職場協作：提升您團隊績效的 11 種方式
在 Asana，我們的使命是幫助全球團隊輕鬆協作，從而促進人類的繁榮發展。職場上的協作，讓團隊合作邁向全新的高度。它讓團隊成員能夠分享各自的技能、才能與想法，攜手實現共同目標。
若能正確落實職場協作，就能對團隊和組織帶來正面的影響。協作有助於提升效率、促進創新，並增進團隊關係。本文將探討協作型職場的優點與挑戰、組建協作團隊時應具備的關鍵技能，以及如何給予團隊適當支援，營造創新且正向的工作環境。
什麼是職場中的團隊協作？
團隊協作是建立團隊協同作用的基石，因為協作型團隊會共同努力、腦力激盪、分享知識，並攜手完成具挑戰性的專案。簡單來說，協作型團隊的整體成果會優於每位成員單打獨鬥時所能達成的。
依據您的職務角色，職場上的團隊協作方式可能會有所不同：
對於團隊主管而言，團隊協作有助於您更有效地分配工作，讓直接直屬發揮所長、拓展技能，並持續精進職涯發展。
對於一般團隊成員而言，協作有助於提升與團隊的溝通效率，並共同完成團隊目標。
對於跨部門協作者而言，團隊協作是確保工作順利推進的關鍵。若缺乏明確的協作與溝通機制，團隊很可能各自為政，進而造成工作落空或疏漏。
如何在職場中有效協作
了解如何有效協作，首先需要打造一個具協作精神的工作環境，讓團隊成員能夠分享知識、共同解決問題，並朝著共同目標前進。以下是提升職場協作的幾個做法：
建立信任文化。當團隊成員能夠安心提出想法、表達疑慮時，協作才能發揮最大效益。在彼此信任的環境中，溝通更開放，討論也更具建設性。
打破團隊間的隔閡。當團隊成員能夠存取共享資訊，而非各自孤立時，跨部門合作的成效自然會提升。 當團隊了解彼此工作的關聯性時，協作就能順利推動，團隊也更能蓬勃發展。
簡化資訊的分享流程。當檔案、訊息和更新散落在不同平台上時，往往容易產生溝通誤差。使用團隊協作軟體能將所有資訊集中管理，有效減少混亂與誤會。
使用工作空間協作工具。無論團隊是採實體辦公、遠距或混合式工作模式，Slack、Asana 以及視訊會議等工具都能有效促進團隊之間的協作。
支持多元的工作風格。並不是每位團隊成員都以相同的方式參與協作。有些人偏好結構化的團隊會議，有些人則透過訊息交流或腦力激盪貢獻想法。採取彈性做法，能讓每個人都更容易參與協作。
學會在職場中建立良好的協作模式，有助於打造一個更強大、聯繫更緊密的團隊，並有效朝共同目標邁進。
加強團隊協作的 11 種方式
想打造一個協作型團隊：那接下來該怎麼做？提升團隊協作並不是像開關「開啟」或「關閉」那麼簡單，這是一項需要投入心力與專注力的專案管理能力。但如果您已準備好享受團隊協作所帶來的各種好處，以下這 11 個建議將幫助您建立一個具有協作精神的公司文化：
1. 將協作視為核心價值
這一點看似理所當然，但真正關鍵的是您必須明確地在團隊中建立起「協作很重要」的共識。並非每個團隊都把協作放在首位，有些團隊更仰賴競爭驅動，或強調個人的表現與貢獻。花點時間，明確表達協作對團隊的重要性，並說明團隊將如何朝這個目標邁進。
2. 建立溝通慣例
建立與強化團隊協作的其中一種方式，就是為團隊制定明確的溝通與合作守則。請記得：一開始的協作不會完全毫不費力。團隊成員需要花時間相互磨合，才能逐漸建立起自在、順暢的合作關係，這是很正常的過程。但透過實際坐下來討論，與團隊共同制定一套溝通計劃，您將能大大簡化協作的流程。
花點時間決定以下幾個面向：
哪些事項應該透過電子郵件來溝通？
哪些訊息適合使用即時通訊工具傳送？
哪些資訊應該透過專案管理工具來分享？
是否有團隊成員偏好的會議日期或時間？
作為一個團隊，應該建立哪些溝通與討論的規則，才能營造具包容性的工作氛圍？
了解何時不需要溝通，有時同樣關鍵且有幫助。請確保安排出可專注工作的時間，並鼓勵同仁在需要時開啟「請勿打擾」模式，或預先在行事曆上保留時間，以避免一天當中被零散的會議打斷。在 Asana，我們實施「週三無會議」原則，讓所有人 (無論是新進同仁還是高階主管) 都能專注投入工作。
3. 邀請大家共同創造
