Hoe maak je een organigram? (met gratis sjablonen)

Stel je voor: je oma haalt tijdens het familiediner de stamboom tevoorschijn. Ze ontvouwt het papier, zoekt haar naam en wijst vervolgens een verre neef aan. Net als een stamboom helpt een organigram je om te visualiseren waar jij en je teamleden ten opzichte van elkaar staan.

Een organigram - ook wel organogram genoemd - is een diagram dat de structuur van je team en de rapportageverhoudingen tussen teamrollen weergeeft. Beide termen verwijzen naar hetzelfde: een visueel overzicht van je organisatiestructuur. In de praktijk wordt'organigram'het meest gebruikt in Nederland.

In deze handleiding leggen we uit hoe je een organigram maakt, welke soorten organigrammen er zijn en bieden we gratis sjablonen zodat je direct je eigen organigram kunt samenstellen.

Hoe maak je een organigram?

Een organigram is een visuele weergave van de structuur van je bedrijf. Om er een te maken, verzamel je informatie over je teamleden en bepaal je hoe je het organigram wilt opbouwen. Als je de rapportageverhoudingen in je organisatie in kaart brengt, kun je je organigram van boven naar beneden plannen.

1. Het bereik bepalen

Behandel je organigram als elk ander project. Door vooraf het bereik te bepalen, zorg je ervoor dat het diagram duidelijk je teamstructuur weergeeft. Het bereik definieert het doel van je organigram.

Stel jezelf deze vragen om te beginnen:

• Dient het organigram als intern hulpmiddel? Zo weten teamleden wie wie is binnen het bedrijf.

• Deel je het organigram met externe partners? Externe belanghebbenden hebben mogelijk een ander detailniveau nodig.

• Heb je meerdere organigrammen nodig? Grotere bedrijven hebben vaak aparte diagrammen voor verschillende afdelingen of niveaus.

Door deze vragen vooraf te beantwoorden, verzamel je de juiste informatie en breng je je organigram gestructureerd in kaart.

2. Informatie verzamelen

Informatie verzamelen is de belangrijkste stap bij het maken van een organigram. Zonder de juiste gegevens kom je niet verder. Je kunt informatie verzamelen door individuele teamleden te ondervragen via e-mail of door samen te werken met je HR-afdeling.

Zorg dat je actuele informatie hebt over de mensen in je bedrijf, inclusief hun meest recente functiebenamingen. Breng ook de rapportagerelaties goed in kaart. Overweeg om pasfoto's van je team te verzamelen voor extra persoonlijkheid.

3. De juiste tool kiezen

Het is belangrijk om te bepalen hoe je je organigram gaat opstellen. Een organigram met de hand tekenen is niet tijdsefficient en maakt het lastig om te delen. Kies daarom voor een digitale tool die het proces vergemakkelijkt.

Je kunt een organigram maken in programma's als Word, Excel of PowerPoint. Ook Canva biedt handige sjablonen voor organigrammen. Het gebruik van een bewerkbare PDF kan je tijd besparen, omdat de sjabloon vooraf is gemaakt met plaatshouders. Je kunt de PDF vervolgens eenvoudig delen met de rest van je bedrijf.

4. Updates plannen

Nadat je je organigram hebt gemaakt, plan je regelmatige updates in via een teamagenda. Je bedrijfsstructuur en teamdynamiek veranderen immers regelmatig. Mensen wisselen van functie en rapportageverhoudingen verschuiven.

Met een digitaal organigram is het eenvoudig om de structuur bij te werken en opnieuw te delen met je teamleden.

Organigramsjablonen

Het maken van een organigram is makkelijker wanneer je vertrekt vanuit een sjabloon voor organigram. De meeste bedrijven volgen vergelijkbare structuren, of het nu een top-down structuur is of een matrixstructuur.

Je kunt de onderstaande organigramsjablonen als uitgangspunt gebruiken. Kies het sjabloon dat het best past bij de structuur van je bedrijf. Download een van de onderstaande opties en vul vervolgens de etiketten in om het aan te passen aan je unieke teambehoeften. Heb je een klein team? Kies dan het teamsjabloon. Voor een volledig bedrijfsoverzicht is het bedrijfssjabloon de beste keuze.

Soorten organigrammen

Er zijn vier veelgebruikte organigrammen. Elk type staat voor een andere manier waarop een bedrijf kan functioneren. Bekijk deze organigram voorbeelden om te bepalen welk type het best past bij jouw organisatie. Het type organigram dat je kiest moet de rapportagelijnen en besluitvormingsprocedures van je bedrijf weerspiegelen.

1. Functioneel top-down

Het functioneel top-down organigram is de meest voorkomende structuur. Het bedrijf functioneert als een hierarchie. Aan de top staat doorgaans een CEO of directeur.

Vanuit die positie vertakken de volgende leidinggevenden, zoals vicepresidenten of afdelingshoofden. De hierarchie strekt zich verder uit in afdelingen en vertakt uiteindelijk in teams. Dit type werkt goed voor bedrijven met duidelijke, vaste afdelingen en rapportagelijnen.

2. Matrix-organigram

De matrixorganisatie is complexer dan de traditionele top-down-opzet. Teamleden rapporteren hierbij aan meerdere managers. Hoewel een medewerker meestal een primaire afdelingsmanager heeft, kan diegene ook rapporteren aan een projectmanager.

Deze secundaire projectmanagers rapporteren op hun beurt aan eigen afdelingsmanagers. Daardoor ziet het matrix-organigram er rechthoekig uit in plaats van boomvormig. Dit type is geschikt voor organisaties waar projectteams afdelingsoverstijgend samenwerken.

