De NCAA stimuleert 4x meer inhoudconsumptie met Asana

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Inefficiënties in het beheer van grootschalige, complexe projecten overweldigden teams en hadden gevolgen voor de productiviteit, deadlines en kwaliteit van het werk.

• Afhankelijkheid van verouderde systemen en losgekoppelde tools zorgde ervoor dat informatie verspreid was en de voortgang werd vertraagd. 

• Onvoldoende zichtbaarheid belemmerde het leiderschap om de voortgang bij te houden en middelen effectief toe te wijzen, wat de besluitvorming vertraagde.

• Een operationele structuur in silo 's maakte de samenwerking tussen teams moeilijk, waardoor er blokkades ontstonden voor schaalvergroting naarmate projecten complexer werden.

• Hiaten in de procesdocumentatie maakten het moeilijk om institutionele kennis vast te houden, wat uitdagingen creëerde voor de bedrijfscontinuïteit en onboarding.

Oplossingen

• Gecentraliseerd werkbeheer biedt één uniform platform voor cross-functional samenwerking binnen de NCAA.

• Het integreren van tools zoals Google Drive, Slack, Teams en SharePoint creëert een naadloze workflow, waardoor het gemakkelijker is om gegevens tussen platforms te delen.

• Mogelijkheden om doelen te stellen en bij te houden verbeteren de zichtbaarheid en datagestuurde besluitvorming.

• Processtandaardisatie en workflowautomatisering stroomlijnen het werk in verschillende afdelingen en zorgen voor consistentie en schaalbaarheid.

• Een single source of truth voor alle documentatie vereenvoudigt het delen van kennis en onboarding, waardoor overdrachten soepeler verlopen en nieuwe werknemers sneller aan de slag kunnen.

Resultaat

• Verbeterde efficiëntie bij het plannen en uitvoeren van complexe, grootschalige projecten.

• Versnelde levering van 80+ universitaire kampioenschappen per jaar.

• De campagne voor de Olympische Spelen van 2024 in Parijs is 4x groter dan die voor de Olympische Spelen van 2020 in Tokio, waardoor de prestatiedoelen zijn overschreden.

• De productie van Inhoud is met 2770% toegenomen, wat heeft geleid tot een stijging van 1440% in het aantal impressies bij het publiek.

• Voorzag leiderschap van realtime inzichten om het werk af te stemmen op bredere organisatiedoelen.

• Problemen sneller opgelost en de besluitvorming tussen teams verbeterd.

• Verbeterde cross-functionele samenwerking, wat zorgt voor een soepelere projectuitvoering.

• Minder gemiste deadlines en verbeterde transparantie tussen verschillende afdelingen.

• Centraliseerde institutionele kennis om de continuïteit te garanderen en de onboarding te versnellen.

Een baanbrekende transformatie voor de NCAA

Toen het nieuwe leiderschap de samenwerking binnen de NCAA wilde moderniseren, wist de organisatie dat ze een oplossing nodig hadden om hun teams met elkaar te verbinden en complexe processen te vereenvoudigen. In die tijd opereerden afdelingen binnen de NCAA meer als afzonderlijke entiteiten dan als een samenhangende eenheid, en grotere, cross-functionele projecten kregen te maken met knelpunten als gevolg van losstaande tools en inconsistente processen. 

Om de transitie te ondersteunen, benadrukten leiders hoe Asana dagelijkse taken kon verbinden met grotere organisatiedoelen, naadloos kon integreren met bestaande tools en processen kon standaardiseren. Het kampioenschapsteam was een early adopter en toonde het potentieel van Asana door sjablonen te bouwen om 84 kampioenschappen te beheren over verschillende taken en teams. Hun vroege succes inspireerde een bredere aanname in de hele NCAA. Het team deelde hun workflows - en succes - organisatiebreed en hielp Asana te vestigen als een fundamentele tool voor samenwerking.

Nu fungeert Asana als een centraal punt voor teams in de hele organisatie, breekt het silo's af en maakt het naadloos beheer van afdelingsoverschrijdende projecten mogelijk. Deze transformatie zette een nieuwe standaard voor cross-functional samenwerking en bood een sterke basis voor het communicatieteam toen ze hun inzet voor hun Olympische campagne van 2024 opschroefden.

Toen ik bij de NCAA kwam, was de cross-functional samenwerking verstoord, vooral wanneer verschillende afdelingen expertise moesten delen. Teams waren niet gewend om samen te werken, wat leidde tot aanzienlijke hiaten in de coördinatie. Het implementeren van Asana hielp ons om die hiaten te dichten.”

