KW Automotive accélère sa croissance mondiale avec Asana

L’essentiel

Défi

• Le cloisonnement des équipes et la fragmentation des outils entraînaient des retards sur les projets, semaient la confusion et entravaient la responsabilisation.

• Les collaborateurs « courraient après les informations » éparpillées entre les e-mails, Teams et les appels, ce qui les empêchait de se concentrer sur le travail stratégique.

• Pour développer leur activité « sur mesure », il fallait faire preuve de précision et d’agilité. Cela était tout simplement impossible avec les seuls processus existants.

Solution

• Asana est devenu la source unique de référence, regroupant l’ensemble des services et des projets à l’international.

• La gestion centralisée du travail a permis de simplifier la collaboration, d’offrir une visibilité à l’équipe de direction et de favoriser la prise de décisions basées sur des données.

• La mise en œuvre d’Asana a permis d’éliminer le travail manuel et répétitif et de standardiser les processus, le tout sans sacrifier la flexibilité.

Résultat

• Transparence : clarté à l’échelle de l’entreprise sur les tâches, les responsabilités et les priorités des projets.

• Efficacité : réduction considérable du temps consacré à la coordination, les collaborateurs se concentrant désormais sur l’innovation et la création de valeur fondamentale.

• Flexibilité : Asana permet à KW de répondre aux besoins individualisés de ses clients sans points de blocage opérationnels.

• Engagement : les équipes internes sont plus déterminées, motivées par un sentiment d’utilité et prêtes pour la croissance future.

Le principal avantage est de disposer d’une seule application logicielle dans laquelle je peux trouver l’ensemble de notre travail et de nos informations. Je peux consulter la charge de travail de chaque équipe et déterminer qui est responsable de quoi, et nous pouvons éliminer les tâches manuelles grâce à l’automatisation et à l’IA d’Asana. Nous sommes plus efficaces et plus motivés que jamais.”

Asana pour la R&D et la production industrielle

Stimuler la précision et la croissance mondiale dans un contexte de produits personnalisés et fabriqués sur mesure

KW Automotive fabrique chaque jour jusqu’à 500 kits de suspension personnalisés différents, chacun pouvant comporter jusqu’à 190 000 pièces et nécessiter 85 étapes de production.

Avant Asana, en raison d’un manque de transparence et d’une communication parfois insuffisante, les équipes se retrouvaient débordées et les livraisons pouvaient être considérablement ralenties. Maintenant, Asana favorise la collaboration entre les équipes de R&D, de production et de logistique, offrant à tous une visibilité en temps réel sur les projets, les freins et les échéances des clients.

Avec Asana, l’équipe de direction peut établir des priorités parmi plus de 250 projets en cours, réaffecter les ressources de manière efficace et maintenir la qualité que les clients de KW attendent d’un leader mondial.

Asana permet également aux filiales internationales de KW de travailler à partir d’une « source unique de référence », ce qui garantit une croissance coordonnée et une standardisation à mesure que l’entreprise se développe.

Impact/résultat du cas d’utilisation global :

• La visibilité en temps réel sur les projets a permis de réduire les retards de production.

• La coordination interéquipes a permis de décloisonner les informations entre la R&D, la production industrielle et la conception.

• Grâce à la hiérarchisation de l’ensemble des projets, les équipes restent concentrées et prêtes à s’adapter rapidement aux besoins des clients.

Si l’opération n’est pas précise, le produit ne le sera pas non plus. Asana nous apporte la clarté nécessaire pour coordonner nos équipes et tenir notre promesse : une réussite pour chaque kit, à chaque fois.”

Asana pour la gestion de projet et l’agilité organisationnelle

Des processus manuels à l’excellence automatisée : uniformiser la méthode KW

Au fur et à mesure de son développement rapide, KW Automotive a dû faire face à une multiplication constante des projets et à une augmentation de la complexité au sein des différents services, des filiales et des équipes internationales. Les informations étaient éparpillées car elles étaient communiquées par e-mails, sur Teams, lors d’appels téléphoniques ou de réunions. 

Par conséquent, les collaborateurs passaient plus de temps à rechercher les informations et à identifier leurs responsabilités qu’à se concentrer sur le travail stratégique.

Asana est devenu la solution à ces problèmes, en permettant à l’entreprise de regrouper tous les éléments de travail, échanges et processus au sein d’un système unique et transparent.

Grâce à Asana, KW Automotive a redéfini ses processus internes, en précisant qui est responsable de quoi, pour quand et pour chaque projet. 

