Manajemen biaya proyek: Definisi, langkah, dan manfaat

Dalam hal manajemen proyek, ada beberapa hal yang lebih penting daripada mengendalikan biaya. Terutama saat proyek rumit, pengeluaran dapat membuat biaya Anda melonjak lebih cepat dari yang Anda perkirakan. Manajer proyek perlu melakukan pendekatan proaktif terhadap manajemen biaya agar anggaran mereka tetap sesuai rencana.

Apa itu manajemen biaya?

Manajemen biaya adalah proses memperkirakan, menganggarkan, dan mengontrol biaya proyek. Proses manajemen biaya dimulai selama fase perencanaan dan berlanjut selama proyek berlangsung saat manajer terus meninjau, memantau, dan menyesuaikan pengeluaran untuk memastikan proyek tidak melampaui anggaran yang disetujui.

Mengapa manajemen biaya itu penting?

Pernahkah Anda bertanya-tanya apa yang terjadi saat proyek secara signifikan melampaui anggaran? Konsekuensinya bisa serius—mulai dari hubungan yang tegang dengan klien hingga kerugian finansial. Mari kita pertimbangkan contoh berikut:

Tim pengembangan perangkat lunak kecil diberi tugas membuat aplikasi kustom untuk klien. Di tengah jalan, mereka menyadari bahwa proyek itu dengan cepat melebihi anggaran awal. Mereka menghadapi dilema umum: melanjutkan sesuai rencana dan menanggung biaya tambahan atau mengevaluasi kembali pendekatan mereka.

Dengan menerapkan strategi manajemen biaya yang ketat, tim dapat mengidentifikasi area yang mengalami peningkatan biaya. Mereka menyederhanakan proses manajemen proyek, memprioritaskan fitur penting, dan menegosiasikan kembali persyaratan dengan subkontraktor. Pendekatan ini tidak hanya membuat proyek kembali sesuai anggaran, tetapi juga meningkatkan hubungan kerja mereka dengan klien, yang menghargai transparansi dan komitmen mereka untuk memberikan manfaat.

Skenario ini menyoroti bagaimana manajemen biaya yang efektif dapat mengubah situasi yang berpotensi menjadi bencana menjadi kisah sukses.

Cara membuat rencana manajemen biaya

Manajemen biaya adalah proses yang berkelanjutan dan berubah-ubah. Namun, ada empat elemen atau fungsi utama yang dapat ditemukan dalam rencana manajemen biaya:

• Perencanaan sumber daya

• Estimasi biaya

• Penganggaran biaya

• Kontrol biaya

Karena pengeluaran baru dapat muncul dan ruang lingkup proyek dapat disesuaikan, manajer biaya harus siap untuk melakukan keempat fungsi tersebut kapan saja selama siklus proyek. Alur Kerja Anda akan bervariasi sesuai dengan kebutuhan proyek.

Di sini, kami akan menguraikan keempat elemen tersebut secara lebih detail dan menjelaskan hal yang diperlukan dari manajer biaya di setiap tahap.

Perencanaan sumber daya

Langkah pertama dalam setiap proses manajemen biaya adalah perencanaan sumber daya, yaitu saat manajer biaya meninjau ruang lingkup dan spesifikasi proyek untuk mencari tahu sumber daya yang dibutuhkan proyek.

Sumber daya adalah segala sesuatu yang membantu Anda menyelesaikan proyek—termasuk alat, uang, waktu, peralatan, dan bahkan anggota tim. Untuk membuat rencana sumber daya yang seakurat mungkin, konsultasikan langsung dengan pemimpin tim dan pemangku kepentingan tentang sumber daya yang akan mereka butuhkan selama proyek berlangsung. Orang-orang dengan pengalaman langsung di setiap bagian proyek akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang sumber daya yang akan dibutuhkan. 

