Morningstar menghemat $600.000 per tahun dengan alur kerja yang didukung AI di Asana AI Studio

Sorotan

Tantangan

• Inefisiensi operasional dan tech stack yang kompleks menyulitkan untuk menskalakan pekerjaan sesuai kecepatan gol pertumbuhan yang agresif.

• Pegawai menggunakan alat yang berbeda untuk mengelola pekerjaan mereka, yang membuat informasi tetap terpisah dan prioritas menjadi tidak jelas.

• Kepemimpinan tidak memiliki visibilitas ke peta jalan menyeluruh tim, sehingga sulit untuk mengelola risiko dan membuat keputusan yang tepat.

• Tidak adanya cara standar untuk mengelola sumber daya, melacak proyek, dan menerima pekerjaan baru menyebabkan sumber daya kelebihan beban dan batas waktu yang terlewat.

• Tim riset memiliki sistem yang sudah usang untuk mengelola konten internal, yang memperlambat distribusi dan menghambat amplifikasi.

Solusi

• Fungsi bisnis inti Morningstar mengadopsi Asana untuk mengelola pekerjaan, menghubungkan data, dan menstandarkan proses bisnis.

• Tim tertentu menggunakan AI Studio Asana untuk membantu mengotomatiskan penerimaan, menyederhanakan evaluasi permintaan, dan mempercepat produksi konten, sehingga meluangkan waktu untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi.

• Dengan mengonsolidasikan beberapa alat dan Alur Kerja ke Asana, tim mengurangi upaya manual dan menghilangkan sistem yang berlebihan.

• Dengan visibilitas yang jelas tentang permintaan kerja dan proyek aktif, para pemimpin dapat membuat keputusan yang didukung data yang memandu perencanaan dan strategi.

• Proses penerimaan standar—termasuk proses tertentu yang didukung AI—telah meningkatkan pemetaan rencana, prioritisasi, dan linimasa penyampaian di seluruh fungsi.

Hasil

• Pipeline konten yang didukung AI dari Tim Riset menghemat sekitar 14.976 jam per tahun, yang berarti penghematan tambahan sebesar $600.000.

• Tim Pensiun mengurangi dua minggu dari linimasa peninjauan permintaan melalui penerimaan dan pemilahan otomatis dengan AI Studio Asana.

• Tim Teknologi Pusat Morningstar menghemat 1.972 hari kerja per tahun dengan menyederhanakan Alur Kerja dan meningkatkan efisiensi dengan Asana—sekitar $758.600 dalam penghematan biaya.

• Di seluruh organisasi, tim membuat keputusan yang lebih cepat dan didukung data, dengan penentuan prioritas yang lebih baik, linimasa penyelesaian yang lebih jelas, dan prakiraan sumber daya yang lebih baik, sebagian berkat alur kerja yang didukung AI.

• Dengan mengurangi upaya manual dan pekerjaan berprioritas rendah, tim dapat berfokus pada inisiatif berdampak besar dan berkolaborasi secara lebih efektif dalam skala besar.

Pemenang Penghargaan Inovasi Kerja, 2025

Morningstar meraih Penghargaan Inovasi Kerja Visioner AI Asana atas penggunaan AI secara strategis untuk mendorong eksekusi sesuai kebutuhan. Menghadapi peningkatan kompleksitas dan permintaan, organisasi secara strategis memanfaatkan AI Studio Asana untuk menyederhanakan pekerjaan lintas fungsi, mulai dari pipeline konten penelitian hingga penerimaan dan penentuan prioritas produk. Dengan automasi, perutean, dan pelaporan yang didukung AI, tim mengurangi upaya manual, mempercepat linimasa, dan membuka penghematan biaya yang signifikan. Sekarang, tim bekerja dalam sistem terpadu yang mengurangi pekerjaan bernilai rendah dan memberdayakan mereka untuk berfokus pada hal terpenting. Transformasi Morningstar bukan hanya tentang menggunakan AI; tetapi tentang menggunakannya dengan bijak untuk membuka nilai bisnis yang nyata.

Asana membantu kami mendorong efisiensi yang dapat disesuaikan dan mendorong pertumbuhan yang diperlukan. Kami telah memecah hambatan untuk kolaborasi di seluruh organisasi.”

