D.C. United экономит 697 рабочих дней в год с помощью Asana

Важные события

Проблемы

• Межфункциональная совместная работа, особенно в отношении выполнения задач в день запуска и межведомственных инициатив, затруднялась из-за разобщённости общения и нечёткого распределения ответственности.

• Недостаточная согласованность операций на уровне бизнеса и отделов привела к неэффективности процессов.

• Ограниченная прозрачность проектов и отделов затрудняла отслеживание хода выполнения работ и согласование с приоритетами организации.

Решения

• Внедрение Asana в качестве централизованной платформы для управления работой во всех бизнес-операциях, что позволило заменить электронные таблицы и фрагментированные цепочки электронной почты единой системой, обеспечивающей ясность, ответственность и эффективность.

• Созданы стандартизированные шаблоны и автоматизированные рабочие процессы для выполнения задач в день игры и запросов отделов, что позволило модернизировать устаревшие процессы, сократив при этом объём ручной работы и переключение между задачами.

• Сформировали чёткое понимание ответственности и прозрачность с помощью настраиваемых форм и отслеживания проектов, устранив дублирование, оптимизировав передачу задач и обеспечив более быстрое и скоординированное выполнение работ.

Результаты

• Благодаря Asana ежегодно экономится 697 рабочих дней, что, по оценкам, позволяет сэкономить 195 600 долларов США

• Экономия времени увеличилась на 488% в годовом исчислении благодаря автоматизации и оптимизации рабочих процессов

• Сдача проектов ускорилась, при этом сократилось количество несоблюдённых дедлайнов, а выполнение стало более предсказуемым

• 100 % сотрудников Business активно используют Asana, создавая единый подход к работе в масштабах всей организации

• Количество регулярных совещаний по статусу сократилось на 25%, что позволило высвободить сотни часов для более ценной работы

• Межфункциональное взаимодействие значительно расширилось, что способствовало согласованности и повышению вовлеченности в разных командах

Лауреат премии Work Innovation Award, 2025 г.

Клуб «Ди Си Юнайтед» получил награду Asana «Лучшая в своём классе инновация в работе» (регион AMER) за преобразование рабочих процессов во всех аспектах деятельности клуба. Заменив бумажные списки дел и разрозненные цепочки электронных писем стандартизированными автоматизированными рабочими процессами, клуб переосмыслил сотрудничество в аналоговой отрасли. Результат: сотни сэкономленных рабочих дней, резкое увеличение экономии времени в годовом исчислении и значительное сокращение регулярных совещаний. От организации игрового дня до выполнения спонсорских обязательств — каждый отдел теперь работает в общей системе, что ускоряет выполнение задач, повышает вовлеченность и создаёт более гибкую и слаженную организацию.

Asana изменила стиль нашей работы и взаимодействия во всех отделах D.C. United и Audi Field. Мы достигли нового уровня внутренней согласованности, прозрачности и ответственности, что напрямую повысило нашу продуктивность и улучшило межфункциональное взаимодействие между подразделениями клуба.”

Asana для планирования событий

Безупречное исполнение в день матча без хаоса в последнюю минуту

Операции в день матча лежат в основе впечатлений болельщиков от D.C. United и присутствия бренда. От подбора персонала и рекламных акций до продажи билетов, инициатив по вовлечению болельщиков и активации спонсорства — безупречное исполнение имеет решающее значение. Но до Asana эти усилия основывались на разрозненных электронных письмах и бумажных списках дел, что повышало риск упущения деталей и проблем в последнюю минуту.

Чтобы улучшить организацию игровых дней и достичь стратегических целей, D.C. United внедрил единую автоматизированную систему в Asana. Теперь каждая деталь планируется заранее с помощью шаблонных проектов с расписанием мероприятия и автоматизированных рабочих процессов, которые заблаговременно сигнализируют о рисках и обеспечивают согласованность действий всех команд.

Шаблоны с размещением в нескольких проектах создают полный план мероприятия

• Каждый домашний матч создаётся из стандартного шаблона проекта, который включает повторяющиеся задачи, такие как программа мероприятия, ссылки на билеты, специальные события и активации, а также творческие материалы.

• В каждом проекте матча прописан каждый аспект игрового дня — от открытия ворот до уборки после матча, — а задачи распределены между объектами, аналитикой, продажей билетов, развлечениями, безопасностью, маркетингом, обслуживанием гостей и другими подразделениями.

• Каждый проект матча находится в общем портфеле, что даёт команде полную видимость на весь сезон и гарантирует, что ничего не будет упущено.

