D.C. United menghemat 697 hari kerja per tahun dengan Asana

Sorotan

Tantangan

• Kolaborasi lintas fungsi, terutama seputar eksekusi pada hari H dan inisiatif lintas departemen, terhambat oleh komunikasi tersekat dan kepemilikan yang tidak jelas.

• Kurangnya konsistensi di seluruh operasi bisnis dan bagian menyebabkan proses yang tidak efisien.

• Visibilitas terbatas di seluruh proyek dan bagian menyulitkan untuk melacak progres dan menyelaraskan dengan prioritas organisasi.

Solusi

• Menerapkan Asana sebagai platform manajemen kerja terpusat di seluruh operasi bisnis, menggantikan spreadsheet dan utas email yang terfragmentasi dengan sistem terpadu yang mendorong kejelasan, akuntabilitas, dan efisiensi.

• Membuat templat standar dan Alur Kerja otomatis untuk eksekusi hari pertandingan dan permintaan bagian, memodernisasi proses lama sekaligus mengurangi pekerjaan manual dan pengalihan konteks.

• Menetapkan kepemilikan dan visibilitas yang jelas melalui formulir kustom dan pelacakan proyek, menghilangkan duplikasi, menyederhanakan serah terima, dan memungkinkan pelaksanaan yang lebih cepat dan terkoordinasi.

Hasil

• Hemat 697 hari kerja setiap tahun dengan menggunakan Asana, menghasilkan perkiraan penghematan biaya sebesar $195.600

• Penghematan waktu meningkat 488% dari tahun ke tahun, didorong oleh automasi dan Alur Kerja yang disederhanakan

• Pengiriman proyek dipercepat, dengan lebih sedikit batas waktu yang terlewat dan eksekusi yang lebih mudah diprediksi

• 100% staf Business secara aktif menggunakan Asana, menciptakan pendekatan yang konsisten untuk pekerjaan di seluruh organisasi

• Rapat status berulang dibatalkan sebesar 25%, yang menghemat ratusan jam untuk pekerjaan bernilai lebih tinggi

• Kolaborasi lintas fungsi meningkat secara signifikan, mendorong keselarasan dan memperdalam keterlibatan di seluruh tim

Pemenang Penghargaan Inovasi Kerja, 2025

D.C. United meraih Penghargaan Inovasi Kerja Terbaik di Kelasnya dari Asana (wilayah AMER) karena mengubah cara menyelesaikan pekerjaan di setiap aspek operasi klub. Dengan mengganti daftar periksa kertas dan utas email yang terfragmentasi dengan Alur Kerja standar dan otomatis, klub ini mendefinisikan ulang kolaborasi dalam industri analog. Hasilnya: ratusan hari kerja terhemat, penghematan waktu yang sangat besar dari tahun ke tahun, dan penurunan yang signifikan dalam rapat berulang. Dari pelaksanaan hari pertandingan hingga pemenuhan sponsor, setiap bagian kini bekerja dari sistem bersama—mempercepat penyelesaian, memperdalam keterlibatan, dan menciptakan organisasi yang lebih tangkas dan selaras.

Asana telah mentransformasi cara kami beroperasi dan berkolaborasi di semua Bagian di D.C. United dan Audi Field. Kami telah melihat level baru keselarasan internal, transparansi, dan akuntabilitas, yang secara langsung meningkatkan level produktivitas dan kolaborasi lintas fungsi kami di seluruh unit bisnis klub.”

Asana untuk perencanaan acara

Pelaksanaan hari pertandingan yang sempurna, tanpa kekacauan di menit terakhir

Operasi hari pertandingan adalah inti dari pengalaman penggemar dan kehadiran merek D.C. United. Dari alokasi staf dan promosi hingga penjualan tiket, inisiatif keterlibatan penggemar, aktivasi sponsor, pelaksanaan yang sempurna sangat penting. Namun, sebelum Asana, upaya ini mengandalkan email yang tidak terhubung dan daftar periksa kertas, yang meningkatkan risiko detail yang terlewatkan dan masalah di menit terakhir.

Untuk meningkatkan eksekusi hari pertandingan dan mencapai gol strategis, D.C. United menerapkan sistem terpadu dan otomatis di Asana. Setiap detail sekarang dipetakan sejak awal menggunakan proyek templat run-of-show dan Alur Kerja otomatis yang mendeteksi risiko sejak dini dan memastikan setiap tim selaras.

Templat multi-home membuat run-of-show yang lengkap

• Setiap pertandingan kandang dibuat dari templat proyek standar yang mencakup tugas berulang seperti run-of-show, tautan tiket, acara dan aktivasi khusus, serta aset kreatif.

• Dalam setiap proyek pertandingan, setiap aspek hari pertandingan—mulai dari pembukaan gerbang hingga pembersihan pasca-pertandingan—direncanakan, dengan Tugas yang ditetapkan di seluruh fasilitas, analitik, penjualan tiket, hiburan, keamanan, pemasaran, dan layanan tamu, dan lain-lain.

• Setiap proyek pertandingan berada dalam portofolio menyeluruh, yang memberi tim visibilitas di seluruh musim dan memastikan tidak ada yang terlewatkan.

• Melakukan multi-home membuat tanggung jawab yang tumpang tindih terlihat oleh semua bagian yang relevan, mengurangi titik buta, dan menghilangkan kejutan di menit terakhir.

