Cost control 101: Optimize your project expenses

Pengendalian biaya adalah bagian penting dari setiap strategi keuangan. Saat memantau keuangan perusahaan, bagaimana Anda dapat tetap sesuai anggaran? 

Sama seperti penganggaran pribadi, Anda dapat melakukan berbagai hal, seperti mengategorikan pengeluaran, menentukan area tempat tim Anda menghabiskan paling banyak uang, dan menemukan cara untuk membatasi pengeluaran di setiap area. Keberhasilan dalam melakukan semua hal ini akan membantu mengontrol anggaran dan meningkatkan keuntungan.

Prinsip dasar pengendalian biaya serupa untuk anggaran perusahaan dan pribadi. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengertian pengendalian biaya dan cara pengendalian biaya sesuai dengan sistem manajemen biaya. 

Apa itu pengendalian biaya?

Pengendalian biaya meliputi mengidentifikasi dan mengurangi pengeluaran untuk meningkatkan keuntungan perusahaan. Pengendalian biaya dapat terjadi di tingkat proyek atau di seluruh perusahaan. Di sini, kita akan berfokus pada cara menerapkan proses kontrol biaya ke proyek atau sekelompok proyek.

Sebagai manajer proyek, Anda akan menggunakan pengendalian biaya untuk memantau rencana manajemen sumber daya dan mengambil tindakan saat melihat adanya pengeluaran berlebihan. 

Alat pelaporan juga dapat membantu mengidentifikasi kapan Anda melebihi anggaran proyek. Katakanlah desainer lepas yang Anda bawa ke proyek baru membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk mengedit gambar. Setelah mengidentifikasi biaya ini, Anda dapat memutuskan untuk menyewa desainer internal pada proyek berikutnya untuk mengurangi biaya dan mendorong efisiensi.

Mengapa kontrol biaya itu penting?

Apakah tim Anda kesulitan untuk tetap berada dalam ruang lingkup atau anggaran? Di sinilah peran pengendalian biaya. Meskipun tim Anda tetap sesuai anggaran, kontrol biaya dapat membantu Anda mengurangi anggaran lebih lanjut, yang akan menyebabkan peningkatan pendapatan. 

Ini memberikan wawasan tentang pengeluaran perusahaan secara keseluruhan dengan menunjukkan area yang paling mahal dalam bisnis dan pengeluaran yang terjadi di area tersebut. Kontrol biaya mungkin pertama kali terjadi di tingkat proyek untuk mengurangi biaya proyek individu dengan harapan perusahaan dapat meningkatkan keuntungan secara keseluruhan. 

Faktor utama dalam pengendalian biaya

Memahami faktor utama yang memengaruhi biaya proyek sangat penting untuk kontrol biaya yang efektif. Dengan menerapkan sistem manajemen biaya yang andal dan menerapkan metode pengendalian biaya, pengeluaran proyek dapat dioptimalkan dan alur kerja dapat disederhanakan.

Mari kita lihat lebih dekat beberapa faktor biaya yang paling penting:

Biaya tenaga kerja

Biaya tenaga kerja merupakan pengeluaran yang signifikan di sebagian besar proyek. Ini termasuk gaji, tunjangan, dan biaya terkait lainnya dari tenaga kerja yang terlibat dalam proyek. Mengontrol biaya tenaga kerja meliputi memastikan bahwa jumlah orang yang tepat dengan keterampilan yang sesuai ditugaskan untuk proyek dan bahwa waktu mereka digunakan secara efisien.

Biaya material

Biaya material juga dapat menjadi faktor utama dalam pengeluaran proyek. Ini mencakup bahan baku, komponen, dan item fisik lainnya yang diperlukan untuk proyek. Kontrol biaya yang efektif memerlukan perencanaan dan pemantauan pembelian dan penggunaan material yang cermat untuk meminimalkan pemborosan dan pengeluaran berlebihan.

Menerapkan sistem manajemen pengadaan dan bernegosiasi dengan pemasok dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.

