Management op basis van doelstellingen (MBO): definitie en proces

Het idioom 'It takes a village' verwijst naar het idee dat succes voortkomt uit samenwerking. Als projectmanager ervaar je dit uit de eerste hand. Je vertrouwt op je dorp - of je team - om projecten te voltooien. Bedrijven vertrouwen ook op het collectief om hun doelstellingen te bereiken. Maar hoe blijven teamleden gemotiveerd om naar de doelstellingen van anderen toe te werken? 

Management op basis van doelstellingen (MBO) is een strategische aanpak om de bedrijfsprestaties te verhogen door bedrijfs- en teamdoelstellingen op elkaar af te stemmen. In dit artikel leggen we uit hoe het MBO-proces werkt. We bespreken ook de voor- en nadelen van het gebruik van het MBO-model.

Wat is management op basis van doelstellingen (MBO)?

Management op basis van doelstellingen (MBO) stemt de doelen van teamleden af op de bedrijfsdoelstellingen, zodat teamleden zich gemotiveerder en meer betrokken voelen op het werk. Het MBO-model, dat Peter Drucker voor het eerst publiceerde in zijn boek 'The Practice of Management' uit 1954, benadrukt ook het gebruik van rapportagetools en prestatiebeoordelingen om de prestaties van teamleden te volgen. 

MBO gebruikt objectieve normen om de prestaties van teamleden en bedrijven te meten. Objectieve normen geven aan wat eerlijk, redelijk of aanvaardbaar is in een overeenkomst. Je kunt deze normen gebruiken om de productiviteit van teamleden te beoordelen en kansen binnen het team te identificeren. MBO werkt omdat een deel van het MBO-proces inhoudt dat het management en de teamleden het eens zijn over deze objectieve normen.

Het 5-stappenproces van management op basis van doelstellingen (MBO)

Er zijn vijf stappen in de MBO-techniek. Het implementeren van dit proces omvat het creëren van organisatiedoelen en het omzetten van die doelen in een reeks individuele doelstellingen die teamleden kunnen volgen.

1. Definieer organisatiedoelstellingen

De eerste stap is het definiëren van je organisatiedoelstellingen. Als projectmanager kan het jouw taak zijn om bedrijfsdoelstellingen mee te creëren of bedrijfsdoelstellingen op een begrijpelijke manier naar je team te vertalen. Je kunt een sjabloon voor bedrijfsdoelen gebruiken om je specifieke doelen in deze fase te structureren.

2. Vertaal de doelen van de organisatie  in doelstellingen voor werknemers

Nadat je de doelstellingen van het bedrijf hebt gedefinieerd, gebruik je een top-downbenadering om de bedrijfsdoelstellingen te vertalen naar individuele doelen voor elk teamlid. Zorg ervoor dat je het raamwerk voor slimme doelen gebruikt om ervoor te zorgen dat de doelen van je teamleden meetbaar en haalbaar zijn.

Wanneer teamleden persoonlijke doelen hebben die bijdragen aan grotere bedrijfsdoelen, begrijpen ze hoe ze in het grotere geheel passen. Volgens ons onderzoek heeft slechts 26% van de werknemers een duidelijk inzicht in hoe hun individuele werk zich verhoudt tot de bedrijfsdoelen en slechts 16% zegt dat hun bedrijf effectief is in het stellen en communiceren van doelen.

3. Houd de prestaties en voortgang bij

Terwijl je teamleden naar hun specifieke doelstellingen toewerken, moet je hun prestaties monitoren. Je kunt de voortgang van elk teamlid volgen door successtatistieken te verzamelen uit je pojectbeheertool en te beoordelen of doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) worden behaald. Het monitoren van de prestaties van werknemers helpt je ook om de productiviteit van teamleden te beoordelen.

4. Evalueer de doelstellingen en voortgang van werknemers

Je kunt de voortgang van teamleden evalueren door prestatiebeoordelingen in te stellen. Met prestatiebeoordelingen kun je persoonlijke feedback geven over wat elk teamlid goed doet en waar ze hun individuele doelen kunnen verbeteren, zodat ze het bedrijf als geheel beter van dienst kunnen zijn. Deze stap in prestatiebeheer is cruciaal omdat het de nadruk legt op effectieve communicatie tussen het management en het Team. Teamleden kunnen uitkijken naar prestatie-evaluaties omdat feedback de productiviteit van het team een boost kan geven.

