NCAA fyrdubblar innehållskonsumtionen med Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Ineffektivitet i hanteringen av storskaliga, komplexa projekt överbelastade teamen och påverkade produktiviteten, deadlinerna och arbetskvaliteten.

• Beroendet av föråldrade system och verktyg som inte var anslutna gjorde att informationen var utspridd och att arbetet gick långsammare. 

• Otillräcklig synlighet hindrade ledarskapets förmåga att spåra framsteg och fördela resurser effektivt, vilket gjorde beslutsfattandet långsammare.

• En isolerad verksamhetsstruktur gjorde samarbetet mellan olika team svårt, vilket skapade hinder för skalning när projekten blev mer komplexa.

• Luckor i processdokumentationen gjorde det svårt att behålla institutionell kunskap, vilket skapade utmaningar för verksamhetskontinuitet och introduktion.

Lösningar

• Centraliserad arbetshantering ger en enda, enhetlig plattform för tvärfunktionellt samarbete i hela NCAA.

• Att integrera verktyg såsom Google Drive, Slack, Teams och SharePoint skapar ett sömlöst arbetsflöde, vilket gör det lättare att dela data mellan plattformar.

• Funktioner för inställning och spårning av mål förbättrar synligheten och det datadrivna beslutsfattandet.

• Processstandardisering och automatisering av arbetsflöden effektiviserar arbetet i olika avdelningar, vilket säkerställer enhetlighet och skalbarhet.

• En central referenskälla för all dokumentation förenklar kunskapsdelning och introduktion, vilket gör överlämningar smidigare och hjälper nyanställda att komma igång snabbare.

Resultat

• Förbättrad effektivitet vid planering och genomförande av komplexa, storskaliga projekt.

• Accelererat genomförande av fler än 80 collegemästerskap årligen.

• Skalade kampanjen för de olympiska spelen i Paris 2024 fyra gånger mer än för de olympiska spelen i Tokyo 2020 och överträffade prestationsmålen.

• Ökade innehållsproduktionen med 2 770 %, vilket ledde till en ökning av publikens visningar med 1 440 %.

• Gav ledarskapet insikter i realtid för att anpassa arbetet till bredare organisationsmål.

• Löste problem snabbare och förbättrade beslutsfattandet mellan team.

• Förbättrat tvärfunktionellt samarbete, vilket säkerställer smidigare projektgenomförande.

• Minskade antalet missade deadliner och förbättrade transparensen mellan avdelningar.

• Centraliserade institutionell kunskap för att säkerställa kontinuitet och påskynda introduktionen.

En omvandling som förändrade allt för NCAA

När det nya ledarskapet bestämde sig för att modernisera hur NCAA samarbetade visste organisationen att de behövde en lösning för att sammanföra sina team och förenkla komplexa processer. Vid den tidpunkten fungerade avdelningar inom NCAA mer som separata enheter än som en sammanhållen enhet, och större, tvärfunktionella projekt drabbades av flaskhalsar på grund av icke-anslutna verktyg och inkonsekventa processer. 

För att stödja övergången betonade ledarna hur Asana kunde koppla dagliga uppgifter till större organisatoriska mål, integreras sömlöst med befintliga verktyg och standardisera processer. Mästerskapsteamet var en tidig användare som visade Asanas potential genom att skapa mallar för att hantera 84 mästerskap i olika uppgifter och team. Deras tidiga framgång inspirerade till en bredare användning i hela NCAA. Teamet delade sina arbetsflöden – och sin framgång – med hela organisationen, vilket bidrog till att etablera Asana som ett grundläggande verktyg för samarbete.

Nu fungerar Asana som en central knutpunkt för team i hela organisationen, vilket låter information flöda fritt och möjliggör en smidig hantering av projekt mellan olika avdelningar. Den här omvandlingen satte en ny standard för tvärfunktionellt samarbete och gav en solid grund för kommunikationsteamet när de utökade sina insatser för sin olympiska kampanj 2024.

När jag började på NCAA fungerade inte det tvärfunktionella samarbetet, särskilt inte när olika avdelningar behövde dela med sig av sin expertis. Teamen var inte vana vid att arbeta tillsammans, vilket ledde till betydande brister i samordningen. Genom att införa Asana lyckades vi åtgärda dessa brister.”

