Zarządzanie przez cele (MBO): definicja i proces

Idiom „It takes a village” (dosł. „Potrzeba całej wioski”) odnosi się do idei, że sukces wynika ze współpracy. Kierownik projektu doświadcza tego na własnej skórze. Aby projekty zostały ukończone, polegasz na swojej wiosce, czyli zespole. Firmy również polegają na zespole, aby osiągać swoje cele. Ale w jaki sposób członkowie zespołu mogą utrzymać motywację do pracy nad celami innych osób? 

Zarządzanie przez cele (MBO) to strategiczne podejście do zwiększania wydajności firmy poprzez dostosowanie celów firmy i zespołu. W tym artykule wyjaśnimy, jak działa proces MBO. Omówimy również zalety i wady korzystania z modelu MBO.

Czym jest zarządzanie przez cele (MBO)?

Zarządzanie przez cele (MBO) dostosowuje cele członków zespołu do celów firmy, dzięki czemu członkowie zespołu czują się bardziej zmotywowani i zaangażowani w pracę. Model MBO, który Peter Drucker po raz pierwszy opublikował w swojej książce „The Practice of Management” z 1954 roku, kładzie również nacisk na korzystanie z narzędzi raportowania i ocen wydajności w celu monitorowania wyników członków zespołu. 

MBO wykorzystuje obiektywne standardy do mierzenia wydajności zespołu i firmy. Obiektywne standardy określają, co jest sprawiedliwe, rozsądne lub akceptowalne w umowie. Możesz wykorzystać te standardy do oceny produktywności członków zespołu i zidentyfikowania obszarów możliwości w zespole. MBO działa, ponieważ część procesu MBO obejmuje uzgadnianie tych obiektywnych standardów przez kierownictwo i członków zespołu.

5-etapowy proces zarządzania przez cele (MBO)

Technika MBO obejmuje pięć kroków. Wdrożenie tego procesu obejmuje tworzenie celów organizacyjnych i przekształcanie ich w zestaw indywidualnych celów, które członkowie zespołu mogą realizować.

1. Zdefiniuj cele organizacji

Pierwszym krokiem jest określenie celów organizacji. Twoim zadaniem jako kierownika projektu może być współtworzenie celów firmy lub przekazywanie ich zespołowi w zrozumiały sposób. Na tym etapie możesz skorzystać z szablonu celów biznesowych, aby ustrukturyzować konkretne cele.

2. Przełóż cele organizacji na cele pracowników

Po zdefiniowaniu celów firmy zastosuj podejście odgórne, aby przełożyć je na indywidualne cele dla każdego członka zespołu. Upewnij się, że korzystasz ze struktury celów SMART, aby cele członków zespołu były mierzalne i osiągalne.

Gdy członkowie zespołu mają osobiste cele, które przekładają się na większe cele firmy, rozumieją, jakie jest ich miejsce w szerszym kontekście. Z naszych badań wynika, że tylko 26% pracowników dobrze rozumie, w jaki sposób ich praca przekłada się na osiąganie celów firmy, a tylko 16% twierdzi, że ich firma jest skuteczna w wyznaczaniu i komunikowaniu celów.

3. Monitoruj wydajność i postępy

Gdy członkowie zespołu pracują nad osiągnięciem swoich celów, musisz monitorować ich wyniki. Możesz monitorować postępy każdego członka zespołu, zbierając wskaźniki sukcesu z narzędzia do zarządzania projektami i oceniając, czy cele i kluczowe rezultaty (OKR-y) są osiągane. Monitorowanie wydajności pracowników pomoże Ci również ocenić produktywność członków zespołu.

4. Oceń cele i postępy pracowników

Możesz ocenić postępy członków zespołu, konfigurując oceny wydajności. Oceny wydajności pozwolą Ci przekazać osobiste informacje zwrotne na temat tego, co każdy członek zespołu robi dobrze i gdzie może poprawić swoje indywidualne cele, aby mógł lepiej służyć firmie jako całości. Ten krok w zarządzaniu wydajnością jest kluczowy, ponieważ kładzie nacisk na skuteczną komunikację między kierownictwem a zespołem. Członkowie zespołu mogą z niecierpliwością czekać na ocenę wydajności, ponieważ informacje zwrotne mogą zwiększyć produktywność zespołu.

