Les difficultés de la collaboration interéquipes et les solutions pour y remédier

Compte tenu de la quantité de technologies conçues pour améliorer la communication d’équipe, la collaboration entre les équipes devrait être plus facile que jamais. Nous pouvons contacter instantanément nos collègues sur Slack. Nous pouvons partager des documents dans le monde entier avec Google Drive. Nous pouvons attribuer des tâches et collaborer sur des projets sur Asana. Cependant, l’introduction de nouveaux logiciels au sein de votre équipe ne suffit pas toujours. Vous avez probablement d’autres obstacles, plus interpersonnels, à surmonter.

Apprendre à collaborer avec les membres d’équipes de différents services peut permettre aux entreprises de donner le meilleur d’elles-mêmes. Alors pourquoi s’y opposer ? Et pourquoi avons-nous du mal à la faciliter alors que nous sommes tous d’accord pour dire que nous la souhaitons ? Vous trouverez ci-dessous 5 obstacles courants à la collaboration entre équipes, services et rôles, ainsi que des solutions pour chacun d’entre eux.

5 conseils pour améliorer la collaboration entre les équipes

En termes simples, la collaboration interfonctionnelle désigne la collaboration entre des membres de différentes équipes ou services (marketing, commercial, ingénierie, RH) au sein d’une entreprise, qui unissent leurs forces pour travailler sur un objectif, un projet ou une responsabilité communs.

Il peut s’agir de responsabilités quotidiennes, comme la collaboration entre les équipes service client et marketing sur les réseaux sociaux, ou de projets ponctuels, comme la collaboration entre les équipes commerciales et produits sur le développement d’une nouvelle fonctionnalité de conversion client. Cependant, la mise en œuvre de cette collaboration, sans parler de son bon fonctionnement, n’est pas toujours chose aisée.

1. Les équipes concernées ont des objectifs contradictoires, ou aucun objectif du tout

Avez-vous déjà essayé d’impliquer une autre équipe dans un projet, pour vous entendre répondre que ce n’est pas une priorité pour elle ? Cela peut être exaspérant si vous savez que cela aura un impact direct sur le chiffre d’affaires, permettra de gagner un nombre important de nouveaux clients, de résoudre un énorme problème technique ou d’avoir un impact positif sur votre Business.

Dans ce cas, vous et l’équipe concernée n’êtes probablement pas sur la même longueur d’onde concernant les objectifs. Ou pire, vous ne connaissez pas les objectifs de votre équipe ou de votre entreprise.

Lorsque les objectifs manquent de clarté, cela devient évident au moment où vous essayez de sortir de votre silo pour collaborer, puis vous heurtez un mur.

Solution : coordonner les objectifs et les partager avec tout le monde

Encouragez les hauts dirigeants à rendre les objectifs de votre entreprise visibles publiquement afin que tout le monde, et pas seulement l’équipe de direction, connaisse les priorités de votre entreprise. Si vous êtes un collaborateur individuel, assurez-vous de savoir comment vos projets s’articulent autour d’objectifs plus larges (vous pouvez utiliser la pyramide de la clarté pour vous aider à les définir) et communiquez à vos collaborateurs l’objectif que votre initiative soutient.

Si vous utilisez Asana, créez un projet qui répertorie tous les objectifs de votre entreprise. Partagez-le avec l’ensemble de l’entreprise afin que chaque équipe, de la comptabilité aux ventes, ait une vue d’ensemble. Vous pouvez utiliser l’accès en commentaires seuls pour vous assurer que le projet est visible par tous, mais pas modifiable. Pour obtenir des instructions plus détaillées, consultez l’article de notre centre d’aide sur la création d’un projet d’objectifs et jalons d’entreprise sur Asana.

2. Vous n’êtes pas au courant des projets et initiatives des autres équipes

Certaines des meilleures collaborations sur lesquelles j’ai travaillé ont commencé lorsqu’un collègue m’a dit : « Hé, l’équipe X travaille sur XYZ. Tu es au courant ? »

Vous avez probablement déjà vécu cette situation. Les collaborations organiques ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Pensez au nombre d’opportunités supplémentaires que nous pourrions découvrir en communiquant activement sur notre travail.

Solution : communiquez sur les tâches à venir au sein de votre service et en dehors

Ne pas savoir ce que font vos collègues entrave une collaboration efficace, mais il existe des solutions. Pour résoudre ce problème, partagez régulièrement un résumé des tâches à venir de votre équipe avec l’ensemble de votre entreprise ou créez un espace où chacun pourra facilement accéder à ces informations.

Attention toutefois à ne pas créer de confusion. S’il est bon d’avoir une idée de ce que fait chaque équipe de votre entreprise, tout le monde n’a pas besoin d’être au courant de chaque petit tweet, correction de bug ou ticket du service client. Privilégiez les briefs, mais donnez à vos collègues une référence à consulter (comme un projet Asana) s’ils souhaitent en savoir plus.

Sur Asana, utilisez les mises à jour de statut pour informer rapidement tous les abonnés au projet de la progression et du travail à venir. Pour les initiatives plus importantes, créez un résumé et partagez-le dans le cadre d’une discussion en équipe ou avec l’ensemble du personnel. Ajoutez des liens vers les tâches et projets pertinents et invitez vos collègues à rejoindre un projet s’ils peuvent y contribuer.

