COS ускорила создание кампаний на 90% с помощью рабочего процесса на базе ИИ в Asana

Важные события

Проблемы

• Трудоёмкая настройка кампаний: каждая новая сезонная кампания требовала 12–14 часов ручной настройки, при этом менеджеры создавали трекеры с нуля в Excel.

• Сложность межфункциональной координации: брифы приходили по электронной почте с недостающей информацией, что приводило к дополнительным циклам уточнения и 60% исправления ошибок.

• Неэффективность планирования активов: из-за отсутствия стандартизации команды часто запрашивали и создавали активы, которые в конечном итоге не требовались.

Решения

• Сбор данных с помощью ИИ: AI Studio анализирует заполненность форм, отмечая пробелы ещё до создания проекта.

• Автоматизированное создание структуры проекта: одна отправка запускает автоматическое создание 50+ структурированных подзадач с назначенными ответственными и каскадными дедлайнами.

• Интеллектуальные проверки качества: ИИ-ассистенты Asana заранее проверяют материалы, выявляя проблемы до того, как они попадут в производство.

Результаты

• Высвобождение годовой производительности в размере 84 100 фунтов стерлингов, что эквивалентно возвращению 1,53 работника с полной занятостью к стратегической работе.

• Сокращение времени на организацию кампании на 90%: с почти двух дней работы до нескольких минут.

• Двукратное увеличение объёма создаваемых материалов, что позволяет команде предоставлять более 1000 материалов на кампанию по сравнению с предыдущими 500–600.

Наши команды сосредоточены на переосмыслении того, как работа протекает по всей организации, чтобы обеспечить приоритетность важных инициатив, приносящих реальную пользу нашим клиентам. Создавая масштабируемые рабочие процессы и целенаправленно используя ИИ, мы смогли повысить прозрачность и скорость, сосредоточив при этом свою энергию на реализации стратегических задач. Инновации происходят, когда команды сотрудничают, экспериментируют и стремятся работать умнее.”

Победитель: 2026 Work Innovation Leader, EMEA

Эта награда отметила новаторское использование компанией COS рабочих процессов на базе ИИ для решения сложных задач творческого производства в быстро меняющейся индустрии моды. Внедрив ИИ непосредственно в архитектуру работы, COS установила новый глобальный стандарт для реализации розничной торговли в масштабах предприятия.

Стадия 1: интеллектуальное поступление задач и проверка брифа

Раньше процесс подачи творческих запросов охватывал несколько инструментов и региональных рабочих процессов, в рамках которых менеджеры кампаний тратили дни на поиск брифов в разных отделах и вручную направляли материалы региональным командам. COS решила эту проблему, внедрив централизованную систему приёма заявок, в которой ИИ используется в качестве контрольного пункта качества. Этот новый рабочий процесс гарантирует, что каждый креативный бриф проверяется на полноту в момент подачи, что сокращает последующую координацию, вызванную неполной информацией.

• Проверка с помощью ИИ: AI Studio анализирует формы заявок на предмет полноты и заблаговременно отмечает пробелы, прежде чем проект увидит человек.

• Проактивное уточнение: если отправленный запрос неясен, система запрашивает немедленное уточнение, устраняя необходимость в переписке, которая раньше отнимала часы на каждую кампанию.

• Стандартизированный фреймворк: требуя строгого набора входных данных, COS гарантирует, что команды запрашивают только строго необходимые активы, что сокращает их неоправданное использование.

• Проверка с участием человека: старшие глобальные менеджеры проектов контролируют очередь поступающих заявок, чтобы все проверенные заявки соответствовали нынешним сезонным приоритетам.

Asana предоставила единую структурированную точку входа для работы. Обеспечив качество на этапе приёма, мы устранили сложности на последующих этапах и перевели наши команды с реагирования на проактивную, стратегическую работу.”

Этап 2. Автоматическое создание проектов и назначение задач

До начала работы в Asana проектные команды тратили до 8 часов на ручную настройку трекеров и списков задач для каждой новой кампании. COS заменила эти административные задачи автоматизированным механизмом создания проектов, который мгновенно формирует всю структуру работы. Этот рабочий процесс адаптируется к конкретным требованиям кампании, гарантируя, что у креативной команды и команды по контенту будет чёткий, заранее структурированный план действий, как только бриф будет одобрен.

