Manajemen proyek pemasaran: Cara menyusun strategi Anda

Inisiatif pemasaran mungkin sangat penting untuk rencana bisnis Anda karena ini memberi Anda kesempatan untuk menceritakan kisah merek Anda dan mengirim prospek ke sales funnel. Tanpa pemasaran yang efektif, Anda mungkin kesulitan untuk menghasilkan pendapatan dan mendapatkan pelanggan setia. Rencana pemasaran yang terfokus memastikan bahwa pesan Anda selaras dengan audiens sehingga Anda dapat merasa bangga dengan pekerjaan yang dilakukan tim di setiap kampanye.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian manajemen proyek pemasaran dan cara menggunakannya untuk mendorong kolaborasi tim, menghasilkan produk berkualitas tinggi, dan menerapkan alur kerja terstruktur.

Apa itu manajemen proyek pemasaran?

Manajemen proyek pemasaran adalah metodologi yang digunakan untuk menjaga kampanye pemasaran tetap sesuai rencana dan memberi tahu pemangku kepentingan selama siklus proyek. Ini memberikan kejelasan di antara tim, menjaga proyek Anda tetap dalam ruang lingkup, dan membantu Anda memenuhi kebutuhan pelanggan.

Untuk mengelola proyek pemasaran, Anda akan memulai dengan prinsip manajemen proyek yang sama dengan yang digunakan tim dan industri lain. Namun, manajemen proyek pemasaran berbeda dari pendekatan manajemen proyek tradisional dalam beberapa hal, yang akan kami bahas di bawah ini. 

Lima fase manajemen proyek adalah:

1. Inisiasi

2. Perencanaan

3. Eksekusi

4. Kinerja

5. Penutup 

Dalam manajemen proyek pemasaran, Anda akan menambahkan fase strategi pemasaran, yakni mengumpulkan riset dan data pasar serta menggunakan temuan Anda untuk menjalankan rencana proyek.

Mengapa manajemen proyek pemasaran itu penting?

Manajemen proyek pemasaran itu penting karena cara Anda mengelola proyek berdampak pada semua orang yang terlibat dalam kampanye pemasaran. Saat menggunakan metodologi yang tepat, orang lain akan mengikuti arahan Anda dan menuai manfaat dari kepemimpinan Anda yang kuat. 

Bayangkan diri Anda berada di pusat proyek. Ketika lingkaran makin luas, makin banyak orang yang terlibat dalam proyek. Setelah Anda menyadari bahwa Anda hanya orang pertama dalam siklus proyek, akan lebih mudah untuk memahami alasan manajemen proyek sangat penting.

Mengelola proyek pemasaran membutuhkan banyak tenaga. Tiga kelompok pemangku kepentingan terpenting:

• Manajer proyek pemasaran:  Sebagai pemimpin dan fasilitator kampanye pemasaran, Anda berada di pusat segala sesuatu yang terjadi selama proyek pemasaran. Ini termasuk hal-hal seperti penundaan linimasa proyek, pemecahan masalah pemasaran email, dan pemantauan IKU. 

• Pemangku kepentingan internal: Pemangku kepentingan internal adalah anggota tim dalam organisasi yang memiliki kepentingan dalam proyek Anda. Orang-orang ini mungkin termasuk eksekutif, perwakilan penjualan, kreatif, atau teknisi. Cara Anda mengelola kampanye pemasaran memengaruhi pemangku kepentingan internal. Mereka sering kali terlibat dalam kampanye pemasaran, terpengaruh oleh hasil akhir kampanye, atau diberi tahu tentang gol keseluruhan Anda.

• Pemangku kepentingan eksternal: Pemangku kepentingan eksternal adalah orang-orang di luar organisasi yang memiliki kepentingan dalam proyek Anda. Orang-orang ini mungkin termasuk vendor, pengguna akhir, klien, atau investor. Anda memerlukan keterampilan manajemen proyek agar pemangku kepentingan eksternal terus mendapatkan informasi dan puas dengan hasil akhir proyek Anda.

10 langkah proses manajemen proyek pemasaran

Metodologi manajemen proyek pemasaran memiliki 10 langkah utama. Meskipun agensi pemasaran Anda mungkin menangani proyek kompleks di bidang khusus seperti SEO atau media sosial, Anda dapat menggunakan langkah-langkah ini sebagai Kerangka Kerja umum untuk sebagian besar kampanye pemasaran.

Anda dapat membagi 10 langkah di bawah ini menjadi lima fase proyek. Kelima fase ini menyerupai fase manajemen proyek tradisional, tetapi juga mencakup strategi pemasaran tambahan untuk memastikan Anda menyiapkan diri—dan proyek pemasaran—untuk meraih kesuksesan. 

Tujuan dan analisis

Gol dari fase tujuan dan analisis manajemen proyek pemasaran adalah berfokus pada perencanaan kampanye pemasaran Anda. Ini meliputi menentukan gol akhir proyek dan menguraikan metrik keberhasilan.

