Morningstar экономит 600 000 долларов США в год благодаря рабочим процессам на базе ИИ в Asana AI Studio

Важные события

Проблемы

• Операционная неэффективность и сложная совокупность технологий затрудняли масштабирование работы в соответствии с амбициозными целями роста.

• Работники использовали разные инструменты для управления своей работой, из-за чего информация оставалась разрозненной, а приоритеты — неясными.

• Руководству не хватало прозрачности в отношении комплексных дорожных карт команд, что затрудняло управление рисками и принятие обоснованных решений.

• Отсутствие стандартизированного способа управления ресурсами, отслеживания проектов и приёма новой работы привело к перегрузке ресурсов и срыву дедлайнов.

• У исследовательских команд была устаревшая система управления внутренним контентом, которая замедляла распространение и препятствовала его усилению.

Решения

• Основные бизнес-подразделения Morningstar начали использовать Asana для управления работой, объединения данных и стандартизации бизнес-процессов.

• Отдельные команды использовали Asana AI Studio, чтобы автоматизировать сбор заявок, оптимизировать их оценку и ускорить производство контента, высвободив время для более важной работы.

• Объединив несколько инструментов и рабочих процессов в Asana, команды сократили ручной труд и устранили избыточные системы.

• Благодаря чёткой видимости запросов на работу и активных проектов руководители могут принимать решения, основанные на данных, которые определяют планирование и стратегию.

• Стандартизированные процессы приёма заявок, в том числе некоторые из них на базе ИИ, улучшили составление дорожных карт, расстановку приоритетов и сроки выполнения в разных подразделениях.

Результаты

• Конвейер контента на базе ИИ, используемый командой исследований, экономит примерно 14 976 часов в год, что соответствует дополнительной экономии в 600 000 долларов.

• Команда по пенсионному обеспечению сократила сроки рассмотрения запросов на две недели благодаря автоматизированному приему и сортировке с помощью Asana AI Studio.

• Центральная технологическая команда Morningstar экономит 1972 рабочих дня в год за счёт оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности с помощью Asana, что, по оценкам, позволяет сэкономить 758 600 долларов США.

• Во всей организации команды принимают более быстрые решения, основанные на данных, с улучшенной расстановкой приоритетов, более чёткими сроками выполнения и лучшим прогнозированием ресурсов, отчасти благодаря рабочим процессам на базе ИИ.

• Сокращая рутинные операции и низкоприоритетную работу, команды могут сосредоточиться на важных инициативах и более эффективно сотрудничать в больших масштабах.

Победитель премии Work Innovation Award, 2025 г.

Компания Morningstar получила награду Asana AI Visionary Work Innovation Award за стратегическое использование ИИ для обеспечения эффективной работы в больших масштабах. Столкнувшись с возросшей сложностью и спросом, организация стратегически использовала Asana AI Studio для оптимизации межфункциональной работы — от конвейеров исследовательского контента до приёма заявок на продукты и расстановки приоритетов. Благодаря автоматизации, маршрутизации и отчётности на базе ИИ команды сократили ручной труд, ускорили сроки и добились значительной экономии средств. Теперь команды работают в единой системе, которая сокращает объём малозначимой работы и позволяет им сосредоточиться на самом важном. Трансформация Morningstar заключается не только в использовании ИИ, но и в его разумном применении для получения реальной ценности для бизнеса.

Asana помогает нам повышать эффективность, которая масштабируется, и способствует необходимому росту. Мы устранили барьеры для совместной работы во всей организации.”

Отслеживание запросов с помощью Asana

Превращение разрозненных запросов в стратегические дорожные карты с помощью сбора заявок на основе ИИ

Команды разработчиков продуктов для пенсионеров в Morningstar изначально отслеживали запросы на продукты вручную с помощью процесса Ad hoc. В отсутствие стандартизированного процесса сбора заявок они приходили откуда угодно — по электронной почте, в чатах и в ходе разговоров в коридоре — и часто не содержали контекста, необходимого для оценки их ценности. Соглашаясь на всё, команда брала на себя слишком много обязательств, дорожная карта была разрозненной, а оценить истинную ценность для бизнеса было невозможно. 

Чтобы решить эту проблему, команда Retirement внедрила структурированный фреймворк с AI Studio для управления полным жизненным циклом продукта — от приёма заявок до измерения воздействия. Теперь запросы оцениваются по единым критериям, способность прогнозируется точно, а дорожные карты централизованы и актуальны. В результате команда сократила срок рассмотрения на две недели и перешла от реагирования на запросы к стратегическому планированию, ориентированному на ценность.

Наш процесс составления дорожных карт был реактивным и ручным. Наша конечная цель в отношении Asana AI — сделать процесс более стратегическим, чтобы мы могли быстро расставлять приоритеты в работе, которая будет способствовать увеличению доходов и ускорению выхода на рынок.”