• Благодаря множественной адресации пересекающиеся обязанности видны всем соответствующим отделам, что сокращает количество пробелов и устраняет неожиданности в последнюю минуту.

Автоматизация снижает риски и ускоряет реагирование

• Правила автоматически помечают просроченные или незавершённые задачи, запуская уведомления в реальном времени, прежде чем проблемы обострятся.

• Специальные рабочие процессы для премиальных мероприятий, таких как шоу в перерыве или VIP-активации, гарантируют, что эти заметные моменты отслеживаются, контролируются и выполняются без ошибок, а руководство информируется на каждом этапе.

Активации спонсорства оптимизированы и не содержат ошибок

• Выполнение спонсорских обязательств и активации — критически важные источники дохода со сложными требованиями — управляются от начала до конца в Asana, что обеспечивает отслеживание каждого результата и отсутствие упущений.

• Партнёры отправляют запросы на активацию с помощью форм, которые автоматически направляют задачи в нужную команду и запускают рабочие процессы подтверждения.

• Нестандартные шаблоны управляют каждой активацией — от списков дел в день матча до отслеживания VIP-гостей и логистики, — обеспечивая выполнение каждого этапа по порядку и автоматическое уведомление о каждой передаче.

• Панели задач в режиме реального времени дают командам по партнёрству и спонсорам возможность видеть результаты, сроки и препятствия, что позволяет ускорить выполнение работ.

• Этот структурированный подход позволил свести к нулю количество пропущенных активаций, ускорить выполнение работ и обрабатывать больший объём без увеличения штата.

Внедрение Asana во всей организации улучшило совместную работу над крупными инициативами, такими как дни матчей, когда каждый отдел теперь видит, как его работа связана с общей картиной, что обеспечивает лучший в своем классе опыт для болельщиков. ”

Asana для запросов на работу и приёма заявок

Превращение ситуативных запросов в структурированные действия

По мере роста D.C. United увеличивался объём и срочность поступающих в команды запросов. От графического дизайна и рассылок по электронной почте до публикаций в соцсетях и поддержки мероприятий — запросы на работу часто поступали по отдельности, без контекста и прозрачности. Без стандартизированного процесса сбора заявок команды сталкивались с дублированием, задержками и несоблюдением сроков сдачи.

Сегодня Asana обеспечивает упорядоченную систему запросов во всех отделах. Стандартизированные формы обеспечивают ясность с самого начала, а автоматизированные рабочие процессы сортировки и подтверждения быстро направляют работу нужным командам. Команды маркетинга, партнёрств и вовлечённости сообщества также управляют календарями кампаний и контента непосредственно в Asana, что облегчает согласование приоритетов для заметных мероприятий и разовых акций.

Формы обеспечивают ясность с самого начала

• Формы для конкретных отделов заранее фиксируют важный контекст, сокращая количество переписок и ускоряя выполнение задач.

• Завершённые формы автоматически генерируют задачи и уведомляют соответствующие команды, чтобы ни один запрос не остался без внимания.

• Кампании, связанные с общеорганизационными инициативами, такими как крупномасштабные матчи, планируются в Asana с полной прозрачностью для всех отделов.

• С помощью панелей задач каждый отдел может видеть, как его работа способствует реализации более крупных инициатив бренда, что улучшает координацию и повышает ответственность.

Одним из ярких примеров того, как Asana изменила нашу организацию, является оптимизация процесса подачи маркетинговых запросов. Раньше такие задачи, как графический дизайн, рассылки по электронной почте и публикации в социальных сетях, запрашивались отдельно, что часто требовало многократных уточнений из-за неясной ответственности. С помощью Asana мы централизовали эти запросы в едином рабочем процессе, который автоматически отмечает всех заинтересованных лиц, обеспечивая прозрачность и значительно сокращая время выполнения. ”

Заключение

Создание плана действий для масштабируемого успеха

D.C. United не просто осуществляет свою деятельность с помощью Asana — они переосмысливают её. По мере того как внедрение углубляется во всех отделах, они видят будущее, в котором портфолио и стратегические фреймворки помогают согласовывать индивидуальную работу с целями компании, давая каждому работнику более чёткое направление, прозрачность в реальном времени и более сильное чувство ответственности. Продолжая расширять использование Asana, D.C. United закладывает основу для более гибкой, слаженной и ответственной организации, готовой побеждать на поле и во всём бизнесе.

В конечном итоге Asana не только улучшила наш конечный продукт, но и помогла нам лучше понять, что мы делаем, почему мы это делаем и чего мы можем достичь вместе, когда мы согласованы. ”