Hur man skriver en sammanfattning för ledningen, med exempel

En av de bästa sakerna med projekthantering är att det ger ett sätt att planera, hantera och utföra allt teamets arbete. Ibland behöver dock nya projektmedlemmar eller verkställande intressenter en förenklad bild av projektet – ett kortfattat sätt att dela projektets huvudpunkter. Där kommer en sammanfattning för ledningen exempel in i bilden. Oavsett om du arbetar med en affärsplan eller en sammanfattning för ledningen på jobbet är det ett effektivt sätt att kommunicera kärnfull information. I den här artikeln får du allt du behöver för att planera, skriva och dela sammanfattningar med ditt team.

Vad är en sammanfattning?

En sammanfattning är en kortfattad översikt av ett större dokument som ger läsaren de viktigaste punkterna utan att behöva läsa hela materialet. Längden varierar beroende på dokumentet, men i allmänhet är en sammanfattning en till två sidor lång. Målet är att dela all information som läsare och viktiga intressenter behöver veta – snabbt och tydligt.

Föreställ dig det så här: om de viktigaste intressenterna bara läser sammanfattningen, får de då all information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter? Om så är fallet har sammanfattningen tjänat sitt syfte.

Sammanfattningar förekommer ofta i:

• business cases

• projektförslag

• forskningsdokument

• miljöstudier

• marknadsundersökningar

• projektplaner.

I allmänhet består sammanfattningar av fyra delar:

1. utgå från det problem eller behov som dokumentet ska lösa

2. beskriv den rekommenderade lösningen

3. förklara lösningens värde

4. avsluta med en slutsats om vikten av arbetet.

Vad är en sammanfattning inom projekthantering?

I projekthantering är en sammanfattning ett sätt att skapa tydlighet för tvärfunktionella samarbetspartners, teamledarskap och projektintressenter. Föreställ dig det som en ”pitch” av projektet för teammedlemmar som inte har tid eller behov av att fördjupa sig i alla detaljer. En sammanfattning för ledningen på jobbet fungerar som en brygga mellan det strategiska och det operativa. Den liknar en projektsammanfattning, men riktar sig till beslutsfattare på högre nivå.

Den största skillnaden mellan en sammanfattning inom projekthantering och en mer traditionell sammanfattning i en affärsplan är att den förstnämnda skapas i början av projektet, medan den senare skapas efter att man skrivit en affärsplan. Om någon exempelvis skriver en sammanfattning av en miljöstudie sammanställs en rapport om resultaten efter att studien var över. Men i en sammanfattning inom projekthantering vill man täcka in vad projektet syftar till att uppnå och varför dessa mål spelar roll.

Samma fyra delar gäller för en sammanfattning i projekthantering:

1. Börja med problemet eller behovet som projektet ska lösa. Varför genomförs det här projektet? Vilken insikt, kundfeedback, produktplan eller annat behov har lett till att det har blivit verklighet?

2. Skissera en rekommenderad lösning, eller projektets mål. Hur är projektet tänkt att lösa problemet som fastställdes i den första delen? Vilka är projektets mål och syften?

3. Förklara lösningens värde. Vad händer när projektet är klart? Hur kommer detta att förbättra och lösa problemet som fastställdes i den första delen?

4. Avsluta med en slutsats om vikten av arbetet. Detta är ytterligare ett tillfälle att upprepa vad som gör problemet viktigt och varför projektet är viktigt. Det kan också vara bra att referera till målgruppen och hur lösningen kommer att lösa deras problem. Inkludera slutligen alla relevanta nästa steg.

Om du aldrig har skrivit en sammanfattning tidigare kanske du är nyfiken på var den passar in bland andra projekthanteringselement. Här är en jämförelse:

Sammanfattning vs projektplan

En projektplan är en översikt över de viktigaste delarna som ska beaktas för att uppnå projektets mål och syften. Projektplanerna omfattar mål, framgångsvärden, intressenter och roller, budget, milstolpar och leveranser, tidslinje och schema samt kommunikationsplan.