Biaya aktual

Biaya aktual mengacu pada jumlah riil yang dikeluarkan untuk proyek, bukan biaya yang diperkirakan atau dianggarkan. Melacak biaya aktual secara real-time adalah kunci untuk mengidentifikasi varian dari anggaran proyek dan membuat penyesuaian yang diperlukan agar proyek tetap sesuai rencana secara finansial.

Menggunakan metrik akuntansi biaya dan sistem kontrol biaya dapat membantu memantau biaya aktual dan mencegah kelebihan biaya.

Varians biaya

Varians biaya adalah selisih antara biaya aktual dan biaya yang dianggarkan untuk proyek atau tugas. Menganalisis varian biaya membantu manajer proyek mengidentifikasi area dengan biaya lebih tinggi atau lebih rendah dari yang diharapkan, sehingga mereka dapat menyelidiki alasannya dan mengambil tindakan korektif.

Meninjau indikator kinerja biaya secara berkala dan membandingkannya dengan baseline dapat membantu menjaga agar proyek tetap sesuai anggaran.

Laba atas investasi (ROI)

ROI adalah ukuran profitabilitas proyek atau investasi. ROI membandingkan jumlah uang yang diperoleh atau hilang relatif terhadap jumlah yang awalnya diinvestasikan. Dalam pengendalian biaya, mempertimbangkan ROI dapat membantu memprioritaskan pengeluaran dan memastikan bahwa proyek memberikan hasil keuangan yang positif.

Langkah-langkah dan inisiatif pengendalian biaya yang efektif dapat meningkatkan keuntungan proyek dan kinerja keuangan secara keseluruhan.

Teknik pengendalian biaya yang efektif

Kontrol biaya awalnya mungkin terjadi di tingkat yang lebih tinggi di dalam perusahaan, tetapi sering kali bergerak maju di tingkat proyek. Di level proyek, Anda dapat menilai biaya aktual per proyek dan mengelola biaya tersebut secara efektif.

Untuk menjadi lebih baik dalam mengontrol biaya di perusahaan, coba lima langkah berikut:

1. Rencanakan anggaran

Langkah pertama adalah merencanakan anggaran sehingga Anda dapat memperoleh perincian estimasi biaya dan mengalokasikan sumber daya secara efektif. Membuat rencana proyek terperinci akan menghasilkan varian biaya yang lebih rendah atau lebih sedikit perbedaan antara anggaran awal dan pengeluaran aktual. Templat anggaran dapat membantu Anda memetakan biaya dengan jelas sejak awal, sehingga lebih mudah untuk mengalokasikan sumber daya dan melacak pengeluaran seiring progres proyek.

Saat merencanakan anggaran, sertakan:

• Jumlah anggota tim yang dibutuhkan untuk proyek

• Perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

• Materi yang dibutuhkan untuk proyek

Saat menghitung waktu dan material yang diperlukan untuk proyek, coba sediakan ruang untuk memperluas anggaran jika diperlukan. Selalu ada kemungkinan risiko proyek yang tidak terduga akan terjadi dan Anda harus memperpanjang linimasa proyek atau meminta sumber daya tambahan.

2. Pantau semua pengeluaran

Langkah selanjutnya untuk kontrol biaya proyek adalah memantau pengeluaran proyek saat terjadi. Lebih mudah untuk mengambil tindakan korektif jika Anda melihat varian biaya secara real time. Jika Anda tidak melihat bahwa anggaran telah terlampaui hingga proyek selesai, berarti Anda telah menghabiskan uang tersebut. Pada titik itu, yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan informasi tersebut sebagai pelajaran untuk proyek mendatang. 

Cara yang baik untuk memantau pengeluaran selama proyek adalah dengan menetapkan milestone proyek. Pada setiap milestone, Anda dapat menilai pengeluaran dan memastikan proyek tetap dalam ruang lingkup. Kemudian, jika Anda melihat kelebihan biaya pada milestone tertentu, Anda dapat menentukan cara mengurangi biaya ke depannya.

