestationer. Den här målprocessen hjälper till att anpassa individuella mål till organisatoriska mål, främja de anställdas engagemang och förbättra beslutsfattandet.

Hur kan personalavdelningen stödja implementeringen av MBO?

HR kan spela en avgörande roll i implementeringen av MBO genom att kommunicera programmets fördelar, utbilda chefer i att sätta upp uppnåeliga mål och anpassa prestationsutvärderingar till MBO-mål. Dessutom kan personalavdelningen använda sociala medier och andra interna kommunikationskanaler för att hålla de anställda informerade och engagerade under hela processen.