Asana untuk pelacakan permintaan

Mengubah permintaan yang tersebar menjadi peta jalan strategis dengan penerimaan yang didukung AI

Tim produk Pensiun Morningstar awalnya melacak permintaan produk melalui proses manual ad hoc. Tanpa proses penerimaan standar, permintaan masuk dari segala arah—email, obrolan, dan percakapan kasual—dan sering kali tidak memiliki konteks yang diperlukan untuk menilai nilai. Menyetujui segalanya menyebabkan komitmen yang berlebihan, peta jalan yang tersebar, dan ketidakmampuan untuk mengevaluasi nilai bisnis yang sesungguhnya. 

Untuk mengatasi tantangan ini, tim Retirement menerapkan Kerangka Kerja terstruktur dengan AI Studio untuk mengelola siklus hidup produk secara menyeluruh, mulai dari penerimaan hingga pengukuran dampak. Sekarang, permintaan dievaluasi dengan kriteria yang konsisten, kapasitas diperkirakan secara akurat, dan peta jalan terpusat dan terkini. Hasilnya, tim telah menghemat dua minggu dari linimasa peninjauan mereka dan beralih dari pelaksanaan reaktif ke perencanaan strategis yang didorong oleh nilai.

Proses pemetaan strategi kami bersifat reaktif dan manual. Gol utama kami dengan AI Asana adalah menjadikan proses lebih strategis, sehingga kami dapat dengan cepat memprioritaskan pekerjaan yang akan mendorong pendapatan dan mempercepat peluncuran ke pasar.”

Penerimaan dan Alur Kerja yang disempurnakan AI meningkatkan prioritisasi dan perencanaan

• Semua permintaan dikirim melalui sistem penerimaan Asana terpusat, dengan AI Studio yang secara otomatis memberi nama permintaan, mengidentifikasi kesenjangan informasi, dan membuat ringkasan standar untuk evaluasi yang lebih mudah.

• Permintaan yang kompleks mengikuti Alur Kerja khusus dan secara sistematis dinilai berdasarkan nilai bisnis, kompleksitas, dan biaya, yang memberdayakan tim produk untuk menyetujui, menunda, atau menolak permintaan berdasarkan data. 

• Setelah permintaan disetujui, aturan memvalidasi kelengkapan data dan secara otomatis mengarahkan item ke peta jalan yang sesuai.

Dokumentasi otomatis dan pelacakan hasil meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas

• Setelah item peta jalan selesai, AI Studio membuat catatan rilis berdasarkan informasi tugas. Jika detail lebih lanjut diperlukan, manajer produk secara otomatis diberi tahu untuk menambahkan detail lebih lanjut.

• Aturan otomatis secara otomatis membuat Tugas lanjutan dan subtugas untuk mengukur kesuksesan setiap item peta jalan terhadap hasil yang diharapkan.

Sebelumnya, dibutuhkan dua minggu untuk meninjau permintaan dan mengumpulkan informasi yang kami perlukan untuk melanjutkan. Sekarang kami dapat mengeliminasi waktu yang dihabiskan untuk komunikasi manual bolak-balik karena AI Asana mengidentifikasi dan menangkap informasi yang kami perlukan sejak awal.”

Asana untuk perencanaan konten

Menyederhanakan alur kerja konten riset dengan automasi yang didukung AI

Sebelumnya, mengelola konten riset internal Morningstar di seluruh bagian lambat, dalam silo, dan mahal. Tim Riset mengandalkan sistem usang untuk melacak konten internal, yang membutuhkan koordinasi manual di seluruh alur kerja dan alat yang tidak terhubung. Pembaruan yang sering dilakukan dibagikan melalui email atau obrolan, yang menyebabkan keterlambatan dan kehilangan peluang amplifikasi di seluruh kanal berbayar, perolehan, dan milik.

Untuk memodernisasi pendekatan mereka, organisasi mengganti sistem lama mereka dengan pipeline konten riset terpusat di Asana, yang didukung oleh AI Studio. Sekarang, hampir 300 pemangku kepentingan di seluruh penelitian, editorial, penyuntingan naskah, media, dan pemasaran berkolaborasi dalam satu platform dengan visibilitas bersama dan automasi yang mendorong setiap langkah. Hasilnya: sistem yang efisien dan terukur yang menghemat hampir 15.000 jam dan $600.000 per tahun, sehingga membebaskan tim untuk fokus pada pekerjaan strategis.

Morningstar berkomitmen penuh pada AI—ini adalah gol perusahaan bagi kami untuk terus memanfaatkan kemajuan AI guna mendorong inovasi bagi pelanggan kami secara eksternal dan pegawai kami secara internal. Alur Kerja Asana yang dibangun tim kami mencapai gol tersebut sekaligus membantu kami mendorong efisiensi dan memecah hambatan kolaborasi di seluruh organisasi. ”

Pipeline terpusat dengan AI bawaan memastikan kecepatan dan konsistensi

• Penulis mengirimkan konten melalui formulir standar yang secara otomatis membuat tugas di proyek pipeline konten.

