30-60-90-dagarsplan: Så introducerar du nyanställda framgångsrikt

De första 90 dagarna på en ny arbetsplats är avgörande – både för den nyanställda och för organisationen. Det är en period fylld av nya verktyg, okända processer och höga förväntningar. Utan en tydlig plan kan onboardingen bli överväldigande och leda till att nyanställda tappar motivationen. En genomtänkt introduktionsprocess för nyanställda gör hela skillnaden. En 30-60-90-dagarsplan på jobbet ger struktur åt introduktionsprocessen genom att bryta ner de första tre månaderna i hanterbara faser med tydliga mål.

Med en väl genomtänkt 30-60-90-dagarsplan ger du varje ny medarbetare förutsättningar att lyckas från dag ett. Planen fungerar som en gemensam referenspunkt för både chef och nyanställd, vilket skapar tydlighet kring förväntningar och prioriteringar. I den här guiden går vi igenom vad en 30-60-90-dagarsplan är, hur du skriver en och vilka delar den bör innehålla.

Vad är en 30-60-90-dagarsplan?

En 30-60-90-dagarsplan är ett strukturerat onboardingdokument som beskriver vad en nyanställd förväntas lära sig, bidra med och uppnå under sina första tre månader. Planen delar upp perioden i tre faser – dag 1 till 30, dag 31 till 60 och dag 61 till 90 – där varje fas har ett specifikt fokus och tydliga milstolpar. Efter att ha läst planen bör den nyanställda förstå sina förväntade leveranser och långsiktiga SMART-mål.

De tre faserna fungerar så här:

• 1 till 30 dagar: De första 30 dagarna fokuserar på lärande och orientering. Den nyanställda bekantar sig med företagets policy, teamstruktur och ansvarsområden. Målet är att bygga en stabil kunskapsgrund.

• 31 till 60 dagar: Under den andra månaden börjar den nyanställda omsätta sina kunskaper i praktiken genom att ta sig an egna uppgifter. Det finns utrymme för både utveckling och misstag under den här perioden.

• 61 till 90 dagar: Under den tredje månaden förväntas den nyanställda arbeta mer självständigt och börja leverera mot de SMART-mål som sattes upp i planen. Vid den här tidpunkten bör medarbetaren kunna uppfylla de förväntningar som fastställts.

Syftet med en 30-60-90-dagarsplan är att varje nyanställd ska känna sig välkommen och förstå sina ansvarsområden. Vissa delar av planen kan vara gemensamma för alla, som företagets policy och resurser, medan andra delar är anpassade efter varje individs roll och ansvarsområden.

Jämförelse av de tre faserna

Fördelar med en 30-60-90-dagarsplan

En 30-60-90-dagarsplan är ett av de mest effektiva verktygen för att ge nyanställda en stark start. En strukturerad onboardingplan ger konkreta fördelar för både organisationen och den nyanställda. Här är de viktigaste anledningarna till att använda en 30-60-90-dagarsplan:

• Snabbare onboarding. Med tydliga mål och milstolpar för varje fas kommer nyanställda snabbare in i sin roll och börjar bidra till teamet tidigare.

• Tydliga förväntningar. Planen eliminerar osäkerhet genom att klargöra vad som förväntas under varje period, vilket minskar stress för både chef och nyanställd.

• Mätbara framsteg. Genom att definiera specifika milstolpar kan du enkelt följa den nyanställdas utveckling och ge konstruktiv feedback vid rätt tidpunkt.

• Bättre personalbehållning. Nyanställda som får en strukturerad start stannar längre. En genomtänkt plan visar att organisationen investerar i medarbetarens framgång.

• Starkare samarbete mellan chef och medarbetare. Planen skapar en gemensam referenspunkt som underlättar regelbundna uppföljningar och öppen dialog.

• Minskad oro hos nyanställda. Att veta vad som väntar under de första 90 dagarna ger trygghet och gör det lättare att fokusera på att lära sig och prestera.

Vad bör nyanställda uppnå under de första 90 dagarna?

Under de första 90 dagarna bör nyanställda fokusera på att integreras i företagskulturen och behärska sin arbetsbeskrivning. Även om det finns tid under den här inledande perioden för nyanställda att hjälpa till med uppgifter utanför introduktionen bör huvudfokus ligga på grundläggande anpassning.

Här är några punkter som du kan be nyanställda att uppnå under de första 90 dagarna:

• Lära sig företagets uppdrag.

• Känna till organisationsstrukturen med ledarroller och andra teammedlemmar.

