Apa itu sponsor proyek? Menguraikan peran dan tugas

Sponsor proyek, atau sponsor eksekutif, adalah orang atau sekelompok orang di tingkat manajemen senior. Mereka bertanggung jawab atas keberhasilan proyek dan memberikan panduan serta sumber daya yang diperlukan kepada tim dan manajer proyek. Idealnya, sponsor proyek memberikan keberlanjutan proyek yang tinggi, perencanaan strategis, dan keberhasilan implementasi tujuan proyek.

Sponsor proyek berada di atas manajer proyek. Umumnya, sponsor proyek adalah pihak yang mendukung proyek dan telah terlibat sejak hari pertama.

Kami akan membahas tanggung jawab dan tugas utama sponsor proyek, cara mereka mendukung manajer proyek di sepanjang siklus proyek, dan memperjelas perbedaan antara pemangku kepentingan proyek dan sponsor.

Tanggung jawab sponsor proyek

Sponsor proyek biasanya adalah eksekutif senior. Sering kali, mereka berada tepat di bawah tingkat papan dan terlibat dalam beberapa proyek sekaligus. Sponsor proyek memiliki tiga tanggung jawab utama:

• Visi dan orang: Menyelaraskan proyek dengan gol, strategi, dan tujuan bisnis

• Tata kelola: Memastikan peluncuran dan pelaksanaan proyek yang tepat.

• Nilai dan manfaat: Mengelola risiko dan perubahan sekaligus memastikan kualitas proyek

Saat kita menguraikan kategori ini lebih lanjut, Anda dapat melihat berbagai tanggung jawab yang dimiliki sponsor proyek:

• Memilih manajer yang tepat untuk proyek dan membimbingnya selama proyek berlangsung.

• Menegosiasikan pendanaan dan bertindak sebagai juru bicara kepada manajemen senior atas nama Manajer proyek.

• Berpartisipasi dalam perencanaan proyek awal dan pengembangan piagam serta ruang lingkup proyek.

• Menentukan kriteria keberhasilan proyek dan mendapatkan persetujuan pemangku kepentingan.

• Mempromosikan nilai proyek dan memastikan proyek memiliki sumber daya untuk meraih kesuksesan.

• Mendukung manajer proyek dengan pengetahuan dan panduan.

• Menjaga kelangsungan komunikasi antara manajer proyek, tim, dan pemangku kepentingan.

• Meninjau perubahan pada lingkungan proyek (misalnya, jadwal, tugas, prioritas, dll.) dan mengelola risiko saat muncul.

Tugas sponsor proyek di sepanjang siklus proyek

Sponsor proyek terlibat dalam proyek dari awal hingga akhir, yang berarti mereka memiliki berbagai tugas, tanggung jawab, dan kewajiban di sepanjang siklus proyek. Manajer proyek dan sponsor harus menyadari tanggung jawab yang dimiliki sponsor sehingga semua orang tetap berada dalam batas tugas mereka dan memberikan apa yang diminta dari mereka. 

Inisiasi

• Tunjuk manajer proyek dan komite pengarah. Komite pengarah biasanya terdiri dari manajer dan pemangku kepentingan tingkat tinggi yang dapat memberikan saran di sepanjang siklus proyek. Karena anggota komite pengarah tidak terlibat aktif dalam proyek, mereka dapat tetap memiliki perspektif menyeluruh dan memberikan panduan serta pengawasan yang berharga tentang progres proyek.

• Tentukan kesuksesan dan hasil akhir proyek . Sponsor proyek juga harus memastikan bahwa tujuan ini telah dikomunikasikan dengan benar dan semua orang di tim memahami gol ini.

• Tata dan tampilkan tugas di sumber informasi terpusat, seperti alat manajemen proyek, agar tersedia untuk semua orang di proyek.

• Memantau aktivitas inisiasi dan dukungan jika perlu. Sangat penting untuk memastikan bahwa semua orang di tim proyek melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan sehingga proyek dapat berjalan lancar nantinya.

