D.C. United bespaart jaarlijks 697 werkdagen met Asana

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Cross-functional samenwerking, vooral rond de uitvoering op de dag zelf en initiatieven tussen afdelingen, werd belemmerd door verzuilde communicatie en onduidelijke verantwoordelijkheid.

• Gebrek aan consistentie in de activiteiten van het bedrijf en de afdelingen leidde tot inefficiënte processen.

• Beperkte zichtbaarheid over projecten en afdelingen heen maakte het moeilijk om de voortgang bij te houden en af te stemmen op de prioriteiten van de organisatie.

Oplossingen

• Implementeerde Asana als het gecentraliseerde Werkbeheerplatform voor alle bedrijfsactiviteiten, waarbij spreadsheets en gefragmenteerde e-mailthreads werden vervangen door een uniform systeem dat Helderheid, Verantwoordelijkheid en Efficiëntie stimuleert.

• Er zijn gestandaardiseerde sjablonen en geautomatiseerde workflows gebouwd voor de uitvoering op de wedstrijddag en voor verzoeken van de afdeling, waardoor verouderde processen zijn gemoderniseerd en handmatig werk en contextwisseling zijn verminderd.

• Duidelijke verantwoordelijkheid en zichtbaarheid gecreëerd door middel van aangepaste formulieren en projecttracking, waardoor dubbel werk wordt geëlimineerd, overdrachten worden gestroomlijnd en snellere, beter gecoördineerde uitvoering mogelijk wordt gemaakt.

Resultaat

• Jaarlijks 697 werkdagen bespaard met Asana, wat resulteert in een geschatte kostenbesparing van $ 195.600

• De tijdwinst steeg jaar op jaar met 488%, gedreven door automatisering en gestroomlijnde workflows

• Projectoplevering versneld, met minder gemiste deadlines en meer voorspelbare uitvoering

• 100% van het bedrijfspersoneel gebruikt Asana actief, waardoor een consistente, organisatiebrede benadering van het werk wordt gecreëerd

• Terugkerende statusvergaderingen daalden met 25%, waardoor honderden uren vrijkwamen voor werk met een hogere waarde

• Cross-functional samenwerking nam aanzienlijk toe, wat de afstemming bevorderde en de betrokkenheid tussen teams vergrootte

Winnaar van de Work Innovation Award, 2025

D.C. United ontving de Best in Class Work Innovation Award van Asana (AMER-regio) voor het transformeren van de manier waarop werk gedaan wordt in elk facet van de clubactiviteiten. Door papieren checklists en gefragmenteerde e-mailthreads te vervangen door gestandaardiseerde, geautomatiseerde workflows, heeft de club samenwerking in een analoge sector opnieuw gedefinieerd. Het resultaat: honderden werkdagen bespaard, een dramatische tijdwinst jaar na jaar en een aanzienlijke afname van terugkerende vergaderingen. Van de uitvoering op de wedstrijddag tot het nakomen van de sponsoring, elke afdeling werkt nu vanuit een gedeeld systeem, waardoor de levering wordt versneld, de betrokkenheid wordt verdiept en een wendbaardere, beter afgestemde organisatie wordt gecreëerd.

Asana heeft de manier waarop we werken en samenwerken in alle afdelingen bij D.C. United en Audi Field getransformeerd. We hebben een nieuw niveau van interne afstemming, transparantie en verantwoordelijkheid gezien, wat onze productiviteitsniveaus en cross-functional samenwerking tussen de bedrijfsonderdelen van de club direct heeft verbeterd.”

Asana voor evenementplanning

Vlekkeloze uitvoering op de wedstrijddag, zonder lastminutechaos

De activiteiten op de wedstrijddag vormen de kern van de fanervaring en merkpresentatie van D.C. United. Van personeel en promoties tot ticketverkoop, initiatieven voor betrokkenheid van fans en sponsoractivaties: een vlekkeloze uitvoering is essentieel. Maar vóór Asana vertrouwden deze inspanningen op onsamenhangende e-mails en papieren checklists, waardoor het risico op gemiste details en lastminuteproblemen toenam.

Om de uitvoering op de wedstrijddag te verbeteren en strategische doelen te behalen, implementeerde D.C. United een verenigd, geautomatiseerd systeem in Asana. Elk detail wordt nu van tevoren in kaart gebracht met behulp van sjabloonprojecten voor het verloop van de wedstrijd en geautomatiseerde workflows die risico's vroegtijdig signaleren en ervoor zorgen dat elk team op één lijn zit.

Multi-homed sjablonen creëren een volledige run-of-show

• Elke thuiswedstrijd wordt gemaakt op basis van een gestandaardiseerd projectsjabloon met herhaalbare taken zoals het programma, ticketlinks, speciale evenementen en activeringen, en creatieve middelen.

• Binnen elk wedstrijdproject wordt elk aspect van de wedstrijddag in kaart gebracht, van het openen van de poorten tot het opruimen na de wedstrijd, waarbij Taken worden toegewezen aan onder andere faciliteiten, analyse, ticketverkoop, entertainment, beveiliging, marketing en gastenservices.

• Elk wedstrijdproject bevindt zich in een overkoepelende portfolio, waardoor het team zicht heeft op het hele seizoen en ervoor zorgt dat er niets wordt gemist.

• Multihoming maakt overlappende verantwoordelijkheden zichtbaar voor alle relevante afdelingen, waardoor blinde vlekken worden verminderd en lastminute-verrassingen worden geëlimineerd.

