NCAA увеличивает потребление контента в 4 раза с помощью Asana

Важные события

Проблемы

• Неэффективность управления крупными комплексными проектами перегружала команды и сказывалась на продуктивности, дедлайнах и качестве работы.

• Зависимость от устаревших систем и разрозненных инструментов приводила к рассредоточению информации и замедляла ход работ. 

• Недостаточная прозрачность мешала руководству отслеживать ход выполнения работ и эффективно распределять ресурсы, что замедляло принятие решений.

• Изолированная операционная структура затрудняла взаимодействие между группами, создавая препятствия для масштабирования по мере усложнения проектов.

• Пробелы в документации по процессам затрудняли сохранение институциональных знаний, создавая проблемы для непрерывности бизнеса и адаптации новых сотрудников.

Решения

• Централизованное управление работой обеспечивает единую унифицированную платформу для межфункционального взаимодействия в рамках NCAA.

• Интеграция таких инструментов, как Google Диск, Slack, Teams и SharePoint, создаёт единый рабочий процесс, облегчая обмен данными между платформами.

• Возможности постановки целей и отслеживания повышают прозрачность и улучшают принятие решений на основе данных.

• Стандартизация процессов и автоматизация рабочих процессов упрощают работу в рамках отделов, обеспечивая согласованность и масштабируемость.

• Единый источник достоверной информации для всей документации упрощает обмен знаниями и адаптацию, делая передачу дел более плавной и помогая новым сотрудникам быстрее вникать в работу.

Результаты

• Повышение эффективности планирования и реализации сложных крупномасштабных проектов.

• Ускорение проведения более 80 студенческих чемпионатов в год.

• Масштаб кампании для Олимпийских игр 2024 года в Париже в 4 раза превысил масштаб кампании для Олимпийских игр 2020 года в Токио, что позволило перевыполнить цели по эффективности.

• Увеличение производства контента на 2770 %, что привело к росту показов аудитории на 1440 %.

• Предоставление руководству аналитики в режиме реального времени для согласования работы с более широкими целями организации.

• Более быстрое решение проблем и улучшение процесса принятия решений в разных командах.

• Улучшено межфункциональное взаимодействие, что обеспечило более плавное выполнение проектов.

• Сократили количество пропущенных дедлайнов и повысили прозрачность во всех отделах.

• Централизовала корпоративные знания для обеспечения преемственности и ускорения адаптации.

Революционная трансформация для NCAA

Когда новое руководство решило модернизировать взаимодействие в NCAA, организация знала, что ей нужно решение, которое объединит команды и упростит сложные процессы. В то время отделы NCAA работали скорее как отдельные подразделения, а не как единое целое, и в крупных межфункциональных проектах возникали узкие места из-за разрозненных инструментов и непоследовательных процессов. 

Чтобы поддержать переход, руководители подчеркнули, что Asana может связать ежедневные задачи с более крупными целями организации, легко интегрироваться с существующими инструментами и стандартизировать процессы. Команда, ответственная за чемпионаты, одной из первых начала использовать Asana, продемонстрировав потенциал платформы, создав шаблоны для управления 84 чемпионатами с различными задачами и группами. Их ранний успех вдохновил на более широкое внедрение во всей NCAA. Команда поделилась своими рабочими процессами и успехами со всей организацией, что помогло сделать Asana основным инструментом для совместной работы.

Теперь Asana служит центральным узлом для команд по всей организации, устраняя разрозненность и обеспечивая беспрепятственное управление межведомственными проектами. Эта трансформация установила новый стандарт межфункционального взаимодействия и обеспечила прочный фундамент для команды по коммуникациям, когда она расширила свои усилия для олимпийской кампании 2024 года.

Когда я пришёл в NCAA, межфункциональное взаимодействие было нарушено, особенно когда разным отделам требовалось делиться опытом. Команды не привыкли работать вместе, что приводило к значительным пробелам в координации. Реализация Asana помогла нам устранить эти пробелы.”