• Memberikan umpan balik untuk dokumen inisiasi proyek, yang mungkin mencakup piagam proyek, kasus bisnis, atau studi kelayakan, untuk memastikan proyek disetujui oleh pemangku kepentingan eksekutif.

• Verifikasi ruang lingkup proyek untuk memastikan gol dan tujuan proyek realistis dan mencegah scope creep.

• Jadilah juara proyek selama rapat pembuka dan bersiaplah untuk mendukung manajer proyek jika ada pertanyaan dari tim.

Perencanaan

• Mengamati dan menyesuaikan rencana proyek untuk memastikan tanggal penyerahan yang realistis.

• Bertindak sebagai titik kontak bagi manajer proyek untuk tantangan dan eskalasi masalah.

• Memantau efektivitas tim proyek dan dinamika kelompok serta mengomunikasikan kemenangan atau peluang kepada manajer proyek.

• Tinjau log RAID (Risiko, Asumsi, Masalah, dan dependensi). Log ini adalah dokumen perencanaan proyek penting yang mencantumkan potensi risiko yang mungkin berdampak pada proyek Anda, asumsi yang Anda miliki tentang progres atau hasil proyek, isu yang mungkin muncul selama siklus proyek, dan dependensi yang diandalkan proyek Anda (misalnya, masukan dari seorang ahli).

• Pastikan rencana proyek berisi persyaratan kualitas, hasil akhir yang jelas, dan milestone proyek yang direncanakan dengan baik. Pada akhirnya, sponsor akan menandatangani semua persyaratan proyek.

Eksekusi

• Bekerja sama dengan manajer proyek untuk menetapkan batasan yang sehat antara manajer dan sponsor, serta sponsor dan manajemen senior (dan hindari manajemen mikro). Sponsor harus memercayai manajer proyek untuk memimpin tim melalui proyek dan akan meminta dukungan dari sponsor saat diperlukan.

• Penuhi kebutuhan proyek untuk mendukung tim dan manajer. Ini dapat berupa sumber daya seperti perangkat keras atau perangkat lunak, pendanaan tambahan, atau lebih banyak orang untuk mendukung tim proyek.

• Pastikan para pemimpin senior memiliki akses ke laporan status proyek sehingga mereka dapat terus mendapatkan informasi terkini sesuai kebutuhan. Laporan ini juga perlu diperbarui secara berkala (mingguan, bulanan, atau triwulanan, tergantung pada sifat proyek).

• Terapkan proses kontrol perubahan sesuai kebutuhan untuk mengurangi scope creep.

Kinerja

• Evaluasi progres proyek dan berikan umpan balik jika sesuai. Tergantung pada sifat proyek, ada baiknya untuk menjadwalkan rapat peninjauan mingguan, bulanan, atau triwulanan untuk menilai progres dan menyesuaikan batas waktu atau gol.

• Dorong manajer proyek dan tim untuk menemukan solusi mereka sendiri untuk masalah yang muncul. Jadilah teladan dan modelkan strategi pemecahan masalah yang baik.

• Identifikasi, atasi, dan selesaikan akar penyebab  masalah yang muncul.

• Perbarui log RAID secara berkala untuk mengakomodasi perubahan dalam proyek di sepanjang siklusnya.

• Akui penyelesaian milestone proyek utama. Penting untuk merayakan milestone ini guna mengapresiasi upaya dan dampak  tim.

Penutupan

• Evaluasi kinerja proyek berdasarkan kriteria keberhasilan yang telah ditentukan sebelumnya. Data ini akan penting untuk evaluasi atau retrospeksi mendatang untuk membahas kinerja proyek.

• Pastikan penyerahan proyek yang sukses kepada klien. Langkah ini menandai akhir proyek karena semua hasil akhir sekarang ada di tangan klien.

• Berpartisipasi dalam atau memimpin sesi post-mortem proyek atau pelajaran yang diambil untuk membahas keberhasilan dan kegagalan proyek. Dorong manajer proyek untuk mendokumentasikan pelajaran ini untuk proyek mendatang. 

