Apa itu PMO? Panduan kantor manajemen proyek

Setiap organisasi mencapai tahap pertumbuhan saat tim mulai melakukan berbagai hal dengan sedikit berbeda. Contohnya, katakanlah tim pemasaran Anda mengembangkan templat brief kreatif yang unik untuk mengoordinasikan pekerjaan di seluruh bagian. Pada saat yang sama, tim produk Anda mengembangkan proses permintaan penerimaan yang andal. Dengan menerapkan proses ini, tim pemasaran dan produk dapat menyelesaikan pekerjaan berdampak besar. Namun, templat mana yang harus mereka gunakan saat kedua tim perlu berkolaborasi? 

Di sinilah peran kantor manajemen proyek (PMO). PMO meningkatkan efisiensi dan efektivitas dengan menstandarkan proses dan menentukan praktik terbaik di seluruh organisasi Anda. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang kantor manajemen proyek, pekerjaannya, dan cara tim Anda dapat memperoleh manfaat dari PMO.

Arti dan contoh PMO

Kantor manajemen proyek (PMO) adalah tim atau bagian yang menjaga proyek tetap terstruktur dan selaras dengan tujuan strategis. Anggap PMO sebagai hub utama untuk proses standar, pengawasan strategis, dan praktik terbaik manajemen proyek.

PMO tidak hanya melacak tenggat, tetapi juga menyediakan Kerangka Kerja yang membantu tim mengatasi tantangan, mengelola sumber daya, dan mendorong keberhasilan proyek. Dengan menentukan proses kantor manajemen proyek yang jelas, menghilangkan hambatan, dan menjaga standar kualitas, PMO memastikan bahwa setiap inisiatif berkontribusi pada gol organisasi yang lebih besar.

Contoh PMO di dunia nyata

Banyak perusahaan ternama mengandalkan kantor manajemen proyek untuk menjaga kelancaran operasional mereka. Berikut cara beberapa organisasi besar menggunakan proses PMO untuk mengelola kompleksitas dan mempertahankan efisiensi:

• PMO NASA menjalankan misi ruang angkasa dengan presisi. Tim ini mengelola jadwal peluncuran, spesifikasi teknis, dan fase misi hingga ke detail terakhir.

• PMO IBM menjaga keselarasan tim global. Perusahaan menstandarkan metodologi manajemen proyek dan menyederhanakan alur kerja dari awal hingga akhir.

• PMO Microsoft menjaga proyek perangkat lunak besar tetap sesuai rencana. Tim selalu sinkron dan berkolaborasi di seluruh bagian.

Contoh-contoh PMO ini menunjukkan bahwa baik mengirim astronot ke luar angkasa atau meluncurkan inovasi teknologi besar berikutnya, PMO yang dikelola dengan baik memberikan fondasi yang menjaga proyek tetap sukses sesuai rencana.

Jenis PMO

Menyiapkan PMO berarti memilih struktur yang tepat. Beberapa organisasi membutuhkan tim manajemen proyek permanen, sementara yang lain meminta bantuan dari luar. Tingkat kontrol juga bervariasi, mulai dari panduan ringan hingga pengawasan proyek penuh. Terlepas dari pendekatannya, PMO yang terstruktur dengan baik membantu para profesional manajemen proyek menjaga keselarasan setiap proyek dengan gol bisnis.

1. PMO Internal: Tim internal yang menjalankan proses PMO, mempertahankan praktik terbaik, dan menetapkan pedoman PMO. PMO internal:

• Melatih dan membimbing para profesional manajemen proyek dan pemangku kepentingan

• Terus memperbarui pedoman sesuai standar PMO yang terus berkembang

• Membuat standar praktik terbaik PMO agar pelaksanaan proyek tetap sesuai rencana

• Mendukung manajemen perubahan untuk transisi yang lebih lancar

2. PMO Eksternal: Kelompok konsultasi yang mengevaluasi dan menyempurnakan proses PMO organisasi. Tidak seperti PMO internal, tim ini berfokus pada rekomendasi, bukan pelaksanaan. PMO eksternal:

• Meninjau alur kerja proyek terhadap gol strategis dan menyarankan pedoman PMO yang optimal

• Menawarkan keahlian eksternal tentang kerangka kerja, templat, dan pengambilan keputusan

• Memberikan rekomendasi, tetapi tidak mengelola kontrol proyek dan perencanaan sumber daya

3. PMO Pendukung: Memberikan pelatihan, sumber daya, dan panduan tanpa penegakan yang ketat. Ini adalah pilihan yang sangat baik untuk tim yang mencari fleksibilitas tanpa mengorbankan struktur. Manajemen senior dapat beralih ke PMO suportif untuk mendapatkan saran ahli sekaligus mempertahankan pengambilan keputusan dalam tim proyek.