Asana для управления кампаниями

Масштабирование создания контента для Олимпийских игр 2024 года в Париже

Кампания 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, организованная для Олимпийских игр в Париже, ознаменовала новый уровень масштаба для команд по коммуникациям NCAA. Руководство поставило амбициозную цель: утроить производство контента и вовлеченность аудитории по сравнению с Олимпийскими играми 2020 года в Токио. Парижская кампания требовала взаимодействия между отделами, офисами и внешними партнёрами — задача, усложнявшаяся разрозненными инструментами и непоследовательными процессами.

Asana стала основой для объединения этих команд. Выступая в качестве центрального узла кампании, Asana стандартизировала рабочие процессы и объединила команды, находящиеся в разных часовых поясах. Платформа служила связующим звеном кампании, держа всех в курсе происходящего и помогая командам работать вместе, чтобы значительно увеличить охват и влияние кампании. 

Результаты были впечатляющими: NCAA расширила парижскую кампанию в 4 раза по сравнению с Токио, произвела на 2770 % больше контента и увеличила количество показов аудитории на 1440 %. Этот успех установил новый стандарт сотрудничества и инноваций, и NCAA получила награду Asana «Лучшая в своем классе инновация в работе».

Для кампании, посвящённой Олимпийским играм 2024 года в Париже, нам пришлось в разы увеличить объём работы. Asana стала связующим звеном, которое позволило легко объединить команды, рабочие процессы и часовые пояса.”

Стандартизированные рабочие процессы увеличивают производство контента на 2770%

• Менеджеры кампаний отслеживают тысячи задач, связанных с созданием контента, в общем проекте, что даёт руководителям общее представление обо всей текущей работе.

• Используя формы приёма, команды собирают заявки на контент от внутренних и внешних заинтересованных сторон в одном месте. Вся необходимая информация собирается заранее, чтобы оптимизировать запуск. 

• Шаблоны задач стандартизируют сквозной рабочий процесс для всех ресурсов кампании — от публикаций в социальных сетях до инфографики. Этот повторяющийся процесс сокращает количество ошибок, ускоряет создание контента и обеспечивает единообразие результатов.

• Подзадачи позволяют распределять сложные этапы производства между несколькими сотрудниками, поэтому роли, сроки и ожидаемые результаты всегда понятны.

• Готовые правила автоматизируют ручные действия, обеспечивая беспрепятственное взаимодействие между глобальными командами. 

К Играм в Токио мы создали 12 тематических статей. Для Игр в Париже мы создали 117. Мы интенсивно масштабировались, потому что с Asana мы были готовы.”

Централизация управления кампаниями улучшает координацию и выполнение 

• Asana выступает в качестве единого источника достоверной информации по всем задачам управления кампанией, что позволяет избежать путаницы, легче выявлять зависимости и предотвращать узкие места.

• Менеджеры используют настраиваемые представления проектов, чтобы визуализировать работу, находящуюся в процессе, и выводить на первый план наиболее актуальную информацию с учётом своих конкретных потребностей.

• Интеграции со Slack и Outlook обеспечивают своевременное общение и уведомления во всех используемых инструментах, чтобы никто ничего не упустил. 

• Обсуждения в реальном времени и дальнейшие действия фиксируются в задачах, что сокращает переключение между приложениями и документирует контекст, необходимый командам.

При работе с людьми, находящимися в разных часовых поясах и странах, Asana стала решающим фактором — наша команда могла войти в систему, увидеть, на какой стадии находятся проекты, и мгновенно понять, что нужно делать дальше.”

Отчётность в реальном времени позволяет принимать решения более эффективно и быстро

• Менеджеры кампаний используют портфолио, чтобы с одного взгляда видеть всю работу по кампании, быстро ��тслеживать ход выполнения, выявлять зависимости и определять приоритеты.

• Благодаря более точным представлениям рабочих данных в режиме реального времени руководство принимает обоснованные решения и оптимизирует распределение ресурсов на протяжении всей кампании.

• Глобальные нестандартные поля стандартизируют сбор ключевых показателей, обеспечивая единообразие, а также позволяют легко фильтровать данные и создавать отчёты по всем проектам.