3. Gunakan sistem kontrol perubahan

Penting untuk menetapkan tujuan proyek yang jelas selama tahap perencanaan proyek, tetapi untuk memastikan Anda mencapai tujuan tersebut, Anda mungkin memerlukan proses kontrol perubahan. 

Kontrol perubahan adalah serangkaian langkah yang mengelola setiap perubahan yang datang dari pemangku kepentingan saat proyek berlangsung. Ini membantu mencegah scope creep karena Anda dapat bersiap menghadapi perubahan saat terjadi dan menyesuaikan proyek. 

Langkah-langkah untuk menyiapkan sistem kontrol perubahan meliputi:

• Inisiasi: Proses kontrol perubahan dimulai saat pemangku kepentingan meminta perubahan pada proyek. Permintaan yang sebenarnya mungkin bervariasi—mulai dari perpanjangan linimasa hingga hasil akhir proyek baru. 

• Penilaian: Manajer proyek atau kepala bagian meninjau permintaan untuk informasi dasar, seperti sumber daya yang dibutuhkan, dampak permintaan, dan kepada siapa permintaan harus diteruskan. Jika lolos penilaian awal, permintaan perubahan berlanjut ke fase analisis.

• Analisis: Fase analisis adalah saat pemimpin proyek yang tepat menyetujui atau menolak permintaan. Terkadang, mungkin ada papan kontrol perubahan yang bertanggung jawab atas persetujuan perubahan. Pemimpin proyek menyetujui atau menolak permintaan - dan memberi tahu tim. Berdasarkan ukuran proyek, pemimpin proyek juga dapat mendokumentasikan perubahan pada log perubahan untuk memastikan semua pemangku kepentingan proyek mengetahuinya.

• Implementasi: Mengimplementasikan perubahan akan terlihat berbeda, tergantung tahapan proyeknya. Tapi, implementasi ini biasanya meliputi memperbarui linimasa dan hasil akhir proyek serta memberi tahu Tim proyek. Anda harus mengevaluasi ruang lingkup proyek untuk memastikan perubahan linimasa tidak akan berdampak besar pada gol yang diproyeksikan. 

• Penutupan: Setelah Anda mendokumentasikan, menyebarluaskan, dan menerapkan permintaan, permintaan siap ditutup. Memiliki rencana penutupan resmi akan sangat membantu agar semua anggota tim tahu di mana informasi disimpan dan dapat merujuknya di masa mendatang.

Saat Anda mengontrol perubahan pada proyek dengan benar, Anda juga memiliki peluang lebih besar untuk mengontrol biaya. Perkiraan akurat tentang anggaran dan keberhasilan proyek memerlukan manajemen yang cermat dari awal hingga akhir. Selalu ada kendala yang tak terhindarkan, tetapi memiliki sistem yang siap menghadapi penyimpangan ini sangat penting. 

4. Kelola waktu Anda

Manajemen waktu adalah metode pengendalian biaya yang penting karena saat waktu total proyek meningkat, biaya total proyek juga meningkat. Tetap mengikuti perkiraan jadwal proyek adalah salah satu cara terbaik untuk tetap mengikuti anggaran proyek. 

Terapkan strategi manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas dan membantu anggota tim menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dan sesuai anggaran. 

Beberapa kiat manajemen waktu meliputi:

• Pengotakan waktu: Pengotakan waktu adalah strategi manajemen waktu yang berorientasi pada gol, di mana Anda menyelesaikan pekerjaan dalam "timebox". Misalnya, jika Anda perlu menulis postingan blog, Anda dapat membuat kotak waktu dua jam untuk menulis garis besar. Kemudian, setelah beristirahat, Anda dapat membuat kotak waktu tiga jam lagi untuk memulai draf pertama.

• Pemblokiran waktu: Pemblokiran waktu mirip dengan Pengotakan waktu, tetapi alih-alih menjadwalkan waktu tertentu untuk setiap tugas, Anda akan berlatih memblokir periode yang ditetapkan di kalender untuk pekerjaan terkait.