Asana för kampanjhantering

Skalning av skapandet av innehåll för OS i Paris 2024

Kampanjen 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, som organiserades för de olympiska spelen i Paris, innebar en ny nivå av skalning för NCAA:s kommunikationsteam. Ledarskapet satte upp ett ambitiöst mål: att tredubbla innehållsproduktionen och målgruppens engagemang jämfört med OS i Tokyo 2020. Pariskampanjen krävde samarbete mellan olika avdelningar, platser och externa partner – en utmaning som komplicerades av icke-anslutna verktyg och inkonsekventa processer.

Asana lade grunden för att föra samman dessa team. Asana fungerade som kampanjens centrala knutpunkt och standardiserade arbetsflöden och kopplade samman team över olika tidszoner. Plattformen fungerade som kampanjens bindeväv – den höll alla informerade och hjälpte teamen att arbeta tillsammans för att dramatiskt öka kampanjens räckvidd och inverkan. 

Resultaten var anmärkningsvärda: NCAA skalade upp Pariskampanjen 4 gånger jämfört med Tokyo, producerade 2 770 % mer innehåll och ökade publikens visningar med 1 440 %. Den här framgången satte en ny standard för samarbete och innovation, vilket gav NCAA Asanas utmärkelse Best in Class Work Innovation Award.

För kampanjen för de olympiska spelen i Paris 2024 var vi tvungna att öka våra insatser exponentiellt. Asana var den sammanhållande tråden som sömlöst integrerade team, arbetsflöden och tidszoner.”

Standardiserade arbetsflöden skalar upp innehållsproduktionen med 2 770 %

• Kampanjchefer övervakar tusentals uppgifter som rör skapande av innehåll i ett gemensamt projekt, vilket ger ledarna en övergripande bild av allt pågående arbete.

• Med hjälp av intagsformulär samlar team in inlämnat innehåll från interna och externa intressenter på ett och samma ställe. All nödvändig information samlas in i förväg för att effektivisera uppstarten. 

• Uppgiftsmallar standardiserar det heltäckande arbetsflödet för alla kampanjtillgångar, från inlägg på sociala medier till informationsgrafik. Den här repeterbara processen minskar antalet fel, påskyndar produktionen och säkerställer en konsekvent leverans.

• Underuppgifter delar upp komplexa produktionssteg mellan flera medarbetare, så att roller, tidpunkter och leveranser alltid är tydliga.

• Förinställda regler automatiserar manuella steg för att hjälpa arbetet att flyta sömlöst mellan globala team. 

För OS i Tokyo skapade vi 12 specialartiklar. För OS i Paris skapade vi 117. Vi skalade upp rejält – för med Asana var vi redo.”

Centralisering av kampanjhanteringen förbättrar samordningen och leveransen 

• Asana fungerar som en central referenskälla för alla kampanjhanteringsuppgifter, vilket minskar förvirring och gör det lättare att upptäcka beroenden och undvika flaskhalsar.

• Chefer använder anpassade projektvyer för att visualisera pågående arbete och synliggöra den mest relevanta informationen baserat på deras specifika behov.

• Slack- och Outlook-integreringar säkerställer snabb kommunikation och aviseringar i befintlig teknik, så att ingen missar något. 

• Konversationer i realtid och uppföljningsåtgärder registreras i uppgifter, vilket minskar behovet av att växla mellan appar och dokumenterar det sammanhang som teamen behöver.

Med människor i olika tidszoner och länder var Asana en gamechanger – vårt team kunde logga in, se exakt hur det gick med projekten och omedelbart veta vad som behövde göras härnäst.”

Rapportering i realtid möjliggör smartare och snabbare beslutsfattande

• Kampanjchefer använder portfolior för att få en överblick över allt kampanjarbete, vilket hjälper dem att snabbt spåra förloppet, upptäcka beroenden och prioritera arbete.

• Med mer exakta vyer över jobbdata i realtid kan ledarskapet fatta välgrundade beslut och optimera resursfördelningen under hela kampanjen.

• Globala anpassade fält standardiserar insamlingen av viktiga mätvärden för att säkerställa en konsekvent process och möjliggöra enkel filtrering och rapportering i alla projekt.

