NCAA meningkatkan konsumsi konten 4x lipat dengan Asana

Sorotan

Tantangan

• Inefisiensi dalam mengelola proyek berskala besar dan kompleks membebani tim, dan memengaruhi produktivitas, batas waktu, dan kualitas pekerjaan.

• Dependensi pada sistem yang sudah usang dan alat yang tidak terhubung membuat informasi tersebar dan memperlambat progres. 

• Visibilitas yang tidak memadai menghambat kemampuan kepemimpinan untuk melacak progres dan mengalokasikan sumber daya secara efektif, yang memperlambat pengambilan keputusan.

• Struktur operasional yang terpisah menyulitkan kolaborasi lintas tim, menciptakan hambatan untuk penskalaan seiring proyek menjadi lebih kompleks.

• Kesenjangan dalam dokumentasi proses menyulitkan upaya mempertahankan pengetahuan institusional, menciptakan tantangan untuk kelangsungan bisnis dan onboarding.

Solusi

• Manajemen Kerja terpusat menyediakan satu platform terpadu untuk kolaborasi lintas fungsi di seluruh NCAA.

• Mengintegrasikan alat seperti Google Drive, Slack, Teams, dan SharePoint menciptakan Alur Kerja yang mulus, sehingga lebih mudah untuk membagikan data di seluruh platform.

• Kemampuan penetapan dan pelacakan gol meningkatkan visibilitas dan pengambilan keputusan berbasis data.

• Standarisasi proses dan automasi Alur Kerja menyederhanakan pekerjaan di seluruh Bagian, memastikan konsistensi dan skalabilitas.

• Sumber kebenaran tunggal untuk semua dokumentasi menyederhanakan berbagi pengetahuan dan onboarding, membuat serah terima lebih lancar, dan membantu pegawai baru mendapatkan informasi terkini lebih cepat.

Hasil

• Peningkatan efisiensi dalam merencanakan dan melaksanakan proyek skala besar yang kompleks.

• Percepatan pelaksanaan 80+ kejuaraan perguruan tinggi setiap tahun.

• Menskalakan kampanye Olimpiade Paris 2024 4x lebih besar dari Olimpiade Tokyo 2020, melampaui gol kinerja.

• Meningkatkan produksi konten sebesar 2.770%, mendorong peningkatan tayangan audiens sebesar 1.440%.

• Memberi kepemimpinan wawasan real-time untuk menyelaraskan pekerjaan dengan gol organisasi yang lebih luas.

• Menyelesaikan masalah lebih cepat dan meningkatkan pengambilan keputusan di seluruh tim.

• Meningkatkan kolaborasi lintas fungsi, memastikan eksekusi proyek yang lebih lancar.

• Mengurangi batas waktu yang terlewat dan meningkatkan transparansi di seluruh Bagian.

• Memusatkan pengetahuan institusional untuk memastikan kontinuitas dan mempercepat onboarding.

Transformasi yang visioner untuk NCAA

Ketika kepemimpinan baru berencana memodernisasi cara NCAA berkolaborasi, organisasi ini tahu bahwa mereka membutuhkan solusi untuk menghubungkan tim mereka dan menyederhanakan proses yang kompleks. Pada saat itu, bagian-bagian dalam NCAA beroperasi lebih seperti entitas terpisah daripada unit yang kohesif, dan proyek lintas fungsi yang lebih besar menghadapi kemacetan akibat alat yang tidak terhubung dan proses yang tidak konsisten. 

Untuk mendukung transisi, para pemimpin menekankan bagaimana Asana dapat menghubungkan tugas harian dengan gol organisasi yang lebih besar, terintegrasi secara mulus dengan alat yang ada, dan menstandarkan proses. Tim kejuaraan muncul sebagai pengadopsi awal, menunjukkan potensi Asana dengan membangun templat untuk mengelola 84 kejuaraan di berbagai tugas dan tim. Kesuksesan awal mereka menginspirasi penggunaan yang lebih luas di seluruh NCAA. Tim tersebut membagikan alur kerja—dan kesuksesan—mereka ke seluruh organisasi, membantu menjadikan Asana sebagai alat dasar untuk kolaborasi.