• Metode Pomodoro: Mirip dengan pengotakan waktu dan pemblokiran waktu, metode Pomodoro membantu Anda menangani pekerjaan dalam rentang waktu singkat dan kemudian beristirahat di antara sesi kerja. Bekerja selama 25 menit, lalu istirahat selama lima menit sebanyak empat kali. Kemudian, setelah sesi kerja keempat, istirahat lebih lama selama 20 atau 30 menit.

• Eat the frog: Mark Twain terkenal dengan pernyataan, "Jika tugas Anda adalah memakan katak, sebaiknya lakukan di pagi hari." Strategi manajemen waktu eat the frog terinspirasi dari kutipan ini dan mendorong Anda untuk menangani tugas besar atau kompleks terlebih dahulu sebelum mengerjakan pekerjaan yang kurang penting atau kurang mendesak.

• Prinsip Pareto: Sering disebut "aturan 80/20", prinsip Pareto memiliki satu aturan mendasar: Luangkan 20% waktu untuk 80% pekerjaan Anda. Jika Anda dapat menyelesaikan 80% tugas dengan relatif cepat, Anda dapat meluangkan waktu untuk menangani 20% pekerjaan yang akan memakan 80% waktu Anda.

• Getting things done (GTD): David Allen menemukan metode Getting Things Done pada awal 2000-an. Menurut Allen, langkah pertama untuk menyelesaikan sesuatu adalah menuliskan semua yang perlu dilakukan. Dengan mengosongkan daya otak dan mengandalkan alat manajemen tugas, Anda dapat berfokus untuk mengambil tindakan—dan tidak mengingat hal yang perlu dilakukan.

Mungkin tampak berlawanan dengan intuisi untuk memusatkan perhatian pada produktivitas saat memikirkan tentang pengendalian biaya, tetapi kinerja proyek adalah dasar dari alur kas. Jika tim tidak produktif, proyek tidak akan menepati batas waktu. Jika proyek tidak menepati batas waktu, biayanya akan lebih besar. Jika proyek menghabiskan lebih banyak uang, perusahaan Anda memiliki lebih sedikit alur kas.  

5. Lacak nilai yang diperoleh

Melacak nilai yang diperoleh dapat membantu Anda memprediksi hasil keuangan proyek. Metode pengendalian biaya ini membutuhkan pengetahuan akuntansi biaya, tetapi dapat membantu Anda memahami kapan biaya variabel akan muncul dan pada akhirnya mencegah terjadinya varians dalam proyek mendatang.

Nilai yang diperoleh adalah jumlah pekerjaan yang benar-benar selesai pada proyek. Untuk melacak nilai yang diperoleh dan melihat apakah Anda bekerja sesuai jadwal, Anda harus mengalikan persentase pekerjaan yang selesai dengan anggaran proyek. Anda dapat menggunakan langkah-langkah berikut untuk melacak nilai yang diperoleh:

• Langkah 1: Tentukan seberapa selesai setiap tugas dalam bentuk persentase.

• Langkah 2: Tentukan Nilai Terencana (PV), atau biaya pekerjaan terjadwal yang dianggarkan. Ini adalah anggaran resmi yang dialokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan terjadwal.

• Langkah 3: Tentukan Earned Value (EV), atau biaya pekerjaan yang dianggarkan yang telah diselesaikan. Ini adalah jumlah tugas yang benar-benar selesai. 

• Langkah 4: Dapatkan Biaya Aktual (AC), atau biaya aktual dari pekerjaan yang diselesaikan. Ini adalah jumlah uang yang telah dihabiskan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan.

• Langkah 5: Hitung Varians Biaya (CV) dengan mengurangi nilai yang diperoleh dari biaya aktual (CV = EV – AC).

• Langkah 6: Kompilasi hasil.

Tiga langkah pertama memerlukan pengumpulan informasi biaya dari proyek, sedangkan tiga langkah terakhir memerlukan perhitungan dan analisis. Varians biaya mewakili status biaya proyek Anda. 