Asana voor campagnemanagement

Het schalen van de aanmaak van inhoud voor de Olympische Spelen van 2024 in Parijs

De campagne 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, georganiseerd voor de Olympische Spelen in Parijs, markeerde een nieuw schaalniveau voor de communicatieteams van de NCAA. Leiderschap stelde een ambitieus doel: de productie van inhoud en de betrokkenheid van het publiek verdrievoudigen in vergelijking met de Olympische Spelen van Tokio 2020. De campagne voor Parijs vereiste samenwerking tussen afdelingen, locaties en externe partners - een uitdaging die werd bemoeilijkt door niet-verbonden tools en inconsistente processen.

Asana legde de basis om deze teams samen te brengen. Asana fungeerde als de centrale hub van de campagne, standaardiseerde workflows en verbond teams over verschillende tijdzones heen. Het platform diende als het bindweefsel van de campagne, hield iedereen op één lijn en hielp teams samen te werken om het bereik en de impact van de campagne drastisch te vergroten. 

De resultaten waren opmerkelijk: de NCAA schaalde de campagne voor Parijs 4x verder dan die voor Tokio, produceerde 2770% meer Inhoud en zorgde voor een toename van 1440% in publieksimpressies. Dit succes zette een nieuwe standaard voor samenwerking en innovatie, waardoor de NCAA de Best in Class Work Innovation Award van Asana ontving.

Voor de campagne voor de Olympische Spelen van 2024 in Parijs moesten we onze inzet exponentieel opschalen. Asana was de verbindende draad die teams, workflows en tijdzones naadloos integreerde.”

Gestandaardiseerde workflows schalen de productie van inhoud met 2770%

• Campagnemanagers monitoren duizenden taken met betrekking tot de aanmaak van inhoud in een gedeeld project, waardoor leiders een overkoepelend overzicht hebben van al het werk dat in uitvoering is.

• Met behulp van intakeformulieren verzamelen teams op één plek inzendingen van inhoud van interne en externe belanghebbenden. Alle noodzakelijke informatie wordt vooraf vastgelegd om de kick-offs te stroomlijnen. 

• Taaksjablonen standaardiseren de end-to-end-workflow voor alle campagnemiddelen, van berichten op sociale media tot infographics. Dit herhaalbare proces vermindert fouten, versnelt de productie en zorgt voor een consistente levering.

• Subtaken splitsen complexe productiestappen op over meerdere Medewerkers, zodat rollen, timing en deliverables altijd duidelijk zijn.

• Vooraf ingestelde regels automatiseren handmatige stappen om het werk naadloos te laten verlopen tussen wereldwijde teams. 

Voor de Spelen in Tokio hebben we 12 feature-artikelen gemaakt. Voor de Spelen van Parijs hebben we er 117 gemaakt. We schaalden hard op, want met Asana waren we er klaar voor.”

Het centraliseren van campagnebeheer verbetert de coördinatie en levering 

• Asana fungeert als de single source of truth voor alle campagnemanagementtaken, waardoor verwarring wordt verminderd en het gemakkelijker wordt om afhankelijkheden te herkennen en knelpunten te vermijden.

• Managers gebruiken aangepaste projectweergaven om werk in behandeling te visualiseren en de meest relevante informatie weer te geven op basis van hun specifieke behoeften.

• Slack- en Outlook-integraties zorgen voor tijdige communicatie en meldingen via bestaande technologie, zodat niemand iets mist. 

• Realtime gesprekken en opvolgingstaken worden vastgelegd in taken, waardoor er minder tussen apps wordt geschakeld en de context die teams nodig hebben, wordt gedocumenteerd.

Met mensen in verschillende tijdzones en landen was Asana een game-changer: ons team kon inloggen, precies zien waar projecten stonden en meteen weten wat er daarna moest gebeuren.”

Realtime rapportage maakt slimmere en snellere besluitvorming mogelijk

• Campagnemanagers gebruiken portfolio's voor inzicht in één oogopslag in al het campagnewerk, waardoor ze snel de voortgang kunnen bijhouden, afhankelijkheden kunnen herkennen en werk kunnen prioriteren.

• Met nauwkeurigere, realtime weergaven van werkgegevens neemt leiderschap geïnformeerde besluiten en optimaliseert het de toewijzing van middelen gedurende de hele campagne.

• Algemene aangepaste velden standaardiseren het verzamelen van belangrijke statistieken om consistentie te garanderen en eenvoudig filteren en rapporteren over alle projecten mogelijk te maken.

Asana gaf ons leiderschapsteam realtime inzicht in elk facet van de campagne. Voor het eerst konden we zien hoe dagelijkse taken verband hielden met onze grotere doelen en onmiddellijk zien waar middelen het meest nodig waren. Deze helderheid stelde ons in staat om snellere, datagestuurde beslissingen te nemen.”