5. Przekaż informacje zwrotne i nagrody

Ostatnim krokiem w systemie MBO jest nagradzanie zespołu za jego osiągnięcia. Zwiększa to morale zespołu i motywuje członków zespołu do ciężkiej pracy podczas kolejnego procesu MBO. 

Możesz nagradzać swój zespół zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Możesz promować motywację wewnętrzną, stawiając przed członkami zespołu wyzwania, doceniając ich ciężką pracę, zapewniając im poczucie przynależności i organizując aktywności integracyjne. Dzięki tym działaniom pomożesz członkom zespołu rozwinąć pewność siebie i motywację.  

Nagrody zewnętrzne mogą obejmować pochwały, premie, podwyżki wynagrodzenia, awanse, dodatkowe obowiązki w bieżącej roli lub płatny urlop. Nagrody te mogą być materialne lub niematerialne, ale prawdopodobnie zachęcą członków zespołu do dalszej pracy nad osiągnięciem indywidualnych celów i celów firmy.

Przykłady zarządzania przez cele

Przykładem MBO w praktyce może być firma, która ma kwartalny cel polegający na uzyskaniu 30% całkowitych przychodów z nakładu pracy w obszarze marketingu. Aby osiągnąć ten cel, dzieli się go na osobiste cele dla każdego członka zespołu. 

• Dla zespołu ds. marketingu cyfrowego osobiste cele polegają na pozyskaniu trzech nowych klientów marketingowych w danym kwartale. 

• Menedżerowie monitorują wyniki członków zespołu w ciągu kwartału, aby sprawdzić, w jaki sposób każdy członek zespołu planuje osiągnąć swój osobisty cel i czy robi postępy w jego realizacji. 

• Jeśli członek zespołu osiągnie swój cel na koniec kwartału, otrzymuje premię.

Zalety i wady MBO

Po tym, jak Drucker po raz pierwszy wprowadził MBO, stało się to popularną techniką zarządzania w latach 60. i 70. XX wieku. Jednak od tego czasu model ten jest coraz rzadziej stosowany, ponieważ firmy testują nowe style zarządzania. Niektóre firmy nadal korzystają z MBO, ale istnieją argumenty zarówno za, jak i przeciw. 

Zalety i korzyści MBO

Zwolennicy podejścia MBO uważają, że stosowanie tej formy zarządzania w większym systemie tworzy prostszą strukturę zarządzania. Inne korzyści obejmują:

• Zwiększona produktywność zespołu: gdy członkowie zespołu mają osobiste cele, mają większą przejrzystość co do tego, dlaczego ich praca ma znaczenie. W rezultacie wzrasta ich motywacja i produktywność. 

• Lepsza komunikacja w zespole: model MBO może usprawnić komunikację w zespole i stworzyć bardziej otwarte środowisko pracy, ponieważ członkowie zespołu rozumieją cele firmy i wiedzą, że ich osobiste cele są z nimi zgodne. 

• Spersonalizowane cele członków zespołu: ponieważ system MBO personalizuje cele członków zespołu i sprawia, że priorytetem dla członków zespołu jest osiągnięcie najwyższego potencjału, wszyscy w firmie rozumieją, w jaki sposób ich praca ma wpływ na firmę.

Wady i ograniczenia MBO

Przeciwnicy MBO uważają, że model ten niesie ze sobą ryzyko pominięcia etyki i wartości firmy, ponieważ kładzie tak duży nacisk na cele indywidualne. Inne wady to:

• Priorytetyzacja wyznaczania celów nad planowaniem strategicznym: priorytetyzacja osobistych celów członków zespołu może odbywać się kosztem długoterminowego planowania strategicznego. Firmy, które poświęcają tak dużo czasu na wyznaczanie celów, mogą mieć mniej czasu na skupienie się na kulturze firmy, kwestiach operacyjnych i innych obszarach zaangażowania. 

• Zwiększona presja na członków zespołu, aby osiągnęli cele: ponieważ MBO koncentruje się na jednostce, członkowie zespołu mogą odczuwać zbyt dużą presję, aby osiągnąć swoje cele. Może to być wadą MBO, ponieważ członkowie zespołu mogą być przepracowani w tego typu środowisku pracy, co może prowadzić do niskiej retencji i niskiego morale. 

