Morningstar bespaart jaarlijks $ 600.000 met AI-gestuurde workflows in Asana AI-studio

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Operationele inefficiënties en een complexe tech stack maakten het moeilijk om het werk in hetzelfde tempo op te schalen als de ambitieuze groeidoelen.

• Werknemers gebruikten verschillende tools om hun werk te beheren, waardoor informatie in silo’s bleef zitten en prioriteiten onduidelijk waren.

• Het Leiderschap had onvoldoende inzicht in de end-to-end-roadmaps van de Teams, waardoor het moeilijk was om risico’s te beheren en weloverwogen beslissingen te nemen.

• Het ontbreken van een gestandaardiseerde manier om middelen te beheren, projecten bij te houden en nieuw werk op te nemen, leidde tot overbelaste middelen en gemiste Deadlines.

• Onderzoeksteams gebruikten een verouderd systeem voor het beheren van interne Inhoud, wat de verspreiding vertraagde en de versterking belemmerde.

Oplossingen

• De kernfuncties van Morningstar hebben Asana ingevoerd om werk te beheren, gegevens met elkaar te verbinden en bedrijfsprocessen te standaardiseren.

• Bepaalde teams gebruikten Asana AI Studio om de intake te automatiseren, de beoordeling van aanvragen te stroomlijnen en de productie van Inhoud te versnellen, waardoor er tijd vrijkwam om zich te concentreren op waardevoller werk.

• Door meerdere tools en workflows in Asana te consolideren, hebben de teams de handmatige inzet verminderd en overbodige systemen geëlimineerd.

• Met duidelijk inzicht in Werkaanvragen en actieve projecten kunnen leiders beslissingen nemen op basis van gegevens die de planning en strategie sturen.

• Gestandaardiseerde intakeprocessen – waaronder enkele die door AI worden ondersteund – hebben de roadmapping, prioritering en opleveringstermijnen over verschillende functies heen verbeterd.

Resultaat

• De door AI ondersteunde inhoudspijplijn van het Onderzoeksteam bespaart jaarlijks ongeveer 14.976 uur, wat neerkomt op een extra besparing van $ 600.000.

• Het Pensioenteam heeft de tijd voor het beoordelen van aanvragen met twee weken verkort dankzij geautomatiseerde intake en triage met Asana AI Studio.

• Het Central Technology-team van Morningstar bespaart jaarlijks 1.972 werkdagen door Workflows te stroomlijnen en de efficiëntie op te schalen met Asana – een kostenbesparing van naar schatting $ 758.600.

• In de hele organisatie nemen teams sneller beslissingen op basis van gegevens, met verbeterde prioritering, duidelijkere opleveringstermijnen en een betere prognose van middelen, mede dankzij AI-gestuurde workflows.

• Door handmatige inzet en werk met een lage prioriteit te verminderen, kunnen Teams zich concentreren op initiatieven met een hoge impact en op grotere schaal effectiever samenwerken.

Winnaar van de Work Innovation Award, 2025

Morningstar heeft de Asana AI Visionary Work Innovation Award gewonnen voor het strategische gebruik van AI om uitvoering op schaal te stimuleren. Geconfronteerd met toenemende complexiteit en vraag, heeft de organisatie Asana AI Studio strategisch ingezet om cross-functional werk te stroomlijnen, van onderzoekspijplijnen voor inhoud tot productintake en prioritering. Met door AI-aangedreven Automatisering, Routering en Rapportage hebben Teams de handmatige inzet verminderd, de tijdlijnen versneld en aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd. Nu werken Teams binnen een uniform systeem dat werk met weinig toegevoegde waarde vermindert en hen in staat stelt zich te concentreren op wat het belangrijkst is. Bij de transformatie van Morningstar gaat het niet alleen om het gebruik van AI; het gaat erom AI verstandig te gebruiken om echte waarde voor het Bedrijf te creëren.

Asana helpt ons efficiëntieverbeteringen door te voeren die schaalbaar zijn en de groei te bevorderen die nodig is. We hebben belemmeringen voor samenwerking in de hele organisatie weggenomen.”