Saat mengontrol biaya, CV adalah pengukuran yang akan memberi tahu Anda jika proyek berjalan sesuai anggaran. CV negatif menunjukkan proyek melebihi anggaran.

Metode pengendalian biaya

Ada berbagai metode dan teknik pengendalian biaya yang digunakan untuk memperkirakan, memantau, dan mengelola pengeluaran proyek. Berikut beberapa metode pengendalian biaya yang paling umum:

Estimasi faktor

Metode ini melibatkan estimasi biaya berdasarkan data historis dari proyek serupa. Metode ini menggunakan faktor-faktor seperti ukuran, kompleksitas, dan durasi proyek untuk menghitung perkiraan biaya. Estimasi faktor adalah cara cepat untuk mendapatkan gambaran umum tentang biaya proyek, tetapi mungkin tidak seakurat metode lain.

Menggunakan templat dan alat estimasi biaya dapat membantu menyederhanakan proses estimasi faktor.

Estimasi parametrik

Estimasi parametrik menggunakan pemodelan statistik untuk memperkirakan biaya berdasarkan parameter proyek utama. Metode ini melibatkan identifikasi pendorong biaya utama dan pembuatan model matematis yang menghubungkan pendorong biaya dengan total biaya. Meskipun lebih kompleks daripada estimasi faktor, estimasi parametrik dapat lebih akurat, terutama untuk proyek yang lebih besar.

Memasukkan estimasi parametrik ke dalam proses kontrol biaya dapat membantu meningkatkan akurasi perkiraan.

Faktor kuantitatif

Faktor kuantitatif adalah aspek terukur dari proyek yang dapat memengaruhi biaya tetap, seperti jumlah anggota tim, volume bahan yang dibutuhkan, atau durasi tugas tertentu. Menganalisis faktor kuantitatif ini dapat membantu memperkirakan dan mengendalikan biaya secara lebih tepat.

Menggunakan perangkat lunak pengendalian biaya dan sistem akuntansi dapat mengotomatiskan pelacakan dan analisis faktor kuantitatif, yang mengarah pada pengendalian biaya yang lebih efektif.

Estimasi berbasis sumber daya

Pendekatan ini memperkirakan biaya dengan menguraikan proyek menjadi tugas-tugas individu dan sumber daya yang diperlukan untuk setiap tugas. Ini melibatkan perkiraan kuantitas setiap sumber daya (misalnya, jam kerja, bahan, biaya produksi) dan dikalikan dengan biaya unit sumber daya tersebut.

Estimasi berbasis sumber daya bisa sangat akurat, tetapi memerlukan perencanaan proyek yang terperinci. Mengintegrasikan estimasi berbasis sumber daya ke dalam siklus manajemen proyek dapat membantu mengoptimalkan alokasi sumber daya dan mengontrol biaya.

Tarif unit

Metode tarif satuan menghitung biaya produksi berdasarkan biaya per unit pekerjaan, seperti biaya per jam tenaga kerja atau biaya per unit bahan. Metode ini mudah dan dapat berguna untuk proyek dengan tugas berulang atau biaya unit yang terdefinisi dengan baik.

Memasukkan strategi pengendalian biaya tarif satuan dapat membantu memantau dan mengontrol biaya variabel yang terkait dengan produksi dan pengeluaran bisnis lainnya.

Contoh pengendalian biaya

Contoh nyata pengendalian biaya yang efektif menunjukkan cara perusahaan dapat berhasil mengelola pengeluaran dan mempertahankan profitabilitas dalam proyek mereka. Dengan mempelajari kasus-kasus ini, kita dapat mempelajari hal-hal berharga dan praktik terbaik yang dapat diterapkan di berbagai industri dan jenis proyek.

Contoh 1: Merampingkan biaya produksi

Sebuah perusahaan konstruksi besar dihadapkan pada tantangan untuk menyelesaikan proyek bangunan bernilai jutaan dolar dengan anggaran yang ketat. Untuk memastikan mereka mengelola biaya secara efektif, tim:

• Menggunakan estimasi berbasis sumber daya untuk membuat anggaran proyek yang sangat mendetail.