團隊協作的核心理念在於一群人合作，能達成比個別單打獨鬥更出色的成果。因此推動團隊協作的最佳方式之一，就是鼓勵攜手共創。與其單純指派團隊成員一起完成某項任務，不如舉辦腦力激盪會議、開放討論空間，甚至歡迎不同意見的出現。「共同創造」的精神在於一起構思、一起創造，而不是各自朝著目標前進卻缺乏連結。
共同建立也不見得必須面對面。非同步的腦力激盪會議其實非常有效。與虛擬團隊共同建立的一個簡單方式，就是大家一起在 Google 文件中協作，開啟文件，彼此延伸並補充對方的想法。
4. 鼓勵開放溝通…
…而且要真心實踐。真正的協作發生在團隊成員感受到自己能夠做自己、全心投入工作的時候。因此應鼓勵每位團隊成員積極參與、提出創意、並勇於表達想法。他們不該被期待壓抑想法或隱藏情緒，而是能自在地展現自我，進而帶來更多寶貴的創意與觀點。
開放溝通也代表，團隊成員有時會出現意見分歧。但分歧並不代表破壞團隊協作；相反地，健康的意見交流與坦誠對話，正是成功協作不可或缺的一部分。
5. 以身作則，樹立榜樣
若您自己沒有以身作則，建立協作型團隊將會格外困難。協作文化應由上而下落實，因此請確保您持續鼓勵共同建立、開放溝通，並預留時間讓團隊進行創新與協作。主動鼓勵團隊成員在有問題時找您討論，或安排一對一的會談，提供額外的溝通時間與支持。
6. 預留時間促進團隊交流
您上一次和團隊單純聊天、閒聊近況是什麼時候呢？團隊建立活動不僅能舒緩工作壓力，更是認識彼此、跳脫工作情境建立連結的好機會。您同事的人生目標是什麼？主管來自哪裡？這段背景經歷又帶給他們什麼樣的影響？剛加入的新成員在這份工作之前做過什麼？
在工作內外都彼此熟悉的團隊，能建立更深的理解與信任，因此在面對下一個專案時，也能更順暢地溝通與高效協作。
7. 表揚成功的團隊合作
每個人都希望自己的努力被看見，而肯定團隊成員在協作上的成功也同樣重要。當有兩位同事攜手完成一項創新構想，或成功帶領一項棘手的任務，請務必花些時間公開給予肯定與讚賞。
請團隊成員分享他們的合作經驗與感想：哪些部分特別順利？他們是如何協作並共同實現目標的？這不僅是給予他們一個實至名歸的亮點時刻，更能讓其他團隊成員從中學習，作為未來協作的參考範例。
8. 提供導師制度與學習機會
培養團隊協作能力是一種軟實力，實際上是人際互動與溝通技巧的綜合體。每位團隊成員都可以主動提升這方面的能力，但有時，外部觀點會帶來意想不到的幫助。
隨著工作經驗的累積、對公司文化的熟悉，以及對市場或職能的了解，許多無形的智慧也隨之產生，而這些往往是新進員工渴望學習的。在公司內提供並鼓勵導師制度，有助於整個團隊持續改進。
9. 以協作方式訂定目標
您的團隊目前是如何訂定目標的呢？目標設定是每個團隊不可或缺的一環，不僅能協助大家聚焦於重點事項，也能推動具體行動，朝共同方向邁進。目標通常會「由上而下」設立，亦即由領導階層設立目標和達成目標的指標。這種方式雖然有助於團隊或公司朝向一致目標前進，但卻可能少了讓團隊成員參與、發揮創意的機會。
不妨考慮採用「混合式目標設定」，由團隊或公司領導層訂出主要目標，再鼓勵個別團隊成員自行設定關鍵成果或 KPI，說明他們將如何達成該目標。您可以透過工作坊或腦力激盪的方式與團隊共同討論這些指標，而開放讓成員參與目標設定的過程，往往能提升他們對目標的認同感與實踐意願。
10. 保持彈性
作為一位推動協作的團隊領導者，您必須持續因應不同成員的需求與工作方式，靈活調整帶領方式。不要期望來自不同背景的成員都遵循同一套流程，相反地，您應該認可並支持他們各自獨特的工作風格。您的協作推動策略越具彈性，團隊在執行時就會越輕鬆順利。
11. 使用分享工具
讓團隊順利協作的最佳方式，就是在一個統一且共享的工具中進行合作。當您有一個統一的資訊來源時，所有團隊的工作就能集中在同一個平台上進行。任何新的更新、共享檔案或補充說明，都能輕鬆找到。透過降低協作與合作的門檻，您正賦予團隊更大的能量，讓大家能更加輕鬆地攜手完成更多目標。
協作的好處
當協作在職場中被正確實踐時，不僅能建立團隊信任，還能透過多元觀點激發創新，強化解決問題的能力，並促進資訊的有效分享。
創新力提升：高效的協作團隊能激發創意，並找出單打獨鬥時難以產生的解決方案。優質的腦力激盪會議能激勵團隊成員在彼此的想法上加以延伸，進而激發出突破性的策略。
