Manajemen berdasarkan tujuan (MBO): Definisi dan proses

Ungkapan "It takes a village" mengacu pada gagasan bahwa kesuksesan berasal dari kolaborasi. Sebagai manajer proyek, Anda merasakan sendiri hal ini. Anda mengandalkan desa—atau tim—untuk menyelesaikan proyek. Perusahaan juga mengandalkan kolektif untuk mencapai tujuan mereka. Namun, bagaimana anggota tim tetap termotivasi untuk bekerja mencapai tujuan orang lain? 

Manajemen berdasarkan tujuan (MBO) adalah pendekatan strategis untuk meningkatkan kinerja perusahaan dengan menyelaraskan tujuan perusahaan dan tim. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara kerja proses MBO. Kita juga akan membahas kelebihan dan kekurangan menggunakan model MBO.

Apa itu manajemen berdasarkan tujuan (MBO)?

Management by objectives (MBO) menyelaraskan gol anggota tim dengan tujuan perusahaan sehingga anggota tim merasa lebih termotivasi dan dilibatkan dalam pekerjaan. Model MBO, yang pertama kali diterbitkan Peter Drucker dalam bukunya "The Practice of Management" pada 1954, juga menekankan penggunaan alat pelaporan dan tinjauan kinerja untuk memantau kinerja anggota tim. 

MBO menggunakan standar objektif untuk mengukur kinerja anggota tim dan perusahaan. Standar objektif menguraikan hal yang adil, masuk akal, atau dapat diterima dalam perjanjian. Anda dapat menggunakan standar ini untuk menilai produktivitas anggota tim dan mengidentifikasi area peluang dalam tim. MBO berfungsi karena bagian dari proses MBO melibatkan manajemen dan anggota tim yang menyelaraskan dan menyetujui standar objektif ini.

Proses manajemen berdasarkan tujuan (MBO) 5 langkah

Ada lima langkah dalam teknik MBO. Menerapkan proses ini meliputi pembuatan gol organisasi dan mengubah gol tersebut menjadi serangkaian tujuan individu yang dapat diikuti anggota tim.

1. Tentukan tujuan organisasi

Tindakan pertama adalah menentukan tujuan organisasi. Sebagai manajer proyek, tugas Anda mungkin berupa turut membuat tujuan perusahaan atau menerjemahkan tujuan perusahaan kepada tim dengan cara yang mudah dipahami. Anda dapat menggunakan templat gol bisnis untuk menyusun gol spesifik pada tahap ini.

2. Mengubah gol organisasi  menjadi tujuan pegawai

Setelah menentukan tujuan perusahaan, gunakan pendekatan top-down untuk menerjemahkan tujuan perusahaan menjadi gol individu untuk setiap anggota tim. Pastikan Anda menggunakan kerangka kerja gol SMART untuk memastikan gol anggota tim dapat diukur dan dicapai.

Ketika anggota tim memiliki gol pribadi yang selaras dengan gol perusahaan yang lebih besar, mereka memahami perannya dalam gambaran yang lebih besar. Menurut penelitian kami, hanya 26% pegawai yang memiliki pemahaman jelas tentang keterkaitan pekerjaan individu mereka dengan gol perusahaan dan hanya 16% yang mengatakan perusahaan mereka efektif dalam menetapkan dan mengomunikasikan gol.

3. Memantau kinerja dan progres

Saat anggota tim bekerja untuk mencapai tujuan spesifik mereka, Anda harus memantau kinerja mereka. Anda dapat memantau progres setiap anggota tim dengan mengumpulkan metrik keberhasilan dari alat manajemen proyek dan menilai apakah tujuan dan hasil kunci (OKR) terpenuhi. Memantau kinerjawa pegawai juga akan membantu Anda menilai produktivitas anggota tim.

4. Evaluasi tujuan dan progres pegawai

Anda dapat mengevaluasi progres anggota tim dengan menyiapkan penilaian kinerja. Penilaian kinerja akan memungkinkan Anda untuk memberikan umpan balik pribadi tentang hal-hal yang dilakukan dengan baik oleh setiap anggota tim dan aspek yang dapat ditingkatkan pada gol individu mereka sehingga mereka dapat memberikan kontribusi yang lebih baik bagi perusahaan secara keseluruhan. Langkah dalam manajemen kinerja ini sangat penting karena menekankan komunikasi yang efektif antara manajemen dan tim. Anggota tim mungkin menantikan evaluasi kinerja karena umpan balik dapat meningkatkan produktivitas tim.