• AI Studio menganalisis input formulir untuk menetapkan pemangku kepentingan, menetapkan tenggat untuk penyuntingan naskah, dan menandai informasi yang belum lengkap.

• Jika informasi tambahan diperlukan, AI Studio membuat komentar tindak lanjut dan subtugas untuk penulis, meminimalkan penundaan dan tindak lanjut manual.

• Setelah konten ditandai siap, AI Studio memicu langkah berikutnya untuk editor dan mengelola proses bolak-balik editan, memberi tahu pemangku kepentingan saat editan siap, dikembalikan, atau selesai.

• Pemangku kepentingan diberi tahu tentang milestone utama, termasuk tanggal publikasi, tanpa perlu menindaklanjuti secara manual. 

• Semua pengiriman konten dimasukkan ke dalam proyek terpusat di Asana, menciptakan sumber kebenaran tunggal di seluruh tim riset, editorial, pemasaran, dan operasional.

Automasi memperkuat output dan dampak

• Saat konten mendekati penyelesaian, AI Studio mengarahkan tugas ke papan proyek pemasaran dan media yang sesuai untuk amplifikasi.

• Pemangku kepentingan secara otomatis diberi tahu tentang status konten, sehingga mereka dapat melihat peluncuran mendatang.

Asana menjaga konten kepemimpinan pemikiran global tim saya tetap terkoordinasi di seluruh tim lintas fungsi yang terdiri dari editor, pemasar, dan pemimpin produk. Ini adalah sumber kebenaran tunggal kami dan membantu menghilangkan biaya yang timbul ketika tangan kiri tidak tahu apa yang dilakukan tangan kanan.”

Asana untuk penerimaan pekerjaan

Menskalakan efisiensi dengan proses yang efisien

Sebelum Asana, tim Teknologi Pusat Morningstar tidak memiliki cara standar untuk menerima atau memulai pekerjaan. Mereka mengandalkan dokumen Word untuk melacak ratusan permintaan yang mereka terima setiap tahun dari seluruh organisasi. Proses manual ini tidak menyediakan struktur yang diperlukan untuk menentukan ruang lingkup, sumber daya, anggaran, dan menyetujui permintaan proyek dengan benar, yang menyebabkan Backlog yang tersumbat dan proyek dengan ruang lingkup dan tujuan yang tidak jelas.

Dengan membuat proses standar di Asana, tim mengotomatiskan penerimaan pekerjaan dan menyederhanakan penentuan prioritas. Pendekatan ini memungkinkan mereka mengelola beban kerja yang terus bertambah secara efisien seiring dengan perkembangan bisnis.

Tim mengeksekusi lebih cepat dengan permintaan penerimaan yang terstandardisasi

• Proses penerimaan pekerjaan distandarkan dan diotomatiskan di Asana, sehingga lebih mudah untuk mengevaluasi, memprioritaskan, dan menyetujui permintaan dengan cepat dan lebih konsisten.

• Permintaan kerja baru dikirimkan menggunakan Formulir Asana dan secara otomatis dimasukkan ke proyek bersama, memastikan semua informasi yang diperlukan ditangkap untuk visibilitas dan tindakan segera.

• Bidang kustom melacak kriteria evaluasi standar, yang membantu pemangku kepentingan membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih konsisten terkait persetujuan dan prioritas.

Proses penerimaan di Asana membantu kami memanfaatkan budaya kami yang berorientasi pada tindakan dengan cara yang lebih produktif dan terorganisir, jadi kami menggunakan waktu dengan cara yang tepat dan untuk hal yang tepat.”

Kejelasan yang mendorong penentuan prioritas dan perencanaan

• Pemimpin mendapatkan kejelasan penuh tentang setiap tahap Alur Kerja, karena semua pekerjaan ditata dalam proyek dan portofolio yang terhubung.

• Dengan fleksibilitas untuk menganalisis data pekerjaan mereka secara terperinci, tim dapat menilai risiko dan nilai pekerjaan dengan lebih baik, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih matang terkait prioritas.

• Dengan proyek yang Disetujui dalam portofolio, tim dapat dengan mudah melaporkan progres dan menunjukkan keterkaitannya dengan gol tingkat tinggi, memungkinkan para pemimpin untuk menilai kapasitas, merencanakan, dan berkoordinasi lintas fungsi dengan lebih efektif.