En sammanfattning resumerar den viktigaste informationen i projektplanen. Tänk på de väsentligaste aspekterna som ledningsgruppen behöver veta så snart de kommer i kontakt med projektet, innan de ens har hunnit titta på projektplanen – det är sammanfattningen.

Sammanfattning vs projektöversikt

Projektöversikter och sammanfattningar har ofta liknande element – båda innehåller en sammanfattning av viktig projektinformation. Projektöversikten bör dock bifogas direkt till projektet. Det bör finnas en kontinuitet mellan projektet och projektöversikten.

Man kan inkludera sammanfattningen i projektet och beroende på vilken typ av projekthanteringsverktyg som används kan den också vara ett fristående dokument.

Sammanfattning vs projektmål

Andra delen av sammanfattningen bör innehålla och vidareutveckla projektmålen (Beskriv den rekommenderade lösningen, eller projektets mål). Förutom att inkludera projektmålen bör sammanfattningen också beskriva varför det ger ett mervärde att uppnå projektets mål, samt ge fler detaljer om hur dessa mål ska uppnås.

Fördelarna med en sammanfattning

Du kanske undrar: varför ska man skriva en sammanfattning av ett projekt? Räcker inte projektplanen?

Som vi nämnde tidigare har inte alla tid eller behov av att sätta sig in i detaljerna i ett projekt utan behöver bara en översikt över vilka målen är och varför de är viktiga. Arbetshanteringsverktyg som Asana hjälper dig att samla viktig information om ett projekt, så att teamet får klarhet i vem som gör vad och när.

Här är de viktigaste fördelarna med att skriva en sammanfattning:

• Skapar samsyn bland intressenter. Alla får samma bild av projektets syfte, mål och förväntade resultat.

• Sparar tid för beslutsfattare. Ledningen kan snabbt förstå projektets kärna utan att läsa hela projektplanen.

• Ger en helhetsbild. Sammanfattningen fångar de viktigaste punkterna på en till två sidor.

• Underlättar kommunikation. Sammanfattningen fungerar som ett gemensamt referensdokument för alla som berörs av projektet.

• Stödjer beslutsprocessen. Med tydlig information om problem, lösning och förväntat värde blir det enklare att prioritera och fatta beslut.

En sammanfattning är utformad för intressenter utanför projektet som vill ha en snabb inblick och svar på varför projektet är viktigt, snarare än för teammedlemmar som arbetar aktivt med det. Den hjälper också till att tydliggöra projektomfattningen för de som inte är direkt involverade.

Hur man skapar en sammanfattning för ledningen, med exempel

Varje sammanfattning består av fyra delar. Följ den här guiden för att skriva en bra sammanfattning. När du har skrivit sammanfattningen bör du läsa igenom den igen och försäkra dig om att den innehåller all viktig information som intressenterna behöver veta.

1. Utgå från det problem eller behov som projektet ska lösa

I början av sammanfattningen kan du förklara varför det här dokumentet (och projektet det representerar) är viktigt. Ta dig tid att beskriva vad problemet är, inklusive eventuell forskning eller kundfeedback som du har fått. Förtydliga på vilket sätt problemet är viktigt och relevant för kunderna och varför det är nödvändigt att lösa det.

Låt oss till exempel tänka oss att du arbetar på ett företag som tillverkar klockor. Projektet går ut på att ta fram en enklare och billigare klocka som fortfarande tilltalar lyxköparna och samtidigt riktar sig till en ny kundgrupp.

Exempel på sammanfattning:

I nyligen insamlad kundfeedback har 52 % av kunderna uttryckt ett behov av en enklare och billigare version av vår produkt. I undersökningar med kunder som har valt konkurrenters klockor nämns priset i 87 % av fallen. Om vi vill betjäna våra befintliga kunder på bästa sätt och ta oss in på nya marknader måste vi utveckla en serie klockor som vi kan sälja till ett pris som passar för den här marknaden.