5. Berikan umpan balik dan imbalan

Langkah terakhir dalam sistem MBO adalah memberi penghargaan kepada tim atas pencapaian mereka. Ini meningkatkan semangat tim dan membuat rekan tim termotivasi untuk bekerja keras selama proses MBO berikutnya. 

Anda dapat memberi penghargaan kepada tim dengan cara intrinsik maupun ekstrinsik. Anda dapat mendorong motivasi intrinsik dengan menantang anggota tim, menghargai kerja keras mereka, memastikan mereka merasa diterima, dan menawarkan aktivitas pembangunan tim. Dengan tindakan ini, Anda akan membantu anggota tim mengembangkan kepercayaan diri dan motivasi diri.  

Imbalan ekstrinsik dapat mencakup pujian, bonus berbayar, kenaikan gaji, promosi, tanggung jawab tambahan dalam peran mereka saat ini, atau cuti berbayar. Imbalan ini mungkin berwujud atau tidak berwujud, tetapi kemungkinan akan memberi insentif kepada anggota tim untuk terus bekerja mencapai tujuan individu dan perusahaan.

Contoh manajemen berdasarkan tujuan

Contoh penerapan MBO adalah perusahaan yang memiliki tujuan triwulanan untuk mendapatkan 30% dari keseluruhan pendapatan dari upaya pemasarannya. Untuk mencapai tujuan ini, mereka membaginya menjadi tujuan pribadi untuk setiap anggota tim. 

• Untuk pemasar digital di tim, tujuan pribadi mereka adalah mendapatkan tiga klien pemasaran baru untuk kuartal tersebut. 

• Manajer memantau kinerja anggota tim selama kuartal untuk mengidentifikasi cara setiap anggota tim merencanakan pencapaian gol pribadi dan apakah mereka membuat progres menuju gol. 

• Jika anggota tim mencapai golnya di akhir kuartal, ia akan diberi bonus.

Kelebihan dan kekurangan MBO

Setelah Drucker pertama kali memperkenalkan MBO, ini menjadi teknik manajemen yang sangat disukai pada 1960-an dan 1970-an. Namun, penggunaan model ini secara luas telah menurun sejak perusahaan menguji gaya manajemen baru. Beberapa perusahaan saat ini masih menggunakan MBO, tetapi ada argumen yang mendukung dan menentangnya. 

Kelebihan dan kelebihan MBO

Pendukung pendekatan MBO percaya bahwa menggunakan formulir manajemen ini dalam sistem yang lebih besar menciptakan struktur manajemen yang lebih sederhana. Manfaat lainnya meliputi:

• Peningkatan produktivitas tim: Jika anggota tim memiliki tujuan pribadi, mereka memiliki kejelasan yang lebih baik tentang alasan pentingnya pekerjaan mereka. Akibatnya, motivasi dan produktivitas mereka meningkat. 

• Peningkatan komunikasi tim: Model MBO dapat meningkatkan komunikasi tim dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih terbuka karena anggota tim memahami tujuan perusahaan dan tahu bahwa gol pribadi mereka selaras dengan tujuan tersebut. 

• Tujuan anggota tim yang dipersonalisasi: Karena sistem MBO mempersonalisasi tujuan anggota tim dan menjadikannya prioritas bagi anggota tim untuk mencapai potensi tertinggi mereka, semua orang di perusahaan memahami cara pekerjaan mereka memberikan dampak.

Kerugian dan keterbatasan MBO

Penentang MBO percaya bahwa model ini berisiko mengabaikan etika dan nilai-nilai perusahaan dengan terlalu berfokus pada gol individu. Kelemahan lainnya meliputi:

• Prioritas pada penetapan gol dibandingkan perencanaan strategis: Memprioritaskan tujuan pribadi untuk anggota tim dapat mengorbankan perencanaan strategis jangka panjang. Perusahaan yang menghabiskan begitu banyak waktu untuk menetapkan gol mungkin memiliki lebih sedikit waktu untuk fokus pada budaya perusahaan, masalah operasional, dan bidang keterlibatan lainnya. 