Sebelum Asana, kami memulai proyek secara sembarangan tanpa manajemen. Sekarang kami dapat menyalurkan pekerjaan secara efektif saat pekerjaan masuk, yang memungkinkan kami melakukan lebih banyak pekerjaan seiring pertumbuhan kami.”

Asana untuk manajemen sumber daya

Memaksimalkan dampak tim dengan keputusan sumber daya yang lebih cerdas

Sebelum beralih ke Asana, tim Morningstar tidak memiliki cara yang jelas untuk memprioritaskan pekerjaan—dan mereka menyetujui setiap permintaan. Hal itu menyebabkan tim terlalu banyak berkomitmen, bekerja berlebihan, dan berkinerja buruk.

Dengan Asana, tim memiliki tampilan lengkap tentang siklus proyek dan pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga lebih mudah memahami kapasitas dan mengalokasikan sumber daya secara strategis ke proyek prioritas. Selain itu, mereka memiliki data untuk mendukung keputusan tersebut.

Sistem strategis untuk mengelola sumber daya menyederhanakan pekerjaan

• Portofolio memberi para pimpinan tampilan tingkat tinggi dari semua proyek yang sedang berjalan, statusnya, dan sumber daya yang dialokasikan.

• Dengan pemahaman yang lebih baik tentang hal yang perlu diselesaikan, oleh siapa, dan mengapa, tim dapat berfokus untuk mengatakan "ya" pada inisiatif berdampak tinggi.

• Peningkatan visibilitas ini juga membantu tim mengidentifikasi risiko kapasitas, mengembalikan pekerjaan sesuai rencana, dan memberi tahu pemangku kepentingan sebelumnya saat proyek tertunda.

Sebelum kami memigrasikan proyek kami ke Asana, kami selalu melakukan komitmen berlebihan. Sekarang kami memiliki lebih banyak kecerdasan dan lebih banyak data. Kami tahu hal yang dapat dan tidak dapat kami tangani—dan kami dapat melakukan percakapan yang tepat tentang prioritas dan bagaimana proyek selaras dengan rencana strategis kami.”

Data real-time untuk perencanaan yang terarah

• Pemimpin menggunakan perencanaan kapasitas untuk mendapatkan gambaran umum tentang pembagian staf di seluruh aliran kerja dan mengoptimalkan keputusan sumber daya.

• Akses ke data dan pelaporan pekerjaan yang akurat membantu tim memvalidasi proyek mana yang terhubung atau tidak terhubung dengan gol bisnis.

• Dengan kejelasan tentang dampak pekerjaan mendatang dan yang sedang berlangsung terhadap kapasitas, para pemimpin dapat melakukan diskusi kompromi yang jelas dan didukung data dengan pemangku kepentingan.

Anda tidak memiliki strategi sebelum Anda juga menyatakan hal yang tidak akan Anda lakukan. Sekarang, kami memiliki proses yang memungkinkan kami untuk mengatakan tidak. Dan kami memiliki statistik tentang alasan kami menolak, yang membantu kami menyampaikan intinya—ada hal-hal yang menjadi prioritas dan hal-hal yang bukan prioritas.”

Kesimpulan

Mendorong pertumbuhan yang lebih cerdas dengan struktur, kejelasan, dan AI

Seiring dengan perkembangan Morningstar dalam lanskap yang berubah dengan cepat, mereka membangun fondasi inovasi yang siap menghadapi masa depan. Dengan Asana, tim dapat bekerja lebih efisien dan konsisten, dengan Alur Kerja pilihan yang didukung AI yang membantu menyederhanakan proses yang kompleks, meningkatkan prioritas, dan mempercepat penyelesaian. Morningstar membayangkan masa depan ketika organisasi menggunakan AI secara strategis untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, dan keterlibatan—dengan pembatas yang tepat. Seiring perkembangan mereka, Asana dan AI Studio akan berperan penting dalam mengubah cara menyelesaikan pekerjaan: mendorong keputusan yang lebih cerdas, pelaksanaan yang lebih cepat, dan dampak yang lebih berarti di seluruh bisnis.

Memanfaatkan Asana dan kemampuannya telah sepenuhnya mengubah cara kerja tim kami dan cara kami bekerja sama dengan pemangku kepentingan kami. Semua orang tahu siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana—dan itu telah menjadi komponen penting untuk mendorong kesuksesan kami hari ini dan membangun fondasi kesuksesan kami besok dan seterusnya.”