1. Tentukan gol akhir: Perjelas gol akhir Anda di awal setiap proyek yang Anda kerjakan. Dengan begitu, anggota tim tahu apa yang harus dikejar selama pelaksanaan proyek dan pemangku kepentingan tahu apa yang diharapkan. 

2. Identifikasi metrik keberhasilan: Identifikasi KPI di awal kampanye sangat penting agar Anda dapat menggunakan metrik ini untuk memantau progres di sepanjang siklus proyek. 

Strategi pemasaran

Gunakan tujuan proyek dari fase satu untuk mendorong strategi pemasaran Anda. Selama fase ini, Anda juga akan menggunakan riset pasar dan data untuk menemukan cara paling efektif untuk mencapai gol strategis.

1. Tentukan audiens Anda: Mengidentifikasi audiens target adalah langkah pertama untuk mencapai ROI yang tinggi. Audiens target Anda adalah sekelompok orang yang paling mungkin beresonansi dengan merek Anda. Jika Anda dapat menjangkau audiens ini, Anda meningkatkan peluang untuk menjual produk atau layanan Anda. 

2. Tetapkan pesan dan CTA: Tentukan pesan yang ingin Anda kirimkan ke audiens target. Pesan Anda harus mencakup ajakan bertindak strategis untuk produk atau layanan Anda. 

Penjadwalan proyek

Kampanye pemasaran Anda mungkin memerlukan aset kreatif dan rencana terperinci tentang cara dan tempat mendistribusikan aset ini. Selama fase penjadwalan proyek, bentuk tim untuk membantu Anda membuat aset. 

1. Perjelas ruang lingkup: Perjelas ruang lingkup proyek sehingga semua orang mengetahui batasan linimasa, sumber daya, dan anggaran proyek. Penting juga untuk memastikan pemangku kepentingan mengetahui ruang lingkup proyek untuk membatasi permintaan perubahan.

2. Delegasikan tugas: Mendelegasikan pekerjaan sangat penting jika Anda ingin tetap tertata dan menghindari pekerjaan duplikat. Buat linimasa proyek dan berikan tugas kepada anggota tim. Gunakan Bagan Gantt atau alat manajemen tugas lainnya agar anggota tim dapat memvisualisasikan milestone proyek dan dependensi antar tugas. 

Peluncuran kampanye

Setelah Anda menjadwalkan kampanye, tindakan dimulai. Ini adalah fase saat tim mengembangkan aset kreatif dan mengirimkannya ke khalayak umum. Bagian manajemen proyek pemasaran ini menarik karena Anda dapat melihat strategi Anda berjalan. 

1. Buat hasil akhir proyek: Hasilkan hasil akhir yang akan mengalahkan pesaing dan memukau audiens Anda. Pekerjakan tim penulis dan desainer grafis yang dapat menyampaikan pesan Anda menggunakan salinan yang kuat dan visual yang mengesankan. 

2. Distribusikan ke seluruh kanal pemasaran: Tentukan kanal pemasaran yang akan membantu Anda menjangkau audiens target dan waktu mereka menggunakannya. Tempatkan hasil akhir Anda di seluruh kanal ini agar Anda mendapatkan sebanyak mungkin perhatian.

Pantau dan tinjau

Gunakan metrik kesuksesan yang Anda tetapkan selama fase perencanaan proyek untuk memantau progres proyek. Setelah melacak progres, Anda juga dapat menggunakan hasil kinerja untuk mempelajari pelajaran untuk proyek mendatang. 

1. Pantau hasil: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memantau KPI Anda secara real time. Setelah meluncurkan kampanye pemasaran, Anda dapat menilai seberapa baik kinerja kampanye dan penyesuaian yang harus dilakukan pada strategi pemasaran Anda di masa mendatang.

2. Tetapkan standar mendatang: Gunakan pelajaran yang Anda dapatkan dari pemantauan kampanye untuk menetapkan standar proyek mendatang. Misalnya, jika kampanye Anda berkinerja buruk dengan rentang usia tertentu, tetapkan batasan audiens pada grup ini untuk kampanye mendatang.  

Tantangan umum dalam kampanye pemasaran

Banyak tim pemasaran menghadapi tantangan saat menerapkan kampanye pemasarannya. Untungnya, tantangan yang paling umum dapat dicegah atau mudah diatasi dengan manajemen proyek pemasaran. 

Gunakan solusi untuk tantangan di bawah ini sebagai bagian dari alur kerja manajemen proyek pemasaran Anda.