• Förstå de ansvarsområden som finns angivna i arbetsbeskrivningen.

• Förstå projektöversikten från början till slut.

• Fastställa kortsiktiga mål som leder till att långsiktiga mål uppnås.

Gör en prestationsmätning i slutet av de första 90 dagarna för att bedöma den nyanställdas framsteg. Vid det tillfället kan du ge konstruktiv feedback om vad som har åstadkommits och hur medarbetaren kan fortsätta att utvecklas i sin roll.

Skriva en 30-60-90-dagarsplan

Vanligtvis skriver du en 30-60-90-dagarsplan innan den nyanställda börjar eller direkt efter att anställningen har startat. Vid den tidpunkten vet du förmodligen inte så mycket om personens styrkor och personlighet. I stället för att anpassa planen efter individuella färdigheter kan du utgå från dina förväntningar på hur du vill att medarbetaren ska utvecklas i sin nya roll. Här är ett 30-60-90-dagarsplan exempel på hur du steg för steg bygger upp planen.

Steg 1: Ställ frågor

Börja din 30-60-90-dagarsplan med att se till helheten och bedöma hur den nyanställda passar in i den bilden. Ställ dig själv alla frågor som du kommer att tänka på om arbetsrollen, introduktionsprocessen och teamet. Här är några frågor för att komma igång:

• Vilket behov hoppas du att den här personen ska fylla?

• Vilket specifikt problem vill du att personen ska lösa?

• Vilken kunskap behöver den här personen för att lyckas?

• Vilka är den nyanställdas dagliga ansvarsområden?

• Hur kommer den nyanställda att delta i projektutvecklingen?

Din 30-60-90-dagarsplan ger den nyanställda en tydlig bild av hur de första tre månaderna kommer att se ut. Genom att tidigt besvara de här frågorna ger du den nya medarbetaren förutsättningar att lyckas och möjligheter att bygga upp sina färdigheter för rollen.

Steg 2: Definiera realistiska förväntningar

Din 30-60-90-dagarsplan är inte en lista över dagliga aktiviteter. Målet är snarare att ge den nya medarbetaren en översikt över sin funktion inom företaget.

Tänk på att det finns begränsningar i vad en ny teammedlem kan göra och lära sig under de första månaderna. Även om du kanske har brådskande behov att tillgodose, försök att inte lägga för mycket arbete på nyanställda för snabbt.

Överväg vad en rimlig arbetsbelastning bör vara och minimera den under åtminstone de första 30 dagarna. Räkna med en inlärningskurva. Om du sedan upptäcker att teammedlemmen kommer igång snabbt kan du tilldela mer arbete i lämplig mängd.

Steg 3: Skapa SMART-mål

Enligt Jobvite lämnar en av tre nyanställda sitt jobb inom de första 90 dagarna. En studie från SHRM bekräftar att en strukturerad onboardingprocess är avgörande för att behålla nya medarbetare. Genom att direkt ge nyanställda SMART-mål – mätbara mål att arbeta mot – kan du öka andelen som stannar kvar.

Vilka mål du sätter upp beror på den roll och nivå som personen har inom företaget. Här är några exempel på 90-dagars SMART-mål för olika tjänster:

• Skribent: Publicera tre artiklar för en av era kunder, vilket inkluderar att ta varje artikel genom hela publiceringsprocessen, från kvalitetskontroll till interna redigeringar, klientredigeringar och slutredigeringar.

• Kundsupport: Arbeta med teammedlemmar för att stänga 30 ärenden, vilket innefattar att lära sig det interna datasystemet och lösa en rad oväntade tekniska problem.

• Projektledare: Leda ett tvärfunktionellt projekt från planering till leverans, inklusive att identifiera beroenden, skapa en tidsplan och genomföra veckovisa statusmöten med teamet.

• Byrå: Samarbeta med intressenter för att skriva en kampanjartikel. Därefter marknadsföra artikeln för bloggare och lyckas få den publicerad på minst tre webbplatser som är relevanta för klienten.

Även om de nyanställdas första 90 dagar bör fokusera på att hjälpa dem att bli bekväma i sin nya roll kan du lägga till mätbara mål i handlingsplanen. På så sätt får de ett projekt att arbeta med så att de inte känner att deras enda uppgift är att följa andra.

Steg 4: Ge dem en mentor

En 30-60-90-dagarsplan är inte ett dokument som du överlämnar och sedan skickar iväg den nyanställda för att klara sig på egen hand. Dokumentet bör vara en referens som den nya medarbetaren använder i samarbete med dig och andra teammedlemmar.