5. Geef feedback en beloningen

De laatste stap in het MBO-systeem is het belonen van het team voor hun prestaties. Dit verhoogt het moreel van het team en houdt teamgenoten gemotiveerd om hard te werken tijdens het volgende MBO-proces. 

Je kunt je team op zowel intrinsieke als extrinsieke manieren belonen. Je kunt intrinsieke motivatie bevorderen door teamleden uit te dagen, hun harde werk te erkennen, ervoor te zorgen dat ze zich erbij horen en teambuildingactiviteiten aan te bieden. Met deze acties help je teamleden zelfvertrouwen en zelfmotivatie te ontwikkelen.  

Extrinsieke beloningen kunnen bestaan uit lof, een betaalde bonus, een salarisverhoging, promoties, extra verantwoordelijkheid in hun huidige rol of betaald verlof. Deze beloningen kunnen tastbaar of ontastbaar zijn, maar ze zullen teamleden waarschijnlijk stimuleren om te blijven werken aan hun individuele doelstellingen en die van het bedrijf.

Voorbeelden van management op basis van doelstellingen

Een voorbeeld van MBO in actie zou een bedrijf zijn dat een driemaandelijkse doelstelling heeft om 30% van de totale inkomsten te verdienen met hun marketinginspanningen. Om dit doel te bereiken, splitsen ze het op in persoonlijke doelen voor elk teamlid. 

• Voor de digitale marketeers in het team zijn hun persoonlijke doelstellingen om drie nieuwe marketingklanten voor het kwartaal binnen te halen. 

• Managers houden de prestaties van teamleden gedurende het kwartaal bij om te bepalen hoe elk teamlid van plan is zijn persoonlijke doel te bereiken en of ze vooruitgang boeken in de richting van het doel. 

• Als een teamlid aan het einde van het kwartaal zijn doel bereikt, wordt hij beloond met een betaalde bonus.

Voor- en nadelen van MBO

Nadat Drucker MBO voor het eerst introduceerde, werd het een geliefde managementtechniek in de jaren zestig en zeventig. Het wijdverbreide gebruik van het model is sindsdien echter afgenomen naarmate bedrijven nieuwe managementstijlen hebben getest. Sommige bedrijven gebruiken MBO nog steeds, maar er zijn argumenten voor en tegen. 

Voordelen van MBO

Voorstanders van de MBO-aanpak zijn van mening dat het gebruik van deze vorm van management binnen een groter systeem een eenvoudigere managementstructuur creëert. Andere voordelen zijn:

• Verhoogde teamproductiviteit: wanneer teamleden persoonlijke doelstellingen hebben, hebben ze meer helderheid over waarom hun werk ertoe doet. Als gevolg daarvan neemt hun motivatie en productiviteit toe. 

• Verbeterde teamcommunicatie: het MBO-model kan de teamcommunicatie verbeteren en een meer open werkomgeving creëren omdat teamleden de doelen van het bedrijf begrijpen en weten dat hun persoonlijke doelen overeenkomen met die doelen. 

• Gepersonaliseerde doelen voor teamleden: omdat het MBO-systeem de doelen van teamleden personaliseert en het een prioriteit maakt voor teamleden om hun hoogste potentieel te bereiken, begrijpt iedereen in het bedrijf hoe hun werk impact heeft.

Nadelen en beperkingen van MBO

Tegenstanders van MBO geloven dat het model het risico loopt de bedrijfsethiek en -waarden over het hoofd te zien door zoveel aandacht te besteden aan individuele doelen. Andere nadelen zijn:

• Prioritering van het stellen van doelen boven strategische planning: het prioriteren van persoonlijke doelstellingen voor teamleden kan ten koste gaan van strategische planning op lange termijn. Bedrijven die zoveel tijd besteden aan het stellen van doelen, hebben mogelijk minder tijd om zich te concentreren op de bedrijfscultuur, operationele kwesties en andere betrokkenheidsgebieden. 