• Мгновенное создание проекта: после проверки формы AI Studio автоматически создаёт полный проект кампании с более чем 50 структурированными подзадачами.

• Динамическое назначение: с помощью AI Studio правила на основе ИИ интеллектуально назначают задачи соответствующим участникам команды с учётом типа актива, региона и нынешней способности команды.

• Каскадные дедлайны: система автоматически устанавливает дедлайны на протяжении всего жизненного цикла проекта, исходя из окончательной даты запуска кампании.

• Контекстные передачи: каждая задача содержит полную историю и контекст формы заявки, что гарантирует отсутствие потери информации при передаче работы между отделами.

Рабочий процесс органично встроился в нашу повседневную деятельность, устранив ручную настройку и создав более масштабируемый процесс для кампаний.”

Этап 3: производство и контроль качества под контролем ИИ

По мере расширения использования Asana компания COS вышла за рамки стандартного управления задачами и начала рассматривать свои рабочие процессы как стратегическую систему, которую можно проектировать и оптимизировать. В настоящее время бренд расширяет использование ИИ-ассистентов Asana для поддержки более сложных рабочих процессов, требующих более индивидуальных возможностей ИИ. Эти варианты использования позволят командам выйти за рамки повседневных методов работы и высвободить ещё больше времени на более творческую и стратегически важную работу.

Проактивное обнаружение ошибок: AI Studio отслеживает незавершённую работу, чтобы выявлять потенциальные проблемы до их эскалации, сокращая время исправления ошибок на 60 %.

• Автоматизированное управление статусами: правила управляют переходами между этапами производства и запускают уведомления для заинтересованных лиц, как только выявляются препятствия.

• Интеллектуальные проверки качества: ИИ-ассистенты Asana проверяют завершенные материалы, чтобы убедиться, что они соответствуют требованиям, определённым в первоначальном брифе.

• Глобальная согласованность: автоматизированные правила обеспечивают синхронизацию региональных маркетинговых команд и заинтересованных сторон в области электронной коммерции в отношении готовности активов, предотвращая задержки в доставке на местный рынок.

Мы заметили, что команды стали намного меньше обмениваться информацией. Теперь процесс стал намного более упорядоченным благодаря региональным командам, которые выявляют проблемы на упреждение, а не в порядке реагирования.”

Этап 4: Стратегическая отчётность и глобальная видимость

Ранее руководство полагалось на многочисленные источники отчётности по командам и регионам, которые зачастую устаревали к моменту их рассмотрения. COS создала уровень отчётности в реальном времени с помощью портфелей, чтобы обеспечить единый источник достоверной информации по всем активным кампаниям. Этот рабочий процесс позволяет руководителям-спонсорам отслеживать глобальную реализацию и принимать обоснованные решения о распределении ресурсов и росте.

• Панели задач на уровне портфелей: руководство использует портфели для отслеживания хода работ по бренду, электронной коммерции и устойчивому развитию в одном унифицированном представлении.

• Обновления статуса в реальном времени: система заменяет ручную отчётность автоматическими сводками статуса, обеспечивая всегда актуальное представление о состоянии проекта и сроках.

• Принятие решений на основе данных: благодаря фиксации всей работы в одной экосистеме COS теперь может анализировать пропускную способность и эффективность активов для оптимизации планирования будущих кампаний.

• Масштабируемость для нескольких брендов: прозрачность и эффективность этой модели были настолько очевидны, что родственный бренд Weekday приобрёл Asana специально для того, чтобы воспроизвести рабочий процесс COS.

Asana не просто улучшила наши процессы — она изменила наш стиль работы. Мы создали единую и прозрачную экосистему, в которой вся работа полностью видна.”

Заключение

До этой трансформации COS управляла созданием кампаний с помощью комбинации существующих инструментов и процессов, которые поддерживали рост бренда. Создав механизм на основе ИИ в Asana, COS смогла оптимизировать совместную работу, сократить объём координации вручную и предоставить командам больше времени, чтобы сосредоточиться на эффективной креативной стратегии. Эффект был настолько значительным, что теперь другие команды органично внедряют эту модель, позиционируя COS как операционного инноватора в рамках всей организации. По мере дальнейшего масштабирования бренда его инфраструктура на базе ИИ гарантирует, что скорость и качество будут расти вместе, а не за счёт друг друга.