Cara mendelegasikan secara efektif: 10 kiat delegasi untuk pemimpin

Terkadang, hal paling berharga yang dapat Anda lakukan sebagai manajer adalah mendelegasikan pekerjaan. Mendelegasikan pekerjaan tidak hanya memberi Anda lebih banyak waktu untuk berfokus pada tugas berdampak besar, tetapi juga memberi kesempatan kepada anggota tim untuk terlibat dalam proyek menarik. 

Namun, mengetahui apa—dan bagaimana—cara mendelegasikan mungkin menakutkan bagi manajer baru. Delegasi adalah keterampilan kepemimpinan yang dapat Anda kembangkan dari waktu ke waktu. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan 10 kiat untuk membantu Anda menjadi pemberi tugas yang lebih baik.

Apa itu delegasi?

Delegasi adalah tindakan mengalihkan tugas dan inisiatif kepada anggota tim lainnya. Anda dapat mendelegasikan pekerjaan untuk mendistribusikan tanggung jawab secara lebih merata, atau karena tugas atau inisiatif lebih relevan dengan prioritas, keterampilan, atau minat anggota tim lainnya. 

Mengetahui kapan dan cara mendelegasikan tugas menjadikan Anda manajer yang lebih baik. Mendelegasikan tidak hanya membantu Anda menyelesaikan pekerjaan berdampak tinggi, tetapi juga memberi kesempatan kepada anggota tim untuk terlibat dalam proyek menarik. Delegasi yang efektif membangun keterampilan tim dan memungkinkan anggota tim untuk mengembangkan kekuatan baru. 

Mengapa delegasi itu penting? 

Mengetahui cara mendelegasikan tugas itu penting karena dua alasan utama: memaksimalkan produktivitas dan membangun kepercayaan. Dengan delegasi yang efektif, kelompok yang lebih besar mencapai lebih banyak hal daripada individu. Ini juga mencegah burnout dan pekerjaan berlebihan—peranAnda bukan melakukan segalanya, melainkan memberikan tugas yang tepat kepada orang yang tepat.

Keterampilan delegasi yang baik membantu Anda berfokus pada gol umum sekaligus mengembangkan kekuatan tim. Memahami cara mendelegasikan tanggung jawab memungkinkan anggota tim untuk memiliki kepemilikan, mendapatkan kepercayaan diri, dan meningkatkan keahlian mereka. Seiring berjalannya waktu, dengan memberikan kesempatan pengembangan kepada orang-orang, Anda akan memperkuat kinerja tim, mendorong pertumbuhan kepemimpinan, dan mendorong kesuksesan jangka panjang.

10 kiat delegasi untuk pemimpin

Mempelajari cara mendelegasikan pekerjaan menjadikan Anda manajer yang lebih baik dan memungkinkan anggota tim untuk terlibat dalam proyek yang menarik. Cobalah 10 kiat ini untuk memulai proses delegasi.

1. Identifikasi pekerjaan untuk didelegasikan

Tidak semua pekerjaan dapat didelegasikan. Beberapa pekerjaan bersifat strategis atau sangat penting untuk bisnis, dan akan mendapat manfaat dari perhatian pribadi Anda. Sebelum mulai mendelegasikan tugas, evaluasi pentingnya pekerjaan dan dampak delegasi. 

Artinya, Anda dapat mendelegasikan tugas penting jika anggota tim memiliki keahlian yang tepat. Namun, pendelegasian yang efektif masih memerlukan pengawasan—Anda tetap bertanggung jawab atas hasilnya. 

Pekerjaan yang ideal untuk didelegasikan meliputi:

• Tugas berulang: Jika tugas berulang secara rutin, mendelegasikannya akan meluangkan waktu Anda sekaligus memastikan konsistensi.

• Tugas yang selaras dengan minat anggota tim: Jika seseorang ingin mengembangkan keterampilan, delegasikan pekerjaan yang mendukung perkembangannya.

• Tugas yang terhubung ke gol tim: Delegasi paling efektif saat tugas yang diberikan berkontribusi pada pengembangan profesi anggota staf.

2. Berlatih melepaskan

Bagi pemimpin baru, delegasi tugas mungkin terasa menantang—Anda memercayakan tugas penting kepada orang lain. Namun, belajar cara mendelegasikan tugas secara efektif adalah keterampilan kepemimpinan yang penting.

Mulailah dari hal kecil. Delegasikan tugas dengan risiko lebih rendah sebelum melanjutkan ke proyek besar. Bersabarlah—baik dengan diri sendiri maupun dengan Tim. Delegasi tugas membutuhkan waktu, dan anggota staf Anda mungkin awalnya membutuhkan waktu lebih lama dari yang Anda inginkan. Namun, mendelegasikan tugas membantu mereka membangun keterampilan sekaligus mengurangi beban kerja Anda.

3. Prioritaskan sebelum mendelegasikan

Untuk belajar mendelegasikan, Anda perlu menilai prioritas dan kompleksitas tugas. Jika ada tugas tertentu yang mendesak, tugas tersebut harus diselesaikan dengan cepat—baik oleh Anda atau dengan mendelegasikannya kepada anggota tim yang tepat. Kuncinya adalah mengetahui hal yang memerlukan perhatian langsung Anda dan hal yang dapat diberikan kepada orang lain.