• Verhoogde druk op teamleden om doelen te bereiken: omdat MBO zich richt op het individu, kunnen teamleden te veel druk voelen om hun doelen te bereiken. Dit kan een nadeel zijn van MBO omdat teamleden overwerkt kunnen raken in dit soort werkomgevingen, wat kan leiden tot een laag retentiepercentage en een laag moreel. 

• Concurrentie tussen teamleden: Het extrinsiek gerichte beloningssysteem dat is opgenomen in MBO kan concurrentie tussen teamleden bevorderen, wat het creëren van een gezonde werkomgeving in de weg kan staan. Een gezonde teamdynamiek op de werkplaats moet teamwerk omvatten en elkaar ondersteunen om persoonlijke en bedrijfsdoelen te bereiken. 

MBO vergelijken met andere raamwerken voor het stellen van doelen

Management by Objectives (MBO) is slechts een van de vele populaire raamwerken voor het stellen van doelen die in moderne bedrijven worden gebruikt. Ontdek hier hoe MBO zich verhoudt tot andere bekende benaderingen.

Management op basis van doelstellingen (MBO) versus management op basis van uitzonderingen (MBE)

MBE richt zich op het identificeren en aanpakken van afwijkingen van standaardprestaties, terwijl de MBO-benadering de nadruk legt op het stellen en bereiken van specifieke doelstellingen. MBE is meer gericht op het handhaven van een status quo en het ingrijpen wanneer er problemen ontstaan, terwijl MBO proactief doelen stelt om prestatieverbeteringen te stimuleren.

MBO versus slimme doelen

SMART-doelen bieden een gestructureerde aanpak voor het stellen van doelen, waarbij wordt bepaald dat doelen specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden moeten zijn. Hoewel MBO deze principes deelt, is het een uitgebreider raamwerk dat trapsgewijze doelen, voortgangsbewaking en prestatie-evaluatie omvat.

MBO versus doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR)

Het OKR-raamwerk, gepopulariseerd door Google, vertoont overeenkomsten met de MBO-aanpak in termen van het stellen van doelen en het meten van voortgang. OKR's leggen echter meer nadruk op het definiëren van meetbare belangrijkste resultaten en het uitvoeren van regelmatige check-ins om de prestaties ten opzichte van deze statistieken te volgen.

Het juiste raamwerk voor het stellen van doelen kiezen

De keuze van het raamwerk voor het stellen van doelen hangt af van factoren zoals organisatiecultuur, branche en managementstijl. Overweeg het volgende bij het selecteren van een aanpak:

• Afstemming met bedrijfswaarden en missie

• Niveau van betrokkenheid en autonomie van werknemers

• Nadruk op individuele versus teamprestaties

• Frequentie van voortgangsbeoordelingen en feedback

• Integratie met prestatiebeoordelings- en beloningssystemen

Ongeacht het gekozen raamwerk, omvat effectieve doelen stellen het duidelijk definiëren van doelstellingen, deze afstemmen op de bedrijfsdoelen en regelmatig de voortgang monitoren om succes te garanderen. Door elementen van verschillende benaderingen te vergelijken en aan te passen, kunnen organisaties een systeem voor het stellen van doelen ontwikkelen dat het beste past bij hun unieke behoeften en langetermijnprestaties stimuleert.

Effectief management op doelstellingen implementeren

Het implementeren van een succesvol MBO-programma vereist zorgvuldige planning en uitvoering. Volg deze stappen om een effectief MBO-proces in je organisatie te garanderen:

1. Definieer organisatiedoelstellingen

Begin met het verduidelijken van de algemene strategische doelstellingen van je bedrijf. Deze moeten specifiek en meetbaar zijn en aansluiten bij je missie en visie. Betrek de belangrijkste belanghebbenden om te zorgen voor buy-in en een gedeeld begrip van deze doelen op hoog niveau.

2. Verdeel doelstellingen naar afdelingen en individuen

Splits organisatiedoelstellingen op in specifieke doelen voor elke afdeling en individuele werknemer. Zorg ervoor dat deze doelen haalbaar zijn, relevant zijn voor de functies en bijdragen aan de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen. Betrek werknemers bij het proces van het vastleggen van doelen om verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid te bevorderen.