• Meningkatnya tekanan pada anggota tim untuk mencapai gol: Karena MBO berfokus pada individu, anggota tim mungkin merasa terlalu banyak tekanan untuk mencapai gol mereka. Ini bisa menjadi kelemahan MBO karena anggota tim mungkin menjadi terlalu banyak bekerja di jenis lingkungan kerja ini, yang dapat menyebabkan retensi dan semangat kerja yang rendah. 

• Persaingan antaranggota tim: Sistem penghargaan yang berfokus pada ekstrinsik yang dimasukkan ke dalam MBO dapat mendorong persaingan antaranggota tim, yang dapat menghambat terciptanya lingkungan kerja yang sehat. Dinamika tim yang sehat di tempat kerja harus mencakup kerja tim dan saling mendukung untuk mencapai gol pribadi dan perusahaan. 

Membandingkan MBO dengan kerangka kerja penetapan gol lainnya

Management by Objectives (MBO) hanyalah salah satu dari beberapa kerangka kerja penetapan gol populer yang digunakan dalam bisnis modern. Berikut perbandingannya dengan pendekatan terkenal lainnya.

Manajemen berdasarkan tujuan (MBO) vs. manajemen berdasarkan pengecualian (MBE)

MBE berfokus pada mengidentifikasi dan mengatasi penyimpangan dari kinerja standar, sementara pendekatan MBO menekankan pada penetapan dan pencapaian tujuan spesifik. MBE lebih memperhatikan pemeliharaan status quo dan intervensi saat masalah muncul, sedangkan MBO secara proaktif menetapkan gol untuk mendorong peningkatan kinerja.

MBO vs. gol SMART

Gol SMART memberikan pendekatan terstruktur untuk penetapan gol, yang menetapkan bahwa tujuan harus Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu. Meskipun MBO memiliki prinsip-prinsip yang sama, ini merupakan kerangka kerja yang lebih komprehensif yang mencakup gol kaskade, pemantauan progres, dan evaluasi kinerja.

MBO vs. tujuan dan hasil kunci (OKR)

Kerangka Kerja OKR, yang dipopulerkan oleh Google, memiliki kesamaan dengan pendekatan MBO dalam hal menetapkan tujuan dan mengukur progres. Namun, OKR lebih menekankan pada penentuan hasil kunci yang terukur dan melakukan pemeriksaan berkala untuk melacak kinerja terhadap metrik ini.

Memilih Kerangka Kerja penetapan gol yang tepat

Pilihan kerangka kerja penetapan gol bergantung pada faktor-faktor seperti budaya organisasi, industri, dan gaya manajemen. Pertimbangkan hal-hal berikut saat memilih pendekatan:

• Keselarasan dengan nilai dan misi perusahaan

• Tingkat keterlibatan dan otonomi pegawai

• Penekanan pada kinerja individu vs. tim

• Frekuensi tinjauan progres dan umpan balik

• Integrasi dengan sistem penilaian kinerja dan imbalan

Terlepas dari Kerangka Kerja yang dipilih, penetapan gol yang efektif melibatkan penentuan tujuan yang jelas, menyelaraskannya dengan gol perusahaan, dan secara berkala memantau progres untuk memastikan keberhasilan. Dengan membandingkan dan menyesuaikan elemen dari berbagai pendekatan, organisasi dapat mengembangkan sistem penetapan gol yang paling sesuai dengan kebutuhan unik mereka dan mendorong pencapaian jangka panjang.

Menerapkan manajemen yang efektif berdasarkan tujuan

Menerapkan program MBO yang sukses membutuhkan perencanaan dan pelaksanaan yang cermat. Ikuti langkah-langkah ini untuk memastikan proses MBO yang efektif dalam organisasi Anda:

1. Tentukan tujuan organisasi

Mulailah dengan memperjelas tujuan strategis perusahaan Anda secara keseluruhan. Tujuan ini harus spesifik, terukur, dan selaras dengan misi dan visi Anda. Libatkan pemangku kepentingan utama untuk memastikan dukungan dan pemahaman bersama tentang gol umum ini.

2. Bagikan tujuan ke bagian dan individu

Bagilah tujuan organisasi menjadi gol spesifik untuk setiap bagian dan pegawai. Pastikan gol ini dapat dicapai, relevan dengan peran pekerjaan, dan berkontribusi pada tujuan perusahaan secara keseluruhan. Libatkan pegawai dalam proses penetapan gol untuk menumbuhkan kepemilikan dan akuntabilitas.

