린 프로젝트 관리란? 5가지 원칙을 설명해 드립니다

린(lean)이라는 단어를 생각할 때, 음식에 대한 생각이 떠오를 수 있습니다. 가금류와 생선과 같은 린(lean)한 고기는 지방이 적기 때문에 스테이크와 돼지고기와 같은 붉은 고기보다 건강에 좋습니다. 즉, 붉은 고기는 살코기 고기와 달리 지방이 과다합니다. 프로젝트 관리에 있어서 잉여는 프로젝트 결함으로 나타나며, 이는 범위 변동을 유발하고 프로젝트 가치를 감소시킬 수 있습니다. 고기의 종류에 따라 차이가 있는 것처럼 린 프로젝트 관리는 잉여가 적어 프로젝트를 더 건강하게 유지할 수 있습니다.

린 접근 방식을 채택할 때 목표는 모든 프로젝트 단계에서 낭비를 줄이고 가치를 더하는 것입니다. 이 글에서는 린 프로젝트 관리가 무엇인지 설명하고 이 애자일 방법론을 사용하여 생산성을 개선하는 방법을 설명합니다. 

린 프로젝트 관리 방법론은 어떻게 만들어졌나요?

Toyota의 일본 엔지니어링 팀은 1948년부터 1975년까지 Toyota 생산 시스템(TPS)을 개발했으며, 이는 오늘날 린 방법론으로 알려진 방법론의 원천이 되었습니다. TPS는 제조를 개선하고 공급업체 및 고객과의 상호 작용을 강화하고 낭비를 제거하는 데 사용되었습니다. 

“The Toyota Way”의 저자인 Jeffrey K. Liker 박사는 자신의 저서에서 린(Lean) 관리 원칙을 설명하고 기업이 다른 산업에 TPS를 적용할 수 있는 방법을 설명합니다. Liker는 또한 TPS와 린 관리 전반이 다양한 유형의 기업 폐기물을 제거할 수 있는 방법에 대해서도 설명합니다. 

John Krafcik은 1988년 “Triumph of the Lean Production System”이라는 제목의 기사에서 프로젝트 관리에 린 접근 방식을 도입했습니다. Krafcik은 MIT Sloan School of Management에서 석사 학위 논문을 위해 이 글을 썼고, 그의 연구는 베스트셀러 책인  '세상을 바꾼 기계' 로 이어졌습니다. 린 프로젝트 관리는 애자일, 칸반, 스크럼 을 포함한 전체 방법론 하위 집합에 영향을 미쳤습니다.

린 프로젝트 관리의 5가지 원칙

린 프로젝트 관리의 5가지 원칙은 최고의 고객 만족도에 도달하는 방법에 대한 단계 역할을 합니다. 제품 낭비를 줄이고, 프로젝트 범위 내에서 유지하고, 핵심 성공 요인을 충족할 수 있는 최상의 기회를 원하신다면 이 단계를 사용하세요.

1. 가치 식별하기

린 프로젝트 관리 프로세스의 첫 번째 핵심 원칙은 제품 가치를 식별하는 것입니다. 이를 위해서는 이해관계자를 파악해야 합니다. 때로는 내부 이해관계자를 위한 프로젝트 결과물을 생성하는 경우도 있고, 외부 이해관계자인 고객을 위한 프로젝트 결과물을 생성하는 경우도 있습니다.

• 내부 이해관계자는 제품의 성공에 이해관계가 있기 때문에 제품의 개발을 모니터링하는 프로젝트의 주주입니다.

• 외부 이해관계자는 제품이나 서비스를 구매하고 품질에 영향을 받는 고객입니다.

제품을 만들려는 대상을 파악하면 제품을 가치 있게 만드는 방법을 더 잘 결정할 수 있습니다. 예를 들어, 내부 이해관계자의 제품 가치는 내부 운영 요구 사항을 충족하는 것을 의미할 수 있습니다. 고객에게 제품 가치를 제공한다는 것은 고객의 문제를 해결하거나 고객의 삶을 더 편리하게 만드는 것을 의미할 수 있습니다. 