3. Stel statistieken en mijlpalen vast

Bepaal hoe vooruitgang en succes voor elke doelstelling worden gemeten. Definieer duidelijke statistieken, KPI's of OKR's waarmee je de prestaties kunt bijhouden. Stel tussentijdse mijlpalen in om het momentum te behouden en indien nodig koerscorrecties mogelijk te maken.

4. Voer regelmatige voortgangsbeoordelingen uit

Plan frequente check-ins tussen managers en hun Teamleden om de voortgang te bespreken, obstakels te identificeren en de nodige aanpassingen te maken. Deze prestatiebeoordelingen moeten ondersteunend zijn en gericht zijn op het oplossen van problemen in plaats van op schuld.

5. Evalueer de prestaties van werknemers en geef feedback

Voer formele prestatiebeoordelingen uit met regelmatige intervallen (bijvoorbeeld driemaandelijks of jaarlijks). Beoordeel individuele en Teamprestaties aan de hand van hun gedefinieerde doelstellingen. Geef constructieve feedback en erken successen. Gebruik de verkregen inzichten om toekomstige cycli voor het stellen van doelen te informeren.

6. Stem beloningen en erkenning af op het behalen van doelen

Koppel beloningen, bonussen en promoties aan het behalen van individuele en teamdoelstellingen. Dit helpt het belang van het MBO-proces te versterken en motiveert werknemers om betrokken en gedreven te blijven.

7. Bevorder een ondersteunende werkomgeving

Moedig open communicatie, samenwerking en een groeimindset aan. Bied middelen, training en ondersteuning om werknemers te helpen hun doelen te bereiken. Beoordeel en pak regelmatig eventuele belemmeringen voor succes aan, zoals tegenstrijdige prioriteiten of onvoldoende tools.

Door deze stappen te volgen en je MBO-proces voortdurend te verfijnen, kun je de kracht van deze managementtechniek benutten om organisatorisch succes te stimuleren, de prestaties van werknemers te verbeteren en de werktevredenheid en retentie te verbeteren.

Stel doelen en bereik bedrijfsdoelstellingen met MBO

MBO is het meest effectief wanneer het wordt gebruikt als onderdeel van een uitgebreider managementplan. Wanneer teamleden doelen hebben die aansluiten bij de missie van het bedrijf, zullen ze zich gemotiveerder voelen om samen te werken. Met software voor het bijhouden van doelen kun je je teamleden helpen om op schema te blijven met hun doelen en hen helpen om die doelen in realtime te bereiken.

Veelgestelde vragen: Management op basis van doelstellingen (MBO)

Wat zijn de drie soorten MBO-doelstellingen?

De drie soorten MBO-doelen zijn strategische doelen (langetermijndoelen die zijn afgestemd op de missie van het bedrijf), tactische doelen (kortetermijndoelen die strategische doelen ondersteunen) en operationele doelen (dagelijkse doelen die het bedrijf soepel laten draaien). Deze doelstellingen moeten haalbaar zijn en bijdragen aan de algehele klanttevredenheid.

Is het MBO-proces tijdrovend?

Hoewel de eerste opzet van een MBO-programma enige tijd kan vergen, wegen de voordelen op lange termijn vaak op tegen de initiële inzet. Door doelstellingen duidelijk te definiëren en het proces voor het stellen van doelen te stroomlijnen, kan MBO op de lange termijn tijd besparen en de efficiëntie verhogen.

Wat zijn de vier stappen van management op basis van doelstellingen?

De vier stappen van management op basis van doelstellingen zijn: het stellen van doelstellingen, het ontwikkelen van actieplannen, het monitoren van de voortgang en het evalueren van de prestaties. Dit doelstellingsproces helpt individuele doelen af te stemmen op organisatiedoelstellingen, wat de betrokkenheid van werknemers bevordert en de besluitvorming verbetert.

Hoe kan HR de implementatie van MBO ondersteunen?

Human resources kan een cruciale rol spelen bij het implementeren van MBO door de voordelen van het programma te communiceren, managers te trainen in het stellen van haalbare doelen en prestatie-evaluaties af te stemmen op MBO-doelstellingen. Bovendien kan HR sociale media en andere interne communicatiekanalen gebruiken om werknemers tijdens het hele proces op de hoogte en betrokken te houden.