3. Tetapkan metrik dan milestone

Tentukan cara progres dan kesuksesan akan diukur untuk setiap tujuan. Tentukan metrik, KPI, atau OKR yang jelas yang memungkinkan Anda melacak kinerja. Tetapkan milestone sementara untuk mempertahankan momentum dan memungkinkan koreksi arah jika diperlukan.

4. Terapkan tinjauan progres rutin

Jadwalkan check-in rutin antara manajer dan anggota tim untuk membahas progres, mengidentifikasi hambatan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Tinjauan kinerja ini harus mendukung dan berfokus pada pemecahan masalah, bukan menyalahkan.

5. Mengevaluasi kinerja pegawai dan memberikan umpan balik

Lakukan penilaian kinerja formal secara berkala (misalnya, setiap kuartal atau tahunan). Nilai pencapaian individu dan tim terhadap tujuan yang ditetapkan. Berikan umpan balik yang membangun dan akui keberhasilan. Gunakan wawasan yang diperoleh untuk menginformasikan siklus penetapan gol di masa mendatang.

6. Selaraskan imbalan dan apresiasi dengan pencapaian gol

Kaitkan imbalan, bonus, dan promosi dengan pencapaian tujuan individu dan tim. Ini membantu memperkuat pentingnya proses MBO dan memotivasi pegawai untuk tetap terlibat dan termotivasi.

7. Tumbuhkan lingkungan kerja yang suportif

Dorong komunikasi terbuka, kolaborasi, dan pola pikir berkembang. Sediakan sumber daya, pelatihan, dan dukungan untuk membantu pegawai mencapai gol mereka. Secara berkala menilai dan mengatasi hambatan untuk meraih kesuksesan, seperti prioritas yang saling bertentangan atau alat yang tidak memadai.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan terus menyempurnakan proses MBO, Anda dapat memanfaatkan kekuatan teknik manajemen ini untuk mendorong kesuksesan organisasi, meningkatkan kinerja pegawai, serta meningkatkan kepuasan dan retensi kerja.

Tetapkan gol dan capai tujuan perusahaan dengan MBO

MBO paling efektif saat digunakan sebagai salah satu bagian dari rencana manajemen yang lebih komprehensif. Ketika anggota tim memiliki gol yang terhubung dengan misi perusahaan, mereka akan merasa lebih termotivasi untuk berkolaborasi. Dengan perangkat lunak pelacakan gol, Anda dapat membantu anggota tim tetap bekerja sesuai rencana dengan gol mereka dan membantu mereka mencapai gol tersebut secara real time.

Pertanyaan Umum: Manajemen berdasarkan tujuan (MBO)

Apa saja tiga jenis tujuan MBO?

Tiga jenis tujuan MBO adalah tujuan strategis (gol jangka panjang yang selaras dengan misi perusahaan), tujuan taktis (gol jangka pendek yang mendukung tujuan strategis), dan tujuan operasional (gol harian yang menjaga kelancaran bisnis). Tujuan ini harus dapat dicapai dan berkontribusi pada kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Apakah proses MBO memakan waktu?

Meskipun penyiapan awal program MBO mungkin memerlukan investasi waktu, manfaat jangka panjangnya sering kali lebih besar daripada upaya awal. Dengan menentukan tujuan secara jelas dan menyederhanakan proses penetapan gol, MBO sebenarnya dapat menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi dalam jangka panjang.

Apa saja empat langkah manajemen menurut tujuan?

Empat langkah manajemen menurut tujuan adalah: menetapkan tujuan, mengembangkan rencana tindakan, memantau progres, dan mengevaluasi kinerja. Proses tujuan ini membantu menyelaraskan gol individu dengan tujuan organisasi, menumbuhkan keterlibatan pegawai, dan meningkatkan pengambilan keputusan.

Bagaimana sumber daya manusia dapat mendukung implementasi MBO?

Sumber daya manusia dapat memainkan peran penting dalam menerapkan MBO dengan mengomunikasikan manfaat program, melatih manajer untuk menetapkan gol yang dapat dicapai, dan menyelaraskan evaluasi kinerja dengan tujuan MBO. Selain itu, SDM dapat memanfaatkan media sosial dan saluran komunikasi internal lainnya agar pegawai tetap terinformasi dan terlibat selama proses berlangsung.