Så skriver du ett projektförslag som får godkännande

Varje projekt börjar med en idé, men för att idén ska bli verklighet behövs ett övertygande projektförslag. Innan resurser tilldelas och arbete kan påbörjas måste teamet presentera förslaget för beslutsfattare inom organisationen eller för externa intressenter.

Ett projektförslag fungerar som en skriftlig pitch – det presenterar projektet kortfattat men effektivt. I den här guiden går vi igenom hur du skriver ett projektförslag som ökar chanserna att få godkännande och lyckas med genomförandet.

Vad är ett projektförslag?

Ett projektförslag är ett skriftligt dokument som beskriver allt som intressenterna behöver veta om ett projekt, inklusive tidslinje, budget, avsikter och mål. Förslaget sammanfattar projektdetaljerna och säljer in idén så att intressenterna vill involvera sig i initiativet.

Målet med ett projektförslag är att:

• säkerställa extern finansiering

• tilldela företagsresurser till projektet

• få intressenter att vilja involvera sig

• höja energin och intresset kring initiativet.

Projektförslag vs projektstadgar vs business cases

Projektförslag och projektstadgar tjänar olika syften i projektets livscykel. Ett projektförslag äger rum i inledningsfasen, medan projektstadgan skapas först under planeringsfasen.

Projektförslaget är ett övertygande dokument som visar intressenterna varför projektet bör genomföras. En projektstadga är i stället ett referensdokument som definierar projektavsikterna – och den kan inte skapas förrän förslaget är godkänt.

En del blandar ihop business case och projektförslag, men även ett business case skapas först efter att förslaget godkänts. När projektförslaget har fått grönt ljus kan ett business case användas för att säkra ytterligare finansiering.

Typer av projektförslag

Det finns sex vanliga typer av projektförslag. Varje typ har sitt specifika syfte, och det är bra att förstå skillnaderna när du formulerar ett eget förslag.

Tonen och innehållet i projektförslaget varierar beroende på vilken typ du skriver. När du har formulerat projektmålen kan du anpassa förslaget därefter.

Så här skriver du ett projektförslag

De här steg-för-steg-instruktionerna fungerar för de flesta projektförslag, oavsett typ. Du behöver anpassa förslaget till den avsedda målgruppen, men stegen nedan säkerställer att de viktigaste komponenterna ingår i dokumentet.

1. Skriv en sammanfattning

Sammanfattningen fungerar som en introduktion till projektförslaget. I likhet med en sammanfattning av en rapport bör det här avsnittet sammanfatta vad som kommer att hända och motivera intressenten att läsa vidare. Beroende på projektets komplexitet kan sammanfattningen bestå av ett eller flera stycken.

Sammanfattningen bör innehålla:

• det problem som projektet är tänkt att lösa

• den lösning som projektet ger på problemet

• den verkan projektet kommer att ha.

Ta bara upp dessa punkter kortfattat i sammanfattningen – du diskuterar dem mer ingående senare i förslaget.

2. Förklara bakgrunden till projektet

I det här avsnittet går du igenom bakgrunden till projektet. Använd referenser och statistik för att övertyga läsaren om att problemet är värt att lösa.

Några frågor att besvara:

• Vilket problem tar sig projektet an?

• Vad är redan känt om problemet?

• Vilken research om problemet finns tillgänglig?

• Varför är tidigare research otillräcklig för att lösa problemet?

Du kan också använda det här avsnittet för att förklara hur problemet har en direkt koppling till organisationen.

Tänk dig till exempel att du arbetar på ett konsultföretag och vill föreslå ett internt projekt för att digitalisera kunskapsdelningen. I bakgrundsavsnittet kan du beskriva hur mycket tid medarbetare lägger på att leta efter information – och varför nuvarande metoder inte räcker till.

3. Presentera en lösning

Du presenterade just ett problem i bakgrundsavsnittet, så nästa logiska steg är att beskriva lösningen. I det här avsnittet har du möjlighet att redogöra för projektstrategin mer i detalj.

Några saker att ta med:

• Din visionsbeskrivning för projektet.

• Din projekttidsplan, inklusive viktiga milstolpar.

• Projektteamets roller och ansvarsområden.

• Ett riskregister som visar hur risker kan minimeras.

• Projektleveranserna.

• Rapporteringsverktyg som ni kommer att använda under projektets gång.

Du kanske inte har alla dessa punkter i förslagsformatet, men du kan bestämma vad du ska ta med utifrån projektomfattningen. Det här avsnittet blir troligen det längsta i förslaget, eftersom du här tar upp allt som krävs för att uppnå den föreslagna lösningen.

4. Definiera projektleveranser och mål

Att definiera projektleveranser är ett viktigt steg i projektförslaget. Intressenterna vill veta vad du producerar i slutet av projektet – oavsett om det är en produkt, ett program, en teknikuppgradering eller något annat. Det är här intressenterna förstår vad resurserna kommer att användas till.

När du definierar leveranserna bör följande ingå:

• Slutprodukten eller den slutliga avsikten för projektet.