4. PMO yang Mengontrol: Menetapkan proses PMO yang jelas dan menegakkan metodologi standar. Pendekatan ini paling cocok untuk organisasi yang membutuhkan kontrol proyek, tata kelola, dan konsistensi di seluruh proyek individu.

5. PMO Direktif: Memiliki kepemilikan penuh atas perencanaan proyek, alokasi sumber daya, dan manajemen risiko. Pendekatan langsung ini membantu menjaga progres proyek tetap sesuai rencana. Manajemen senior sering mengandalkan PMO direktif untuk inisiatif kompleks yang memerlukan pengawasan langsung.

Proses PMO yang tepat bergantung pada seberapa banyak struktur yang dibutuhkan perusahaan untuk menjaga kelancaran proyek.

Peran dan tanggung jawab PMO

PMO membantu tim bekerja secara lebih efisien dengan menetapkan proses manajemen proyek yang jelas, menyediakan alat yang tepat, dan membantu semua orang mengikuti praktik terbaik. Berikut tampilannya dalam tindakan:

• Menyelaraskan tim: Mengadakan rapat awal proyek untuk menentukan penyerahan, ruang lingkup, dan peran proyek.

• Memperjelas kepemilikan: Memberikan tanggung jawab yang jelas untuk manajer PMO, pemimpin proyek, pemilik anggaran, dan pemangku kepentingan.

• Membuat standar alat: Membuat templat, brief proyek, dan alur kerja.

• Menetapkan pedoman dan pelaporan: PMO memandu dan menentukan cara menetapkan milestone dan indikator kinerja utama (IKU) serta cara mengomunikasikan kesehatan proyek.

• Menetapkan ekspektasi: Menetapkan aturan dasar perencanaan proyek, tinjauan bisnis triwulanan (QBR), dan evaluasi proyek.

1. Tata kelola proyek

PMO menyiapkan Kerangka Kerja untuk memandu pengambilan keputusan di sepanjang siklus proyek. PMO menentukan tempat informasi proyek disimpan, memastikan investasi mendukung gol bisnis, dan membuat praktik tata kelola yang menjaga keselarasan tim.

2. Pelaporan berbasis data

PMO membantu tim membuat keputusan yang lebih cerdas dengan mengubah data proyek menjadi wawasan yang jelas. PMO melacak kinerja, menyoroti risiko, dan memberikan laporan tentang kinerja proyek untuk membantu anggota tim tetap pada jalurnya dan meningkatkan cara pekerjaan diselesaikan.

Kami memiliki enam Alur Kerja yang dilacak secara terpisah. Sangat menyenangkan bisa menggabungkannya Di Asana, mengetahui cara keduanya saling terkait, dan melihat dependensi yang sebelumnya tidak bisa dilihat di spreadsheet.”

3. Perencanaan strategis

Kantor manajemen proyek membantu menetapkan gol umum dan membaginya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan mudah dikelola. PMO memastikan tim memiliki sumber daya yang tepat untuk mencapai milestone utama dan menjaga keselarasan proyek dengan inisiatif perusahaan. PMO juga menciptakan proses yang jelas untuk mengajukan proyek dan menugaskan orang yang tepat untuk mewujudkannya.

4. Berbagi informasi

Untuk mencegah Sekat Informasi, PMO membuat sumber informasi terpusat, menetapkan praktik terbaik untuk kolaborasi dan keamanan, serta memastikan informasi penting diperbarui secara berkala. Ini mengurangi pekerjaan duplikat dan membuat tim selalu memiliki pemahaman yang sama.

Saat pekerjaan terdesentralisasi dan dependensi tidak jelas, semuanya terasa seperti prioritas utama. Ini menimbulkan stres dan kecemasan.”

5. Penggunaan dan pemeliharaan alat

PMO memastikan semua orang menggunakan alat yang sama—dan tahu cara menggunakannya. PMO membantu tim beralih ke perangkat lunak manajemen kerja baru, menjalankan sesi pelatihan, dan menemukan cara untuk mengotomatiskan tugas berulang. Golnya adalah menjaga kelancaran pekerjaan tanpa upaya manual yang tidak perlu.

6. Manajemen sumber daya

PMO memastikan tim memiliki hal yang dibutuhkan—baik itu anggaran, alat, atau tenaga yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan. Di perusahaan yang lebih kecil, itu mungkin berarti mengelola alokasi sumber daya secara langsung. Dalam organisasi perusahaan yang lebih besar, PMO menyiapkan sistem untuk merencanakan lebih awal dan menghindari kemacetan.