Sekarang, Asana berfungsi sebagai pusat bagi tim di seluruh organisasi, menyatukan pekerjaan, dan memungkinkan manajemen proyek lintas departemen yang mulus. Transformasi ini menetapkan standar baru untuk kolaborasi lintas fungsi dan memberikan dasar yang kuat bagi tim komunikasi saat mereka meningkatkan upaya untuk kampanye Olimpiade 2024 mereka.

Ketika saya bergabung dengan NCAA, kolaborasi lintas fungsi tidak berjalan dengan baik, terutama ketika berbagai Bagian perlu berbagi keahlian. Tim tidak terbiasa bekerja sama, sehingga menyebabkan kesenjangan koordinasi yang signifikan. Melaksanakan Asana membantu kami menutup kesenjangan tersebut.”

Asana untuk manajemen kampanye

Penskalaan pembuatan konten untuk Olimpiade Paris 2024

Kampanye 2024 Olympians & Paralympians Made Her e, yang diselenggarakan untuk Olimpiade Paris, menandai level skala baru bagi tim komunikasi NCAA. Kepemimpinan menetapkan gol yang ambisius: melipatgandakan produksi konten dan keterlibatan audiens tiga kali lipat dibandingkan dengan Olimpiade Tokyo 2020. Kampanye Paris membutuhkan kolaborasi di seluruh Bagian, lokasi, dan mitra eksternal—tantangan yang diperumit oleh alat yang tidak terhubung dan proses yang tidak konsisten.

Asana memberikan fondasi untuk menyatukan tim-tim ini. Bertindak sebagai hub pusat kampanye, Asana menstandarkan Alur Kerja dan menghubungkan tim di seluruh zona waktu. Platform ini berfungsi sebagai jaringan penghubung kampanye—menjaga semua orang tetap satu pemahaman dan membantu tim bekerja sama untuk meningkatkan jangkauan dan dampak kampanye secara dramatis. 

Hasilnya luar biasa: NCAA meningkatkan skala kampanye Paris 4x lipat dibandingkan Tokyo, menghasilkan 2.770% lebih banyak konten, dan mendorong peningkatan tayangan audiens sebesar 1.440%. Keberhasilan ini menetapkan standar baru untuk kolaborasi dan inovasi, membuat NCAA meraih Penghargaan Inovasi Kerja Terbaik di Kelasnya dari Asana.

Untuk kampanye Olimpiade Paris 2024, kami harus meningkatkan upaya kami secara eksponensial. Asana adalah benang penghubung yang mengintegrasikan tim, Alur Kerja, dan zona waktu dengan mulus.”

Alur Kerja standar meningkatkan produksi konten sebesar 2.770%

• Manajer kampanye memantau ribuan tugas yang terkait dengan pembuatan konten dalam proyek bersama, yang memberi para pemimpin tampilan menyeluruh tentang semua pekerjaan yang sedang berlangsung.

• Dengan menggunakan formulir penerimaan, tim mengumpulkan pengiriman konten dari pemangku kepentingan internal dan eksternal di satu tempat. Semua informasi yang diperlukan ditangkap sejak awal untuk menyederhanakan awal proyek. 

• Templat tugas menstandarkan Alur Kerja end-to-end untuk semua aset kampanye, mulai dari postingan media sosial hingga infografis. Proses berulang ini mengurangi kesalahan, mempercepat produksi, dan memastikan penyampaian yang konsisten.

• Subtugas menguraikan langkah-langkah produksi yang kompleks di antara beberapa kolaborator, jadi peran, waktu, dan hasil akhir selalu jelas.

• Aturan prasetel mengotomatiskan langkah manual untuk membantu pekerjaan berjalan lancar di seluruh tim global. 