Untuk langkah ini, Anda memerlukan:

• Tujuan proyek yang jelas

• Peta jalan proyek umum atau struktur perincian kerja (WBS), tergantung pada kompleksitas proyek

• Rencana manajemen sumber daya sementara

• Pernyataan ruang lingkup proyek

Estimasi biaya

Setelah memiliki daftar sumber daya yang diperlukan, langkah selanjutnya adalah memperkirakan biaya yang diperlukan untuk mendapatkannya. Kunci langkah ini adalah mengumpulkan informasi harga sebanyak mungkin sehingga Anda dapat membuat estimasi biaya yang matang.

Untuk sumber daya berwujud seperti alat, perlengkapan, dan peralatan, dapatkan penawaran harga aktual dari penjual untuk memperoleh informasi terkait estimasi biaya. Menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris dapat menyederhanakan proses ini dengan memberikan data harga dan informasi pemasok secara real-time.

Untuk biaya tenaga kerja, dapatkan beberapa penawaran harga dari calon kontraktor untuk membantu memberi Anda gambaran realistis tentang biaya sebenarnya untuk pekerjaan yang Anda butuhkan. Ingatlah bahwa mungkin ada jeda waktu antara saat Anda membuat estimasi dan saat item ini akan dibeli, jadi Anda harus menyisakan ruang jika harga naik. 

Selain menyiapkan dana cadangan untuk setiap biaya individual, Anda juga perlu menambahkan buffer 5-10% ke total biaya untuk memperhitungkan pengeluaran tak terduga. Jika ini pertama kalinya Anda bekerja sama dengan tim proyek ini, cari tahu apakah manajer biaya sebelumnya membuat laporan anggaran di akhir proyek sebelumnya. 

Anda dapat melihat seberapa besar biaya akhir proyek sebelumnya yang menyimpang dari perkiraan awal dan menggunakan data biaya ini sebagai tolok ukur untuk memperkirakan jumlah margin yang perlu Anda masukkan ke dalam laporan estimasi.

Pada tahap estimasi, Anda memerlukan:

• Jadwal proyek atau bagan PERT, tergantung pada kompleksitas proyek

• Daftar hasil akhir proyek

• Metrik keberhasilan yang ditentukan dengan jelas

Penganggaran biaya

Setelah memiliki perkiraan umum untuk kebutuhan proyek dan persyaratan sumber daya, Anda dapat mulai mengerjakan anggaran proyek. Anggaran proyek adalah rencana terperinci tentang jumlah yang Anda rencanakan untuk dihabiskan selama proyek, untuk apa, dan sebelum kapan. 

Tergantung pada kompleksitas proyek, "kapan" dapat secara signifikan memengaruhi strategi manajemen biaya Anda. Untuk proyek bertahun-tahun, Anda mungkin ingin menentukan alokasi biaya sehingga tidak lebih dari 30% anggaran Anda harus dikeluarkan pada tahun pertama, dll. Ini dapat mencegah kelebihan biaya di kemudian hari.

Pada tahap ini, Anda memerlukan:

• Dokumen anggaran proyek 

• Analisis pemangku kepentingan proyek

Kontrol biaya

Sebagian besar proses manajemen biaya terdiri dari pengendalian biaya. Ini adalah proses pencatatan dan penghitungan biaya seiring progres proyek, melakukan penyesuaian, dan memberi tahu pemangku kepentingan tentang masalah saat terjadi. Gol dari langkah pengendalian biaya adalah membandingkan biaya proyek aktual dengan anggaran dan perkiraan awal serta mengambil langkah-langkah untuk memastikan proyek tetap sesuai rencana.

Frekuensi Anda meninjau ini akan bergantung pada proyek. Terkadang Anda perlu meninjau biaya secara real time. Dalam kasus lain, Anda dapat memeriksanya setiap bulan atau bahkan setiap kuartal. Bagikan pembaruan biaya sesuai kebutuhan melalui laporan status proyek sehingga seluruh tim proyek memiliki pemahaman yang sama.