Tidak memiliki alat terpusat menciptakan disorganisasi. Kami tidak tahu apa yang sedang dikerjakan semua orang kecuali kami bertanya kepada mereka, tetapi Anda hanya mendapatkan jawaban untuk momen itu. Karena segala sesuatunya bergerak begitu cepat, kami membutuhkan tempat untuk menampung semuanya sehingga Anda dapat melihat status saat ini dan apa yang akan terjadi.”

7. Bahasa dan pelatihan standar

Kantor manajemen proyek membantu tim bekerja sama dengan lebih baik dengan menyelaraskan semua orang pada halaman yang sama dengan istilah bersama dan proses yang jelas. PMO juga memberikan pelatihan berkelanjutan untuk menjaga praktik terbaik PMO tetap segar dan mendukung manajer proyek baru saat mereka memulai.

Manfaat kantor manajemen proyek

Manfaat terbesar PMO adalah menciptakan konsistensi—menstandarkan sistem dan proses agar tim dapat bekerja sama dengan lebih efektif. Saat tim beroperasi secara terpisah, mereka menggunakan berbagai alat dan alur kerja yang memenuhi kebutuhan mendesak mereka, tetapi membuat kolaborasi lintas fungsi lebih sulit. PMO meniadakan kesenjangan ini dengan menyatukan tim di bawah kerangka kerja bersama.

Dengan menyederhanakan manajemen proyek, PMO:

• Menyelaraskan proyek dengan gol perusahaan

• Menstandarkan sistem untuk meningkatkan kolaborasi

• Memberikan tata kelola untuk pengambilan keputusan yang lebih baik

• Menetapkan standar manajemen proyek di seluruh organisasi

• Meningkatkan visibilitas dan berbagi pengetahuan

• Meningkatkan efisiensi dengan mengoptimalkan sumber daya dan mengurangi biaya

Kantor manajemen proyek memastikan tim tidak hanya menyelesaikan pekerjaan, tetapi melakukan pekerjaan yang tepat dengan cara yang paling efektif.

Cara menyiapkan kantor manajemen proyek

Belajar cara menyiapkan PMO tidak harus membebani. Ikuti langkah-langkah utama ini untuk membangun PMO yang benar-benar memberi nilai tambah:

1. Tentukan tujuan PMO. Masalah apa yang dipecahkannya? Apakah akan menawarkan panduan, menegakkan tata kelola, atau langsung mengelola proyek? Pastikan misinya selaras dengan gol bisnis.

2. Dapatkan persetujuan eksekutif. Dukungan kepemimpinan sangat penting untuk pendanaan, sumber daya, dan adopsi di seluruh tim. Tunjukkan cara PMO meningkatkan efisiensi dan kesuksesan proyek.

3. Nilai praktik saat ini. Identifikasi kesenjangan dalam proses manajemen proyek dan titik masalah. Ini membantu membentuk struktur dan prioritas PMO.

4. Menyiapkan struktur dan tata kelola. Pilih model PMO—supportive, controlling, atau directive. Standarkan Alur Kerja, templat, dan pelaporan untuk memastikan konsistensi.

5. Pilih alat PMO yang tepat. PMO yang baik berjalan pada perangkat lunak yang tepat. Pilih alat manajemen proyek yang menyederhanakan kolaborasi, pelacakan, dan pelaporan dengan dasbor dan data real-time.

6. Tentukan metrik kesuksesan. Seperti apa PMO yang sukses? Tetapkan KPI yang jelas untuk melacak efisiensi, hasil proyek, dan dampak keseluruhan.

7. Latih tim dan dorong penggunaan. Kantor manajemen proyek hanya efektif jika orang menggunakannya. Berikan pelatihan dan buat proses yang mudah diikuti sehingga tim dapat mengintegrasikannya dengan mulus.

8. Pantau dan tingkatkan. PMO harus berkembang seiring dengan Business. Tinjau kinerja secara berkala, kumpulkan umpan balik, dan sempurnakan proses untuk memaksimalkan manfaat.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan memahami cara membangun PMO yang mendorong hasil proyek yang lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan menjaga keselarasan tim.

Buat PMO sukses yang mendorong kolaborasi

Tim PMO membantu semua orang bergerak ke arah yang sama sehingga tim tahu apa yang harus dilakukan, mengapa hal itu penting, dan cara menyelesaikannya. Jika Anda merasa PMO tepat untuk Anda, mulailah dengan menyelidiki hal yang sedang dilakukan tim saat ini. Langkah pertama untuk membuat PMO adalah memahami posisi Anda—setelah Anda mengumpulkan semua informasi ini, Anda kemudian menentukan praktik terbaik dan memberdayakan kolaborasi lintas fungsi.

Pertanyaan umum tentang kantor manajemen proyek