Улучшите процесс рассмотрения с помощью шаблонов самооценки

Самооценка — это мощный инструмент, который помогает участникам команды проанализировать свою работу, пересмотреть цели и рассказать о своих ожиданиях.

Независимо от того, проводится ли аттестация ежеквартально, раз в полгода или раз в год, самооценка — отличный способ подготовить команду к этому процессу. Это позволит им вступить в конструктивный диалог с вами во время официального совещания по оценке, а не чувствовать себя подавленными и неуверенными в том, что может произойти.

В этой статье мы рассмотрим ценность, которую самооценка может добавить в процесс оценки эффективности, приведем примеры того, как отвечать на некоторые из наиболее распространенных вопросов, и предоставим бесплатный шаблон самооценки, который вы можете использовать во время следующего цикла оценки эффективности.

Каковы преимущества самооценки?

Когда вы начинаете процесс оценки эффективности с самооценки, вы на самом деле делаете одолжение себе и своей команде. Это не только помогает вам понять, как участники команды оценивают свои достижения, но и даёт им возможность проанализировать свою работу, а не просто выслушать, что о ней думают другие.

Но это ещё не всё. Взгляните на шесть самых важных преимуществ самооценки:

Они способствуют личностному росту

Представьте себе два сценария: в первом вы говорите участнику команды, что его навыки решения проблем неудовлетворительны и что ему нужно их улучшить. Во втором сценарии сотрудник сам понимает, что ему есть над чем работать, и, в качестве бонуса, приходит к вам с идеями о том, как это сделать. 

Как вы думаете, в каком из этих сценариев участники команды будут чувствовать себя более мотивированными? Скорее всего, во втором. Это связано с тем, что второй сценарий дает участнику команды время подумать о своей работе и прийти к собственным выводам. В качестве примера можно привести исследование Гарвардской школы бизнеса, которое показало, что рефлексия может укрепить вашу уверенность в способности достичь цели и повлиять на вашу общую производительность.

Самооценка — это идеальная возможность для вашей команды задуматься о своём влиянии на организацию и о том, как они хотят продолжать расти в своих ролях. 

Они повышают ясность в отношении ролей и обязанностей

Отсутствие ясности в отношении ролей, ответственности и ожидаемых результатов может негативно сказаться на производительности команды. Неясные роли и обязанности приводят к пропущенной работе, недопониманию и, в худшем случае, дублированию работы. Согласно исследованию Anatomy of Work 2021, работники тратят более 236 часов в год на уже выполненные задачи.

Самооценка побуждает участников команды задуматься о своих ролях и обязанностях. С помощью этого инструмента они могут получить ясность в отношении ожиданий, особенно если бывают случаи, когда они не справляются со своими обязанностями или, наоборот, переусердствуют.

Они повышают удовлетворённость работников

Один из верных способов повысить удовлетворённость работников — это повысить их вовлеченность. Участники команды, которые чувствуют, что отвечают за свой карьерный рост, знают, какой вклад они вносят в организацию, и чувствуют, что их слышат руководители, с большей вероятностью будут получать удовольствие от своей работы.

Позволяя команде оценивать себя самостоятельно, а не просто делясь с ней своими наблюдениями, вы даёте сотрудникам возможность проявлять вовлечённость и активно способствовать повышению общего уровня счастья на рабочем месте.

Они более точно отражают работу вашей команды

Давайте будем реалистами: менеджеры обычно не участвуют в каждой задаче и каждом проекте. Хотя они в общих чертах знают, чем занимаются участники команды, у них обычно нет аналитики по всем деталям. Возможно, вы не понимали, насколько сложной была задача, или не заметили, как участник команды гордился достижением определённой цели.

Участники команды лучше всех знают, чего они достигли за прошедший период, и могут использовать форму самооценки, чтобы продемонстрировать свою работу. Это даст им ощущение достижения и позволит вам увидеть, чем они больше всего гордятся. Это беспроигрышный вариант для всех.

