什麼是里程碑圖，它有什麼優點？

里程碑圖表是一種將專案中最重要的步驟可視化的方式。 團隊達成的每個里程碑都讓您更接近專案的完成，透過這種方式，里程碑提供了一種成就感，並向團隊展示他們所做的工作如何為整體專案目標做出貢獻。 

里程碑不僅對您的團隊很重要，還能簡化您作為專案經理的角色。 您可以與專案關係人分享里程碑圖表，以便將專案進度可視化，並確保每個人都能維持資訊同步。 

那麼，如何建立里程碑圖表呢？ 

我們將探索一些不同的方法，以便您在規劃專案時處理這一步驟。 我們還將提供一些技巧，說明如何標記和慶祝里程碑，從而維持團隊的高昂士氣。

什麼是里程碑圖表？

里程碑圖表是團隊在整個專案中需要完成的最重要任務的可視化呈現。 

從本質上講，里程碑可讓您瞭解團隊必須朝著什麼方向努力或已經完成了什麼。 將它們想像成梯子上的梯級——您爬得越高，就越接近完成專案。

建立里程碑圖表的不同方法

建立里程碑圖表的方法不止一種。 您可以將里程碑新增至專案時間軸範本、建立甘特圖，或使用帶有時間軸工具的工作管理軟體。

甘特圖是一種水平長條圖，用於顯示專案、工作或計劃的時間軸。 雖然甘特圖是將專案排程和里程碑可視化的絕佳方式，但設定起來可能很耗時，而且隨著您新增更多詳細資料，甘特圖也會變得混亂。 您可以在我們的完整指南中瞭解甘特圖的優缺點。

傳統甘特圖的最佳替代方案是現代化的專案時間軸工具。 一起來看看使用指定的專案規劃和時間軸工具來建立里程碑圖的好處。 

為什麼要使用專案管理工具來建立里程碑圖表？

若要獲得與甘特圖相同的專案鳥瞰檢視，請使用指定工作管理軟體中的時間軸工具。 與甘特圖相比，使用時間軸工具有幾個優點：

• 時間軸工具易於設定和維護，特別是當您必須新增任務或調整里程碑時。

• 任務和其他基礎工作可以連結至您的時間軸，並會即時更新。

• 只需按一下按鈕，即可與團隊或專案關係人分享您的時間軸。

建立里程碑圖表的 7 個步驟

現在，讓我們從定義專案目標開始，逐步建立里程碑圖表。

步驟 1：定義專案目標

在建立里程碑圖表之前，您必須先概述專案的整體時間軸和目標。 定義專案目標可讓您的團隊徹底瞭解您的目標專案成果。 這樣，您的團隊就能確切瞭解他們的工作方向以及其重要性。 然後，從開始和結束日期開始，為您的專案定義一個粗略的時間軸。 

範例：假設您是一位溝通總監，而您的公司正在與另一家公司合併。 您的總體專案目標是成功合併兩家公司。 專案的開始日期是建立內部公告，結束日期是慶祝成功合併的全球公司活動。 

步驟 2：建立任務清單

現在您已經定義了大致的時間軸和總體專案目標，是時候建立任務清單了。 這些任務應按時間順序記錄，最好與日期或日期範圍連結，以減輕此流程後期的部分工作。

範例：除其他事項外，您的公司合併任務將包括建立內部公告電子報、安排與員工的問答環節、召開新聞發布會以向外部公佈合併，以及規劃全球合併活動。

步驟 3：確定里程碑

若要確定里程碑，首先需要確切瞭解什麼是里程碑，什麼不是里程碑。 

目標往往比里程碑更重要。 目標應說明專案成功時應實現什麼，以及您的專案與整體 Business 版目標維持一致的程度；里程碑可讓您展望專案中的下一個階段，或回顧您已經完成的內容。 

將里程碑與交付項目混淆也很容易，但這裡的區別更明顯。 交付項目是有形的東西，例如報告或產品。 里程碑更具概念性，標記的是您的團隊可以努力實現的檢查點。 

您可以透過考慮以下問題來確定某事是否符合里程碑的條件：

• 此任務會影響您的期限嗎？

• 這是否是您專案中表明進度的重要一點？

• 此任務是否應由專案關係人審查？

• 沒有此任務，專案仍可完成嗎？

如果除了最後一個問題之外，所有問題的答案都是肯定的，那麼您已成功確定了一個里程碑。

範例：若要建立您的合併專案和待辦事項，您必須先對每個計劃進行分類：

• 建立內部電子報以宣佈合併是一項任務。 

• 發送電子報是專案交付項目。 

• 向公司宣佈合併 (完成上述兩項待辦事項) 是一個里程碑。

步驟 4：建立您的時間軸

現在是時候拼湊拼圖，將您的任務、目標、階段、交付項目和里程碑轉化為時間軸了。 回顧您新增至專案交付項目的時間範圍，並確認階段是否足夠長。 這也是檢查是否存在可能導致瓶頸的相依性的絕佳機會。