• Memastikan penyelesaian penutupan proyek. Ini termasuk membubarkan tim proyek, tetapi juga menyelesaikan formalitas hukum apa pun. 

Tugas-tugas ini dapat bervariasi berdasarkan intensitas dan kompleksitas proyek yang sedang dikerjakan, tetapi terlepas dari itu, keterlibatan dan pentingnya sponsor proyek tidak boleh diremehkan.

Sponsor proyek vs. pemangku kepentingan proyek

Meskipun kedua istilah ini terdengar sangat mirip, sponsor proyek dan pemangku kepentingan memiliki dua peran yang sangat berbeda.

Pemangku kepentingan proyek dapat berupa siapa saja yang terpengaruh oleh proyek—mulai anggota tim proyek hingga orang-orang yang tidak terlibat aktif dalam proses proyek. Pemangku kepentingan dapat berupa investor, rekan kerja, pelanggan, atau atasan.

Di sisi lain, sponsor proyek umumnya tidak hanya bagian dari organisasi, tetapi juga bertanggung jawab atas proyek. Mereka bertanggung jawab atas keberhasilan proyek secara keseluruhan, dan mereka biasanya menentukan serta memastikan keberhasilan proyek. Bergantung pada proyeknya, sponsor juga akan sering bertindak sebagai mentor bagi manajer proyek.

Sponsor proyek vs. Manajer proyek

Sponsor proyek dan manajer proyek sangat terlibat dalam proyek dan bertanggung jawab atas hasil dan keberhasilannya. Sponsor proyek adalah titik koneksi antara tim eksekutif organisasi dan manajer proyek; manajer proyek adalah titik koneksi antara sponsor proyek dan tim proyek. 

Peran manajer proyek adalah mengatur, melacak, dan pada akhirnya memimpin tim untuk mengeksekusi pekerjaan dalam proyek. Manajer proyek adalah pemimpin tim sehari-hari—ia bertanggung jawab memantau sumber daya dan beban kerja, mengawasi penyelesaian tugas, dan memberi kabar pemangku kepentingan tentang progres proyek. Jika perlu, manajer proyek dapat meminta dukungan tambahan dari sponsor proyek. Perannya juga memantau gol dan ekspektasi untuk memberi tahu sponsor proyek saat ada ketidaksesuaian antara jadwal dan perkiraan tanggal.

Kolaborasi antara sponsor proyek dan Manajer proyek

Hubungan antara sponsor proyek dan Manajer proyek dapat menentukan hasil proyek. Ekspektasi yang jelas, komunikasi yang rutin, dan kepercayaan bersama diperlukan untuk memastikan keberhasilan proyek.

Transparansi membantu mempercepat kepercayaan. Saat memberi tahu Tim tentang hal yang sedang terjadi dan pemikiran Anda, Anda juga membangun kredibilitas dalam hubungan Anda. Ketika Anda kemudian bertanya tentang pendapat mereka dan memasukkan pendapat tersebut ke dalam rencana Anda, Anda membangun pemahaman tujuan bersama.”

Tergantung pada kompleksitas proyek dan pengalaman manajer proyek, sponsor proyek dapat memilih pendekatan yang lebih praktis atau memutuskan untuk lebih terlibat dan mendukung, memandu manajer proyek dan tim melalui setiap langkah dan tugas proyek. Idealnya, sponsor proyek bertindak sebagai mentor bagi manajer proyek.

Berkolaborasi secara real time untuk keberhasilan proyek

Manajer proyek dan sponsor proyek saling bergantung untuk menjalankan proyek dengan sukses. Untuk membantu kedua belah pihak melacak tanggung jawab, tugas, dan gol mereka, perangkat lunak kolaborasi yang andal adalah kuncinya. Asana adalah alat manajemen kerja yang dirancang untuk membantu tim mengelola pekerjaan dan mencapai gol mereka. Dengan Asana, Anda dapat terus saling memberi kabar terkini secara real time dan tidak pernah membiarkan sesuatu luput.