Они улучшают навыки общения в команде

Говорить о своих достижениях бывает непросто! Кроме того, во многих формах самооценки от вашей команды требуется записать свои достижения и поделиться размышлениями о проделанной работе полными предложениями. Научиться этому крайне важно для обсуждения карьерного роста, составления резюме и налаживания деловых связей.

Процесс самооценки поможет участникам команды улучшить навыки общения, научив их четко и точно излагать свои достижения и цели в письменной форме. Кроме того, возможность рассказать о своих достижениях повышает уверенность в себе.

Выстраивание доверия

Руководитель, который позволяет команде оценивать себя самостоятельно, а не навязывает ей свои наблюдения, передаёт инициативу в руки сотрудников. Индивидуальная встреча после самооценки — идеальная возможность укрепить доверие. Предоставьте участникам команды возможность вести обсуждение. Попросите его подробно рассказать о сильных сторонах, возможностях и целях, которые он включил в свою самооценку. 

Члены команды, которые развивают доверительные отношения со своими непосредственными подчинёнными, с большей вероятностью будут чувствовать поддержку, размышлять о своей работе и, в свою очередь, лучше выполнять её. После того как ваша команда представит свои самоанализы, вы можете использовать наш шаблон обзора эффективности, чтобы организовать и поделиться с ними обратной связью.

6 советов и примеров по улучшению самооценки

Самое сложное в самооценке — это то, что ваша команда должна писать о своей работе, а не просто ставить галочки. Хотя это дает участникам команды возможность продемонстрировать свою работу более детально и глубоко, чем другие оценки, подобрать правильные слова может быть непросто.

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем, который пишет собственную самооценку, или сотрудником, который впервые сталкивается с этим типом оценки, вот наши 6 лучших советов по составлению отличной самооценки:

1. Будьте честны

Это должно быть само собой разумеющимся, но не переоценивайте и не недооценивайте свою работу. Будьте честны с собой и постарайтесь найти баланс между скромностью и подчеркиванием достижений, которыми вы гордитесь.

• Не рекомендуется: В прошлом году я провёл(-а) 13 вебинаров, которые прошли с огромным успехом.

• Рекомендуется: «В прошлом году я провёл(-а) 13 вебинаров, большинство из которых сопровождались активным обсуждением и вовлеченностью участников. Однако я заметил, что мне нужно поработать над тем, чтобы поощрять участников задавать вопросы, если они стесняются. Я твёрдо уверен, что могу использовать свои навыки руководства и эмоционального интеллекта, чтобы лучше общаться с застенчивой аудиторией и побуждать её задавать вопросы.

2. Будьте конкретны и точны

В большинстве шаблонов для самооценки текстовые поля имеют заранее заданный размер не просто так. Вам не нужно писать целый роман, но и не стоит оставлять руководителю возможность гадать, что вы имеете в виду. Прежде чем начать писать, подумайте, что вы хотите сказать руководителю. Затем сосредоточьтесь на том, чтобы как можно быстрее и точнее перейти к делу.

• Не рекомендуется: участникам команды нравится работать со мной.

• Что можно: Я знаю, как сделать так, чтобы члены моей команды чувствовали себя комфортно и желанными. Я преуспеваю в совместной и межфункциональной работе, потому что знаю, когда делегировать, как давать конструктивную обратную связь и какие задачи взять на себя, чтобы обеспечить успех команды и проекта. 

3. Сохраняйте позитивный настрой

Независимо от того, был ли у вас неудачный период на работе или вы просто очень критично относитесь к своей работе, всегда формулируйте самооценку в позитивном и целеориентированном ключе. Вместо того чтобы ругать себя за упущенную цель, сформулируйте её как новую цель или возможность на предстоящий период.

Позитивная самооценка показывает руководителю, что вы осознаете свои возможности для роста и уже думаете о том, как достичь своих целей в следующем периоде.

• Не рекомендуется: мне не удалось завершить проект.

• Рекомендуется: В прошлом году мой проект столкнулся с некоторыми препятствиями из-за проблем в цепочке поставок. Хотя я не смог завершить проект, мы с командой частично преодолели дефицит, передав на аутсорсинг 30% наших производственных потребностей. Я уверен, что мы сможем придерживаться скорректированного графика и запустить наш продукт в апреле этого года.