3. Vous ne comprenez pas les rôles, les responsabilités ou le jargon de vos collègues

Une fois, j’ai écouté un collègue donner la même mise à jour lors de notre réunion d’équipe hebdomadaire pendant deux mois d’affilée. Je ne pensais pas que c’était pertinent pour mon travail. Jusqu’à ce que je voie le résultat final et que je réalise que nous venions de rater une très bonne occasion de collaborer. Si nous en avions discuté plus en détail, nous aurions pu trouver des moyens de réduire les tâches redondantes et de raccourcir le délai de son projet.

Souvent, cette « connexion manquée » se produit au travail parce que nous :

1. ne comprenons pas pleinement le rôle ou les responsabilités de l’autre

2. utilisons un jargon et une nomenclature qui ne sont pas facilement compréhensibles par un public plus large.

Heureusement, la prise de conscience est la première étape pour faire tomber cette barrière.

La solution : apprendre qui fait quoi et comment parler leur langue

Dans la mesure du possible, apprenez à connaître vos collègues, leurs styles de travail et posez-leur des questions détaillées sur ce sur quoi ils travaillent. Dans les grandes entreprises, facilitez les opportunités d’apprentissage, comme les entretiens individuels aléatoires ou les « show and tells » à l’échelle de l’entreprise, où les employés peuvent présenter les projets qu’ils ont créés, lancés ou sur lesquels ils ont travaillé.

Chez Asana, nous attribuons des domaines de responsabilité (AoR) à chaque employé et tenons une liste à jour de tous les AoR et de leurs propriétaires. Ainsi, chacun sait exactement qui fait quoi.

4. Se lancer dans un autre projet semble trop long

C’est probablement le scénario le plus courant : vous invitez une équipe ou un collègue à collaborer sur un projet avec vous. Ils sont intéressés, mais n’ont pas le temps. Ils acceptent peut-être de vous aider, mais « le mois prochain » ou « le trimestre prochain ». Finalement, votre projet est repoussé indéfiniment et vous avez abandonné tout espoir de le voir se réaliser.

Le problème, c’est que s’impliquer dans un nouveau projet semble souvent être une tâche intimidante et chronophage, même s’il s’agit en réalité d’une tâche beaucoup plus petite.

Solution : présentez une proposition claire, un calendrier et un engagement de temps estimé

Avant même de demander à votre collègue de vous aider sur un nouveau projet, prenez le temps d’estimer la durée du projet. Si possible, prévoyez du temps supplémentaire pour votre projet. Ensuite, décrivez le rôle du collègue et le temps estimé à consacrer au projet. Si votre collègue comprend clairement ce que vous attendez de lui et combien de temps cela lui prendra, il sera plus enclin à vous aider.

Sur Asana, créez un projet et ajoutez une description et des échéances aux tâches. Attribuez des tâches à vos collègues. Ensuite, utilisez des champs personnalisés pour ajouter une estimation du temps à consacrer. Lorsque vous attribuerez des tâches, vos collègues auront une compréhension beaucoup plus claire de ce qu’ils doivent faire, de la date à laquelle ils doivent le faire et du temps que cela leur prendra.

5. Les équipes hésitent à adopter de nouvelles méthodes de travail

« Les habitudes sont la version du pilote automatique de votre cerveau », écrit Stephanie Vozza sur Fast Company. Dans l’environnement de travail, cela se traduit souvent par une réticence à adopter un nouvel outil, une nouvelle méthode ou une nouvelle façon de travailler. C’est la mentalité du « si ce n’est pas cassé, pourquoi le réparer ? ». Et nous savons tous que les habitudes ont la vie dure.

Malheureusement, en restant prisonnier de nos habitudes, nous passons à côté d’opportunités de travailler plus efficacement, de gagner du temps et de prendre de l’avance. (Pensez à l’avantage que les premiers utilisateurs d’e-mails avaient sur leurs homologues qui ne les utilisaient pas !) Et qui ne voudrait pas avoir plus de temps dans sa journée ?

Solution : introduisez un nouvel outil ou une nouvelle habitude progressivement

Si vous introduisez quelque chose de nouveau dans votre équipe, qu’il s’agisse d’un nouveau processus ou d’un nouvel outil, laissez les membres de votre équipe se familiariser avec les nouveaux processus. « J’ai appris à ne pas pousser à une refonte majeure des processus [lors de la formation de nouvelles personnes à l’utilisation d’Asana] », explique Caisha, membre de la communauté Asana. « Commencez par un projet simple, comme un ordre du jour de réunion ou un événement. Idéalement, il s’agit d’un projet que de nombreuses personnes du service, quelle que soit leur fonction, devront connaître ou auquel elles devront participer. »

Il est également judicieux de désigner une personne de référence, ou un champion, qui rappellera gentiment aux gens : « Vous vous souvenez du nouveau processus que nous suivons ? » ou « Pourriez-vous ajouter cela sur Asana ? » afin d’aider les autres à adopter une nouvelle façon de travailler.

Si vous commencez tout juste à utiliser Asana avec votre équipe, utilisez des intégrations comme l’extension Gmail pour aider les utilisateurs à passer en douceur de la communication par e-mail à la collaboration sur Asana.

Commencer à collaborer avec vos collègues

Une collaboration efficace vous permet de donner le meilleur de vous-même avec votre équipe, de découvrir des indicateurs dont vous ne soupçonniez pas l’existence et de faire passer les résultats de vos projets de bons à exceptionnels. Mais faciliter la collaboration n’est pas sans défis. et demande un certain effort. À vous de décider si vous allez laisser les obstacles vous piéger dans un silo ou les faire tomber.