Untuk Olimpiade Tokyo, kami membuat 12 artikel fitur. Untuk Olimpiade Paris, kami membuat 117 artikel. Kami melakukan penskalaan besar—karena dengan Asana, kami siap.”

Memusatkan manajemen kampanye meningkatkan koordinasi dan penyampaian 

• Asana bertindak sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua tugas manajemen kampanye, mengurangi kebingungan dan memudahkan untuk menemukan dependensi serta menghindari kemacetan.

• Manajer menggunakan tampilan proyek kustom untuk memvisualisasikan pekerjaan yang sedang berlangsung dan menampilkan informasi yang paling relevan berdasarkan kebutuhan spesifik mereka.

• Integrasi Slack dan Outlook memastikan komunikasi dan pemberitahuan tepat waktu di seluruh teknologi yang ada, jadi tidak ada yang melewatkan apa pun. 

• Percakapan real-time dan tindakan tindak lanjut disimpan dalam tugas, mengurangi peralihan aplikasi dan mendokumentasikan konteks yang dibutuhkan tim.

Dengan orang-orang dari berbagai zona waktu dan negara, Asana menjadi inovasi yang signifikan—tim kami dapat masuk, melihat dengan tepat status proyek, dan langsung mengetahui hal yang perlu dilakukan selanjutnya.”

Pelaporan real-time memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cerdas dan lebih cepat

• Manajer kampanye menggunakan portofolio untuk kejelasan sekilas di semua pekerjaan kampanye, yang membantu mereka melacak progres dengan cepat, menemukan dependensi, dan memprioritaskan pekerjaan.

• Dengan tampilan data kerja yang lebih akurat dan real-time, kepemimpinan membuat keputusan yang matang dan mengoptimalkan alokasi sumber daya di seluruh kampanye.

• Bidang kustom global menstandarkan pengumpulan metrik utama untuk memastikan konsistensi dan memungkinkan pemfilteran dan pelaporan yang mudah di semua proyek.

Asana memberi tim kepemimpinan kami visibilitas real-time seputar setiap aspek kampanye. Untuk pertama kalinya, kami dapat melihat bagaimana tugas harian terhubung dengan gol kami yang lebih besar dan segera menemukan di mana sumber daya paling dibutuhkan. Kejelasan ini memungkinkan kami membuat keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan data.”

Asana untuk perencanaan acara

Memberi struktur dan visibilitas pada eksekusi kejuaraan

Tim Kejuaraan NCAA mengelola 84 dari 90 kejuaraan NCAA, mengoordinasikan setiap detail mulai dari pemilihan lokasi dan kontrak tempat hingga penjualan tiket, pemasaran, dan logistik siaran. 

Sebelum menggunakan Asana, tim mengandalkan map fisik dan alat digital yang tidak terhubung untuk mengelola perencanaan dan pelaksanaan kejuaraan—proses yang kurang konsisten. Sekarang, Asana berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal, yang menghubungkan tugas, linimasa, dan komunikasi di satu tempat, sehingga lebih mudah untuk mengoordinasikan pekerjaan dan mempertahankan kelangsungan bisnis. 

Dengan Asana, kami telah menyederhanakan cara kami mengelola kejuaraan—menyatukan semua pekerjaan kami di satu platform. Hal ini memungkinkan kami untuk berfokus pada pelaksanaan acara yang luar biasa sambil mempertahankan kesinambungan dari tahun ke tahun dan di seluruh anggota tim.”

Alur Kerja standar menyederhanakan pelaksanaan kejuaraan 

• Setiap kejuaraan dimulai dengan templat proyek terstruktur, memastikan konsistensi di seluruh 84 acara. Templat ini disesuaikan dengan empat jenis kejuaraan utama—olahraga tim, olahraga individu, olahraga dalam ruangan, dan olahraga luar ruangan.

• Tugas-tugas penting —seperti menyelesaikan kunjungan lapangan, berkoordinasi dengan media, dan menyelesaikan rencana papan nama—dibuat sebelumnya di setiap templat, menyediakan Kerangka Kerja yang andal sekaligus memungkinkan fleksibilitas untuk kebutuhan unik setiap acara.

