Morningstar menghemat $600.000 per tahun dengan alur kerja yang didukung AI di Asana AI Studio

Sorotan

Tantangan

• Inefisiensi operasional dan tech stack yang kompleks menyulitkan upaya menskalakan pekerjaan seiring dengan gol pertumbuhan yang agresif.

• Pegawai menggunakan berbagai alat untuk mengelola pekerjaan mereka, sehingga informasi tetap terpisah dan prioritas menjadi tidak jelas.

• Kepemimpinan tidak memiliki visibilitas terhadap peta jalan menyeluruh dari Tim, sehingga sulit untuk mengelola risiko dan membuat keputusan yang matang.

• Tidak adanya cara standar untuk mengelola sumber daya, melacak proyek, dan menerima pekerjaan baru menyebabkan sumber daya kelebihan beban kerja dan Batas waktu terlewat.

• Tim penelitian menggunakan sistem yang sudah ketinggalan zaman untuk mengelola konten internal, yang memperlambat distribusi dan menghambat penyebaran.

Solusi

• Fungsi bisnis inti Morningstar menggunakan Asana untuk mengelola pekerjaan, menghubungkan data, dan menstandarkan proses bisnis.

• Beberapa Tim menggunakan Asana AI Studio untuk membantu mengotomatiskan penerimaan, menyederhanakan evaluasi permintaan, dan mempercepat produksi konten, sehingga mereka memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi.

• Dengan mengonsolidasikan berbagai alat dan Alur Kerja ke Asana, Tim mengurangi upaya manual dan menghilangkan sistem yang berlebihan.

• Dengan visibilitas yang jelas mengenai Permintaan kerja dan proyek yang aktif, para pemimpin dapat membuat keputusan yang didukung data untuk memandu perencanaan dan strategi.

• Proses penerimaan yang distandarkan—termasuk proses tertentu yang didukung AI—telah meningkatkan pembuatan peta jalan, penentuan prioritas, dan linimasa penyerahan di seluruh fungsi.

Hasil

• Pipeline konten Tim Riset yang didukung AI menghemat sekitar 14.976 jam per tahun, yang berarti penghematan tambahan sebesar $600.000.

• Tim Pensiun menghemat waktu dua minggu dari linimasa peninjauan permintaan melalui penerimaan dan pemilahan otomatis menggunakan Asana AI Studio.

• Tim Teknologi Pusat Morningstar menghemat 1.972 hari kerja per tahun dengan menyederhanakan Alur Kerja dan meningkatkan efisiensi menggunakan Asana—diperkirakan menghasilkan penghematan biaya sebesar $758.600.

• Di seluruh organisasi, Tim membuat keputusan yang lebih cepat dan didukung data, dengan penentuan prioritas yang lebih baik, linimasa penyerahan yang lebih jelas, dan perkiraan sumber daya yang lebih akurat, sebagian berkat Alur Kerja yang didukung AI.

• Dengan mengurangi Upaya manual dan pekerjaan berprioritas rendah, Tim dapat berfokus pada inisiatif berdampak besar dan berkolaborasi secara lebih efektif dalam skala besar.

Pemenang Penghargaan Inovasi Kerja, 2025

Morningstar meraih Penghargaan Inovasi Kerja Visioner AI Asana atas penggunaan AI secara strategis untuk mendorong eksekusi sesuai kebutuhan. Menghadapi peningkatan kompleksitas dan permintaan, organisasi ini secara strategis memanfaatkan Asana AI Studio untuk menyederhanakan pekerjaan lintas fungsi, mulai dari alur kerja konten penelitian hingga penerimaan dan penentuan prioritas produk. Dengan automasi, perutean, dan pelaporan yang didukung AI, Tim mengurangi upaya manual, mempercepat linimasa, dan mencapai penghematan biaya yang signifikan. Sekarang, Tim bekerja dalam sistem terpadu yang mengurangi pekerjaan bernilai rendah dan memungkinkan mereka untuk berfokus pada hal terpenting. Transformasi Morningstar bukan hanya tentang menggunakan AI, tetapi juga tentang menggunakannya dengan bijak untuk menghasilkan nilai bisnis yang nyata.

Asana membantu kami meningkatkan efisiensi yang dapat diskalakan dan mendorong pertumbuhan yang diperlukan. Kami telah mengatasi hambatan untuk kolaborasi di seluruh organisasi.”