Asana voor het bijhouden van aanvragen

Versnipperde aanvragen omzetten in strategische routekaarten met AI-gestuurde intake

Oorspronkelijk hielden de Retirement-productteams van Morningstar productaanvragen bij via een handmatig, ad hoc-proces. Zonder een gestandaardiseerd intakeproces kwamen aanvragen uit alle richtingen – e-mail, chat en gesprekken in de wandelgangen – en ontbrak vaak de context die nodig was om de waarde ervan te beoordelen. Overal ja op zeggen leidde tot te veel verplichtingen, een onsamenhangende routekaart en het onvermogen om de werkelijke bedrijfswaarde te beoordelen. 

Om deze uitdaging aan te pakken, heeft het Pensioenteam een gestructureerd Raamwerk geïmplementeerd met AI Studio om de volledige productlevenscyclus te beheren, van intake tot impactmeting. Nu worden aanvragen beoordeeld op basis van consistente criteria, wordt de Capaciteit nauwkeurig voorspeld en zijn de routekaarten gecentraliseerd en huidig. Daardoor heeft het Team twee weken van zijn beoordelingstijdlijn kunnen schrappen en is het overgestapt van reactieve uitvoering naar strategische, waardegedreven planning.

Ons proces voor het maken van routekaarten was reactief en handmatig. Ons uiteindelijke Doel met Asana AI is om het proces strategischer te maken, zodat we snel prioriteit kunnen geven aan werk dat de omzet en de time-to-market zal verhogen.”

Door AI verbeterde intake en Workflows verbeteren prioriteitsstelling en planning

• Alle aanvragen worden ingediend via een gecentraliseerd Asana-intakesysteem, waarbij AI Studio aanvragen automatisch een naam geeft, informatiehiaten identificeert en gestandaardiseerde samenvattingen genereert om de beoordeling te vergemakkelijken.

• Complexe aanvragen volgen een gespecialiseerde Workflow en worden systematisch beoordeeld op bedrijfswaarde, complexiteit en kosten, waardoor het productteam aanvragen op basis van gegevens kan goedkeuren, uitstellen of afwijzen. 

• Zodra aanvragen zijn goedgekeurd, controleren regels of de gegevens volledig zijn en worden Items automatisch doorgestuurd naar de juiste roadmaps.

Geautomatiseerde documentatie en het bijhouden van resultaten verhogen de efficiëntie en de Verantwoordelijkheid

• Zodra roadmap-items voltooid zijn, genereert AI Studio release-meldingen op basis van taakinformatie. Als er meer Detail nodig is, worden productmanagers automatisch op de hoogte gesteld om meer details toe te voegen.

• Geautomatiseerde regels maken automatisch opvolgingstaken en subtaken aan om het succes van elk roadmap-item te meten ten opzichte van de verwachte resultaten.

Vroeger duurde het twee weken om een aanvraag te beoordelen en de informatie te verzamelen die we nodig hadden om verder te gaan. Nu hoeven we geen tijd meer te besteden aan handmatig heen en weer geschuif, omdat Asana AI de informatie die we nodig hebben meteen identificeert en vastlegt.”

Asana voor inhoudsplanning

Workflow voor onderzoeksinhoud stroomlijnen met AI-gestuurde automatisering

Het beheer van de interne onderzoeksinhoud van Morningstar tussen verschillende Afdelingen was voorheen traag, versnipperd en duur. Het onderzoeksteam vertrouwde op een verouderd systeem om interne Inhoud bij te houden, wat handmatige coördinatie tussen losstaande workflows en tools vereiste. Frequente updates werden gedeeld via e-mail of chat, wat leidde tot vertragingen en gemiste kansen op versterking via paid, earned en owned kanalen.

Om hun aanpak te moderniseren, heeft de organisatie het verouderde systeem vervangen door een gecentraliseerde onderzoeksinhoudpijplijn In Asana, mogelijk gemaakt door AI Studio. Nu werken bijna 300 belanghebbenden uit de afdelingen onderzoek, redactie, copyediting, media en marketing samen op één enkel platform, met gedeelde inzichten en Automatisering die elke stap ondersteunt. Het resultaat: een gestroomlijnd, schaalbaar systeem dat jaarlijks bijna 15.000 uur en $ 600.000 bespaart, waardoor Teams de vrijheid hebben om zich te concentreren op strategisch werk.