• Setiap proyek terhubung dengan gol organisasi NCAA yang lebih luas, sehingga memudahkan tim untuk melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap sasaran yang lebih luas dan prioritas jangka panjang.

• Dalam setiap proyek, tugas diberikan kepada anggota tim tertentu, sehingga jelas siapa yang bertanggung jawab atas apa dan pekerjaan selalu sesuai rencana. 

• Percakapan terkait setiap tugas terjadi di bagian komentar tugas, dan semua file yang relevan dilampirkan langsung ke tugas, sehingga menghilangkan komunikasi yang tersebar dan informasi yang hilang.  

• Bidang kustom mencatat detail penting seperti tenggat, jenis kejuaraan, dan status tugas—memberikan data terstruktur yang dimasukkan ke dasbor khusus proyek.

• Dasbor ini memberikan wawasan real-time kepada kepemimpinan tentang progres proyek, potensi kemacetan, dan kapasitas sumber daya, yang membantu mereka membuat penyesuaian sesuai kebutuhan. 

• Pada awal musim baru, tim menduplikasikan proyek tahun sebelumnya, memindahkan tugas, alur kerja, dan penugasan untuk mempertahankan kontinuitas sekaligus memungkinkan pembaruan yang diperlukan. 

Visibilitas real-time mendorong pengambilan keputusan yang matang

• Dasbor memberikan tampilan sekilas tentang progres proyek, membantu para pemimpin tim mengatasi tantangan, mengambil keputusan sumber daya yang matang, dan menjaga proyek tetap sesuai rencana. 

• Selain itu, manajer tim dapat dengan mudah memvisualisasikan ruang lingkup proyek secara lengkap, seperti jumlah kolaborator yang terlibat dan tugas yang sedang berlangsung. Kejelasan ini membantu mereka membangun alasan kuat untuk mendapatkan staf atau dukungan tambahan saat dibutuhkan.

Kelangsungan bisnis memastikan keberhasilan operasional jangka panjang

• Asana memusatkan pengetahuan institusional, sehingga memudahkan staf baru untuk bergabung dan melanjutkan pekerjaan dari bagian terakhir yang dikerjakan anggota tim sebelumnya dengan mulus.

• Dengan semua pekerjaan disimpan di satu tempat, serah terima menjadi mulus—memastikan bahwa siapa pun yang bergabung atau keluar dari proyek, tim dapat terus melaksanakan pekerjaan tanpa gangguan.

• Agenda untuk rapat kepemimpinan dan tinjauan bisnis dikelola di Asana, sehingga semua topik diskusi, keputusan, dan tindak lanjut tetap berada di satu lokasi yang mudah diakses.

Asana untuk SDM dan Operasi SDM

Menciptakan kejelasan dan kolaborasi di SDM

Tim SDM NCAA memainkan peran penting dalam mendukung pegawai di seluruh organisasi, mulai dari perekrutan dan onboarding pegawai hingga mengelola kinerja dan tunjangan mereka. Sebelumnya, bagian ini beroperasi secara terpisah, dengan setiap anggota tim memiliki fungsi khusus. Tanpa pengetahuan bersama atau kolaborasi, pekerjaan terhenti ketika seseorang tidak di tempat, dan bagian lain kurang memahami proses SDM atau peran mereka di dalamnya.

Untuk mengatasi tantangan ini, tim SDM menggunakan Asana untuk meningkatkan koordinasi dan konsistensi proses. Dengan membuat Alur Kerja bersama yang jelas, Asana mempermudah tim SDM untuk bekerja sama, membantu tim lain memahami peran mereka dalam proses SDM, dan menjaga pekerjaan tetap berjalan tanpa penundaan.