Automasi mengurangi risiko dan mempercepat waktu tanggapan

• Aturan secara otomatis menandai tugas yang terlambat atau belum selesai, memicu pemberitahuan real-time sebelum masalah meningkat.

• Alur Kerja khusus untuk pengalaman premium, seperti pertunjukan saat jeda atau aktivasi VIP, memastikan momen-momen yang sangat menarik perhatian ini dilacak, dimiliki, dan dieksekusi tanpa kesalahan, dengan kepemimpinan yang terus diberi informasi terkini di setiap langkah.

Aktivasi pendanaan sponsor disederhanakan dan bebas dari kesalahan

• Pemenuhan dan aktivasi sponsor—pendorong pendapatan penting dengan persyaratan yang kompleks—dikelola dari awal hingga akhir di Asana, memastikan setiap hasil akhir dilacak dan tidak ada yang luput.

• Mitra mengirimkan permintaan aktivasi melalui Formulir, yang secara otomatis mengarahkan tugas ke tim yang tepat dan memicu alur kerja persetujuan.

• Templat kustom memandu setiap aktivasi, mulai dari daftar periksa hari pertandingan hingga pelacakan peserta VIP dan logistik, memastikan setiap langkah selesai secara berurutan, dengan pemberitahuan otomatis untuk setiap serah terima.

• Dasbor real-time memberi tim kemitraan dan sponsor visibilitas seputar hasil akhir, linimasa, dan penghambat, yang memungkinkan penyelesaian yang lebih cepat.

• Pendekatan terstruktur ini menghasilkan hampir nol aktivasi yang terlewatkan, pelaksanaan yang lebih cepat, dan kemampuan untuk menangani peningkatan volume tanpa menambah jumlah karyawan.

Memperkenalkan Asana di seluruh organisasi telah meningkatkan kolaborasi selama inisiatif besar, seperti hari pertandingan, di mana setiap bagian kini memiliki visibilitas tentang bagaimana pekerjaan mereka terhubung dengan gambaran yang lebih besar—memastikan pengalaman penggemar terbaik di kelasnya. ”

Asana untuk permintaan kerja dan penerimaan

Mengubah permintaan ad hoc menjadi tindakan terstruktur

Seiring pertumbuhan D.C. United, volume—dan urgensi—permintaan masuk di seluruh tim juga meningkat. Mulai dari desain grafis dan kampanye email hingga postingan media sosial dan dukungan acara, pekerjaan sering diminta secara terpisah, dengan sedikit konteks atau visibilitas. Tanpa proses penerimaan berstandar, tim menghadapi duplikasi, penundaan, dan kegagalan menyampaikan hasil akhir.

Saat ini, Asana mendukung sistem permintaan yang disederhanakan di setiap Bagian. Formulir standar memastikan kejelasan sejak awal, sementara alur kerja triase dan persetujuan otomatis mengarahkan pekerjaan ke tim yang tepat—dengan cepat. Tim Pemasaran, Kemitraan, dan Keterlibatan Komunitas juga mengelola kalender kampanye dan konten langsung di Asana, sehingga lebih mudah menyelaraskan prioritas untuk acara dengan visibilitas tinggi dan promosi satu kali.

Formulir memastikan kejelasan sejak awal

• Formulir khusus departemen menangkap konteks penting sejak awal, mengurangi komunikasi bolak-balik, dan memungkinkan penyelesaian yang lebih cepat.

• Formulir yang selesai secara otomatis membuat tugas dan memberi tahu tim yang tepat, memastikan tidak ada permintaan yang luput.

• Kampanye yang terkait dengan inisiatif tingkat organisasi—seperti acara pertandingan berskala besar—direncanakan di Asana dengan visibilitas penuh di seluruh bagian.

• Dengan dasbor, setiap bagian dapat melihat bagaimana pekerjaan mereka menyokong inisiatif merek yang lebih besar, meningkatkan koordinasi dan akuntabilitas.

Salah satu contoh yang menonjol tentang bagaimana Asana telah mengubah organisasi kami adalah cara kami menyederhanakan proses permintaan pemasaran. Sebelumnya, tugas seperti desain grafis, kampanye email, dan postingan media sosial diminta secara terpisah—sering kali memerlukan beberapa tindak lanjut karena kepemilikan yang tidak jelas. Dengan Asana, kami memusatkan permintaan ini ke dalam satu Alur Kerja yang secara otomatis menandai semua pemangku kepentingan yang relevan, menciptakan visibilitas, dan secara signifikan mengurangi waktu penyelesaian. ”

Kesimpulan

Membuat rencana siasat untuk kesuksesan yang terukur

D.C. United tidak hanya menjalankan operasi dengan Asana—mereka mendefinisikannya ulang. Seiring dengan semakin dalamnya adopsi di semua bagian, mereka membayangkan masa depan ketika portofolio dan Kerangka Kerja strategis membantu menyelaraskan pekerjaan individu dengan gol tingkat perusahaan, memberikan arah yang lebih jelas, visibilitas real-time, dan rasa kepemilikan yang lebih kuat kepada setiap pegawai. Dengan terus meningkatkan penggunaan Asana, D.C. United meletakkan dasar bagi organisasi yang lebih lincah, selaras, dan akuntabel—siap untuk menang di lapangan dan di seluruh bisnis.

Pada akhirnya, Asana tidak hanya meningkatkan produk akhir pekerjaan kami—Asana juga membantu kami memahami dengan lebih baik hal yang kami lakukan, alasan kami melakukannya, dan hal yang dapat kami capai bersama saat kami selaras. ”