Asana untuk pelacakan permintaan

Mengubah permintaan yang tersebar menjadi peta jalan strategis dengan penerimaan yang didukung AI

Awalnya, Tim produk Pensiun Morningstar melacak permintaan produk melalui proses manual dan Ad hoc. Tanpa proses penerimaan yang terstandar, permintaan berdatangan dari segala arah—email, obrolan, dan percakapan kasual tentang pekerjaan—dan sering kali tidak memiliki konteks yang diperlukan untuk menilai manfaatnya. Menyetujui semua permintaan menyebabkan komitmen yang berlebihan, peta jalan yang tidak terpadu, dan ketidakmampuan untuk mengevaluasi nilai bisnis yang sesungguhnya. 

Untuk mengatasi tantangan ini, Tim Pensiun menerapkan Kerangka Kerja terstruktur dengan AI Studio untuk mengelola siklus hidup produk secara menyeluruh, mulai dari penerimaan hingga pengukuran dampak. Sekarang, permintaan dievaluasi berdasarkan kriteria yang konsisten, kapasitas diprediksi dengan akurat, dan peta jalan terpusat dan sesuai dengan situasi saat ini. Hasilnya, Tim telah menghemat dua minggu dari linimasa peninjauan mereka dan beralih dari pelaksanaan yang reaktif ke perencanaan strategis yang berfokus pada manfaat.

Proses penyusunan peta jalan kami bersifat reaktif dan manual. Gol utama kami dengan Asana AI adalah menjadikan proses ini lebih strategis, sehingga kami dapat dengan cepat memprioritaskan pekerjaan yang akan meningkatkan pendapatan dan mempercepat peluncuran produk ke pasar.”

Penerimaan dan Alur Kerja yang didukung AI meningkatkan penentuan prioritas dan perencanaan

• Semua permintaan dikirim melalui sistem penerimaan Asana terpusat, dan AI Studio secara otomatis memberi nama pada permintaan, mengidentifikasi kesenjangan informasi, dan membuat ringkasan standar agar evaluasi menjadi lebih mudah.

• Permintaan yang kompleks mengikuti Alur Kerja khusus dan dinilai secara sistematis berdasarkan nilai bisnis, kompleksitas, dan biaya, sehingga Tim Produk dapat menyetujui, menunda, atau menolak permintaan berdasarkan data. 

• Setelah permintaan disetujui, aturan memvalidasi kelengkapan data dan secara otomatis mengarahkan item ke peta jalan yang sesuai.

Dokumentasi otomatis dan pelacakan hasil meningkatkan efisiensi dan Akuntabilitas

• Setelah item peta jalan selesai, AI Studio membuat catatan rilis berdasarkan informasi Tugas. Jika detail selengkapnya diperlukan, manajer produk otomatis diberi tahu untuk menambahkan detail selengkapnya.

• Aturan otomatis secara otomatis membuat Tugas lanjutan dan Subtugas untuk mengukur kesuksesan setiap item peta jalan dibandingkan dengan hasil yang diharapkan.

Sebelumnya, dibutuhkan waktu dua minggu untuk meninjau permintaan dan mengumpulkan informasi yang kami perlukan untuk melanjutkan. Sekarang, kami dapat menghemat waktu yang dihabiskan untuk komunikasi manual bolak-balik karena Asana AI mengidentifikasi dan mengumpulkan informasi yang kami perlukan sejak awal.”

Asana untuk perencanaan konten

Menyederhanakan Alur Kerja konten riset dengan automasi yang didukung AI

Sebelumnya, pengelolaan konten riset internal Morningstar di seluruh Bagian berjalan lambat, terpisah, dan mahal. Tim Riset mengandalkan sistem lama untuk melacak konten internal, yang memerlukan koordinasi manual di berbagai Alur Kerja dan alat yang tidak terhubung. Pembaruan yang sering dilakukan dibagikan melalui email atau obrolan, sehingga menyebabkan keterlambatan dan kehilangan peluang untuk memperkuat konten di seluruh kanal berbayar, organik, dan milik sendiri.

Untuk memodernisasi pendekatannya, organisasi ini mengganti sistem lama dengan pipeline konten riset terpusat Di Asana, yang didukung oleh AI Studio. Sekarang, hampir 300 pemangku kepentingan di bidang riset, editorial, penyuntingan naskah, media, dan pemasaran berkolaborasi dalam satu platform dengan visibilitas bersama dan automasi yang mendorong setiap langkah. Hasilnya: sistem yang efisien dan terukur yang menghemat hampir 15.000 jam dan $600.000 per tahun, sehingga Tim dapat fokus pada pekerjaan strategis.

Morningstar berkomitmen penuh terhadap AI—bagi kami, ini adalah gol perusahaan untuk terus memanfaatkan kemajuan AI guna mendorong inovasi, baik bagi pelanggan kami di luar perusahaan maupun bagi Pegawai kami di dalam perusahaan. Alur Kerja Asana yang dibangun oleh Tim kami mencapai gol tersebut sekaligus membantu kami meningkatkan efisiensi dan mengatasi hambatan kolaborasi di seluruh organisasi. ”

Pipeline terpusat dengan AI bawaan memastikan kecepatan dan konsistensi

• Penulis mengirimkan konten melalui Formulir standar yang secara otomatis membuat Tugas di proyek pipeline konten.