• En projekttidslinje för när leveranserna är klara.

• SMART-mål som är i linje med de leveranser ni producerar.

Även om det är viktigt att visa problemet och lösningen, är det ofta lättare för intressenterna att visualisera projektet när du tydligt definierar vad som ska levereras.

5. Lista vilka resurser som behövs

Nu har du beskrivit problemet, tillvägagångssättet, lösningen och leveranserna. Nästa steg är att i detalj gå in på vilka resurser som behövs för att genomföra initiativet.

I det här avsnittet inkluderar du:

• Projektbudget – alla budgetposter som krävs för att genomföra projektet, från material och annonspriser till teamlöner.

• Genomgång av kostnaderna – research om varför specifika resurser behövs. Det ger intressenterna bättre förståelse för vad deras bidrag används till och kan minimera oväntade kostnader. Läs mer om projektkostnadshantering för att fördjupa dig i budgetprocessen.

• Resurstilldelningsplan – en översikt som beskriver hur du planerar att använda resurserna. Om du till exempel fastställer att du behöver 500 000 kronor bör du ange hur pengarna fördelas till löner, teknik och material.

Förhoppningsvis har du så här långt i förslaget övertygat intressenterna om att gå vidare. Det är därför det är bäst att nämna resurskraven först i slutet av dokumentet.

6. Presentera din slutsats

Avsluta projektförslaget med en övertygande och förtroendeingivande slutsats. Precis som i sammanfattningen bör slutsatsen kortfattat sammanfatta problemet och lösningen. Du kan betona den verkan projektet kommer att ha, men se till att avsnittet hålls relevant och fokuserat.

Mall för projektförslag: en checklista

Innan du skickar in ett projektförslag kan du använda den här checklistan för att säkerställa att alla viktiga delar finns med. En genomtänkt mall sparar tid och minskar risken att missa avgörande information.

• Sammanfattning – kortfattad beskrivning av problemet, lösningen och den förväntade verkan.

• Bakgrund – kontext och tidigare research som motiverar projektet.

• Lösningsbeskrivning – strategi, tidsplan, milstolpar, roller och riskhantering.

• Leveranser och mål – vad projektet producerar och vilka SMART-mål som gäller.

• Resursbehov – budget, kostnadsgenomgång och resurstilldelningsplan.

• Slutsats – sammanfattning av nyckelpunkterna med en uppmaning till handling.

Genom att följa den här mallen ser du till att projektförslaget är komplett och professionellt – oavsett om det gäller en intern idé eller ett svar på en extern förslagsbegäran.

Tips för att skriva ett effektivt projektförslag

Genom att följa stegen ovan kan du säkerställa att projektförslaget innehåller alla rätta delar. Men om du vill imponera på läsarna och vinna deras godkännande behöver förslaget vara genomarbetat. Här är fyra tips som gör skillnad.

Var medveten om din målgrupp

När du skriver förslaget ska du alltid ha målgruppen i åtanke – det vill säga intressenterna. Kom ihåg att målet är att övertyga, inte bara att presentera projektdetaljer. Om du till exempel skapar ett nytt redigeringsverktyg för ett barnlitteraturförlag kan du ta reda på om intressenterna är föräldrar och appellera till deras känslomässiga sida.

Var övertygande

Övertalning är avgörande i ett projektförslag. Om läsaren inte ser värdet i projektet kommer den inte att vilja stödja det. Beskriv inte bara verktyget eller lösningen – lyft fram funktionerna, hur de gynnar kunderna och vilken inverkan de har på branschen.

Håll det enkelt

Även om du måste presentera problemet, tillvägagångssättet och lösningen i detalj bör du inte göra förslaget alltför komplicerat. Du kan diskutera projektplanen utan att gå in på vilken programmeringskod teknikerna kommer att använda.

Gör research

Ett lyckat projektförslag bygger på grundlig research. Var beredd att stödja problemet och lösningen med tillförlitliga källor, fallstudier och statistik så att målgruppen inte behöver ställa sig en massa frågor. Fråga dig själv:

• Varför är det ett problem?

• Hur kan det här lösa problemet?

• Har någon tidigare tagit sig an problemet?

• Vilka är projektkostnaderna?

Om du kan besvara de här frågorna har du sannolikt gjort tillräckligt med research för att stödja initiativet.

Vanliga frågor om projektförslag

Använd projekthanteringsverktyg för att stärka ditt projektförslag

Ett väl genomarbetat projektförslag kräver teamsamarbete, strukturerad planering och tydlig resurshantering. Med rätt verktyg kan teamet kommunicera, dela information och arbeta tillsammans i ett gemensamt dokument.

När all projektinformation lagras på ett ställe blir det enkelt att komma åt uppgifter vid behov. Välorganiserade och korrekt planerade projekt ger starkare projektförslag – och därför är en programvara för projekthantering en viktig resurs om du vill arbeta effektivt och dra nytta av fördelarna med projekthantering. Prova Asana för att komma igång.