Asana предоставила нашему руководству возможность видеть в реальном времени каждый аспект кампании. Впервые мы увидели, как ежедневные задачи связаны с нашими более крупными целями, и смогли сразу определить, где больше всего требуются ресурсы. Эта ясность позволила нам быстрее принимать решения на основе данных.”

Asana для планирования событий

Обеспечение структуры и прозрачности при проведении чемпионата

Команда NCAA по проведению чемпионатов управляет 84 из 90 чемпионатов NCAA, координируя каждую деталь — от выбора места проведения и заключения договоров с площадками до продажи билетов, маркетинга и логистики трансляций. 

До Asana команда использовала физические папки и разрозненные цифровые инструменты для управления планированием и проведением чемпионатов — процесс, в котором не было согласованности. Теперь Asana выступает в качестве единого источника достоверной информации, объединяя задачи, хронологии и общение в одном месте, что упрощает координацию работы и обеспечивает непрерывность бизнес-процессов. 

С помощью Asana мы упростили управление чемпионатами, централизовав всю нашу работу на одной платформе. Это позволяет нам сосредоточиться на проведении исключительных мероприятий, сохраняя при этом преемственность между годами и участниками команды.”

Стандартизированные рабочие процессы упрощают проведение чемпионатов 

• Каждый чемпионат начинается со структурированного шаблона проекта, обеспечивающего согласованность всех 84 мероприятий. Эти шаблоны адаптированы к четырём основным типам чемпионатов — командным видам спорта, индивидуальным видам спорта, видам спорта в помещении и видам спорта на открытом воздухе.

• Основные задачи, такие как посещение объектов, координация со СМИ и окончательное согласование планов вывесок, предварительно встроены в каждый шаблон, обеспечивая надёжный фреймворк и при этом позволяя проявлять гибкость с учётом уникальных потребностей каждого мероприятия.

• Каждый проект связан с более глобальными целями NCAA, что позволяет командам легко видеть, как их работа способствует достижению более широких целей и долгосрочных приоритетов.

• В каждом проекте задачи назначаются конкретным членам команды, что позволяет чётко определить, кто за что отвечает, и следить за тем, чтобы работа шла по плану. 

• Обсуждение каждой задачи происходит в разделе комментариев к задаче, а все соответствующие файлы прикрепляются непосредственно к задаче, что позволяет избежать разрозненного общения и потери информации.  

• В нестандартных полях фиксируются ключевые детали, такие как даты сдачи, тип чемпионата и статус задачи, что позволяет получать структурированные данные, которые поступают на панели задач конкретных проектов.

• Эти панели задач предоставляют руководству аналитику в реальном времени о ходе реализации проекта, потенциальных узких местах и способности выделять ресурсы, помогая вносить коррективы по мере необходимости. 

• В начале нового сезона команды дублируют проекты предыдущего года, перенося задачи, рабочие процессы и назначения, чтобы сохранить преемственность, но при этом внося необходимые изменения. 

Прозрачность в реальном времени способствует принятию обоснованных решений

• Панели задач позволяют быстро оценить ход выполнения проекта, помогая руководителям команд решать проблемы, принимать взвешенные решения по распределению ресурсов и контролировать сроки выполнения проектов. 

• Кроме того, руководители команд могут легко визуализировать всю область проекта, например количество задействованных сотрудников и задачи в процессе. Эта ясность помогает им при необходимости обосновать потребность в дополнительных кадрах или поддержке.

Обеспечение непрерывности бизнеса гарантирует долгосрочный успех в работе

• Asana централизует институциональные знания, облегчая адаптацию новых сотрудников и позволяя им легко продолжить работу с того места, на котором остановились предыдущие участники команды.

• Когда вся работа сосредоточена в одном месте, передача дел происходит без проблем, и, независимо от того, кто присоединяется к проекту или покидает его, команды могут продолжать двигать работу вперёд без перебоев.

• Повестки совещаний руководства и обзоры бизнеса контролируются в Asana, поэтому все темы для обсуждения, решения и последующие действия хранятся в одном легкодоступном месте.