Morningstar zet volop in op AI—het is een bedrijfsdoel voor ons om de vooruitgang op het gebied van AI te blijven benutten om innovatie te stimuleren, zowel voor onze klanten extern als voor onze Werknemers intern. De Asana-workflows die onze Teams bouwen, bereiken dat Doel en helpen ons tegelijkertijd de efficiëntie te verhogen en belemmeringen voor samenwerking in de hele organisatie weg te nemen. ”

Een gecentraliseerde pijplijn met ingebouwde AI zorgt voor snelheid en consistentie

• Auteurs dienen Inhoud in via een gestandaardiseerd formulier dat automatisch een Taak aanmaakt in het pijplijnproject voor Inhoud.

• AI Studio analyseert de invoer in de Formulieren om belanghebbenden toe te wijzen, Vervaldatums voor de redactie in te stellen en ontbrekende informatie te markeren.

• Als er meer informatie nodig is, genereert AI Studio opvolgreacties en Subtaken voor de auteur, waardoor vertragingen en handmatige opvolging tot een minimum worden beperkt.

• Zodra de Inhoud als klaar is gemarkeerd, activeert AI Studio de volgende stappen voor de Bewerkers en beheert het de heen-en-weer-bewerkingen, waarbij belanghebbenden op de hoogte worden gesteld wanneer bewerkingen klaar, teruggestuurd of Voltooid zijn.

• Belanghebbenden worden op de hoogte gebracht van belangrijke Mijlpalen, waaronder publicatiedatums, zonder dat ze dit handmatig hoeven op te volgen. 

• Alle ingediende inhoud wordt verwerkt in een gecentraliseerd project in Asana, waardoor er één single source of truth ontstaat voor de onderzoeks-, redactionele, marketing- en operationele teams.

Automatisering versterkt de output en de impact

• Wanneer de Inhoud bijna voltooid is, leidt AI Studio Taken door naar de juiste marketing- en mediaprojectborden voor verdere verwerking.

• Belanghebbenden worden automatisch op de hoogte gebracht van de status van de Inhoud, waardoor ze inzicht krijgen in aankomende lanceringen.

Asana zorgt ervoor dat de wereldwijde thought-leadership-inhoud van mijn team gecoördineerd blijft binnen een cross-functioneel team van bewerkers, marketeers en productleiders. Het is onze Single source of truth en helpt de kosten te elimineren die ontstaan wanneer de linkerhand niet weet wat de rechterhand doet.”

Asana voor werkintake

Efficiëntie opschalen met gestroomlijnde processen

Vóór Asana had het Central Technology-team van Morningstar geen gestandaardiseerde manier om werk te ontvangen of te starten. Ze gebruikten een Word-document om de honderden aanvragen bij te houden die ze elk jaar uit de hele organisatie ontvingen. Dit handmatige proces bood niet de structuur die nodig was om projectaanvragen op de juiste manier te bepalen, middelen toe te wijzen, te budgetteren en goed te keuren, wat leidde tot een overvolle Backlog en projecten met onduidelijke bereiken en doelstellingen.

Door een gestandaardiseerd proces in Asana te creëren, automatiseert het Team de werkontvangst en vereenvoudigt het de prioritering. Met deze aanpak kunnen ze hun groeiende werkbelasting efficiënt beheren naarmate het Bedrijf groeit.

Team werkt sneller met gestandaardiseerde intake-aanvragen

• In Asana zijn werkintakeprocessen gestandaardiseerd en geautomatiseerd, waardoor het gemakkelijker is om aanvragen snel te beoordelen, te prioriteren en goed te keuren met meer consistentie.

• Nieuwe Werkaanvragen worden ingediend via een Asana-formulier en automatisch toegevoegd aan een gedeeld project, waardoor ervoor wordt gezorgd dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd voor onmiddellijke zichtbaarheid en actie.

• Aangepaste velden houden gestandaardiseerde beoordelingscriteria bij, waardoor belanghebbenden sneller en consistenter beslissingen kunnen nemen over goedkeuringen en prioritering.

Ons intakeproces in Asana helpt ons om onze actiegerichte cultuur op een productievere en beter georganiseerde manier te benutten, zodat we onze tijd op de juiste manier en aan de juiste dingen besteden.”

Helderheid die prioriteitsstelling en planning ondersteunt

• Leiders krijgen volledig inzicht in elke fase van de Workflow, omdat al het werk is georganiseerd binnen verbonden projecten en portfolio’s.

• Met de flexibiliteit om hun werkgegevens te analyseren, kunnen Teams de risico’s en de waarde van het werk beter beoordelen, waardoor ze beter onderbouwde beslissingen over prioritering kunnen nemen.