• Menugaskan pengontrol biaya khusus untuk memantau pengeluaran proyek setiap hari.

• Mengadakan rapat tinjauan biaya mingguan untuk menganalisis kinerja keuangan dan membuat keputusan berdasarkan data.

Hasilnya mengesankan:

• Proyek selesai 5% di bawah anggaran awal.

• Pelacakan biaya terperinci memungkinkan tim untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah dengan cepat.

• Komunikasi dan kolaborasi rutin membuat semua orang tetap selaras dan akuntabel.

Contoh 2: Mengelola pengeluaran proyek yang berlebihan secara berkala 

Sebuah perusahaan pengembangan perangkat lunak menengah berjuang dengan seringnya kelebihan biaya pada proyek mereka. Untuk mengatasi hal ini, mereka:

• Mengadopsi metodologi agile, membagi proyek menjadi "sprint" yang lebih kecil dan mudah dikelola.

• Mengadakan rapat Tinjauan sprint rutin untuk melacak progres, membahas tantangan, dan meninjau kinerja keuangan.

• Berinvestasi dalam pelatihan manajer proyek tentang proses manajemen keuangan yang tangkas.

Dampaknya sangat signifikan:

• Dalam tahun pertama, perusahaan mengurangi kelebihan biaya rata-rata mereka dari 20% menjadi kurang dari 5%.

• Proyek menjadi lebih mudah diprediksi dan dikelola, sehingga meningkatkan kepuasan klien.

• Tim menjadi lebih mudah beradaptasi dan responsif terhadap perubahan.

Contoh pengendalian biaya ini menggambarkan bahwa pengelolaan biaya memerlukan perencanaan terperinci, pemantauan rutin, komunikasi yang jelas, dan kesediaan untuk beradaptasi sesuai kebutuhan. Dengan menanamkan praktik ini ke dalam proses manajemen proyek, perusahaan dapat meningkatkan kinerja keuangan mereka dan memberikan lebih banyak manfaat kepada klien mereka.

Cara meningkatkan pengendalian biaya dalam bisnis Anda

Meningkatkan kontrol biaya dalam bisnis Anda memerlukan pendekatan multifaset yang melibatkan perencanaan, pemantauan, komunikasi, dan peningkatan berkelanjutan. Berikut beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan pengendalian biaya di organisasi Anda:

• Tetapkan ruang lingkup dan tujuan proyek yang jelas untuk menghindari scope creep dan biaya yang tidak perlu. Pastikan semua pemangku kepentingan menyetujui hal yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.

• Buat anggaran proyek yang mendetail dan akurat menggunakan metode estimasi yang sesuai. Pertimbangkan semua potensi biaya dan siapkan dana cadangan untuk pengeluaran tak terduga.

• Berikan tanggung jawab untuk pengendalian biaya kepada anggota tim tertentu dan pertanggungjawabkan mereka. Pastikan semua orang memahami perannya dalam mengelola biaya.

• Terapkan sistem untuk melacak dan memantau biaya aktual terhadap anggaran secara berkala. Gunakan data ini untuk mengidentifikasi varians sejak dini dan segera mengambil tindakan korektif.

• Gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk mengotomatiskan dan menyederhanakan proses pengendalian biaya. Ini dapat membantu mengurangi kesalahan, menghemat waktu, dan memberikan visibilitas real-time ke dalam keuangan proyek.

• Lakukan tinjauan pasca-proyek untuk mengidentifikasi pelajaran yang diambil dan bidang yang perlu diperbaiki dalam pengendalian biaya. Bagikan wawasan ini ke seluruh organisasi untuk terus menyempurnakan praktik manajemen biaya Anda.

• Berikan pelatihan untuk manajer proyek dan anggota tim tentang teknik pengendalian biaya dan praktik terbaik. Investasikan dalam pengembangan keterampilan manajemen keuangan Tim Anda.

• Menumbuhkan budaya kesadaran dan tanggung jawab terkait biaya di seluruh organisasi. Dorong semua orang untuk memikirkan bagaimana tindakan mereka memengaruhi biaya proyek dan beri penghargaan atas inisiatif penghematan biaya.