• AI Studio menganalisis input Formulir untuk menetapkan pemangku kepentingan, menetapkan Tenggat untuk penyuntingan naskah, dan menandai informasi yang belum lengkap.

• Jika diperlukan informasi tambahan, AI Studio membuat komentar tindak lanjut dan Subtugas untuk penulis, sehingga mengurangi penundaan dan tindak lanjut manual.

• Setelah konten ditandai sebagai siap, AI Studio memulai langkah berikutnya untuk editor dan mengelola proses edit bolak-balik, memberi tahu pemangku kepentingan saat editan siap, dikembalikan, atau selesai.

• Pemangku kepentingan diberi tahu tentang Milestone utama, termasuk tanggal publikasi, tanpa perlu menindaklanjuti secara manual. 

• Semua pengiriman konten dimasukkan ke dalam proyek terpusat di Asana, sehingga tercipta Sumber kebenaran tunggal di seluruh Tim riset, editorial, pemasaran, dan operasional.

Automasi meningkatkan output dan dampak

• Ketika konten mendekati penyelesaian, AI Studio mengarahkan Tugas ke Papan proyek pemasaran dan media yang sesuai untuk pengembangan.

• Pemangku kepentingan secara otomatis diberi tahu tentang status konten, sehingga mereka dapat melihat peluncuran yang akan datang.

Asana menjadikan konten kepemimpinan pemikiran global Tim saya tetap terkoordinasi di seluruh Tim lintas fungsi yang terdiri dari editor, pemasar, dan pemimpin produk. Ini adalah Sumber kebenaran tunggal kami dan membantu menghilangkan biaya yang timbul ketika tim tidak memiliki informasi yang selaras.”

Asana untuk penerimaan kerja

Menskalakan efisiensi dengan proses yang efisien

Sebelum Asana, Tim Teknologi Pusat Morningstar tidak memiliki cara standar untuk menerima atau memulai pekerjaan. Mereka mengandalkan dokumen Word untuk melacak ratusan permintaan yang mereka terima setiap tahun dari seluruh organisasi. Proses manual ini tidak memberikan struktur yang diperlukan untuk menentukan ruang lingkup, sumber daya, anggaran, dan menyetujui permintaan proyek dengan tepat, sehingga mengakibatkan Backlog yang macet dan proyek dengan ruang lingkup dan tujuan yang tidak jelas.

Dengan membuat proses standar di Asana, Tim mengotomatiskan penerimaan pekerjaan dan menyederhanakan penentuan prioritas. Pendekatan ini memungkinkan mereka mengelola beban kerja mereka yang terus bertambah secara efisien seiring dengan perkembangan bisnis.

Tim mengeksekusi lebih cepat dengan permintaan penerimaan yang terstandardisasi

• Proses penerimaan kerja distandarkan dan diotomatiskan Di Asana, sehingga lebih mudah untuk mengevaluasi, memprioritaskan, dan menyetujui permintaan dengan cepat dan lebih konsisten.

• Permintaan kerja baru diajukan menggunakan Formulir Asana dan secara otomatis dimasukkan ke dalam proyek bersama, memastikan semua informasi yang diperlukan ditangkap untuk visibilitas dan tindakan segera.

• Bidang kustom melacak kriteria evaluasi yang distandarkan, membantu pemangku kepentingan membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih konsisten mengenai Persetujuan dan penentuan prioritas.

Proses penerimaan kami di Asana membantu kami memanfaatkan budaya kami yang berorientasi pada tindakan dengan cara yang lebih produktif dan tertata, sehingga kami menggunakan waktu kami dengan cara yang tepat dan untuk hal-hal yang tepat.”

Kejelasan yang mendorong prioritisasi dan perencanaan

• Pemimpin mendapatkan kejelasan penuh tentang setiap tahap Alur Kerja, karena semua pekerjaan ditata dalam proyek dan portofolio yang terhubung.

• Dengan fleksibilitas untuk menganalisis data pekerjaan mereka secara terperinci, Tim dapat menilai risiko dan manfaat pekerjaan dengan lebih baik, sehingga dapat membuat keputusan yang lebih matang mengenai penentuan prioritas.

• Dengan proyek yang telah disetujui dalam portofolio, Tim dapat dengan mudah melaporkan progres dan menunjukkan keterkaitannya dengan gol tingkat tinggi, sehingga pemimpin dapat menilai kapasitas, merencanakan, dan berkoordinasi di seluruh fungsi dengan lebih efektif.