Ingatlah bahwa setiap perubahan pada ruang lingkup proyek akan memengaruhi anggaran dan biaya proyek, jadi pantau scope creep dengan cermat. Jika biaya proyek terlalu jauh dari anggaran yang Anda tetapkan, beri tahu pemangku kepentingan agar Anda dapat membuat rencana tindakan secara proaktif.

Pada tahap ini, Anda memerlukan:

• Alat manajemen proyek

• Alat pelaporan universal

Akuntansi biaya pasca-proyek

Setelah proyek selesai, saatnya menghitung varian biaya dan mengevaluasi seberapa jauh proyek Anda menyimpang dari anggaran dan perkiraan awal. Berapa total biaya proyek? Bagaimana perbandingan biaya aktual dengan perkiraan biaya? 

Proyek yang sukses berakhir mendekati (tetapi di bawah) anggaran proyek yang diperkirakan. Jika Anda menghabiskan terlalu banyak uang, Anda meremehkan anggaran proyek atau memiliki terlalu banyak pengeluaran tak terduga. Jika ini terjadi, adakan rapat pasca-proyek untuk mengevaluasi penyebabnya dan mencegahnya terjadi di masa depan.

Di sisi lain, terlalu sedikit dari anggaran juga tidak ideal. Anda memperkirakan biaya ini karena suatu alasan, dan jika Anda secara signifikan berada di bawah anggaran, proses penganggaran biaya Anda tidak akurat. Catat informasi ini sebagai data historis dan ingatlah untuk proyek mendatang, jadi Anda dapat meningkatkan akurasi selama fase estimasi biaya.

Cara menghitung biaya proyek

Untuk memastikan proyek tetap menguntungkan dan sesuai anggaran, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang cara menghitung biaya proyek. 

Manajer proyek memiliki berbagai metode manajemen biaya untuk dipilih, dan memilih yang terbaik bergantung pada kebutuhan spesifik dan ruang lingkup proyek Anda. Pertimbangkan faktor-faktor seperti kompleksitas proyek, prediktabilitas tugas, ekspektasi klien, dan tingkat fleksibilitas yang dibutuhkan untuk mencapai gol kinerja biaya.

Per jam

Menghitung biaya proyek per jam melibatkan pembayaran untuk jumlah pekerjaan yang diselesaikan, yang diukur dalam jam. Metode ini sangat efektif untuk proyek dengan ruang lingkup yang fleksibel atau tidak pasti karena memungkinkan kemampuan beradaptasi seiring progres proyek. 

Misalnya, pertimbangkan proyek pengembangan perangkat lunak. Biaya tim pengembangan dihitung berdasarkan jumlah jam yang mereka habiskan untuk proyek tersebut. Jika tim bekerja 100 jam sebulan dengan tarif $100 per jam, biaya proyek untuk bulan itu adalah $10.000. Metode ini memberikan fleksibilitas dan dapat mengakomodasi perubahan dalam ruang lingkup proyek secara efektif.

Tarif tetap

Pendekatan tarif flat atau harga tetap melibatkan kesepakatan mengenai total biaya proyek di awal. Metode ini ideal untuk proyek dengan ruang lingkup dan hasil akhir yang terdefinisi dengan baik. Ini memberi kedua belah pihak pemahaman yang jelas tentang total biaya.

Bayangkan sebuah kampanye pemasaran. Agensi dan klien menyepakati harga tetap sebesar $20.000 untuk seluruh kampanye. Harga ini mencakup semua aspek proyek, mulai perencanaan hingga pelaksanaan. Keuntungannya adalah dapat memprediksi penganggaran karena klien tahu persis berapa biaya proyek, terlepas dari waktu dan sumber daya yang digunakan.

Biaya plus

Metode biaya tambahan melibatkan penagihan biaya proyek yang sebenarnya ditambah kenaikan harga atau biaya tambahan. Pendekatan ini sering digunakan dalam proyek jangka panjang di mana biaya tidak dapat diperkirakan secara akurat di awal. Ini memastikan semua biaya proyek tercakup dan mencakup margin keuntungan.