• Met goedgekeurde projecten in de portfolio kunnen Teams eenvoudig over de voortgang rapporteren en laten zien hoe deze verband houdt met doelen op hoog niveau, waardoor leiders capaciteit kunnen beoordelen en effectiever kunnen plannen en coördineren tussen verschillende functies.

Voor Asana startten we links en rechts projecten zonder beheer. Nu zijn we in staat om het binnenkomende werk effectief te verwerken, waardoor we naarmate we groeien meer werk kunnen doen.”

Asana voor middelenbeheer

De impact van het Team maximaliseren met slimmere beslissingen over middelen

Voordat ze overstapten op Asana, hadden de Teams van Morningstar geen duidelijke manier om werk te prioriteren, en ze zeiden ja tegen elk verzoek. Dat leidde tot een Team dat te veel verplichtingen had, overwerkt was en ondermaats presteerde.

Met Asana hebben teams een volledig overzicht van de projectlevenscycli en het lopende werk, waardoor het gemakkelijker is om de Capaciteit te begrijpen en middelen strategisch toe te wijzen aan prioritaire projecten. Bovendien beschikken ze over de gegevens om die beslissingen te onderbouwen.

Een strategisch systeem voor het beheren van middelen stroomlijnt het werk

• Portfolio’s geven leiders een overzicht op hoog niveau van alle lopende projecten, de status ervan en de toegewezen middelen.

• Met een beter inzicht in wat er gedaan moet worden, door wie en waarom, kunnen Teams zich concentreren op het zeggen van ‘ja’ tegen initiatieven met een grote impact.

• Dit verbeterde inzicht helpt het Team ook om capaciteitsrisico’s te identificeren, het werk weer op schema te krijgen en belanghebbenden van tevoren te informeren wanneer projecten vertraging oplopen.

Voordat we onze projecten naar Asana migreerden, namen we voortdurend te veel op ons. Nu beschikken we over meer informatie en over meer gegevens. We weten wat we wel en niet aankunnen, en we kunnen de juiste Gesprekken voeren over prioritering en over hoe projecten aansluiten bij ons strategische plan.”

Realtime gegevens voor doelgerichte planning

• Leiders gebruiken Capaciteitsplanning om een overzicht op hoog niveau te krijgen van hoe mensen worden bemand in verschillende werkstromen en om beslissingen over de toewijzing van middelen te optimaliseren.

• Toegang tot nauwkeurige werkgegevens en rapporten helpt het Team te bepalen welke projecten wel of niet aansluiten bij de Bedrijfsdoelen.

• Met Helderheid over hoe aankomend en lopend werk de Capaciteit beïnvloedt, kunnen leiders duidelijke, op gegevens gebaseerde afwegingen maken met belanghebbenden.

Je hebt pas een strategie als je ook aangeeft wat je niet gaat doen. Nu hebben we een proces waarmee we nee kunnen zeggen. En we hebben statistieken over waarom we nee zeggen, wat ons helpt ons punt duidelijk te maken: we hebben dingen die prioriteit hebben en dingen die dat niet hebben.”

Conclusie

Slimmere groei stimuleren met structuur, Helderheid en AI

Terwijl Morningstar blijft evolueren in een snel veranderend landschap, bouwt het bedrijf aan een toekomstbestendige basis voor innovatie. Met Asana kunnen Teams efficiënter en consistenter werken, dankzij geselecteerde AI-aangedreven Workflows die helpen om complexe processen te stroomlijnen, prioritering te verbeteren en oplevering te versnellen. Morningstar ziet een toekomst voor zich waarin de organisatie AI strategisch inzet om de productiviteit, kwaliteit en betrokkenheid te verbeteren – met de juiste waarborgen. Naarmate het Bedrijf groeit, zullen Asana en AI Studio een cruciale rol spelen bij het transformeren van de manier waarop werk gedaan wordt: door slimmere beslissingen, snellere uitvoering en een grotere impact in het hele Bedrijf te bevorderen.

Door Asana en de mogelijkheden ervan te gebruiken, is de manier waarop ons Team werkt en de manier waarop we met onze belanghebbenden samenwerken volledig getransformeerd. Iedereen weet wie, wat, wanneer, waar, waarom en hoe – en dat is voor ons een cruciaal onderdeel geweest om vandaag succesvol te zijn en de basis te leggen voor ons succes morgen en daarna.”