Сбор данных и рабочие процессы, улучшенные с помощью ИИ, повышают эффективность определения приоритетов и планирования

• Все заявки подаются через централизованную систему приёма Asana, при этом AI Studio автоматически присваивает им названия, выявляет пробелы в информации и создаёт стандартизированные сводки для упрощения оценки.

• Сложные запросы проходят по специализированному рабочему процессу и систематически оцениваются по коммерческой ценности, сложности и стоимости, что позволяет команде продуктов одобрить, отложить или отклонить запрос на основе данных. 

• После того как запрос одобрен, правила проверяют полноту данных и автоматически направляют элементы в соответствующие дорожные карты.

Автоматизированное документирование и отслеживание результатов повышают эффективность и ответственность

• После завершения элементов дорожной карты AI Studio генерирует примечания к выпуску на основе информации о задачах. Если требуются дополнительные детали, менеджеры по продукту автоматически получают уведомление о необходимости их добавления.

• Автоматизированные правила автоматически создают последующие задачи и подзадачи для оценки успешности каждого элемента дорожной карты по сравнению с ожидаемыми результатами.

Раньше на проверку запроса и сбор информации, необходимой для продолжения работы, уходило две недели. Теперь мы можем избавиться от времени, затрачиваемого на ручное общение, потому что Asana AI сразу же определяет и фиксирует необходимую нам информацию.”

Asana для планирования контента

Оптимизация рабочих процессов по созданию исследовательского контента с помощью автоматизации на базе ИИ

Ранее управление внутренним исследовательским контентом Morningstar в рамках отделов было медленным, разрозненным и дорогостоящим. Команда исследователей использовала устаревшую систему для отслеживания внутреннего контента, что требовало ручной координации между несвязанными рабочими процессами и инструментами. Частые обновления отправлялись по электронной почте или в чате, что приводило к задержкам и упущенным возможностям для распространения контента по платным, заработанным и собственным каналам.

Чтобы модернизировать свой подход, организация заменила устаревшую систему централизованным конвейером исследовательского контента в Asana на базе AI Studio. Теперь почти 300 заинтересованных лиц из отделов исследований, редакции, корректуры, СМИ и маркетинга сотрудничают на единой платформе, где каждый шаг сопровождается общей видимостью и автоматизацией. Результат: оптимизированная, масштабируемая система, которая экономит почти 15 000 часов и 600 000 долларов в год, позволяя командам сосредоточиться на стратегической работе.

Morningstar делает ставку на ИИ — цель компании заключается в том, чтобы и дальше использовать достижения в области ИИ для внедрения инноваций как для наших клиентов, так и для наших работников. Рабочие процессы Asana, которые создают наши команды, позволяют достичь этой цели, а также помогают нам повышать эффективность и устранять препятствия для совместной работы в рамках всей организации. ”

Централизованный конвейер со встроенным ИИ обеспечивает скорость и согласованность

• Авторы отправляют контент через стандартизированную форму, которая автоматически создаёт задачу в конвейерном проекте контента.

• AI Studio анализирует данные, введённые в форму, чтобы назначить заинтересованные стороны, установить даты сдачи редактирования и отметить недостающую информацию.

• Если требуется дополнительная информация, AI Studio создаёт последующие комментарии и подзадачи для автора, сводя к минимуму задержки и ручные действия.

• Как только контент помечен как готовый, AI Studio запускает следующие этапы для редакторов и управляет процессом редактирования, уведомляя заинтересованные стороны, когда изменения готовы, возвращены или завершены.

• Заинтересованные стороны получают уведомления о важных этапах, включая даты публикации, без необходимости отслеживать их вручную. 

• Весь контент, который отправляют авторы, попадает в централизованный проект в Asana, создавая единый источник достоверной информации для исследовательской, редакционной, маркетинговой и операционной команд.

Автоматизация повышает результативность и воздействие

• По мере того как контент приближается к завершению, AI Studio направляет задачи на соответствующие доски маркетинговых и медиапроектов для усиления результата.

• Заинтересованные стороны автоматически получают уведомления о статусе контента, что даёт им представление о предстоящих запусках.

Asana обеспечивает координацию глобального контента моей команды по лидерству в идеях в межфункциональной команде редакторов, маркетологов и руководителей продуктов. Это наш единый источник достоверной информации, который помогает устранить издержки, возникающие, когда левая рука не знает, что делает правая.”

Asana для поступления работы

Повышение эффективности за счёт оптимизации процессов

До появления Asana у центральной технологической команды Morningstar не было стандартизированного способа приёма заявок или начала работы. Они использовали документ Word для отслеживания сотен запросов, которые ежегодно получали от всей организации. Этот ручной процесс не обеспечивал структуру, необходимую для надлежащего определения объёма, ресурсов, бюджета и одобрения проектных запросов, что приводило к переполненному бэклогу и проектам с неясными объёмами и целями.

Создав стандартизированный процесс в Asana, команда автоматизирует приём заявок и упрощает расстановку приоритетов. Этот подход позволяет им эффективно управлять растущей загрузкой по мере расширения бизнеса.