團隊更樂在工作：鼓勵協作可以提升員工參與度、加強關係，並讓個人感到備受重視。更高昂的團隊士氣可帶來更好的工作品質和長期的成功。
天各一方的團隊成員仍能協力一致：遠距團隊需要團隊協作工具來保持連結。即使不在現場工作，即時訊息、專案管理工具和視訊會議也能幫助一群人分享想法並參與決策。
團隊成員共享知識：協作策略可促進知識共享，並防止重要深入見解在各自埋頭工作的情況下遺失。透明的工作空間有助於整個團隊隨時掌握最新資訊，並朝共同的目標前進。
工作流程最佳化：協作文化可簡化流程、提高效率，並協助團隊更快速應對挑戰。透過整合團隊協作軟體，團隊可以將任務自動化、減少瓶頸並專注於高影響力的工作。
即使有了這些好處，許多團隊仍然因為各自為政、溝通不良或工作流程效率低下而在協作方面掙扎。瞭解如何改善團隊協作可以幫助您克服這些挑戰，並建立更好的協作方式。
常見的協作挑戰
有效的團隊協作多少會面臨障礙。團隊領導者若能預測到這七個常見的協作挑戰，便可以幫助團隊成員更輕鬆地應對這些挑戰。
實施進度緩慢：在實施新的協作工具或工作流程時，有些團隊成員會抗拒變革。一次從一個小過程開始，並指派內部支持者來幫助實施。
為每位同仁創造空間：較少說話的團隊成員可能難以做出貢獻。建立支持不同觀點的會議準則，並強調失敗是成長的一部分。
過多資訊：分散的檔案和孤立的更新會使資訊分享變得更加困難。使用團隊協作軟體將檔案和討論集中在一處。
通知過多：持續的提醒會干擾專注力。調整協作應用程式中的設定，以限制不必要的通知，並幫助團隊專注於工作。
複雜的決策流程：大型團隊可提供更多意見，但會拖慢決策速度。指派明確的決策角色並鼓勵協作，以便維持專案的推進。
強硬性格人員之間的摩擦：具有多個主導聲音的協作團隊可能會產生緊張的氣氛。建立具有互補技能的多元化團隊，並定期核查，以保持團隊合作的平衡。
成果達成緩慢：團隊之間的協作需要時間。從一開始就設定明確的目標，以便整個團隊可以追蹤進度並根據需要進行調整。
並非所有團隊都會面臨相同的障礙，但學習如何改善團隊合作和協作可以幫助建立更有效率的工作環境。
4 款不可或缺的團隊協作工具
團隊協作軟體可幫助您的團隊更輕易地溝通、分享檔案以及協調工作。請試用這些協作應用程式，協助團隊實現更具成效的協作：
1. 檔案分享工具
團隊協作最大的關卡之一在於必須無止盡地搜尋文件，或得等到電子郵件回覆後才能取得檔案。有了集中化的檔案分享工具，例如 Google Workspace、Microsoft Office 或 Dropbox，您的團隊就有他們可以存取的共享知識基礎 和檔案庫。
2. 溝通工具
您的團隊目前如何溝通？針對簡單任務進行快速溝通或一些逗趣的團隊交流時刻，可促進團隊協作。好的團隊會持續不斷地連絡，即便他們並沒有持續交談也是如此。若您的團隊是遠距團隊，這一點尤其重要。雖然團隊會議或齊聚一堂是溝通的絕佳方式，但 Slack 或 Microsoft Teams 這類的溝通工具可以讓所有團隊成員輕易存取資訊。
3. 視訊協作工具
對於遠距團隊而言，使用 Zoom 或 Google Meet 進行視訊會議對團隊協作相當重要。增加與團隊面對面的時間有助於創造協作的環境，即便您是遠距工作也是如此。務必讓團隊的每個人都有存取權限，以便建立與分享視訊，並知道如何使用工具。
4. 工作管理平台
工作管理是團隊協作策略的關鍵一環。透過 Asana 這樣的工作管理工具，您可以輕鬆地滿足團隊需求、即時將工作可視化，並闡明目標。工作管理軟體是幫助團隊做到這一點的絕佳工具。它可以幫助您的團隊組織和簡化工作、保持同步並實現目標。
為了減少工具間切換的勞累，請務必整合您的所有協作工具。平均而言，員工每天在 10 個工具間來回切換，但使用 Asana 整合功能後，您則可在一處存取所有喜愛的工具。
協作讓團隊合作得以運作順利
當團隊開始協作時，您的表現會更出色。儘管團隊合作不見得都很容易，但卻對創新、效率和團隊氣氛大有助益，絕對值得投資。有鑒於此，無論是我們的協作團隊還是您自己的團隊，都可以贏得這一切。