2. 가치 흐름 매핑

가치 흐름 매핑(VSM)은 린 프로젝트 관리의 다음 원칙입니다. VSM은 프로젝트 시작부터 완료까지 현재 워크플로와 이상적인 워크플로를 다이어그램으로 나타내는 시각적 도구입니다. 

두 워크플로를 비교할 때 각 프로젝트 관리 단계에서 낭비를 식별하여 효율을 극대화할 수 있습니다. 

Toyota는 린 제조에서 VSM을 통해 발견할 수 있는 낭비 유형을 식별했지만, 괄호 안에는 이러한 항목이 다른 산업으로 어떻게 변환될 수 있는지 확인할 수 있습니다.

• 과잉 생산(불필요한 기능): 과잉 생산과 불필요한 소프트웨어 기능은 추가 스토리지, 낭비된 재료, 쓸모없는 재고와 같은 추가 비용으로 이어질 수 있습니다.

• 재고(잘못 관리된 백로그): 재고 낭비, 완료되지 않은 작업으로 인한 낭비, 잘못 관리된 백로그는 모두 재고 보관, 운송 비용, 작업 완료에 소요되는 추가 비용으로 인해 불필요한 비용을 발생시킵니다.

• 이동(작업 전환): 이동 낭비는 사람이나 기계의 내부 이동으로 인한 불필요한 비용입니다. 이는 중복된 프로세스 또는 과도한 비즈니스 앱의 양식일 수 있습니다. 실제로, 평균 지식 근로자는 하루에 10개의 앱을 최대 25번까지 전환하지만, 근로자의 27%는 앱을 전환할 때 작업과 메시지를 놓친다고 말합니다.

• 결함(기술적 부채): 결함은 비용이 많이 드는 수리 및 자재 손실을 초래할 수 있습니다. 기술적 부채는 귀중한 시간을 낭비할 수 있습니다.

• 과도한 처리(비싼 도구): 과도한 처리는 사용자가 요청하지 않았거나 필요하지 않은 제품을 업그레이드하는 것과 같은 불필요한 비용으로 이어질 수 있습니다. 마찬가지로, 비싼 도구에 지출한 비용은 해당 도구의 가치가 없다면 낭비일 수 있습니다.

• 대기: 대기 낭비는 최종 제품 결과물의 타임라인이 지연되어 발생하는 비용입니다.

• 운송: 운송 낭비는 동작 낭비와 유사하며, 제품과 자재의 불필요한 이동과 같은 외부 이동을 다룹니다. 

• 분산된 팀: 팀이 분산되어 있으면 의사소통 오류, 불필요한 미팅, 협업 부족으로 인해 비용이 낭비될 수 있습니다.

VSM은 린 프로젝트 관리에서 가장 중요한 단계입니다. 이것이 없으면 프로젝트 라이프 사이클의 결함을 발견하고 고객을 위한 제품 품질을 개선하는 데 필요한 시각화를 얻을 수 없습니다. 

3. 흐름 만들기

이 단계에서는 2단계에서 식별한 낭비를 제거하여 프로젝트 관리 계획을 보다 효율적으로 재작업합니다. 이를 위해 제품 개발의 모든 단계를 세분화하고 필요에 따라 단계를 재구성합니다. 프로젝트 마일스톤 을 체크 포인트로 사용하여 프로젝트가 진행됨에 따라 새로운 낭비가 발생하지 않도록 하세요. 

예를 들어, 2단계에서 백로그를 잘못 관리하고 팀원 일정 관리의 병목 현상으로 인해 타임라인이 지연된다고 가정해 보겠습니다. 이 단계에서는 이러한 문제점을 제거하고 프로젝트 계획을 다시 수립하는 방법을 결정합니다. 

