Tickets organiseren om ze op tijd op te lossen, iedere keer

Een IT-ticketsysteemsjabloon is een kant-en-klare workflow die je team helpt technische aanvragen vast te leggen, te organiseren en bij te houden wanneer ze binnenkomen. Sjablonen standaardiseren hoe helpdesks serviceaanvragen en ondersteuningstickets van intake tot oplossing routeren, zodat er niets over het hoofd wordt gezien en iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Met ingebouwde categorieën, SLA's, automatiseringsmogelijkheden en AI-aangedreven acties helpt het ticketsysteem van Asana teamleden sneller te reageren, prioriteit te geven aan wat belangrijk is en problemen op te lossen met minder complicaties.

• Verzamel elk ticket met een betrouwbare workflow voor het bijhouden.

  Een ingebouwd ticketformulier standaardiseert inzendingen, terwijl ticket-ID's, e-mailopvolgingen en team-only reacties teams één plek geven om informatie te verzamelen en de volgende stappen te coördineren.

• Tickets sneller beoordelen en erop reageren zonder extra werk toe te voegen.

  AI geeft elk ticket automatisch een naam, vraagt om ontbrekende informatie en stelt antwoorden op, zodat teams snel door de intake gaan in plaats van tijd te besteden aan herhaalde follow-up.

• Organiseer elk ticket met een statussysteem dat je team begrijpt.

  Aangepaste statustypen geven teams een eenvoudige manier om tickets te labelen, de voortgang te volgen en problemen met taken die aandacht nodig hebben op te lossen.

• Monitor respons en afsluiting met nauwkeurige timing.

  Response and closure SLA timers record how long tickets remain open, and team work schedules reveal coverage issues and adjust resources when needed.

• Houd de voortgang en werkbelasting op één plaats bij.

  Een prestatiedashboard geeft het ticketvolume, de timing en de voltooiingstrends weer, zodat teams beter kunnen begrijpen hoe tickets door hun workflow gaan en aanpassingen kunnen maken.

Waarom een IT-ticketsjabloon gebruiken?

IT-problemen kunnen complex zijn, maar teams hebben nog altijd een eenvoudige manier nodig om problemen te melden. Maar al te vaak komen deze meldingen binnen via verschillende kanalen, ontbreken er details en zijn er willekeurige prioriteitsniveaus. Dat betekent dat IT-teams het overzicht verliezen en in te veel richtingen worden getrokken. Door met ons IT-ticketing-sjabloon de manier waarop je elk verzoek bijhoudt en prioriteert te standaardiseren, kun je alle informatie krijgen die je nodig hebt zonder je teamgenoten te vertragen. IT-aanvragen worden op tijd opgelost. Onze tips hieronder helpen je het IT-servicemanagementsjabloon (ITSM) van Asana helemaal eigen te maken.

• Alle aanvragen op één plek. Een duidelijk beeld van alle aanvragen waar je team aan werkt om de bandbreedte te beheren en ervoor te zorgen dat er niets over het hoofd wordt gezien.

• Stroomlijn prioriteiten. Proactieve prioriteitstelling zorgt ervoor dat je team op het juiste moment aan het meest relevante werk werkt, zonder overweldigd te raken.

• Ontdek veelvoorkomende aanvragen. Met projectsortering kun je snel veelvoorkomende problemen identificeren, zodat je je ticketbeheerprocessen en de algehele dienstverlening kunt verbeteren.

Met ons sjabloon voor IT-aanvragen kun je eenvoudig prioriteiten en vervaldatums stellen, zodat iedereen weet wanneer ze een oplossing kunnen verwachten. In combinatie met onze tips hierboven ben je op weg om efficiënter en productiever te werken, in plaats van alleen maar brandjes te blussen.

Een workflow-sjabloon voor IT-tickets gebruiken

Het IT-ticketing-sjabloon van Asana biedt je team één project om ondersteuningsaanvragen te verzamelen, te beoordelen en op te lossen. Het werkt als een teamgenoot die inkomende tickets organiseert, de volgende actie vraagt en het werk vooruit helpt. Dit sjabloon consolideert aanvragen, begeleidt triage en houdt elke stap bij, van het aanmaken van een ticket tot het oplossen van een ticket.