Automatiseringen verminderen risico's en versnellen reactietijden

• Regels markeren automatisch vervallen of niet-voltooide taken en activeren realtime meldingen voordat problemen escaleren.

• Speciale workflows voor premium ervaringen, zoals pauzeshows of VIP-activeringen, zorgen ervoor dat deze momenten met hoge zichtbaarheid worden bijgehouden, beheerd en foutloos worden uitgevoerd, waarbij het leiderschap bij elke stap wordt betrokken.

Sponsoractivaties zijn gestroomlijnd en foutloos

• Het uitvoeren van en activeren van sponsoring - cruciale omzetgeneratoren met complexe vereisten - worden van begin tot eind beheerd in Asana, zodat elk deliverable wordt bijgehouden en er niets over het hoofd wordt gezien.

• Partners dienen activeringsaanvragen in via formulieren, die automatisch taken naar het juiste team sturen en goedkeuringsworkflows activeren.

• Aangepaste sjablonen begeleiden elke activering, van wedstrijddagchecklists tot het bijhouden van VIP-deelnemers en logistiek, en zorgen ervoor dat elke stap in de juiste volgorde wordt voltooid, met automatische meldingen voor elke overdracht.

• Realtime dashboards geven partnerschapsteams en sponsors inzicht in deliverables, tijdlijnen en blokkades, waardoor een snellere doorlooptijd mogelijk is.

• Deze gestructureerde aanpak heeft geresulteerd in bijna nul gemiste activeringen, snellere uitvoering en de mogelijkheid om een groter volume aan te kunnen zonder extra personeel.

Het uitrollen van Asana in de hele organisatie heeft de samenwerking verbeterd tijdens grote initiatieven zoals wedstrijddagen, waarbij elke afdeling nu inzicht heeft in hoe hun werk zich verhoudt tot het grotere geheel, wat zorgt voor een eersteklas fanervaring. ”

Asana voor werkaanvragen en intake

Ad hoc-aanvragen omzetten in gestructureerde actie

Naarmate D.C. United groeide, groeide ook het volume - en de urgentie - van inkomende aanvragen tussen teams. Van grafisch ontwerp en e-mailcampagnes tot posts op sociale media en ondersteuning bij evenementen, werk werd vaak afzonderlijk aangevraagd, met weinig context of zichtbaarheid. Zonder een gestandaardiseerd intakeproces kregen teams te maken met dubbel werk, vertragingen en gemiste deadlines.

Tegenwoordig maakt Asana een gestroomlijnd aanvraagsysteem mogelijk op elke afdeling. Gestandaardiseerde formulieren zorgen vanaf het begin voor helderheid, terwijl geautomatiseerde workflows voor triage en goedkeuringen het werk snel naar de juiste teams sturen. De teams Marketing, Partnerships en Community Engagement beheren ook campagne- en inhoudsagenda's rechtstreeks in Asana, waardoor het gemakkelijker is om prioriteiten af te stemmen voor evenementen met hoge zichtbaarheid en eenmalige promoties.

Formulieren zorgen vanaf het begin voor helderheid

• Afdelingsspecifieke formulieren leggen vooraf essentiële context vast, waardoor er minder heen en weer gecommuniceerd hoeft te worden en een snellere doorlooptijd mogelijk is.

• Voltooide formulieren genereren automatisch taken en sturen een melding naar de juiste teams, zodat er geen aanvraag over het hoofd wordt gezien.

• Campagnes die gekoppeld zijn aan organisatiebrede initiatieven, zoals grootschalige wedstrijdevenementen, worden in Asana gepland met volledige zichtbaarheid overheen afdelingen.

• Met dashboards kan elke afdeling zien hoe hun werk zich verhoudt tot de grotere merkinitiatieven, waardoor de coördinatie en verantwoordelijkheid worden verbeterd.

Een opvallend voorbeeld van hoe Asana onze organisatie heeft getransformeerd, is hoe we ons marketingaanvraagproces hebben gestroomlijnd. Voorheen werden Taken zoals grafisch ontwerp, e-mailcampagnes en sociale mediaberichten afzonderlijk aangevraagd, wat vaak meerdere opvolgingen vereiste vanwege onduidelijke Verantwoordelijkheid. Met Asana centraliseren we deze aanvragen in één workflow die automatisch alle relevante belanghebbenden tagt, waardoor zichtbaarheid ontstaat en de doorlooptijd aanzienlijk wordt verkort. ”

Conclusie

Een plan opstellen voor schaalbaar succes

D.C. United voert niet alleen de bedrijfsvoering uit met Asana, ze herdefiniëren deze ook. Naarmate de adoptie in alle afdelingen toeneemt, zien ze een toekomst waarin portfolio's en strategische raamwerken helpen om individueel werk af te stemmen op bedrijfsbrede doelen, waardoor elke werknemer een duidelijkere richting, realtime zichtbaarheid en een sterker gevoel van verantwoordelijkheid krijgt. Door hun gebruik van Asana te blijven opschalen, legt D.C. United de basis voor een wendbaardere, beter afgestemde en verantwoordelijkere organisatie, klaar om te winnen op het veld en in het hele bedrijf.

Uiteindelijk heeft Asana niet alleen ons uiteindelijke werkproduct verbeterd, het heeft ons ook geholpen beter te begrijpen wat we doen, waarom we het doen en wat we samen kunnen bereiken als we op elkaar afgestemd zijn. ”