Asana gav vårt ledarskapsteam insyn i realtid i alla aspekter av kampanjen. För första gången kunde vi se hur de dagliga uppgifterna var kopplade till våra större mål och omedelbart upptäcka var resurserna behövdes som mest. Den här klarheten gjorde det möjligt för oss att fatta snabbare, datadrivna beslut.”

Asana för evenemangsplanering

Struktur och synlighet i genomförandet av mästerskap

NCAAs mästerskapsteam hanterar 84 av NCAAs 90 mästerskap och samordnar varje detalj, från val av plats och lokalavtal till biljettförsäljning, marknadsföring och sändningslogistik. 

Innan Asana förlitade sig teamet på fysiska pärmar och icke-anslutna digitala verktyg för att hantera planering och genomförande av mästerskap – en process som saknade enhetlighet. Nu fungerar Asana som en central referenskälla som kopplar samman uppgifter, tidslinjer och kommunikation på ett och samma ställe, vilket gör det lättare att samordna arbetet och upprätthålla verksamhetens kontinuitet. 

Med Asana har vi effektiviserat hur vi hanterar mästerskap – vi har centraliserat allt vårt arbete på en plattform. Detta gör det möjligt för oss att fokusera på att genomföra exceptionella evenemang samtidigt som vi upprätthåller kontinuitet över år och teammedlemmar.”

Standardiserade arbetsflöden effektiviserar genomförandet av mästerskap 

• Varje mästerskap börjar med en strukturerad projektmall, vilket säkerställer konsekvens i alla 84 evenemang. Dessa mallar är skräddarsydda för de fyra viktigaste typerna av mästerskap: lagsporter, individuella sporter, inomhussporter och utomhussporter.

• Viktiga uppgifter– såsom att slutföra platsbesök, samordna med media och slutföra skyltplaner – är förbyggda i varje mall, vilket ger ett tillförlitligt ramverk samtidigt som det ger flexibilitet för varje evenemangs unika behov.

• Varje projekt är kopplat till NCAA:s övergripande organisatoriska mål, vilket gör det enkelt för team att se hur deras arbete bidrar till övergripande mål och långsiktiga prioriteringar.

• Inom varje projekt tilldelas uppgifter till specifika teammedlemmar, vilket gör det tydligt vem som är ansvarig för vad och håller arbetet på rätt spår. 

• Konversationer relaterade till varje uppgift sker i uppgiftens kommentarsavsnitt, och alla relevanta filer bifogas direkt till uppgiften, vilket eliminerar spridd kommunikation och förlorad information.  

• Anpassade fält fångar viktiga detaljer såsom slutdatum, mästerskapstyp och uppgiftsstatus, vilket ger strukturerade data som matas in i projektspecifika paneler.

• Dessa paneler ger ledarskapet insikter i realtid om projektets förlopp, potentiella flaskhalsar och resurskapacitet, vilket hjälper dem att göra justeringar efter behov. 

• I början av en ny säsong duplicerar teamen föregående års projekt och överför uppgifter, arbetsflöden och tilldelningar för att upprätthålla kontinuiteten samtidigt som de gör nödvändiga uppdateringar. 

Synlighet i realtid leder till välgrundade beslut

• Paneler ger en överblicksbild av projektets förlopp, vilket hjälper teamledare att ta itu med utmaningar, fatta välinformerade resursbeslut och hålla projekten i fas. 

• Dessutom kan teamchefer enkelt visualisera hela projektomfattningen, såsom antalet involverade medarbetare och pågående uppgifter. Den här klarheten hjälper dem att skapa ett starkt argument för ytterligare personal eller stöd vid behov.

Verksamhetskontinuitet säkerställer långsiktig verksamhetsframgång

• Asana centraliserar institutionell kunskap, vilket gör det lättare för ny personal att komma igång och sömlöst fortsätta där tidigare teammedlemmar slutade.

• När allt arbete finns på ett och samma ställe blir överlämningarna sömlösa, vilket säkerställer att teamen kan hålla arbetet i gång utan avbrott, oavsett vem som går med i eller lämnar ett projekt.

• Agendor för ledarskapsmöten och Business Reviews hanteras i Asana, vilket håller alla diskussionsämnen, beslut och uppföljningar på en plats som är lätt att komma åt.