Asana для кадровых служб

Обеспечение ясности и взаимодействия в отделе кадров

Команда отдела кадров NCAA играет ключевую роль в поддержке работников по всей организации, от найма и адаптации работников до управления их производительностью и льготами. Раньше отдел работал разобщённо, и каждый участник команды выполнял конкретную функцию. Без обмена знаниями или сотрудничества работа останавливалась, когда кто-то отсутствовал, а другие отделы не имели представления о процессах в отделе кадров или своей роли в них.

Для решения этих проблем команда отдела кадров внедрила Asana, чтобы улучшить координацию и согласованность процессов. Благодаря созданию чётких общих рабочих процессов Asana упрощает совместную работу команды отдела кадров, помогает другим командам понять свою роль в кадровых процессах и обеспечивает выполнение раб��ты без задержек.

Раньше ясность в отношении ожиданий была проблемой. Очень неприятно, когда результаты не соответствуют ожиданиям, часто из-за того, что они не были чётко сформулированы. Asana помогает управлять человеческим фактором в работе, устраняя эмоции и делая ожидания видимыми и конкретными. Таким образом, командам будет проще сосредоточиться на том, что получается хорошо, и отметить это.”

Единый источник достоверной информации для HR-процесса обеспечивает прозрачность и ответственность  

• Проекты, связанные с кадрами, разбиты на чёткие этапы и задачи, что позволяет легко понять, кто за что отвечает и какая работа предстоит дальше.

• Структура помогает командам внутри компании понять свою роль в кадровых процессах, обеспечивая единый ориентир для ожиданий.

• Когда всё находится на одной платформе, проще увидеть, что идёт хорошо, а что требует внимания, что обеспечивает большую ясность и ответственность.

Рабочие процессы по привлечению специалистов повышают прозрачность найма

• Портфель по подбору персонала позволяет отслеживать открытые вакансии, показывает, сколько вакансий доступно и на каком этапе процесса найма они находятся.

• В шаблоне для подбора персонала описываются все этапы процесса найма, что обеспечивает согласованность действий между отделом кадров, менеджерами по найму и другими заинтересованными сторонами.

• Благодаря более прозрачному процессу вся организация получает более чёткое представление о том, что входит в подбор персонала и какой вклад вносят разные команды.

Структурированная адаптация обеспечивает работникам комфортные условия

• Шаблон для адаптации новых сотрудников обеспечивает структурированный процесс с момента приёма нового сотрудника и в течение первых 90 дней его работы.

• Задачи разбиты по срокам — за две недели до даты начала, в первый день, а также по этапам 30, 60 и 90 дней, — что помогает руководителям и новым сотрудникам работать по плану.

• Ключевые задачи адаптации, такие как предоставление ноутбука, подготовка принадлежностей, экскурсия по офису и знакомство, встроены в рабочий процесс и назначены участникам команды по работе с персоналом, менеджерам по найму и команде нового сотрудника, что обеспечивает чёткое распределение ответственности.

Заключение

Создание основы для долгосрочного успеха

Поскольку NCAA планирует будущие кампании и инициативы, включая Олимпийские игры 2028 года, организация стремится расширить использование Asana во всех отделах. В дальнейшем организация планирует расширить использование автоматизации для улучшения рабочих процессов, использовать отчёты Asana для формирования стратегии и изучить способы интеграции ИИ в свои крупномасштабные межфункциональные проекты.

Asana продолжит играть важную роль в обеспечении непрерывности бизнеса NCAA. Документируя процессы и создавая шаблоны на основе рабочих процессов организации, NCAA способствует сотрудничеству и снижает зависимость от изолированных экспертов, обеспечивая командам возможность беспрепятственно продвигаться в работе.

Позиционируя Asana как центральный узел для работы — «город Asana», в котором связаны все отделы и проекты, — NCAA создаёт организацию, готовой к будущему, которая сможет расширять возможности студентов-спортсменов и поддерживать их как на поле, так и за его пределами.

Asana стала нашей главной страницей во время кампании — там было всё. Теперь мы превращаем её в то, что называем нашим «Asana City», с районами и домами для каждой части нашего рабочего процесса. Именно здесь всё соединяется.”