D.C. United sparar 697 arbetsdagar per år med Asana

Höjdpunkter

Utmaningar

• Tvärfunktionellt samarbete, särskilt kring utförande på dagen och initiativ mellan avdelningar, hindrades av isolerad kommunikation och otydligt ägarskap.

• Brist på enhetlighet i verksamheten och mellan avdelningarna ledde till ineffektiva processer.

• Begränsad insyn i projekt och avdelningar gjorde det svårt att spåra framsteg och anpassa sig till organisationens prioriteringar.

Lösningar

• Implementerade Asana som den centraliserade arbetshanteringsplattformen för all affärsverksamhet och ersatte kalkylark och fragmenterade e-posttrådar med ett enhetligt system som främjar klarhet, ansvarstagande och effektivitet.

• Skapade standardiserade mallar och automatiserade arbetsflöden för utförande på matchdagen och för avdelningsförfrågningar, vilket moderniserade äldre processer samtidigt som det manuella arbetet och kontextväxlingen minskades.

• Etablerade tydligt ägarskap och synlighet genom anpassade formulär och projektspårning, vilket eliminerade dubbelarbete, effektiviserade överlämningar och möjliggjorde snabbare och mer samordnat genomförande.

Resultat

• 697 sparade arbetsdagar per år med Asana, vilket resulterar i en uppskattad kostnadsbesparing på 195 600 USD

• Tidsbesparingarna ökade med 488 % från år till år, tack vare automatisering och effektiviserade arbetsflöden

• Projektleveransen accelererade, med färre missade deadliner och mer förutsägbart genomförande

• 100 % av Business-personalen använder Asana aktivt, vilket skapar ett konsekvent arbetssätt i hela organisationen

• Återkommande statusmöten slopades med 25 %, vilket frigjorde hundratals timmar för mer värdefullt arbete

• Tvärfunktionellt samarbete ökade avsevärt, vilket skapade samordning och fördjupade engagemanget mellan team

Vinnare av Work Innovation Award, 2025

D.C. United tilldelades Asanas utmärkelse Best in Class Work Innovation Award (AMER-regionen) för att ha förändrat hur arbetet utförs i alla aspekter av klubbens verksamhet. Genom att ersätta checklistor i pappersform och fragmenterade e-posttrådar med standardiserade, automatiska arbetsflöden omdefinierade klubben samarbetet i en analog bransch. Resultatet: hundratals sparade arbetsdagar, dramatiska tidsbesparingar från år till år och en betydande minskning av återkommande möten. Från matchdagsgenomförande till sponsringsuppfyllelse arbetar nu varje avdelning i ett gemensamt system – vilket påskyndar leverans, fördjupar engagemanget och skapar en mer agil och samordnad organisation.

Asana har förändrat hur vi arbetar och samarbetar i alla avdelningar på D.C. United och Audi Field. Vi har sett en ny nivå av intern anpassning, transparens och ansvarstagande, vilket direkt har förbättrat vår produktivitet och vårt tvärfunktionella samarbete mellan klubbens affärsenheter.”

Asana för evenemangsplanering

Felfritt genomförande på matchdagen, utan kaos i sista minuten

Verksamheten på matchdagen är kärnan i D.C. Uniteds supporterupplevelse och varumärkesnärvaro. Från bemanning och kampanjer till biljettförsäljning, initiativ för fanengagemang och sponsringsaktiveringar – ett felfritt utförande är avgörande. Men innan Asana förlitade sig dessa insatser på osammanhängande e-postmeddelanden och checklistor på papper, vilket ökade risken för missade detaljer och problem i sista minuten.

För att förbättra utförandet på matchdagen och nå de strategiska målen implementerade D.C. United ett enhetligt, automatiserat system i Asana. Varje detalj planeras nu i förväg med hjälp av mallar för projekt för matchdagen och automatiserade arbetsflöden som flaggar risker tidigt och ser till att varje team är samordnat.

Mallar med multi-home skapar en fullständig evenemangsplan

• Varje hemmamatch skapas från en standardiserad projektmall som innehåller upprepbara uppgifter såsom program, biljettlänkar, specialevenemang och -aktiviteter samt kreativa resurser.

• Inom varje matchprojekt kartläggs varje aspekt av matchdagen – från öppnandet av grindarna till städningen efter matchen – med uppgifter som tilldelas över anläggningar, analys, biljettförsäljning, underhållning, säkerhet, marknadsföring och gästservice, bland annat.

• Varje matchprojekt finns i en övergripande portfolio, vilket ger teamet insyn i hela säsongen och säkerställer att inget missas.

• Multi-homing gör överlappande ansvarsområden synliga för alla relevanta avdelningar, vilket minskar döda vinklar och eliminerar överraskningar i sista minuten.