2. Beskriv den rekommenderade lösningen eller projektets mål

Nu när du har beskrivit problemet kan du förklara vad lösningen är. Till skillnad från en summering eller en översikt bör du vara ställningstagande i lösningen – det vill säga: du ska försöka övertyga läsarna om att lösningen är den rätta. Det här är inte så mycket en brainstorming som ett tillfälle att skapa stöd för den rekommenderade lösningen.

Eftersom sammanfattningen skapas i början av projektet är det okej om inte alla leveranser och milstolpar är färdigplanerade. Men det här är chansen att i stora drag beskriva vad som kommer att hända under projektet. Om du behöver hjälp med att skapa en tydlig översikt över projektets viktigaste leveranser och tidslinje kan du överväga att skapa en projektstrategi innan du börjar med sammanfattningen.

Vi fortsätter med vårt exempel på sammanfattning:

Vår nya klockserie kommer att vara 20 % billigare än vårt nuvarande billigaste alternativ, med möjlighet till alternativ som är 40 % billigare eller mer beroende på material och urverk. För att kunna erbjuda dessa priser kommer vi att göra följande:

• erbjuda klockor av nya material som till exempel silikon eller trä

• använda högkvalitativa kvartsurverk i stället för automatiska urverk med intern mekanism

• introducera anpassningsbara armbandsalternativ, med mer fokus på valmöjligheter och flexibilitet än på traditionell lyx.

Observera att varje klocka fortfarande kommer att genomgå en rigorös kvalitetskontroll för att bibehålla samma hastighet och precision i världsklass som våra nuvarande produkter.

3. Förklara lösningens värde

Här kan du börja gå in på mer detaljer om hur lösningen kommer att påverka och förbättra det problem som beskrevs i början. Vilka eventuella resultat förväntas? I det här avsnittet kan du inkludera all relevant finansiell information, projektrisker eller potentiella fördelar. Relatera också projektet till företagsmål eller till OKR. Hur kan detta arbete kopplas till företagsmålen? Om du vill ha inspiration kan du utgå från strategiska mål som redan finns i organisationen.

Vi fortsätter med vårt exempel på sammanfattning:

Med nya erbjudanden som är mellan 20 och 40 % billigare än vårt nuvarande billigaste alternativ förväntar vi oss att ta oss in på marknaden för vardagsklockor, samtidigt som vi fortsätter att stödja vårt lyxvarumärke. Detta kommer att hjälpa oss att uppnå det tredje målet för räkenskapsår 2022: att expandera varumärket. Dessa nya erbjudanden har potential att inbringa mer än tre miljoner dollar i vinst per år, vilket kommer att hjälpa oss att nå första målet för räkenskapsår 2022: sju miljoner dollar i årlig vinst.

Tidig kundfeedback visar på att billigare alternativ inte kommer att påverka lyxvarumärkets värde eller prestige negativt, även om det är en risk att ha i åtanke vid utformningen. För att minska den risken kommer produktmarknadsföringsteamet att börja arbeta med sin marknadsstrategi sex månader före lanseringen.

4. Avsluta med en slutsats om vikten av arbetet

Nu när du har delat all denna viktiga information med de ledande intressenterna har du i det sista avsnittet chansen att vägleda dem i att förstå hur det här arbetet påverkar och är viktigt för organisationen. Vilken information ska de ta med sig efter att ha läst sammanfattningen?

För att avrunda vårt sammanfattningsexempel:

Billigare och varierade erbjudanden gör det inte bara möjligt för oss att ta oss in på en ny marknad – de kommer också att utvidga vårt varumärke på ett positivt sätt. Med uppmärksamheten från dessa nya erbjudanden, plus den förväntade efterfrågan på billigare klockor, räknar vi med att öka marknadsandelen med 2 % per år. För mer information kan ni läsa vår marknadsföringsstrategi och dokumentation om kundfeedback.

Exempel på sammanfattning

När du lägger ihop alla fyra delarna kan sammanfattningen se ut som i exemplet nedan. Det här sammanfattning för ledningen exempel visar hur problem, lösning, värde och slutsats vävs samman till ett dokument som ger ledningen en komplett bild av projektet på bara en sida.