Cara terbaik untuk memperjelas prioritas adalah dengan menghubungkan tugas tertentu ke gol grup yang lebih besar. Ketika tim memahami alasan pekerjaan mereka penting, akan lebih mudah untuk memprioritaskan dan mendelegasikan tugas secara efisien. Gunakan alat manajemen proyek bersama untuk melacak tugas. Ini menciptakan akuntabilitas dan meningkatkan delegasi tugas di seluruh tim.

4. Pahami kekuatan setiap anggota tim

Bagian dari mendelegasikan adalah memastikan orang yang Anda berikan pekerjaan siap untuk meraih kesuksesan. Delegasi kerja yang efektif memiliki dua elemen:

1. Mendelegasikan pekerjaan kepada anggota tim yang memiliki keahlian di bidang tersebut.

2. Memberi kesempatan kepada anggota tim untuk mengembangkan keterampilan baru. 

Pahami kekuatan dan minat setiap anggota tim. Dalam rapat 1:1 berikutnya, tanyakan keterampilan yang ingin mereka kembangkan dan keterampilan baru yang ingin mereka pelajari. Mendelegasikan tugas yang selaras dengan gol mereka akan meningkatkan kepuasan kerja dan membuat mereka tetap terlibat.

5. Berikan konteks dan panduan

Saat mendelegasikan tugas, beri anggota tim konteks dan panduan yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. Delegasi tanggung jawab yang jelas meliputi:

• Cara menyelesaikan tugas

• Batas waktu dan prioritas

• Dokumen dan detail yang relevan

• Alat dan sumber daya yang diperlukan

• Gol dan hasil yang diharapkan

• Pekerjaan terkait

Tugas yang tampaknya sederhana bagi Anda mungkin baru bagi mereka. Mempelajari cara mendelegasikan sebagai pemimpin dimulai dengan komunikasi yang jelas. Arahkan mereka dalam tugas, jawab pertanyaan, dan pastikan mereka memiliki hal yang dibutuhkan sebelum memulai.

6. Berinvestasi dalam pelatihan

Terkadang, delegasi wewenang tampak mustahil, tetapi pelatihan tim dapat mengubahnya. Alih-alih menyimpan pekerjaan yang hanya Anda yang bisa melakukannya, ajari anggota tim cara menanganinya. Ini adalah teknik delegasi utama yang mengurangi beban kerja Anda dan membangun keterampilan mereka.

Pelatihan membutuhkan waktu, tetapi jika Anda ingin memahami cara menjadi lebih baik dalam mendelegasikan, berinvestasi dalam tim Anda sangat penting. Ini juga meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda dan membantu tim berkembang.

Hindari manajemen mikro—biarkan anggota tim memecahkan masalah sendiri. Jika mereka mengalami kendala, ajukan pertanyaan untuk memandu pemikiran mereka, bukan memberikan solusi langsung. Keterampilan pengambilan keputusan yang baik sangat penting untuk pengembangan tim dan delegasi yang efektif. Makin banyak Anda berinvestasi dalam pelatihan, makin mudah delegasi kerja dilakukan.

7. Prioritaskan komunikasi dan umpan balik

Mendelegasikan pekerjaan adalah kesempatan yang sangat baik untuk umpan balik dan komunikasi dua arah. Pastikan orang memiliki cara untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan, dan jadwalkan check-in rutin untuk meninjau progres.

Berikan umpan balik tentang pekerjaan mereka untuk meningkatkan delegasi tugas di masa mendatang. Mintalah masukan mereka juga—apakah mereka memiliki informasi yang dibutuhkan? Apakah ada kekurangan yang membuat tugas lebih sulit? Mempelajari cara mendelegasikan sebagai pemimpin adalah keterampilan jangka panjang, dan umpan balik yang berkesinambungan membantu menyempurnakan teknik delegasi Anda dari waktu ke waktu.

8. Fokus pada hasil

Gol dari mendelegasikan pekerjaan bukanlah untuk menyelesaikannya persis seperti yang Anda inginkan, melainkan untuk mencapai hasil yang tepat. Izinkan anggota staf mengembangkan pendekatan mereka sendiri, bukan mengelola setiap langkah secara mikro.

Alih-alih terlalu banyak menjelaskan cara mendelegasikan tugas, fokuslah pada hasil dan percayai prosesnya. Memberi mereka otonomi akan memperkuat keterampilan pengambilan keputusan dan menunjukkan kepercayaan diri dalam kemampuan mereka.

9. Percaya, tapi verifikasi

Setelah Anda mendelegasikan pekerjaan, mundur dan biarkan anggota tim mengambil kepemilikan. Hubungi secara berkala untuk menawarkan dukungan, tetapi hindari manajemen mikro—mereka membutuhkan ruang untuk melakukan pekerjaan.