3. Divisiestructuur

Een divisiestructuur is een versie op hoog niveau van de traditionele hierarchie. Dit type is logisch voor bedrijven met afdelingen die onafhankelijk van elkaar werken.

Denk aan bedrijven met afzonderlijke productlijnen. Elke productlijn heeft eigen IT-, marketing- en verkoopafdelingen. Gebruik dit type wanneer divisies grotendeels zelfstandig opereren.

4. Plat organisatieschema

Het platte organigram is uniek omdat het weinig of geen managementniveaus toont. Dit type komt voor in kleine bedrijven of moderne organisaties die experimenteren zonder hierarchie.

Met deze structuur bevordert het bedrijf zelfbeheer en besluitvorming door teamleden op grote schaal. Het is ideaal voor startups of teams die autonomie hoog waarderen.

Hoe gebruik je een organigram op het werk

Een organigram biedt je bedrijf een visuele voorstelling van de verschillende afdelingen en functiebenamingen in actie. Het helpt teamleden te begrijpen hoe zij met elkaar samenwerken. Bovendien voelen medewerkers zich zekerder in hun rol en verantwoordelijkheden.

Rapportagerelaties visualiseren

Als manager kun je een organigram gebruiken om werkverantwoordelijkheden en rapportageverhoudingen aan nieuwe teamleden te tonen. Bij het onboarden van nieuwe medewerkers helpt het organigram om collega's te leren kennen en te weten wat ze doen. Nieuwe teamleden onthouden zo sneller wie wie is binnen het bedrijf.

Groei en verandering beheren

Organigrammen helpen het leidinggevende team om georganiseerd te blijven bij groei of verandering. Merkt een afdelingshoofd bijvoorbeeld dat een team sneller groeit dan andere teams? Dan kan diegene de structuur aanpassen of nieuwe teamleden aannemen om evenwicht te scheppen.

Zien waar iedereen past

Een organigram schept duidelijkheid door te tonen waar elk teamlid in de organisatiestructuur past. Een nieuw teamlid ziet in een oogopslag hoeveel collega's in het team zitten, wie de projectleider is en aan welke afdelingsmanager die rapporteert. Dat geeft direct houvast.

Communicatie verbeteren

Een vaste organisatiestructuur verbetert de communicatie, omdat de rapportagelijnen helder zijn. Zonder een organigram weten teamleden misschien niet tot wie ze zich moeten wenden met vragen. Het organigram maakt duidelijk wie wat leidt. Zo voelen teamleden zich aangemoedigd om vragen te stellen en met anderen samen te werken.

Een visuele kaart maken

Een organigram is in wezen een visueel overzicht van je organisatie. Je kunt het bijwerken wanneer teamleden promotie krijgen of wanneer ze vertrekken. Door een visueel overzicht bij te houden, blijft iedereen op de hoogte van wie er in het bedrijf werkt en wat hun huidige functie is.

Beperkingen van het gebruik van een organigram

Hoewel organigrammen de communicatie tussen teams verbeteren, zijn er beperkingen aan het gebruik ervan. Als je die beperkingen kent, kun je oplossingen vinden voor eventuele problemen voordat ze zich voordoen.

Kan snel verouderd zijn

Organigrammen kunnen snel verouderd raken als bedrijven herstructureren en teamrollen verschuiven. Teamleden moeten alert blijven en het organigram up-to-date houden met de huidige bedrijfsstructuur en namen van het personeel.

Oplossing: wijs iemand aan om je organigram regelmatig bij te werken en opnieuw te delen. Zo blijft dit waardevolle hulpmiddel actueel.

Toont alleen formele relaties

Het organigram is een eendimensionaal document. Het biedt niet veel uitleg buiten de rapportagestructuur. Hoewel het nuttig is om de basisstructuur van het bedrijf te visualiseren, toont het alleen formele relaties. Veel bedrijven functioneren ook op basis van informele rapportagelijnen die in een traditioneel organigram niet zichtbaar zijn.

Oplossing: gebruik een organigram als uitgangspunt, maar onthoud dat er werkrelaties kunnen bestaan die niet in het diagram zijn opgenomen.

Toont geen managementstijl

Het organigram toont managers en de teamleden die aan hen rapporteren, maar laat niet zien hoe elke manager werkt. Het organigram kan bijvoorbeeld laten zien dat de ene manager twee teamleden heeft en een andere manager vijf. Je zou kunnen aannemen dat de manager met meer teamleden een sterkere leider is. Maar uit het organigram blijkt niet dat de manager met minder teamleden een meer hands-on managementstijl heeft.

Oplossing: gebruik je organigram als eerste referentiepunt, maar onthoud dat persoonlijk contact de beste manier is om rapportageverhoudingen te begrijpen.

Veelgestelde vragen over organigrammen

Stroomlijn je organisatiestructuur met een organigram

Hoewel organigrammen hun beperkingen hebben, bieden ze een waardevolle manier om inzicht te krijgen in de structuur van je bedrijf. Ze verbeteren de communicatie met het management en verduidelijken rollen en verantwoordelijkheden. Met een tool als Asana breng je niet alleen je organigram in kaart, maar stroomlijn je ook de samenwerking en communicatie binnen je hele team. Om een organigram voor je bedrijf te maken, gebruik je onze gratis bewerkbare PDF's en pas je deze aan zoals je wilt.

Hulp nodig om teamwerk te stroomlijnen? Ontdek hoe Asana teams helpt effectief te communiceren.