Collect tickets with a form

Use the ticket form to collect contact details, summaries, and necessary technical information. Each ticket gets a unique ID, allowing your team to follow up via email or add team-only comments for private collaboration. If an employee completes onboarding and reports a broken monitor, the form records equipment details so IT knows exactly which asset to check.

Tickets automatisch beoordelen met AI

AI benoemt elk inkomend ticket, identificeert ontbrekende informatie en stelt reacties op. AI-ondersteuning vermindert handmatige beoordeling en helpt je ondersteuningsteams om wachtrijen met een hoog volume te verwerken met minder repetitief werk. Als een gebruiker een VPN-probleem indient zonder zijn apparaattype te vermelden, kan AI meldingen verzenden om ontbrekende informatie te verzamelen voordat het team aan het werk gaat.

Tickets organiseren op status

Pas je statustypen aan om tickets te sorteren in fasen zoals nieuw, in behandeling, in afwachting of voltooid. Aangepaste statussen laten het hele team zien wat er aandacht nodig heeft en wat er vooruit is gegaan. Als een software-installatie wacht op goedkeuringen van de manager, helpt de status 'in behandeling' IT-professionals te begrijpen waar ze tickets vervolgens naartoe moeten sturen.

Ticketrespons en afsluiting monitoren

Gebruik SLA-timers om de responstijden en oplostijden bij te houden. Als een aanvraag voor het opnieuw instellen van een wachtwoord zijn limiet nadert, waarschuwt de timer het team om dit meteen aan te pakken.

Voortgang bijhouden met dashboards

Dashboards tonen het ticketvolume, de responstijden, de voltooiingspercentages en andere realtime statistieken. Grafieken en tijdlijnen onthullen knelpunten en helpen teams hun workflow voor ticketing te optimaliseren. Als een dashboard een piek in helpdesktickets laat zien, kan je IT-operatieteam de oorzaak onderzoeken en de volgende stappen plannen.

Het IT-ticketworkflowsjabloon van Asana is als een extra teamgenoot die de ticketintake organiseert, de triage begeleidt en een snellere oplossing ondersteunt. AI vermindert handmatige inzet, regels automatiseren routinetaken en dashboards laten zien hoe ondersteuningswachtrijen zich in de loop van de tijd gedragen. Je team zal genieten van een herhaalbaar proces dat helpt bij het routeren van tickets, het beheren van deadlines en het verbeteren van de resultaten in het hele ondersteuningssysteem.

Dit IT-ticketing-sjabloon maakt gebruik van Asana AI om handmatige inzet te minimaliseren, de verwerking van aanvragen te versnellen en de nauwkeurigheid van informatie in je werkruimte te verbeteren. In plaats van om meer details te vragen, zelf problemen te identificeren of repetitieve antwoorden op te stellen, kun je deze taken delegeren aan geautomatiseerde intelligentie die je team ondersteunt vanaf het moment dat een aanvraag je ticketsysteem binnenkomt.

• Beoordeel tickets automatisch met AI. Scan de details van elke aanvraag en identificeer wat er moet gebeuren voordat iemand de volledige vermelding leest.

• AI geeft elk ticket automatisch een naam. Genereer een beknopte, beschrijvende titel voor elk ticket om aanvragen georganiseerd en doorzoekbaar te houden.

• AI trekt ontbrekende informatie na. Detecteer hiaten in ingediende aanvragen en vraag eindgebruikers om details te verstrekken zonder een teamgenoot erbij te betrekken.

• AI stelt reacties op. Produceer een startantwoord voor alledaagse problemen om je team tijd te besparen en hen een antwoord te geven dat ze kunnen verfijnen en verzenden.

Stel je bijvoorbeeld voor dat een gebruiker een vaag ticket indient zoals 'Mijn printer werkt niet'. AI hernoemt het ticket automatisch naar 'Printer offline in Finance', identificeert ontbrekende details, zoals het modelnummer of foutmeldingen, en stuurt een vervolgprompt om die informatie op te vragen. Tegen de tijd dat je helpdesk het verzoek beoordeelt, bevat het ticket al details en een voorgesteld antwoord.