Namun, delegasi dalam manajemen tidak berarti kehilangan pengawasan. Jika Anda baru dalam delegasi tugas, siapkan siklus peninjauan untuk menilai hasil dan membuat penyesuaian jika diperlukan. Anda masih bertanggung jawab atas hasil akhir.

10. Berikan apresiasi setelah pekerjaan selesai

Delegasi pekerjaan yang efektif memberi anggota tim kesempatan untuk mengembangkan keterampilan baru, tetapi pengakuan juga penting. Saat pekerjaan selesai, pastikan mereka mendapatkan apresiasi atas kontribusinya.

Jika orang lain menganggap Anda yang menyelesaikan tugas, perbaiki kesalahan mereka. Mengakui kontribusi akan memperkuat kepercayaan dalam keterampilan delegasi Anda. Mempelajari cara mendelegasikan tugas secara efektif bukan hanya tentang menugaskan pekerjaan—ini tentang memberdayakan tim dan mengapresiasi kesuksesan mereka.

Contoh delegasi

Delegasi tugas bukanlah tentang membebankan pekerjaan—ini tentang menugaskan tugas yang tepat kepada anggota staf yang paling cocok untuk itu. Berikut beberapa contoh delegasi yang menunjukkan cara pemimpin yang efektif dapat mendistribusikan tanggung jawab sekaligus menumbuhkan kepuasan kerja dan pertumbuhan profesional:

• Manajemen proyek: Manajer yang lebih baik menugaskan rekan kerja untuk memimpin fase proyek tertentu, memungkinkan mereka untuk mengembangkan keterampilan baru dalam koordinasi dan perencanaan. Manajer masih memeriksa secara berkala, tetapi tidak mengatur setiap detail secara mikro.

• Komunikasi klien: Seorang pemimpin tim mendelegasikan tindak lanjut klien rutin kepada rekan junior, meluangkan waktu untuk pengambilan keputusan tingkat yang lebih tinggi sekaligus memberikan rekan kerja pengalaman yang berharga dalam manajemen hubungan.

• Dukungan administratif: Manajer bagian mendelegasikan entri data dan penjadwalan kepada asisten, yang memungkinkan lebih banyak fokus pada inisiatif strategis sekaligus memastikan tugas ditangani secara efisien.

• Pelatihan dan bimbingan: Seorang pegawai senior mengambil peran melatih pegawai baru, memperkuat keahliannya sendiri sekaligus memberikan panduan terstruktur kepada anggota tim baru.

• Kolaborasi lintas fungsi: Alih-alih menangani laporan sendiri, seorang manajer menugaskan bagian kepada anggota tim yang berbeda, memastikan keahlian dari berbagai bagian berkontribusi pada produk akhir.

Teknik delegasi ini meningkatkan keterampilan manajemen waktu, memberikan peluang pengembangan, dan membantu pemimpin menjadi lebih efektif dalam perannya. Kuncinya? Memberikan tugas tertentu berdasarkan keahlian, menawarkan dukungan tanpa terlalu terlibat, dan memercayai prosesnya.

Kapan mendelegasikan pekerjaan

Tidak hanya ada satu skenario langsung untuk menentukan kapan Anda harus mendelegasikan pekerjaan. Namun, secara umum, ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut kepada diri Anda untuk menentukan kapan delegasi tugas akan bermanfaat. 

Pertanyaan yang perlu diajukan sebelum mendelegasikan tugas: 

• Apakah pekerjaan ini lebih selaras dengan prioritas anggota tim lainnya?

• Apakah ada orang lain yang memiliki informasi dan konteks untuk melakukan pekerjaan ini? 

• Apakah pekerjaan ini kesempatan bagi orang lain untuk bertumbuh dan mengembangkan keterampilan mereka? 

• Apakah pekerjaan ini akan berulang di masa mendatang? 

• Apakah saya punya waktu untuk mendelegasikan pekerjaan ini secara efektif, termasuk melatih orang lain, menjawab pertanyaan mereka, dan meninjau pekerjaan mereka? 

• Apakah saya harus secara pribadi mengerjakan ini (karena berdampak tinggi atau penting bagi bisnis)?

• Apakah kegagalan akan memengaruhi keberhasilan proyek? 

• Apakah kita punya waktu untuk mengulang pekerjaan jika perlu?  

Mempelajari cara meningkatkan keterampilan delegasi dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat. Anda tidak perlu menjawab "ya" untuk semuanya, tetapi mempertimbangkan faktor-faktor ini membantu Anda mengidentifikasi tugas terbaik untuk didelegasikan.

Sederhanakan delegasi dengan alat manajemen kerja

Mendelegasikan pekerjaan adalah cara terbaik untuk tidak hanya membangun keterampilan manajemen pribadi, tetapi juga untuk mendukung pengembangan profesional di seluruh Tim. Untuk menyiapkan rekan kerja Anda meraih kesuksesan, pastikan mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang didelegasikan dengan benar. 

Jika belum, lakukan ini dengan Alat manajemen proyek. Sumber informasi terpusat, seperti alat manajemen proyek, memberi anggota tim visibilitas yang lebih tinggi dan akses tak terbatas ke konteks yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Pertanyaan umum tentang makna dan metode delegasi