Asana för personalavdelningen och personalverksamheten

Skapa klarhet och samarbete på personalavdelningen

NCAAs personalavdelning spelar en nyckelroll i att stödja anställda i hela organisationen, från att anställa och introducera anställda till att hantera deras prestationer och förmåner. Tidigare arbetade avdelningen i silor, där varje teammedlem hade en specifik funktion. Utan delad kunskap eller samarbete stannade arbetet upp när någon var frånvarande, och andra avdelningar saknade insyn i personalavdelningens processer eller sin roll i dem.

För att lösa dessa utmaningar började personalavdelningens team att använda Asana för att förbättra samordningen och processernas enhetlighet. Genom att skapa tydliga, delade arbetsflöden gör Asana det enklare för personalavdelningens team att arbeta tillsammans, hjälper andra team att förstå sin roll i personalavdelningens processer och håller igång arbetet utan förseningar.

Tidigare har det varit svårt att tydliggöra förväntningarna. Det är frustrerande när resultaten inte uppfyller förväntningarna, vilket ofta beror på att de inte kommunicerades tydligt. Asana hjälper till att hantera den mänskliga delen av arbetet genom att ta bort känslor och göra förväntningarna synliga och specifika. Det gör det lättare för team att fokusera på det som går bra – och fira det.”

En central referenskälla för personalavdelningens process ger öppenhet och ansvarstagande  

• HR-relaterade projekt är uppdelade i tydliga faser och uppgifter, vilket gör det enkelt att se vem som är ansvarig för vad och vilket arbete som kommer härnäst.

• Strukturen hjälper team i hela verksamheten att förstå sin roll i personalavdelningens processer och ger en gemensam referenspunkt för förväntningar.

• Med allt på en plattform är det enklare att se vad som går bra och var uppmärksamhet behövs, vilket ger större klarhet och ansvarstagande.

Arbetsflöden för talangförvärv förbättrar synligheten för rekrytering

• En rekryteringsportfolio spårar lediga tjänster och visar hur många jobb som är tillgängliga och var de befinner sig i rekryteringsprocessen.

• En mall för talangrekrytering beskriver varje steg i rekryteringsprocessen och säkerställer samordning mellan personalavdelningen, anställande chefer och andra intressenter.

• Med en mer transparent process har hela organisationen en tydligare förståelse för vad som ingår i rekryteringen och hur olika team bidrar.

Strukturerad introduktion säkerställer en smidig upplevelse för den anställda

• En introduktionsmall ger en strukturerad process från det ögonblick då en nyanställning görs till de första 90 dagarna.

• Uppgifterna delas upp efter tidslinje – två veckor före startdatumet, dag ett och milstolparna 30, 60 och 90 dagar – vilket hjälper chefer och nyanställda att hålla sig på rätt spår.

• Viktiga introduktionsuppgifter – som att tillhandahålla en bärbar dator, ordna med utrustning, ge en rundtur på kontoret och göra presentationer – är inbyggda i arbetsflödet och tilldelas till teammedlemmar på personalavdelningen, anställande chefer och den nyanställdas team, vilket tydliggör ansvarsområden.

Slutsats

Lägga grunden för långsiktig framgång

När NCAA blickar framåt mot framtida kampanjer och initiativ – inklusive de olympiska spelen 2028 – är de fast beslutna att utöka användningen av Asana i olika avdelningar. Framöver planerar organisationen att utöka användningen av automatiseringar för att förbättra arbetsflöden, utnyttja Asanas rapporteringsfunktioner för att informera strategin och utforska sätt att integrera AI i sina storskaliga, tvärfunktionella projekt.

Asana kommer att fortsätta att spela en avgörande roll för att säkerställa verksamhetskontinuitet för NCAA. Genom att dokumentera processer och skapa mallar baserade på organisatoriska arbetsflöden främjar NCAA samarbete och minskar beroendet av isolerad expertis, vilket säkerställer att teamen sömlöst kan föra arbetet framåt.

Genom att positionera Asana som det centrala navet för arbetet – en ”Asana-stad” där varje avdelning och projekt är sammankopplade – bygger NCAA en framtidsinriktad organisation som är redo att stärka studentidrottare och stödja deras resor både på och utanför planen.

Asana blev vår startsida under kampanjen – allt fanns där. Nu bygger vi ut det till vad vi kallar vår ”Asana City”, med grannskap och hem för varje del av vårt arbetsflöde. Det är där allt hänger ihop.”