Kejelasan ekspektasi telah menjadi tantangan di masa lalu. Akan sangat mengecewakan jika hasil tidak memenuhi ekspektasi, yang sering kali disebabkan oleh komunikasi yang tidak jelas. Asana membantu mengelola elemen manusia dalam pekerjaan dengan menghilangkan emosi dan membuat ekspektasi terlihat dan spesifik. Ini memudahkan tim untuk berfokus pada hal yang berjalan dengan baik—dan merayakannya.”

Sumber kebenaran tunggal untuk proses SDM memberikan transparansi dan akuntabilitas  

• Proyek terkait SDM dipecah menjadi tahap dan tugas yang jelas, sehingga mudah untuk melihat siapa yang bertanggung jawab atas apa dan pekerjaan apa yang akan dilakukan selanjutnya.

• Struktur ini membantu tim di seluruh bisnis memahami peran mereka dalam proses SDM, menyediakan titik referensi bersama untuk ekspektasi.

• Dengan semuanya ada di satu platform, lebih mudah untuk melihat apa yang berjalan dengan baik dan apa yang membutuhkan perhatian, sehingga menghasilkan kejelasan dan akuntabilitas yang lebih baik.

Alur Kerja akuisisi talenta meningkatkan visibilitas perekrutan

• Portofolio perekrutan melacak lowongan pekerjaan, menunjukkan jumlah pekerjaan yang tersedia dan statusnya dalam proses perekrutan.

• Templat akuisisi talenta menguraikan setiap langkah proses perekrutan, memastikan keselarasan di seluruh SDM, manajer perekrutan, dan pemangku kepentingan lainnya.

• Dengan proses yang lebih transparan, organisasi yang lebih luas memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang apa saja yang termasuk dalam perekrutan dan bagaimana berbagai tim berkontribusi.

Onboarding terstruktur memastikan pengalaman pegawai yang lancar

• Templat onboarding menyediakan proses terstruktur sejak pegawai baru dipekerjakan hingga 90 hari pertamanya.

• Tugas diuraikan menurut linimasa—dua minggu sebelum tanggal mulai, hari pertama, dan milestone 30, 60, dan 90 hari—yang membantu manajer dan pegawai baru tetap bekerja sesuai rencana.

• Tugas onboarding utama—seperti menyediakan laptop, menyiapkan perlengkapan, mengadakan tur kantor, dan melakukan perkenalan—disertakan dalam alur kerja dan ditugaskan kepada anggota tim SDM, manajer perekrutan, dan tim pegawai baru, sehingga tanggung jawab menjadi jelas.

Kesimpulan

Meletakkan fondasi untuk kesuksesan jangka panjang

Saat NCAA memikirkan kampanye dan inisiatif mendatang—termasuk Olimpiade 2028—mereka berkomitmen untuk memperluas penggunaan Asana di seluruh bagian. Ke depannya, organisasi berencana memperluas penggunaan automasi untuk meningkatkan Alur Kerja, memanfaatkan fitur pelaporan Asana untuk menyusun strategi, dan mengeksplorasi cara untuk mengintegrasikan AI ke dalam proyek lintas fungsi berskala besar mereka.

Asana akan terus memainkan peran penting dalam memastikan kelangsungan bisnis untuk NCAA. Dengan mendokumentasikan proses dan membuat templat berdasarkan Alur Kerja organisasi, NCAA mendorong kolaborasi dan mengurangi ketergantungan pada keahlian yang terisolasi—memastikan bahwa tim dapat membuat progres pekerjaan dengan mulus.

Dengan memposisikan Asana sebagai hub utama untuk pekerjaan—“kota Asana” tempat setiap bagian dan proyek terhubung—NCAA membangun organisasi yang siap menghadapi masa depan dan siap memberdayakan mahasiswa-atlet serta mendukung perjalanan mereka di dalam dan di luar lapangan.

Asana menjadi beranda kami selama kampanye—semuanya ada di sana. Sekarang, kami mengembangkannya menjadi apa yang kami sebut 'Asana City' kami, dengan lingkungan dan rumah untuk setiap bagian dari Alur Kerja kami. Di situlah semuanya terhubung.”