팀원들과 열린 커뮤니케이션을 구축하는 것은 VSM이 작업량에 효과가 있었는지 확인하는 가장 좋은 방법입니다. 시간을 들여 낭비를 식별하고 제거하면 팀이 협력하여 향후 비효율성을 방지하고 낭비가 다시 쌓이는 것을 방지할 수 있습니다. 

4. 풀(pull) 구축하기

풀 시스템을 구축한다는 것은 업무가 완료된 후 이전 프로세스 단계에서 업무를 가져오는 것을 의미합니다. 이 개념은 공장이 '적시' 재고 시스템으로 고객의 정확한 요구를 충족할 수 있도록 돕기 위해 제조업에서 시작되었습니다. 그러나 풀 시스템은 워크플로가 효율적으로 진행되도록 해주기 때문에 다른 산업에서도 유용합니다. 

소프트웨어 개발에서 풀 시스템의 예:

1. 테크 디자이너가 작업을 완료하고 검토를 위해 제품에 플래그를 지정합니다.

2. 검토 플래그는 코딩 단계가 시작되었음을 나타냅니다.

3. 코더가 작업을 완료하고 검토를 위해 제품에 플래그를 지정합니다.

4. 검토 플래그는 테스트 단계가 시작되었음을 나타냅니다.

5. 제품 테스터는 작업을 완료하고 최종 검토를 위해 제품을 플래그로 표시합니다.

6. 제품에 대한 최종 검토를 수행합니다.

풀 시스템을 구축하면 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 업무를 원활하게 진행할 수 있기 때문에 다양한 업계의 팀에 도움이 될 수 있습니다. 고객 대면 제품을 생산하는 산업은 풀 신호를 사용하여 역방향으로 작업하는 경우 이 시스템의 이점을 누릴 수 있습니다. 이렇게 하면 팀은 고객이 필요할 때만 재고를 생산할 수 있습니다. 

5. 지속적인 개선

린 프로젝트 관리는 일회성으로 끝나는 것이 아니라 반복적인 프로세스입니다. 완벽을 추구하는 것은 다섯 번째 원칙이며, 워크플로를 지속적으로 개선하는 것을 포함합니다. 

고객이 내부 이해관계자이든 외부 이해관계자이든, 고객의 요구는 끊임없이 변화할 것입니다. 이는 제품 가치를 간헐적으로 평가하고 낭비 여부를 확인하기 위해 워크플로를 정기적으로 분석해야 함을 의미합니다.

린 프로젝트 관리 툴

아래의 툴을 사용하여 제품 개발 워크플로를 개선할 수 있습니다. 지속적인 개선을 위해 노력할 때 이러한 도구는 여러분과 팀이 낭비를 줄이고 생산성을 개선하며 고객 가치를 높이는 데 도움이 될 것입니다. 

데밍 사이클(PDCA)

W. Edwards Deming 박사는 1950년대에 데밍 사이클을 개발했습니다. Plan-Do-Check-Act 사이클 또는 PDCA라고도 하는 그의 방법은 1920년대에 Walter Shewhart 박사가 만든 초기 3단계 문제 해결 방법을 개정하여 만든 것입니다. 

PDCA 사이클에는 네 가지 단계가 있습니다.

• 계획: 워크플로를 조사하고 해결해야 할 문제를 식별합니다.

• 실행: 데이터를 분석하거나 팀원과 협업하여 문제에 대한 해결책을 찾습니다. 

• 확인: 해결책이 효과적인지 모니터링하고 필요한 경우 계획을 개선합니다.

• 실행: 수정된 솔루션을 적용하고 학습한 내용을 평가합니다.