Ingat, pengendalian biaya yang efektif bukanlah peristiwa sekali waktu, melainkan proses yang berkelanjutan. Ini membutuhkan perhatian, disiplin, dan kesediaan yang konsisten untuk beradaptasi saat keadaan berubah. Dengan menanamkan pengendalian biaya ke dalam budaya dan proses organisasi, Anda dapat meningkatkan profitabilitas proyek, daya saing, dan kinerja keuangan secara keseluruhan.

Pengendalian biaya vs. manajemen biaya

Orang sering menganggap kontrol biaya sama dengan manajemen biaya, tetapi ini adalah istilah berbeda yang harus didefinisikan dan dipahami dengan benar. Pengendalian biaya adalah proses yang lebih kecil dalam sistem manajemen biaya yang lebih besar. 

Meskipun pengendalian biaya meliputi identifikasi pengeluaran dan pengurangan pengeluaran tersebut untuk meningkatkan keuntungan, manajemen biaya adalah proses keseluruhan untuk memperkirakan, menganggarkan, dan mengendalikan biaya proyek.

Kemungkinan besar ada banyak orang yang terlibat dalam operasi manajemen biaya perusahaan Anda. Tergantung seberapa besar tim Anda, Anda mungkin memiliki orang yang berbeda yang mengerjakan perencanaan sumber daya dan penganggaran. 

Untuk mengontrol biaya dengan benar, tim harus memantau pengeluaran di berbagai tingkat dalam perusahaan. Dengan demikian, setiap bagian dari anggaran perusahaan akan mendapatkan perhatian dan analisis menyeluruh. 

Pantau dan kurangi pengeluaran proyek dengan kontrol biaya

Memantau data biaya untuk mengurangi pengeluaran proyek adalah proses yang membosankan, tetapi manajemen biaya sangat penting untuk profitabilitas. 

Cara terbaik untuk mengelola biaya adalah dengan melihat semua informasi yang Anda butuhkan di dasbor yang dapat disesuaikan. Dengan begitu, Anda dapat menggunakan automasi untuk menangani manajemen proyek dan pengendalian biaya—semuanya di satu tempat.

Pertanyaan Umum: Pentingnya kontrol biaya

Apa perbedaan antara pengendalian biaya dan pengurangan biaya?

Kontrol biaya meliputi pengelolaan pengeluaran agar proyek tetap sesuai anggaran, sedangkan pengurangan biaya berfokus pada pemotongan biaya secara aktif. Kontrol biaya adalah tentang membelanjakan dengan bijaksana, sedangkan pengurangan biaya adalah tentang mengurangi pengeluaran secara keseluruhan.

Bagaimana kontrol biaya terkait dengan kualitas proyek?

Kontrol biaya yang efektif berkontribusi pada kualitas proyek yang lebih baik dengan memastikan tersedianya sumber daya yang memadai untuk aktivitas terkait kualitas yang penting. Namun, pemotongan biaya dengan cara yang secara langsung merusak kualitas harus dihindari.

Apa peran komunikasi dalam pengendalian biaya?

Komunikasi yang jelas dan rutin sangat penting untuk pengendalian biaya yang efektif. Manajer proyek harus mengomunikasikan informasi anggaran dan kinerja biaya kepada anggota tim, pemangku kepentingan, dan klien. Anggota tim perlu mengomunikasikan potensi masalah atau perubahan biaya yang dapat memengaruhi proyek.

Mungkinkah Anda memiliki terlalu banyak kontrol biaya?

Pengendalian biaya yang berlebihan atau kaku dapat menjadi kontraproduktif, yang menyebabkan keputusan jangka pendek yang merusak kualitas proyek, menunda pekerjaan yang diperlukan, atau menurunkan motivasi tim. Kontrol biaya yang efektif mencapai keseimbangan antara cukup ketat untuk menjaga proyek tetap sesuai rencana secara finansial dan cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan keadaan.