1. Risiko proyek

Kampanye pemasaran mengalami risiko di banyak bidang, dan sulit untuk memprediksi risiko ini atau kapan risiko akan terjadi. Namun, jika Anda tidak siap untuk memitigasi risiko proyek setelah terjadi, masalah ini dapat memengaruhi kualitas proyek. Beberapa area umum risiko proyek meliputi:

• Risiko teknis: Risiko teknis dapat memengaruhi kampanye pemasaran email atau digital secara khusus. Insiden keamanan, serangan dunia maya, pencurian kata sandi, atau gangguan layanan dapat menunda kampanye pemasaran atau menggagalkannya sepenuhnya. 

• Risiko pasar: Ini adalah risiko yang memengaruhi seluruh pasar. Ini mungkin termasuk risiko resesi, risiko margin, risiko suku bunga, dan risiko mata uang. Meskipun risiko ini tidak dapat dikontrol, tim Anda dapat mempersiapkan diri menghadapinya sehingga Anda dapat bereaksi dengan cepat jika risiko tersebut benar-benar terjadi.

• Risiko organisasi: Risiko organisasi terjadi dari masalah dengan operasi internal. Peristiwa yang termasuk dalam kategori ini meliputi kerusakan reputasi, kegagalan komunikasi, tuntutan hukum, dan gangguan rantai pasokan. 

Solusi: Gunakan manajemen risiko proyek untuk mencegah dan mengurangi risiko dalam kampanye pemasaran Anda. Selama fase perencanaan, siapkan analisis risiko untuk menilai risiko proyek yang paling mungkin terjadi, serta risiko yang merupakan prioritas tertinggi. Kemudian, gunakan wawasan untuk membentuk kampanye dan bersiap menghadapi kemungkinan masalah. 

2. Scope creep

Scope creep terjadi saat kampanye pemasaran berkembang melampaui ekspektasi awal yang telah ditetapkan. Kampanye pemasaran sering mengalami scope creep karena tim tidak menetapkan persyaratan yang jelas selama perencanaan proyek. Jika Anda tidak menyampaikan batasan kepada pemangku kepentingan, mereka mungkin meminta perubahan yang sulit diikuti oleh tim proyek Anda. 

Solusi: Tentukan tujuan proyek selama tahap awal kampanye pemasaran dan bagikan tujuan ini kepada pemangku kepentingan. Pertahankan jalur komunikasi yang jelas agar pemangku kepentingan memahami persyaratan proyek, termasuk batas linimasa dan anggaran proyek. Jika perlu, Anda juga dapat menetapkan proses kontrol perubahan untuk mengatur permintaan perubahan.  

3. Komunikasi yang buruk dengan pemangku kepentingan

Komunikasi yang buruk dengan pemangku kepentingan adalah tantangan yang dihadapi banyak tim pemasaran. Anda dapat melihat di atas bahwa tantangan ini memiliki konsekuensi, dengan scope creep sebagai salah satu konsekuensinya. Konsekuensi lain dari masalah komunikasi meliputi:

• Ekspektasi proyek yang tidak jelas 

• Inkonsistensi dalam gol dan hasil

• Penurunan semangat kerja tim

• Pendanaan proyek yang tidak mencukupi

• Pekerjaan duplikat

Solusi: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk membangun jalur komunikasi yang kuat dengan pemangku kepentingan. Bagikan pembaruan real-time kepada semua orang yang terlibat dalam kampanye pemasaran Anda, dan dorong pemangku kepentingan untuk memberikan umpan balik selama prosesnya. Tetapkan milestone proyek sebagai checkpoint untuk evaluasi kolektif kampanye.

4. Tidak ada sumber kebenaran tunggal

Tim pemasaran yang mengandalkan obrolan tatap muka, email, telepon, atau video untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan akan mengalami tantangan saat mengelola kampanye pemasarannya. Anda tidak harus menghentikan formulir komunikasi tradisional ini, tetapi formulir ini tidak menawarkan hal-hal penting seperti:

• Berbagi dokumen

• Pembaruan status real-time

• Integrasi perangkat lunak

• Manajemen tugas

• Sumber informasi terpusat

Strategi pemasaran Anda harus transparan bagi semua pemangku kepentingan. Transparansi memperkuat komunikasi tim dan meningkatkan kualitas proyek.

Solusi: Gunakan perangkat lunak manajemen proyek sebagai sumber kebenaran tunggal. Ada banyak jenis manajemen proyek dengan berbagai tingkat fungsionalitas. Beberapa alat mengompilasi informasi proyek, sementara yang lain mengompilasi informasi dari sumber luar. Gunakan alat seperti Asana untuk menyesuaikan tampilan proyek dan membuat semua orang—dari anggota tim hingga pemangku kepentingan—memiliki pemahaman yang sama.

Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk menyusun strategi pemasaran Anda

Manajemen proyek pemasaran dapat menghilangkan beberapa tantangan umum yang dihadapi oleh bagian pemasaran. Saat menggunakan metodologi manajemen terstruktur, Anda akan meningkatkan alur komunikasi dan menyederhanakan proses kerja. Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mendorong kolaborasi antar-pemangku kepentingan dan untuk menetapkan sumber kebenaran tunggal.