• Rywalizacja między członkami zespołu: system nagród zorientowany na wyniki zewnętrzne, który jest częścią MBO, może promować rywalizację między członkami zespołu, co może przeszkadzać w tworzeniu zdrowego środowiska pracy. Zdrowa dynamika zespołu w miejscu pracy powinna obejmować pracę zespołową i wzajemne wspieranie się w osiąganiu celów osobistych i firmowych. 

Porównanie MBO z innymi strukturami wyznaczania celów

Zarządzanie przez cele (MBO) to tylko jedna z kilku popularnych struktur wyznaczania celów stosowanych we współczesnym biznesie. Poniżej przedstawiamy jego porównanie z innymi znanymi podejściami.

Zarządzanie przez cele (MBO) a zarządzanie przez wyjątek (MBE)

Zarządzanie przez wyjątek koncentruje się na identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów związanych z odchyleniami od standardowej wydajności, podczas gdy podejście MBO kładzie nacisk na wyznaczanie i osiąganie konkretnych celów. Zarządzanie przez wyjątek w większym stopniu koncentruje się na utrzymaniu status quo i interweniowaniu w przypadku pojawienia się problemów, podczas gdy MBO proaktywnie wyznacza cele, aby poprawić wydajność.

MBO a cele SMART

Cele SMART zapewniają ustrukturyzowane podejście do wyznaczania celów, określając, że cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Chociaż MBO opiera się na tych samych zasadach, jest to bardziej kompleksowa struktura, która obejmuje kaskadowe cele, monitorowanie postępów i ocenę wydajności.

MBO a cele i kluczowe rezultaty (OKR-y)

Struktura OKR, spopularyzowana przez Google, ma podobieństwa z podejściem MBO pod względem wyznaczania celów i mierzenia postępów. Jednak OKR-y kładą większy nacisk na definiowanie mierzalnych kluczowych rezultatów i przeprowadzanie regularnych kontroli w celu śledzenia wyników w odniesieniu do tych wskaźników.

Wybór odpowiedniej struktury wyznaczania celów

Wybór struktury wyznaczania celów zależy od takich czynników, jak kultura organizacyjna, branża i styl zarządzania. Wybierając podejście, weź pod uwagę następujące kwestie:

• zgodność z wartościami i misją firmy,

• Poziom zaangażowania i autonomii pracowników

• Nacisk na wyniki indywidualne a zespołowe

• Częstotliwość przeglądów postępów i przekazywania informacji zwrotnych

• Integracja z systemami oceny wyników i nagród

Niezależnie od wybranej struktury, skuteczne wyznaczanie celów obejmuje jasne określenie celów, dostosowanie ich do celów firmy i regularne monitorowanie postępów w celu zapewnienia sukcesu. Porównując i dostosowując elementy z różnych podejść, organizacje mogą opracować system wyznaczania celów, który najlepiej odpowiada ich unikalnym potrzebom i napędza długoterminowe osiągnięcia.

Wdrażanie skutecznego zarządzania przez cele

Wdrożenie skutecznego programu MBO wymaga starannego planowania i realizacji. Aby zapewnić skuteczny proces MBO w swojej organizacji, wykonaj następujące kroki:

1. Zdefiniuj cele organizacji

Zacznij od wyjaśnienia ogólnych celów strategicznych swojej firmy. Powinny być one konkretne, mierzalne i zgodne z misją oraz wizją firmy. Zaangażuj kluczowych interesariuszy, aby zapewnić poparcie i wspólne zrozumienie tych celów ogólnych.

2. Przydziel cele działom i poszczególnym osobom

Podziel cele organizacji na konkretne cele dla każdego działu i poszczególnych pracowników. Upewnij się, że cele te są osiągalne, odpowiednie dla stanowisk i przyczyniają się do realizacji nadrzędnych celów firmy. Zaangażuj pracowników w proces wyznaczania celów, aby zwiększyć ich poczucie odpowiedzialności.