Plutôt que de s’appuyer sur des connaissances informelles et non consignées par écrit, les processus sont désormais systématiquement définis et documentés sur Asana, et accessibles à tous les membres de l’équipe dans le monde entier. 

Les fonctionnalités d’automatisation, notamment les règles et les processus alimentés par l’IA, renforcent l’efficacité en éliminant les tâches manuelles et répétitives, en automatisant les transferts et en offrant à chaque collaborateur une visibilité claire sur sa charge de travail et sa progression.

Principaux avantages :

• Travail réfléchi et meilleure motivation : les équipes ont les moyens de structurer, de visualiser et d’optimiser leur travail. Les collaborateurs sont désormais désireux d’approfondir les processus et de définir les bonnes pratiques.

• Coordination plus intelligente : les processus sont clairement définis pour l’ensemble des équipes et des services, de sorte que tous les collaborateurs travaillent avec les mêmes données et les mêmes objectifs, évitant ainsi le cloisonnement.

• Transparence et responsabilité : l’équipe de direction et le personnel disposent d’une visibilité en temps réel sur le statut des tâches, la progression des projets et les responsabilités. Cela permet d’accélérer l’exécution et d’effectuer des réaffectations tactiques.

• Standardisation et évolutivité : les processus sont évolutifs pour accompagner la croissance, flexibles pour permettre la personnalisation et optimisés en permanence pour soutenir la culture d’amélioration continue de KW.

• Un avenir construit avec l’IA : comme tout le travail est centralisé, l’IA et l’automatisation intégrées d’Asana sont exploitées comme de véritables membres d’équipe. Elles résument les statuts, déclenchent les transferts et permettent des opérations toujours plus intelligentes.

Asana est notre base de données : toutes nos activités et tout notre travail sont gérés sur Asana. Grâce à l’automatisation et à l’IA intégrées, nous gagnons en efficacité et supprimons les tâches manuelles. Chaque personne reste alignée et motivée pour atteindre nos objectifs les plus ambitieux.”

KW Automotive réinvente la façon dont le travail complexe et à forte valeur ajoutée est effectué, grâce aux AI Teammates

KW Automotive déploie avec succès des AI Teammates pour gérer des tâches complexes à forte valeur ajoutée qui vont bien au-delà de la simple automatisation. Son équipe de marketing à la performance utilise un AI Teammate « Analyste » pour transformer les données des campagnes en rapports partageables. Ce processus permet non seulement d’économiser 2 à 3 heures par rapport, mais aussi de mettre en évidence de manière proactive de nouveaux insights en corrélant les données de l’ensemble de ses projets Asana. Ses équipes IT et de service client s’appuient sur des AI Teammates pour gérer et résoudre les tickets d’assistance technique multilingues. Elles ont constaté que l’AI Teammate peut effectuer des recherches approfondies et nuancées « bien au-delà » des capacités des outils précédents et même donner des réponses de meilleure qualité que des experts humains très occupés. La vision de KW Automotive est de développer cette main-d’œuvre numérique, en remplaçant les formulaires statiques par une IA conversationnelle moderne afin de créer une expérience d’assistance véritablement fluide, tant pour les collaborateurs que pour les clients.

Notre activité repose sur des connaissances complexes et spécialisées, et notre stratégie consiste à tirer parti de l’IA directement sur Asana, où ces connaissances institutionnelles sont déjà présentes. Les AI Teammates représentent un bond en avant sur le plan stratégique : ils nous permettent de créer des « coéquipiers numériques » capables de fournir une assistance nuancée et multilingue, et d’effectuer des recherches approfondies qui jusqu’ici prenaient des semaines. Il ne s’agit pas d’une simple automatisation : ils constituent un moyen évolutif et sécurisé d’exploiter nos données opérationnelles, de générer des informations commerciales essentielles et de libérer du temps pour que nos experts humains puissent se concentrer sur le travail à plus forte valeur ajoutée.”

KW Automotive et Asana : et maintenant ?

Ses processus Asana essentiels étant désormais entièrement intégrés, KW Automotive déploie l’automatisation encore plus avancée d’Asana alimentée par l’IA, en étendant la plateforme à ses filiales dans le monde entier et en poursuivant ses efforts pour supprimer définitivement les e-mails internes. 

La prochaine étape consistera à améliorer l’exploitation des données pour des décisions plus éclairées, à innover en matière de processus, et à créer encore plus de valeur ajoutée pour les clients. Tout cela au sein d’un seul et même système performant : Asana.