Misalnya, dalam proyek konstruksi, kontraktor mengenakan biaya aktual yang dikeluarkan (seperti bahan dan tenaga kerja) ditambah persentase tetap sebagai keuntungan. Jika biaya material dan tenaga kerja sebesar $50.000 dan kenaikan harga yang disepakati adalah 20%, total biaya yang dibebankan kepada klien adalah $60.000. Metode manajemen biaya ini menyelaraskan kepentingan klien dan kontraktor karena kedua belah pihak bertujuan untuk mencapai kinerja biaya yang optimal.

Harga berbasis manfaat

Harga berbasis manfaat berfokus pada manfaat atau keuntungan yang diterima klien, bukan biaya proyek itu sendiri. Metode estimasi ini ideal untuk proyek dengan hasil yang memiliki nilai persepsi tinggi, terlepas dari biaya pengiriman yang sebenarnya.

Pertimbangkan skenario di mana perusahaan konsultan membantu klien meningkatkan pendapatan tahunannya. Jika strategi konsultan menghasilkan peningkatan pendapatan sebesar $1 juta, konsultan dapat mengenakan biaya berdasarkan persentase peningkatan pendapatan, misalnya 10%, yang akan menjadi $100.000. Penetapan harga berbasis manfaat memastikan bahwa harga mencerminkan manfaat yang diberikan.

Metode manajemen biaya proyek yang efektif

Salah satu tantangan paling sulit yang dihadapi tim di berbagai industri adalah mengontrol dan mencegah kelebihan anggaran. Kelebihan anggaran ini tidak hanya membebani sumber daya keuangan, tetapi juga dapat mengakibatkan kompromi kualitas proyek, penundaan linimasa, dan bahkan kegagalan proyek. 

Manajemen biaya yang efektif adalah kunci untuk mengatasi tantangan ini karena memastikan bahwa proyek disampaikan dalam anggaran yang dialokasikan sambil mempertahankan standar kualitas dan efisiensi yang tinggi.

Memilih metode manajemen biaya terbaik adalah kunci untuk mengatasi tantangan keuangan ini secara langsung. Untuk optimalisasi biaya lebih lanjut, tim dapat memanfaatkan automasi, perangkat lunak manajemen, dan dasbor yang menawarkan analisis biaya real-time, alur kas, dan visualisasi biaya mendatang. Pada akhirnya, ini akan berkontribusi pada kesuksesan proyek Anda.

Estimasi top-down

Estimasi top-down adalah metode yang memperkirakan biaya proyek secara keseluruhan terlebih dahulu, lalu biaya individual dikurangkan dari total ini. Pendekatan ini bermanfaat pada tahap awal perencanaan proyek, saat informasi terperinci belum tersedia. Ini memberikan gambaran singkat dan kasar tentang biaya proyek.

Misalnya, dalam proyek pengembangan perangkat lunak baru, manajer proyek mungkin memperkirakan total biaya proyek sebesar $200.000 berdasarkan proyek serupa sebelumnya. Total biaya ini kemudian dipecah menjadi segmen yang lebih kecil seperti desain, pengodean, pengujian, dan penyebaran, yang masing-masing dialokasikan sebagian dari total anggaran. Metode ini efektif untuk memberikan kerangka kerja biaya awal dan memandu pengambilan keputusan proyek awal.

Estimasi bottom-up

Estimasi bottom-up adalah kebalikan dari pendekatan top-down. Ini melibatkan estimasi tugas atau komponen individual proyek terlebih dahulu, lalu menambahkan semuanya untuk mendapatkan total biaya proyek. Metode estimasi ini lebih akurat dan andal, terutama untuk proyek dengan ruang lingkup yang terdefinisi dengan baik karena mempertimbangkan informasi biaya terperinci.

Pertimbangkan proyek konstruksi di mana setiap bagian proyek, seperti peletakan fondasi, pembuatan kerangka, pemasangan pipa, dan pekerjaan listrik, diperkirakan secara individual berdasarkan analisis terperinci. Setelah memperkirakan semua komponen ini, biaya dijumlahkan untuk menentukan keseluruhan anggaran proyek. Estimasi bottom-up sangat cocok untuk tim yang membutuhkan kontrol yang tepat atas setiap aspek biaya proyek.