Automatiseringar minskar riskerna och påskyndar svarstiderna

• Regler flaggar automatiskt försenade eller ej slutförda uppgifter och utlöser aviseringar i realtid innan problem eskalerar.

• Dedikerade arbetsflöden för premiumupplevelser, såsom halvtidsshower eller VIP-aktiveringar, säkerställer att dessa ögonblick med hög synlighet spåras, ägs och utförs utan fel, och att ledarskapet involveras i varje steg.

Sponsringsaktiveringar är effektiviserade och felfria

• Uppfyllande av sponsring och aktiveringar – viktiga intäktsdrivare med komplexa krav – hanteras från början till slut i Asana, vilket säkerställer att varje leverans spåras och att inget glöms bort.

• Partners skickar in aktiveringsförfrågningar via formulär, som automatiskt dirigerar uppgifter till rätt team och utlöser arbetsflöden för godkännanden.

• Anpassade mallar vägleder varje aktivering, från matchdagschecklistor till spårning och logistik för VIP-deltagare, vilket säkerställer att varje steg slutförs i rätt ordning, med automatiska aviseringar för varje överlämning.

• Paneler i realtid ger partnerskapsteam och sponsorer insyn i leveranser, tidslinjer och hinder, vilket möjliggör snabbare hantering.

• Detta strukturerade tillvägagångssätt har resulterat i nästan inga missade aktiveringar, snabbare utförande och möjligheten att hantera en ökad volym utan att öka personalstyrkan.

Att införa Asana i hela organisationen har förbättrat samarbetet under stora initiativ som matchdagar, där varje avdelning nu har en överblick över hur deras arbete hänger ihop med helheten – vilket garanterar en förstklassig supporterupplevelse. ”

Asana för jobbförfrågningar och intagning

Omvandla ad hoc-förfrågningar till strukturerad handling

Allteftersom D.C. United växte ökade även volymen – och brådskan – av inkommande förfrågningar i olika team. Från grafisk design och e-postkampanjer till inlägg i sociala medier och evenemangssupport – arbete begärdes ofta separat, med lite sammanhang eller synlighet. Utan en standardiserad intagningsprocess drabbades teamen av dubbelarbete, förseningar och missade leveranser.

I dag driver Asana ett strömlinjeformat förfrågningssystem på alla avdelningar. Standardiserade formulär säkerställer klarhet redan från början, medan automatiserade arbetsflöden för prioritering och godkännanden tilldelar arbetet till rätt team – snabbt. Marknadsförings-, partnerskaps- och community-engagemangsteam hanterar även kampanj- och innehållskalendrar direkt i Asana, vilket gör det lättare att komma överens om prioriteringar för evenemang med hög synlighet och engångskampanjer.

Formulär säkerställer klarhet från början

• Avdelningsspecifika formulär fångar upp viktig kontext i förväg, vilket minskar antalet meddelanden fram och tillbaka och möjliggör snabbare leverans.

• Slutförda formulär genererar automatiskt uppgifter och meddelar rätt team, vilket säkerställer att inga förfrågningar glöms bort.

• Kampanjer som är kopplade till organisationsomfattande initiativ – till exempel storskaliga matchningsevenemang – planeras i Asana med full synlighet mellan avdelningarna.

• Med paneler kan varje avdelning se hur deras arbete bidrar till större varumärkesinitiativ, vilket förbättrar samordningen och ansvarstagandet.

Ett utmärkt exempel på hur Asana har förändrat vår organisation är hur vi har effektiviserat vår process för marknadsföringsförfrågningar. Tidigare begärdes uppgifter som grafisk design, e-postkampanjer och inlägg i sociala medier separat, vilket ofta krävde flera uppföljningar på grund av otydligt ägarskap. Med Asana centraliserar vi dessa förfrågningar i ett enda arbetsflöde som automatiskt taggar alla relevanta intressenter, vilket skapar synlighet och avsevärt minskar handläggningstiden. ”

Slutsats

Skapa en handlingsplan för skalbar framgång

D.C. United bedriver inte bara verksamheten med Asana – de omdefinierar den. I takt med att användningen ökar i alla avdelningar ser de en framtid där portfolior och strategiska ramverk hjälper till att anpassa enskilt arbete till företagets övergripande mål, vilket ger varje anställd tydligare riktning, synlighet i realtid och en starkare känsla av ägarskap. Genom att fortsätta att utöka sin användning av Asana lägger D.C. United grunden för en mer agil, samordnad och ansvarsfull organisation – redo att vinna på planen och i hela företaget.

I slutändan har Asana inte bara förbättrat vår slutprodukt – det har hjälpt oss att bättre förstå vad vi gör, varför vi gör det och vad vi kan uppnå tillsammans när vi är samordnade. ”