Sebelum Asana, kami memulai proyek secara sembarangan tanpa manajemen. Sekarang, kami dapat menyalurkan pekerjaan secara efektif saat pekerjaan itu masuk, sehingga kami dapat melakukan lebih banyak pekerjaan seiring dengan perkembangan kami.”

Asana untuk manajemen sumber daya

Memaksimalkan dampak Tim dengan keputusan sumber daya yang lebih cerdas

Sebelum beralih ke Asana, Tim Morningstar tidak memiliki cara yang jelas untuk memprioritaskan pekerjaan—dan mereka menyetujui setiap permintaan. Hal ini menyebabkan Tim terlalu banyak komitmen, bekerja berlebihan, dan berkinerja buruk.

Dengan Asana, Tim memiliki tampilan lengkap tentang siklus proyek dan pekerjaan yang sedang berlangsung, sehingga lebih mudah memahami kapasitas dan mengalokasikan sumber daya secara strategis untuk proyek prioritas. Selain itu, mereka memiliki data untuk mendukung keputusan tersebut.

Sistem strategis untuk mengelola sumber daya menyederhanakan pekerjaan

• Portofolio memberi para pimpinan tampilan tingkat tinggi tentang semua proyek yang sedang berjalan, status proyek, dan sumber daya yang dialokasikan.

• Dengan pemahaman yang lebih baik tentang hal yang perlu diselesaikan, oleh siapa, dan mengapa, Tim dapat berfokus untuk mengatakan “ya” pada inisiatif berdampak tinggi.

• Peningkatan visibilitas ini juga membantu Tim mengidentifikasi risiko kapasitas, mengembalikan pekerjaan sesuai rencana, dan memberi tahu pemangku kepentingan sejak awal jika proyek tertunda.

Sebelum kami memindahkan proyek kami ke Asana, kami selalu melakukan komitmen yang berlebihan. Sekarang kami memiliki lebih banyak informasi dan lebih banyak data. Kami tahu hal yang dapat dan tidak dapat kami tangani—dan kami dapat melakukan percakapan yang tepat tentang penentuan prioritas dan bagaimana proyek selaras dengan rencana strategis kami.”

Data real-time untuk perencanaan yang terarah

• Pemimpin menggunakan perencanaan kapasitas untuk mendapatkan gambaran umum tentang pembagian staf di seluruh aliran kerja dan mengoptimalkan keputusan terkait sumber daya.

• Akses ke data pekerjaan dan pelaporan yang akurat membantu Tim memastikan proyek mana yang terhubung atau tidak terhubung dengan gol bisnis.

• Dengan kejelasan tentang dampak pekerjaan mendatang dan pekerjaan yang sedang berlangsung terhadap kapasitas, para pemimpin dapat melakukan diskusi yang jelas dan didukung data dengan pemangku kepentingan mengenai kompromi yang perlu dilakukan.

Anda tidak memiliki strategi sebelum Anda juga menyatakan hal yang tidak akan Anda lakukan. Sekarang, kami memiliki proses yang memungkinkan kami untuk mengatakan tidak. Dan kami memiliki statistik tentang alasan kami menolak, yang membantu kami menyampaikan intinya—ada hal-hal yang menjadi prioritas dan hal-hal yang bukan prioritas.”

Kesimpulan

Mendorong pertumbuhan yang lebih cerdas dengan struktur, kejelasan, dan AI

Seiring dengan perkembangan Morningstar dalam lanskap yang berubah dengan cepat, mereka membangun fondasi inovasi yang siap menghadapi masa depan. Dengan Asana, Tim dapat bekerja dengan lebih efisien dan konsisten, menggunakan Alur Kerja berbasis AI terpilih yang membantu menyederhanakan proses yang kompleks, meningkatkan penentuan prioritas, dan mempercepat penyelesaian. Morningstar membayangkan masa depan ketika organisasi menggunakan AI secara strategis untuk meningkatkan produktivitas, kualitas, dan keterlibatan—dengan penerapan batasan yang tepat. Seiring perkembangan mereka, Asana dan AI Studio akan memainkan peran penting dalam mengubah cara pekerjaan diselesaikan: mendorong pengambilan keputusan yang lebih cerdas, pelaksanaan yang lebih cepat, dan dampak yang lebih berarti di seluruh bisnis.

Memanfaatkan Asana dan kemampuannya telah sepenuhnya mengubah cara kerja Tim kami dan cara kami bekerja sama dengan pemangku kepentingan kami. Semua orang tahu siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana—dan itu telah menjadi komponen penting dalam mendorong kesuksesan kami saat ini serta membangun fondasi kesuksesan kami di masa mendatang dan seterusnya.”