Manajemen nilai yang diperoleh

Manajemen nilai yang diperoleh (EVM) adalah pendekatan canggih untuk manajemen biaya yang menggabungkan pengukuran kinerja proyek dalam hal ruang lingkup, jadwal, dan biaya. EVM memberikan tampilan komprehensif tentang progres proyek dan keselarasan dengan perencanaan proyek awal.

Misalnya, dalam proyek infrastruktur besar, EVM akan digunakan untuk melacak hal-hal berikut: 

• Budgeted cost of work scheduled (BCWS)

• Biaya aktual pekerjaan yang dilakukan (ACWP)

• Budgeted cost of work performed (BCWP) 

Dengan membandingkan angka-angka ini, manajer proyek dapat mengukur kinerja biaya proyek dan mengambil tindakan korektif jika perlu.

Estimasi tiga poin

Estimasi tiga titik digunakan untuk menentukan estimasi yang lebih realistis dengan mempertimbangkan tiga skenario: 

1. Paling optimis (kasus terbaik) 

2. Paling pesimis (kasus terburuk) 

3. Kemungkinan besar 

Metode manajemen biaya ini memberikan berbagai kemungkinan hasil, yang dapat meningkatkan prediktabilitas dan kinerja biaya suatu proyek.

Misalnya, proyek pengembangan produk baru. Manajer proyek mungkin memperkirakan bahwa fase desain dapat memakan waktu 30 hari (optimis), 45 hari (kemungkinan besar), atau 60 hari (pesimis). Dengan menggunakan tiga poin ini, mereka menghitung durasi rata-rata atau rata-rata tertimbang, yang membantu dalam menetapkan linimasa dan anggaran yang realistis.

Pertanyaan umum tentang manajemen biaya

Apa langkah pertama dalam manajemen biaya proyek?

Langkah pertama dalam manajemen biaya proyek adalah menentukan garis dasar untuk anggaran proyek. Ini melibatkan identifikasi semua potensi biaya dan input yang terkait dengan proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, dan pengeluaran lainnya. Membuat baseline itu penting karena memberikan Kerangka Kerja untuk memantau dan mengontrol pengeluaran selama siklus proyek.

Apa saja 5 fungsi manajemen biaya?

Lima fungsi utama manajemen biaya adalah:

1. Estimasi biaya: Menentukan total biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

2. Penganggaran biaya: Mengalokasikan perkiraan biaya keseluruhan ke item pekerjaan individu untuk menetapkan dasar pengukuran kinerja.

3. Kontrol biaya: Memantau pengeluaran proyek dan menerapkan langkah-langkah untuk menjaga biaya tetap dalam anggaran yang disetujui.

4. Manajemen alur kas: Memastikan ada alur kas yang memadai untuk memenuhi kebutuhan proyek, yang sangat penting untuk menjaga momentum proyek.

5. Manajemen pengadaan: Mengelola pengadaan barang dan jasa, memastikan bahwa semuanya diperoleh dengan biaya terbaik dan memenuhi kebutuhan proyek.

Apa itu manajemen biaya dalam manajemen proyek?

Manajemen biaya dalam manajemen proyek adalah proses perencanaan, estimasi, penganggaran, dan pengendalian biaya dengan tujuan menyelesaikan proyek sesuai anggaran yang disetujui. Ini melibatkan proses berkelanjutan untuk mengukur dan memantau aktivitas serta pengeluaran proyek dan menerapkan penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan bahwa sumber daya keuangan proyek digunakan secara efektif. 

Tingkatkan kinerja proyek Anda dengan manajemen biaya

Manajemen biaya memiliki banyak bagian yang berubah. Namun, selama tim memiliki visibilitas ke biaya proyek, Anda dapat mencegah kelebihan biaya dan memastikan Anda selalu menyelesaikan proyek sesuai anggaran.