3. Ustal wskaźniki i kamienie milowe

Określ, w jaki sposób będą mierzone postępy i sukcesy dla każdego celu. Zdefiniuj jasne wskaźniki, KPI lub OKR-y, które pozwolą Ci śledzić wyniki. Ustal pośrednie kamienie milowe, aby utrzymać tempo i w razie potrzeby umożliwić korektę kursu.

4. Wprowadź regularne przeglądy postępów

Zaplanuj częste spotkania między menedżerami a członkami zespołu, aby omawiać postępy, identyfikować przeszkody i wprowadzać niezbędne korekty. Te przeglądy wydajności powinny być wspierające i koncentrować się na rozwiązywaniu problemów, a nie na obwinianiu.

5. Oceniaj wyniki pracowników i przekazuj informacje zwrotne

Przeprowadzaj formalne oceny wydajności w regularnych interwałach (np. kwartalnie lub rocznie). Oceniaj osiągnięcia indywidualne i zespołowe w odniesieniu do zdefiniowanych celów. Przekazuj konstruktywne informacje zwrotne i doceniaj sukcesy. Wykorzystaj zebrane statystyki, aby wyznaczać cele na przyszłość.

6. Dostosuj nagrody i uznanie do osiągniętego celu

Powiąż nagrody, premie i awanse z osiągnięciem celów indywidualnych i zespołowych. Pomaga to podkreślić znaczenie procesu MBO i motywuje pracowników do zaangażowania i motywacji.

7. Twórz wspierające środowisko pracy

Zachęcaj do otwartej komunikacji, współpracy i nastawienia na rozwój. Zapewnij zasoby, szkolenia i wsparcie, aby pomóc pracownikom osiągnąć ich cele. Regularnie oceniaj i usuwaj wszelkie przeszkody w osiągnięciu sukcesu, takie jak sprzeczne priorytety lub niewystarczające narzędzia.

Postępując zgodnie z tymi krokami i stale udoskonalając proces MBO, możesz wykorzystać moc tej techniki zarządzania, aby osiągnąć sukces organizacyjny, zwiększyć wydajność pracowników oraz zwiększyć satysfakcję z pracy i retencję.

Wyznaczaj cele i osiągaj cele firmy dzięki MBO

MBO jest najskuteczniejsze, gdy jest stosowane jako część bardziej kompleksowego planu zarządzania. Gdy członkowie zespołu mają cele, które są powiązane z misją firmy, są bardziej zmotywowani do współpracy. Dzięki oprogramowaniu do śledzenia celów możesz pomóc członkom zespołu w ich realizacji i osiąganiu w czasie rzeczywistym.

Często zadawane pytania: zarządzanie przez cele (MBO)

Jakie są trzy rodzaje celów MBO?

Trzy rodzaje celów MBO to cele strategiczne (cele długoterminowe zgodne z misją firmy), cele taktyczne (cele krótkoterminowe, które wspierają cele strategiczne) i cele operacyjne (cele codzienne, które zapewniają płynne funkcjonowanie firmy). Cele te powinny być osiągalne i przyczyniać się do ogólnego zadowolenia klientów.

Czy proces MBO jest czasochłonny?

Chociaż początkowe wdrożenie programu MBO może wymagać pewnego nakładu czasu, długoterminowe korzyści często przeważają nad początkowym nakładem pracy. Dzięki jasnemu określeniu celów i usprawnieniu procesu ich wyznaczania, MBO może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność.

Jakie są cztery etapy zarządzania przez cele?

Cztery etapy zarządzania przez cele to: ustalanie celów, opracowywanie planów działania, monitorowanie postępów i ocena wyników. Ten proces pomaga dostosować cele indywidualne do celów organizacji, zwiększając zaangażowanie pracowników i usprawniając podejmowanie decyzji.

W jaki sposób dział zasobów ludzkich może wspierać wdrażanie MBO?

Dział zasobów ludzkich może odegrać kluczową rolę we wdrażaniu MBO, informując o korzyściach płynących z programu, szkoląc menedżerów w zakresie wyznaczania osiągalnych celów i dostosowując oceny wydajności do celów MBO. Ponadto dział HR może wykorzystywać media społecznościowe i inne kanały komunikacji wewnętrznej, aby informować pracowników i angażować ich w cały proces.