Asana voor evenementplanning

Structuur en zichtbaarheid brengen in de uitvoering van kampioenschappen

Het kampioenschaps-team van de NCAA beheert 84 van de 90 kampioenschappen van de NCAA en coördineert elk detail, van locateselectie en locatiecontracten tot ticketverkoop, marketing en uitzendlogistiek. 

Vóór Asana vertrouwde het team op fysieke mappen en losstaande digitale tools om de planning en uitvoering van kampioenschappen te beheren - een proces dat niet consistent was. Nu fungeert Asana als een single source of truth, die taken, tijdlijnen en communicatie op één plek verbindt, waardoor het gemakkelijker is om het werk te coördineren en de bedrijfscontinuïteit te behouden. 

Met Asana hebben we de manier waarop we kampioenschappen beheren gestroomlijnd en al ons werk op één platform gecentraliseerd. Hierdoor kunnen we ons concentreren op het uitvoeren van uitzonderlijke evenementen, terwijl we de continuïteit behouden door de jaren heen en tussen teamleden.”

Gestandaardiseerde workflows stroomlijnen de uitvoering van kampioenschappen 

• Elk kampioenschap begint met een gestructureerd projectsjabloon, wat zorgt voor consistentie in alle 84 evenementen. Deze sjablonen zijn afgestemd op de vier belangrijkste kampioenschapstypes: teamsporten, individuele sporten, binnensporten en buitensporten.

• Essentiële taken—zoals het voltooien van locatiebezoeken, het coördineren met de media en het afronden van bewegwijzeringsplannen—zijn vooraf ingebouwd in elk sjabloon, wat een betrouwbaar raamwerk biedt en tegelijkertijd flexibiliteit biedt voor de unieke behoeften van elk evenement.

• Elk project is verbonden met de bredere organisatiedoelen van de NCAA, waardoor teams gemakkelijk kunnen zien hoe hun werk bijdraagt aan bredere doelstellingen en langetermijnprioriteiten.

• Binnen elk project worden taken toegewezen aan specifieke teamleden, waardoor het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor wat en het werk op schema blijft. 

• Gesprekken met betrekking tot elke taak vinden plaats in de reactiesectie van de taak en alle relevante bestanden worden rechtstreeks bij de taak gevoegd, waardoor verspreide communicatie en verloren informatie worden voorkomen.  

• Aangepaste velden leggen belangrijke details vast, zoals vervaldatums, kampioenschapstype en taakstatus, en bieden gestructureerde gegevens die worden ingevoerd in projectspecifieke dashboards.

• Deze dashboards geven leiderschap realtime inzichten in de voortgang van het project, mogelijke knelpunten en de middelencapaciteit, waardoor ze indien nodig aanpassingen kunnen maken. 

• Aan het begin van een nieuw seizoen dupliceren teams de projecten van het voorgaande jaar en nemen ze taken, workflows en opdrachten over om de continuïteit te behouden, terwijl ze de nodige updates kunnen doorvoeren. 

Realtime zichtbaarheid stimuleert weloverwogen besluitvorming

• Dashboards bieden in één oogopslag een overzicht van de projectvoortgang en helpen teamleiders uitdagingen aan te pakken, geïnformeerde beslissingen te nemen over personeelsplanning en projecten op schema te houden. 

• Bovendien kunnen teammanagers eenvoudig het volledige Projectbereik visualiseren, zoals het aantal betrokken Medewerkers en de Taken die in behandeling zijn. Deze helderheid helpt hen een sterke case op te bouwen voor extra personeel of ondersteuning wanneer dat nodig is.

Bedrijfscontinuïteit zorgt voor operationeel succes op de lange termijn

• Asana centraliseert institutionele kennis, waardoor het voor nieuwe medewerkers gemakkelijker wordt om te onboarden en naadloos verder te gaan waar vorige teamleden waren gebleven.

• Omdat al het werk op één plaats is ondergebracht, verlopen overdrachten naadloos, zodat teams het werk zonder onderbreking kunnen voortzetten, ongeacht wie zich bij een project aansluit of ervan afstapt.

• Agenda's voor leiderschapsvergaderingen en bedrijfsbeoordelingen worden beheerd in Asana, waardoor alle gespreksonderwerpen, beslissingen en opvolgingen op één gemakkelijk toegankelijke plaats worden bewaard.