將所有專案任務和階段新增至時間軸工具，定義相依性，在必要時調整階段，然後指明待辦事項、交付項目和關鍵里程碑。 完成專案時間軸後，您應該能夠清楚地看到整個專案計劃。

範例：公司合併這樣的大型專案，自然會有一些任務或階段必須等到其他任務已完成才能開始。 例如，在發送宣佈合併的新聞稿之前，您需要行銷團隊提供更新後的標誌。 為了讓專案順利進行，請在時間軸中將這些相依性可視化。

步驟 5：分享您的時間軸

現在時間軸已完成，您需要與您的直屬團隊分享，以確保不會遺漏任何細節。 您的團隊可以驗證所有相依性是否已定義、所有里程碑是否已新增至時間軸，以及所有專案階段是否足以避免瓶頸或其他專案問題。

一旦您的直屬團隊確認時間軸已準備就緒，請與更廣泛的團隊分享。 這將使每個人都能更好地瞭解他們必須完成的任務和階段，以達到專案里程碑，並最終成功完成專案。

範例：四隻眼睛比兩隻眼睛更好。 與溝通經理分享里程碑圖表後，他們發現您沒有分配足夠的時間為員工準備內部問答環節。 這會給您的溝通團隊帶來巨大壓力，並可能對公司其他部門對合併的看法產生負面影響。 透過調整時間軸，您可以為團隊提供足夠的時間來準備此專案階段。

步驟 6：新增文件

在整個專案生命週期中，您需要將與專案相關的所有文件、備註和相關溝通新增到相應的任務、階段或里程碑中。 您的里程碑圖表永遠不是最終版本，而是一個不斷發展的專案管理工具，需要進行修改和新增，以便始終與您的專案同步。

將相關資訊與時間軸連結起來，將有助於您的團隊掌握已完成、正在進行中以及仍在待辦清單上的工作的概觀。 

範例：行銷團隊分享新標誌後，請將檔案連結至時間軸中的相應任務。 這樣，參與專案的其他人就能在需要時輕鬆找到並使用該設計。

步驟 7：慶祝里程碑

當您達成里程碑時，請加以慶賀！ 根據里程碑的標記，您可以訂購披薩到辦公室，讓團隊在週五下午提前離開，或向每個人發送當地咖啡店的禮品卡。 透過慶祝里程碑來認可團隊的辛勤工作，可提振士氣並提高團隊的參與度。

每當您的團隊完成一個里程碑時，您就更接近完成專案。 請持續透過時間軸追蹤專案進度，並與專案關係人分享里程碑，他們也會很高興知道事情正在向前推進。

範例：您的團隊孜孜不倦地工作，成功舉辦了最令人驚嘆的全球公司活動，標誌著兩家公司的正式合併。 每個人都玩得很開心，您的執行長甚至提到他們對活動的結果感到非常滿意。 您可以讓整個團隊在下個週一休息，在專案事後分析前充電，藉此慶祝這個里程碑。

規劃里程碑的其他方法

雖然時間軸是概述工作並獲得任務、交付項目和期限的廣泛概觀的最佳方式，但還有其他方法可以將里程碑可視化和規劃。

雖然這些視覺化可能不是最佳的專案管理工具，但它們非常適合用於簡報或腦力激盪。 

在我們的公司合併範例中，您的溝通團隊可能希望在透過內部電子報宣布合併時，與整個公司分享簡化版的時間軸。 與數百甚至數千人分享您的時間軸不僅沒有必要，而且還有風險。

相反，建立一個簡化的視覺效果，僅強調里程碑或工作流程看板的修改版本，以便公司員工更好地瞭解誰在做什麼。

告別試算表帶來的頭痛

如果您已準備好放棄甘特圖並改為嘗試時間軸，請查看 Asana 的時間軸工具。 使用 Asana 現有的里程碑圖表範本之一，或使用時間軸工具建立您自己的範本。

別擔心：如果您已經在 Excel 中建立了里程碑圖表，您可以直接將 CSV 檔案匯入 Asana。 告別試算表引發的頭痛，迎接簡化的專案規劃。