데밍 주기는 다양한 조직 프로세스에 적용할 수 있는 간단한 프로세스입니다. 올바르게 구현하면 이 프로세스는 제품 가치에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 

린 식스 시그마 프로젝트 관리(DMEDI)

Lean Six Sigma는 워크플로의 문제를 식별하는 데 사용할 수 있는 린 관리 도구입니다. 이 도구에는 데밍 사이클과 같은 단계가 있지만, 이와 함께 사용할 수 있는 분석 방법도 있습니다. DMEDI라고도 하는 린 식스 시그마 단계는 다음과 같습니다.

• 정의(Define): 프로젝트 범위와 계획 목표를 정의합니다

• 측정(Measure): 프로젝트의 성공을 측정하는 방법을 결정합니다

• 탐색: 프로젝트 프로세스를 개선하는 새로운 방법을 살펴봅니다

• 개발: 실패하지 않는 프로젝트 계획 개발

• 실행: 프로젝트 계획을 실행합니다

린 식스 시그마에서 사용할 수 있는 분석 방법에는 다음이 포함됩니다.

• 가치 흐름 매핑: 위에서 언급한 바와 같이 VSM은 프로젝트 관리 계획의 단계를 시각화하고 낭비 영역을 식별하는 데 도���이 될 수 있습니다.

• 고객 피드백 설문조사: 고객으로부터 피드백을 받는 것은 프로젝트 문제를 평가하고 제품 가치를 높이는 훌륭한 방법입니다.

• 간트 차트: 간트 차트는 프로젝트 마일스톤을 시각화하는 데 도움이 되는 막대 그래프와 같습니다.

• 근본 원인 분석(Root cause analysis, RCA): RCA를 사용하여 문제의 근본 원인을 발견하고 해결책을 찾습니다.

• 칸반: 칸반 보드는 작업을 시각화하고 진행 중인 작업을 제한하여 업무 흐름을 확인할 수 있습니다. 

업계, 제품, 팀에 따라 어떤 린 관리 방법을 시도할지 결정할 수 있습니다. 또한 다양한 프로젝트 이니셔티브에서 다양한 린 관리 방법을 시도하고 어떤 것이 가장 효과적인지 확인할 수 있습니다. 어떤 방법을 구현하든, 이러한 분석 방법을 쉽게 구현할 수 있도록 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하세요. 

린 관리가 중요한 이유

IT, 건설, 교육과 같은 산업은 린 방법론이 제공하는 많은 이점 때문에 이를 채택했습니다. 린 프로젝트 관리는 프로세스를 간소화하여 제품 가치를 향상시킬 수 있습니다. 

이 외에도 린 관리의 이점은 다음과 같습니다.

• 혁신 증대: 창의력을 자극하여 프로젝트를 개선합니다

• 폐기물 감소: 과잉 생산과 과잉 처리를 최소화하는 동시에 물리적 폐기물과 생산 단계 사이의 대기 시간을 줄입니다

• 고객 서비스 향상: 고객이 필요로 하는 것을 제공합니다.

• 더 나은 리드 타임: 더 빠른 응답 시간과 더 적은 지연을 초래합니다

• 더 높은 품질의 제품: 품질 검사를 추가하여 제품 결함을 최소화합니다

• 재고 관리 개선: 재고를 모니터링하여 차질을 방지합니다

회사가 내부 또는 외부 이해관계자에게 서비스를 제공하든, 린(Lean) 사고로 전환하면 업무 프로세스를 간소화하고 보다 효율적인 프로젝트 팀을 만들 수 있습니다. 

린 프로젝트 관리로 워크플로 개선

많은 기업이 고품질 제품을 생산하고 고객을 만족시키기 위해 노력하고 있지만, 린 방법론은 병목 현상을 제거하고 생산을 정리하여 이러한 목표를 더 쉽게 달성할 수 있도록 해줍니다.

어떤 프로젝트 관리 시스템을 사용하든 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로세스 개선에 도움이 될 수 있습니다. 소프트웨어를 사용하여 프로세스를 간소화하면 프로젝트 일정을 더 잘 시각화하고, 팀원과 소통하고, 고객 요구 사항을 충족할 수 있습니다.