4. Перечислите примеры и измеримые достижения

Самооценка — это ваш шанс привести конкретные примеры как достижений, так и неудач. По возможности количественно оценивайте свой вклад. Это также поможет вашему руководителю задавать более точные вопросы во время вашей встречи.

• Не рекомендуется: в прошлом квартале я привлёк много новых клиентов.

• Рекомендуется: в прошлом квартале я связался с 86 потенциальными клиентами, из которых 21 стал нашим новым клиентом. В предыдущем квартале я конвертировал только 13 из 75 потенциальных клиентов — это показывает, что за последний период я улучшил объем и качество своих презентаций.

5. Используйте SMART-цели

Аттестация — это не только оценка вашей прошлой работы, но и возможность поставить новые цели на предстоящий период. Создавайте конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени цели, чтобы вы могли ссылаться на эти показатели при составлении самооценки для следующего отчётного периода.

• Не рекомендуется: я хочу продавать больше.

• Что делать: к июню я увеличу продажи на 30%, участвуя в еженедельных встречах по продажам, где мы делимся новыми стратегиями, победами и извлечёнными уроками.

6. Отслеживайте свои достижения в течение года

Наконец, вам будет намного проще провести самооценку, если вы будете отслеживать свои достижения в течение всего отчётного периода. Вместо того чтобы пытаться записать все свои достижения в день самооценки, ведите текущий список в течение всего отчетного периода.

Если вы этого ещё не делаете, используйте инструмент для ведения списков дел, чтобы отслеживать всё, над чем вы работаете. Затем, когда придёт время для самооценки, просто пролистайте все завершенные задачи или обратитесь к важным этапам, чтобы точно знать, что включить в отчёт.

Шаблон самооценки (и примеры)

Ниже приводится пример заполненной формы самооценки для специалиста по общению. Если вы руководитель, вы можете использовать наш шаблон для проведения оценки. Если вам предстоит самооценка, потренируйтесь в рефлексии и письме с помощью нашего шаблона, чтобы подготовиться к реальной ситуации.

Пустой шаблон можно скачать ниже. 

Примеры предложений для самооценки

Не знаете, что писать? Используйте этот шаблон и заполните пробелы:

«За последний [период времени] я [опишите достижение], [опишите, как вы это сделали]. [Объясните подробнее, если применимо].»

Пример: «В прошлом квартале я сдал все свои проекты вовремя, улучшив навыки управления временем с помощью техники помидора. Я также выделял в календаре два часа каждое утро, чтобы сосредоточиться на работе с электронной почтой и постановке целей на каждый день».

Вот ещё один шаблон предложения, который можно использовать для постановки цели на следующий отчётный период:

«Проанализировав свою работу, я понял(-а), что хочу поработать над [опишите область возможностей]. Я считаю, что улучшение [область возможностей] поможет мне [причина, по которой вы хотите улучшить эту область]. Моя цель — [опишите SMART-цель]».

Пример: «Анализ моей работы показал, что мне нужно развивать творческие способности и вывести свои проекты за пределы зоны комфорта. Я считаю, что улучшение моих навыков рисования людей поможет мне расширить портфолио и работать с более широким кругом клиентов. Моя цель — каждый рабочий день тратить тридцать минут на рисование людей и обсуждать свои успехи с руководителем во время еженедельных встреч один на один, чтобы к следующему отчетному периоду я мог увереннее владеть этим навыком.

Ставьте, отслеживайте и достигайте целей с помощью Asana

После самооценки участники вашей команды должны лучше понимать свои возможности для роста — сейчас идеальный момент для постановки новых целей. 

Используйте программное обеспечение Asana, чтобы помочь своей команде ставить цели и отслеживать их достижение. Помимо того, что они будут видеть свой прогресс в реальном времени, они также смогут оглянуться на свои достижения в Asana и завершить самооценку с абсолютной уверенностью в том, чего они достигли.