Asana voor HR en People Operations

Helderheid en samenwerking creëren in HR

Het HR-team van de NCAA speelt een sleutelrol bij het ondersteunen van werknemers in de hele organisatie, van het werven en onboarden van werknemers tot het beheren van hun prestaties en secundaire arbeidsvoorwaarden. Historisch gezien opereerde de afdeling in silo's, waarbij elk teamlid een specifieke functie had. Zonder gedeelde kennis of samenwerking kwam het werk tot stilstand wanneer iemand niet op kantoor was, en andere afdelingen hadden geen inzicht in HR-processen of hun rol daarin.

Om deze uitdagingen op te lossen, heeft het HR-team Asana geadopteerd om de coördinatie en de consistentie van processen te verbeteren. Door duidelijke, gedeelde workflows te creëren, maakt Asana het voor het HR-team gemakkelijker om samen te werken, helpt het andere teams om hun rol in HR-processen te begrijpen en zorgt het ervoor dat het werk zonder vertragingen blijft lopen.

Helderheid over verwachtingen was in het verleden een uitdaging. Het is frustrerend wanneer de resultaten niet aan de verwachtingen voldoen, vaak omdat ze niet duidelijk gecommuniceerd werden. Asana helpt het menselijke element van het werk te beheren door emoties te verwijderen en verwachtingen zichtbaar en specifiek te maken. Dit maakt het voor teams makkelijker om zich te concentreren op wat goed gaat - en dit te vieren.”

Een single source of truth voor het HR-proces biedt transparantie en verantwoordelijkheid  

• HR-gerelateerde projecten worden opgesplitst in duidelijke fasen en taken, waardoor het gemakkelijk is om te zien wie waarvoor verantwoordelijk is en welk werk er daarna komt.

• De structuur helpt teams in het hele bedrijf hun rol in HR-processen te begrijpen en biedt een gedeeld referentiepunt voor verwachtingen.

• Met alles op één platform is het gemakkelijker om te zien wat er goed gaat en waar aandacht nodig is, wat zorgt voor meer Helderheid en Verantwoordelijkheid.

Talentwervingsworkflows verbeteren de zichtbaarheid van werving

• Een wervingsportfolio houdt openstaande functies bij en laat zien hoeveel vacatures er zijn en waar ze zich in het wervingsproces bevinden.

• Een sjabloon voor talentwerving schetst elke stap van het wervingsproces en zorgt voor afstemming tussen HR, wervingsmanagers en andere belanghebbenden.

• Met een transparanter proces heeft de bredere organisatie een duidelijker begrip van wat er komt kijken bij werving en hoe verschillende teams bijdragen.

Gestructureerde onboarding zorgt voor een soepele werknemerservaring

• Een onboarding-sjabloon biedt een gestructureerd proces vanaf het moment dat een nieuwe medewerker wordt aangenomen tot en met de eerste 90 dagen.

• Taken zijn uitgesplitst per tijdlijn - twee weken voor de startdatum, dag één en mijlpalen van 30, 60 en 90 dagen - waardoor managers en nieuwe medewerkers op schema blijven.

• Belangrijke onboardingtaken - zoals het verstrekken van een laptop, het klaarzetten van benodigdheden, het geven van een rondleiding op kantoor en het voorstellen - zijn ingebouwd in de workflow en toegewezen aan HR-teamleden, aanwervingsmanagers en het team van de nieuwe werknemer, waardoor de verantwoordelijkheden duidelijk zijn.

Conclusie

De basis leggen voor succes op lange termijn

Terwijl de NCAA vooruitkijkt naar toekomstige campagnes en initiatieven, waaronder de Olympische Spelen van 2028, zet ze zich in om het gebruik van Asana in verschillende afdelingen uit te breiden. In de toekomst is de organisatie van plan om het gebruik van automatiseringen uit te breiden om workflows te verbeteren, de rapportagefuncties van Asana te gebruiken om de strategie te onderbouwen en manieren te verkennen om AI te integreren in hun grootschalige, cross-functional projecten.

Asana zal een cruciale rol blijven spelen bij het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit voor de NCAA. Door processen te documenteren en sjablonen te maken op basis van organisatorische workflows, bevordert de NCAA de samenwerking en vermindert ze de afhankelijkheid van geïsoleerde expertise, waardoor teams het werk naadloos kunnen voortzetten.

Door Asana te positioneren als de centrale hub voor werk - een "Asana-stad" waar elke afdeling en elk project met elkaar verbonden zijn - bouwt de NCAA een toekomstbestendige organisatie die klaar is om student-sporters te versterken en hun trajecten zowel op als naast het veld te ondersteunen.

Asana werd onze startpagina tijdens de campagne - alles bevond zich daar. Nu bouwen we het uit tot wat we onze 'Asana City' noemen, met buurten en huizen voor elk onderdeel van onze workflow. Het is waar alles verbonden is.”