När du skriver planen, tilldela en mentor till den nyanställda som kan ge råd och vägledning. Den här personen blir en guide under de första veckorna för eventuella frågor. En bra mentor hjälper den nya medarbetaren att orientera sig så att den nya arbetsmiljön inte känns så överväldigande.

Se till att den nyanställda får en mentor som inte är deras chef. På så sätt har de någon som de kan vända sig till med frågor om teamsynergi och teamnormer. Chefen kan då fokusera på att ge vägledning om långsiktiga mål och bästa praxis för nya chefer.

Steg 5: Fastställ regelbundna uppföljningar

En viktig sak att komma ihåg när du skapar en 30-60-90-dagarsplan är att vara flexibel. Även om planen beskriver exakt vad du hoppas att den nyanställda ska åstadkomma finns det ingen garanti för att de första 90 dagarna kommer att gå som förväntat.

Ett annat team kan till exempel behöva hjälp av den nyanställda redan en vecka efter att anställningen har börjat, vilket kan få de SMART-mål som du ursprungligen hade satt upp att spåra ur. Det är också möjligt att den nyanställda lär sig långsammare eller snabbare än du förväntade dig. När du inser att planen är ett utkast och inte ett schema som ska följas till punkt och pricka kommer du att kunna anpassa den efter verkligheten.

Huvudsakliga delar i en 30-60-90-dagarsplan

En 30-60-90-dagarsplan bör innehålla sju huvuddelar: företagets uppdrag, riktlinjer och kärnvärden, en presentation av teamet, information inför första dagen, högsta prioriteringar, SMART-mål och relevanta resurser. Innehållet är unikt för varje teammedlem, men ramarna för planen bör se likadana ut. Här är ett 30-60-90-dagarsplan exempel på vilka delar den bör omfatta:

• Företagets uppdrag. Beskriv kortfattat ditt företags uppdrag i början av 30-60-90-dagarsplanen för att ge den nyanställda en uppfattning om vad företaget står för.

• Riktlinjer. Riktlinjer kan inkludera information om din företagskultur och utveckla ditt företags kärnvärden. Riktlinjerna kan till exempel omfatta saker som: "ställ frågor, värdera relationer, ha en laganda, sätt hälsan först."

• Möt teamet. I det här avsnittet kan du inkludera bilder och beskrivningar av de personer som den nyanställda kommer att arbeta med. Det kan vara en bra referens när medarbetaren försöker lära sig namn och teamroller.

• Information inför första dagen. Det här är det enda avsnittet i planen som innehåller ett detaljerat schema. Gör ditt bästa för att låta den nyanställda veta vad som kan förväntas den första arbetsdagen, även om schemat kan komma att ändras. Inkludera information om inloggning eller hur man konfigurerar sin e-post och röstbrevlåda. På så sätt slipper nyanställda känna sig vilsna och osäkra.

• Högsta prioriteringar. I planens avsnitt om de högsta prioriteringarna ger du en översikt över nyanställdas ansvarsområden och de behov som du hoppas att de ska fylla i sin nya roll.

• SMART-mål. De SMART-mål som du definierar i 30-60-90-dagarsplanen bör vara mätbara, jobbrelaterade mål som du hoppas att den nyanställda ska uppnå under de första 90 dagarna.

• Resurser. I avsnittet om resurser anger du länkar till företagets handbok, arbetsbeskrivningen, teamkatalogen och andra relevanta resurser. Lägg gärna till allt som du tror att nya medarbetare kan ha nytta av när de bekantar sig med företaget och jobbet.

Använd den här beskrivningen som ett ramverk för att skapa en 30-60-90-dagarsplan som fungerar för varje nyanställd du introducerar.

Vanliga frågor om 30-60-90-dagarsplaner

Kom igång med din 30-60-90-dagarsplan i Asana

En väl genomtänkt 30-60-90-dagarsplan gör skillnaden mellan en nyanställd som famlar i mörkret och en som snabbt hittar sin plats i teamet. Genom att ge varje ny medarbetare tydliga mål, rätt resurser och regelbundna uppföljningar lägger du grunden för långsiktig framgång.

Med Asana kan du skapa, dela och följa upp din 30-60-90-dagarsplan på ett och samma ställe. Tilldela uppgifter, sätt deadlines för varje milstolpe och ge den nyanställda full överblick över sina första 90 dagar. Använd vår kostnadsfria onboardingmall för att komma igång direkt.