Команды выполняют задачи быстрее благодаря стандартизированному приёму заявок

• Процессы приёма заявок стандартизированы и автоматизированы в Asana, что позволяет быстрее оценивать, расставлять приоритеты и одобрять запросы с большей согласованностью.

• Новые запросы на работу отправляются с помощью формы Asana и автоматически попадают в общий проект, что обеспечивает фиксацию всей необходимой информации для немедленной видимости и действий.

• Нестандартные поля отслеживают стандартизированные критерии оценки, помогая заинтересованным сторонам принимать более быстрые и последовательные решения о подтверждениях и приоритизации.

Наш процесс приёма заявок в Asana помогает нам более продуктивно и организованно реализовывать нашу культуру, ориентированную на действия, поэтому мы правильно распределяем время и занимаемся нужными делами.”

Ясность, способствующая определению приоритетов и планированию

• Руководители получают полное представление о каждом этапе рабочего процесса, поскольку вся работа организована в связанных проектах и портфелях.

• Благодаря возможности гибко разделять и анализировать рабочие данные команды могут лучше оценивать риски и ценность работы, что позволяет принимать более обоснованные решения о расстановке приоритетов.

• Имея одобренные проекты в портфеле, команды могут легко отчитываться о ходе работ и демонстрировать, как он связан с целями высокого уровня, что позволяет руководителям более эффективно оценивать способность, планировать и координировать работу между подразделениями.

До Asana мы запускали проекты направо и налево без какого-либо управления. Теперь мы можем эффективно распределять поступающую работу, что позволяет нам выполнять больше задач по мере роста.”

Asana для управления ресурсами

Максимальная эффективность команды благодаря более обоснованным решениям по распределению ресурсов

До перехода на Asana у команд Morningstar не было чёткого способа расставить приоритеты в работе, и они соглашались на каждый запрос. Это привело к тому, что команда была перегружена, переутомлена и работала неэффективно.

С Asana у команд есть полное представление о жизненных циклах проектов и текущей работе, что облегчает понимание способности и стратегическое распределение ресурсов по приоритетным проектам. Кроме того, у них есть данные, на которых основаны эти решения.

Стратегическая система управления ресурсами оптимизирует работу

• Портфели дают руководителям общее представление обо всех текущих проектах, их статусе и выделенных ресурсах.

• Лучше понимая, что нужно сделать, кто должен это сделать и почему, команды могут сосредоточиться на том, чтобы сказать «да» важным инициативам.

• Эта улучшенная видимость также помогает команде выявлять риски, связанные со способностью выполнять работу, возвращать работу в нужное русло и заранее уведомлять заинтересованные стороны о задержках проектов.

До того как мы перенесли наши проекты в Asana, мы постоянно брали на себя слишком много обязательств. Теперь у нас больше аналитики и больше данных. Мы знаем, за что можем взяться, а за что — нет, и можем вести правильные обсуждения о расстановке приоритетов и о том, как проекты согласуются с нашим стратегическим планом.”

Данные в реальном времени для целенаправленного планирования

• Руководители используют планирование загрузки, чтобы получить общее представление о том, как распределены сотрудники по рабочим потокам, и оптимизировать решения о распределении ресурсов.

• Доступ к точным данным о работе и отчётности помогает команде определить, какие проекты связаны с целями бизнеса, а какие — нет.

• Обладая ясностью в отношении того, как предстоящая и текущая работа влияет на способность выполнять задачи, руководители могут вести чёткие, осн��ванные на данных обсуждения с заинтересованными сторонами, посвящённые компромиссам.

У вас нет стратегии, пока вы не скажете, чего вы не будете делать. Теперь у нас есть процесс, который позволяет нам говорить «нет». Кроме того, у нас есть статистика о том, почему мы говорим «нет», что помогает нам четко обозначить главное: у нас есть задачи, которые являются приоритетными, и задачи, которые таковыми не являются.”

Заключение

Обеспечение более разумного роста с помощью структуры, ясности и ИИ

По мере того как Morningstar продолжает развиваться в быстро меняющемся окружении, компания создаёт фундамент для инноваций, готовый к будущему. С помощью Asana команды могут работать более эффективно и последовательно, используя отдельные рабочие процессы на базе ИИ, которые помогают оптимизировать сложные процессы, улучшить расстановку приоритетов и ускорить выполнение задач. Morningstar видит будущее, в котором организация будет стратегически использовать ИИ для повышения продуктивности, качества и вовлечённости, при этом применяя надлежащие меры предосторожности. По мере масштабирования Asana и AI Studio будут играть решающую роль в преобразовании рабочих процессов: способствовать принятию более взвешенных решений, ускорять выполнение задач и обеспечивать более значимое влияние на весь бизнес.

Использование Asana и её возможностей полностью изменило работу нашей команды и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Все знают, кто, что, когда, где, почему и как, и это стало критически важным компонентом нашего успеха сегодня и заложило основу для нашего успеха завтра и в будущем.”