Mall för sammanfattning för ledningen

En mall för sammanfattning för ledningen ger dig en färdig struktur att fylla i för varje nytt projekt. Använd den här mallen som utgångspunkt nästa gång du behöver skriva en sammanfattning. Fyll i varje del med information som är relevant för projektet.

1. Problem eller behov. Beskriv problemet som projektet ska lösa. Inkludera relevant data, kundfeedback eller forskning som styrker varför det är viktigt.

2. Rekommenderad lösning. Förklara den föreslagna lösningen och projektets övergripande mål. Var tydlig med vad som ska levereras och inom vilken tidsram.

3. Värde och förväntade resultat. Beskriv vilken effekt lösningen förväntas ha. Inkludera finansiell information, kopplingen till företagsmål och eventuella risker.

4. Slutsats och nästa steg. Sammanfatta varför arbetet är viktigt och vilka de omedelbara nästa stegen är. Inkludera en uppmaning till handling om det behövs.

Checklista innan du skickar sammanfattningen:

• Kan dokumentet läsas fristående utan ytterligare material?

• Är problemet och lösningen tydligt beskrivna?

• Finns det en koppling till övergripande företagsmål?

• Har du undvikit jargong och onödiga detaljer?

• Har en kollega korrekturläst dokumentet?

Vanliga misstag när man skriver sammanfattningar

Du kommer inte att bli proffs på att skriva sammanfattningar över en natt, och det är okej. När du kommer igång kan du använda mallen i fyra delar i den här artikeln som vägledning. När du sedan fortsätter att finslipa dina färdigheter finns det några vanliga misstag som du bör undvika:

Undvik att använda jargong

Sammanfattningen är ett dokument som alla, från projektmedarbetare till ledande intressenter, ska kunna läsa och förstå. Kom ihåg att du är mycket närmare det dagliga arbetet och de enskilda uppgifterna än vad intressenterna är, så läs igenom sammanfattningen en gång till för att se till att det inte finns någon onödig jargong. Om du kan, förklara jargongen eller hoppa över den helt och hållet.

Kom ihåg: det här är inte en fullständig rapport

En sammanfattning är just en sammanfattning. Om du kommer på dig själv med att gå in på detaljer om specifika uppgifter, slutdatum och bilagor bör du stanna upp och fråga dig själv om den informationen verkligen hör hemma i sammanfattningen. Vissa detaljer är viktiga – du vill att sammanfattningen ska vara genomförbar och engagerande. Men glöm inte att huvudparten av projektets information kommer att samlas i arbetshanteringsverktyget, inte i sammanfattningen.

Se till att sammanfattningen är fristående

Du känner till projektet från början till slut, men det gör inte intressenterna. När du har skrivit sammanfattningen bör du läsa igenom den igen och se till att den kan stå på egna ben. Behöver intressenterna ytterligare sammanhang för att förstå sammanfattningen? Ta i så fall med det, eller lägg till det som en länk med ytterligare information.

Korrekturläs alltid

Sammanfattningen är ett levande dokument, och om du missar ett stavfel kan du alltid gå tillbaka och rätta till det. Men det skadar aldrig att korrekturläsa den eller skicka den till en kollega för att få respons.

Vanliga frågor om sammanfattningar

Sammanfattningsvis: en sammanfattning är ett måste

Sammanfattningar är ett utmärkt sätt att få alla uppdaterade och samordnade kring ett projekt. Om du har många projektintressenter som behöver en snabb inblick i vad projektet löser och varför det är viktigt, är en sammanfattning för ledningen exempel på hur man kommunicerar det effektivt. Använd fyrstegsmodellen i den här artikeln som utgångspunkt och anpassa efter projektets behov.

Om du vill ha fler tips om hur man kan koppla samman avancerade strategier och planer med det dagliga genomförandet kan du läsa vår artikel om strategisk planering.

Testa Asana och förenkla projekthanteringen i dag.